Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN rhif 09/21: Cyrchu deunyddiau adeiladu i’w defnyddio ar gyfer prosiectau adeiladu yng Nghymru

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

1.1 Diben y Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yw rhoi cyngor i gyrff sector cyhoeddus yng Nghymru ar y camau y gellid eu cymryd i reoli a lliniaru pwysau'r farchnad sy'n effeithio ar argaeledd a fforddiadwyedd deunyddiau adeiladu.

1.2 Mae’n cael ei gyhoeddi mewn ymateb i bwysau digynsail mewn perthynas â phrisiau deunyddiau adeiladu o bob math.

1.3 Mae'r Nodyn Polisi yn rhoi nifer o ddulliau ymarferol y gellid eu hystyried a'u gweithredu wrth fynd i'r afael â'r broblem hon. 

1.4 Pwysleisir y dylid ystyried pob prosiect / rhaglen fesul achos.

1.5 Am y rhesymau hyn, nid yw'r Nodyn Canllaw yn cynnig paradeim newydd ar gyfer rheoli prisiau deunyddiau uwch, ac nid yw ychwaith yn ceisio rhoi safbwynt pendant ar bob prosiect / rhaglen.

1.6 Mae nifer o fathau o gontract yn cael eu defnyddio ar draws Sector Cyhoeddus Cymru. Defnyddir Contractau Peirianneg Newydd yn helaeth ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru. O fewn y Nodyn Canllaw hwn, er mwyn rhoi enghreifftiau, mae cyfeiriadau at y ffordd mae Contractau Peirianneg Newydd yn cael eu defnyddio.

2.1 Mae'r Nodyn Polisi hwn yn berthnasol i bob Gyff yn Sector Cyhoeddus Cymru ac unrhyw gynghorwyr allanol sy'n gweithio ar eu rhan.  Dylid ei ddosbarthu (er gwybodaeth) o fewn eich sefydliad, gan dynnu sylw penodol y rhai mewn rolau caffael neu reoli contractau ato fe.

2.2 Mae prosiectau a gynhelir o dan gontract sydd wedi'u cynllunio'n benodol i osgoi risgiau macro-economaidd o'r fath e.e. prosiectau'r Model Buddsoddi Cydfuddiannol, y tu allan i gwmpas y Nodyn Polisi hwn.

3.1 Wrth i bandemig COVID-19 ddod i'r amlwg yn 2019/20, yn fyd-eang roedd busnesau’n cael eu hannog i gadw at gyfyngiadau eu llywodraeth genedlaethol i atal y clefyd rhag cael ei drosglwyddo a’i ledaenu. Mabwysiadodd llawer o wledydd strategaethau i gyflwyno cyfyngiadau symud cenedlaethol a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i fusnesau gau, oni bai eu bod yn gallu parhau i weithio'n ddiogel.

3.2 Wrth inni ddechrau deall y clefyd yn well, roedd y cyfyngiadau’n cael eu llacio'n raddol wrth i gyfraddau heintio ostwng, ac roedd rhai busnesau'n gallu parhau i weithredu, yn rhannol neu'n llawn, ar yr amod eu bod yn dilyn y gofynion mewn perthynas â chadw pellter cymdeithasol diogel.

3.3 Mae effaith y mesurau hyn, ynghyd â phwysau eraill fel prinder gyrwyr HGV, wedi arwain at ostyngiad yn y cyflenwad o’r deunyddiau crai hynny sydd eu hangen ar y sector gweithgynhyrchu i gynhyrchu defnyddiau traul bob dydd – deunyddiau sydd yn aml yn cael eu cymryd yn ganiataol.

3.4 Y cynhyrchion yr effeithir arnynt fwyaf yw sment (swmp ac mewn bagiau), plastr, pren a deunyddiau toi, deunyddiau inswleiddio (yn benodol bwrdd PIR), pibellau plastig (at ddefnydd mewnol ac at ddefnydd allanol o dan y ddaear), deunyddiau selio PVA, carcasau cegin, a chynhyrchion tirlunio. Bu pwysau hefyd ar brisiau dur gyda phrisiau’n cynyddu 53% ers y Flwyddyn Newydd.

3.5 At ei gilydd mae’r cynnydd wedi bod rhwng 10% a 25%, ond mae rhai prisiau wedi cynyddu 40% yn ystod y misoedd diwethaf. Mae'r cyfuniad o brinder cynhyrchion, oedi wrth gyflenwi a chostau cynyddol rhai cynhyrchion yn effeithio ar gwblhau prosiectau.

3.6 Lle na allai contractwyr fod wedi rhagweld yr oedi presennol na'r pwysau ar brisiau a’u hystyried yn eu tendr a'u rhaglen, mae perygl y gallai hyn arwain at gwblhau'n hwyr a/neu at y contractwr yn methu yn y pen draw.

3.7 Er y dylai nifer o'r marchnadoedd sefydlogi yn 2022, (e.e. pren a dur), disgwylir i brinder byd-eang nifer o gynhyrchion eraill barhau yn ystod 2022, gan arwain at anawsterau parhaus wrth ddod o hyd i'r deunyddiau hyn a chostau deunyddiau uchel.

3.8 Pan fydd Awdurdodau Contractio yn ymwybodol bod ansefydlogrwydd y farchnad, oedi wrth gyflenwi deunyddiau a/neu brisiau uwch yn effeithio ar ddarparu’r contractau adeiladu sydd eu hangen i gefnogi gwasanaethau cyhoeddus, dylent ystyried y camau canlynol.

4.1 Rheoli oedi o ganlyniad I broblemau wrth gyflenwi deunyddiau

4.1.1 Gwaith Adeiladu a Chontractau Cynnal a Chadw sydd eisoes ar waith

4.1.1.1 Lle y gall contractwr ddarparu tystiolaeth gymhellol, ar sail llyfr agored, ei fod wedi profi oedi sylweddol yn y cyflenwad o ddeunyddiau adeiladu sy'n effeithio ar y dyddiad cwblhau neu ddangosydd perfformiad allweddol, dylai'r Awdurdodau Contractio a'r contractwr gydweithio mewn ysbryd o gydymddiriedaeth a chydweithrediad i nodi deunyddiau amgen addas neu gytuno ar newid derbyniol i'r dyddiad cwblhau neu’r dangosydd perfformiad allweddol.

4.1.1.2 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru ystyried rhybuddion cynnar y bydd y contract yn cael ei oedi. Dylent ystyried cynnal cyfarfodydd â'r contractwr ac isgontractwyr perthnasol i ddatrys sut y gellir lleihau unrhyw oedi (e.e. drwy newid y dyluniad), a dylent ystyried hepgor neu ohirio arfer eu hawliau a/neu rwymedïau (er enghraifft, hawlio iawndal am oedi). O dan yr amgylchiadau hyn, dylid defnyddio gweithdrefnau rheoli newid contractau i gadw cofnodion o unrhyw newidiadau a wneir a'r rhesymeg dros bob penderfyniad.

4.1.2 Gwaith Adeiladu a Chontractau Cynnal a Chadw yn y dyfodol

4.1.2.1 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru weithio gyda'r tîm dylunio i adolygu argaeledd deunyddiau a’r amseroedd amcangyfrifedig ar gyfer eu cyflenwi yn ystod y cam dylunio i helpu i ddatblygu manyleb a rhaglen waith realistig. Pan fydd cyfnod sylweddol cyn derbyn deunyddiau yn cael effaith andwyol ar y llwybr critigol rhagamcanol, dylid ystyried deunyddiau amgen neu estyniad i’r rhaglen waith.

4.1.2.2 Dylid adolygu strwythurau cyflawni prosiectau, yn fewnol ac yn allanol, yn unol â’r hyn a amlinellir yn y Llawlyfr Adeiladu.

4.1.2.3 Er mai'r contractwr a busnesau yn y gadwyn gyflenwi sy'n gyfrifol am y rhaglen waith, dylid nodi'n glir fod yr amser aros cyn derbyn deunyddiau penodol nad oes dewis arall ar eu cyfer yn risg i'r contract. Cyn aseinio cyfrifoldeb am risgiau o'r fath, dylai'r Awdurdod Contractio ystyried sut y gallant effeithio ar brisiau tendro yn y dyfodol ac ar gyflawni'r contract yn llwyddiannus. Dylid cymryd gofal i osgoi trosglwyddo risgiau yn eu cyfanrwydd ar hyd y gadwyn gyflenwi, gan olygu bod busnesau bach a chanolig yn gyfrifol am yr holl risg.

4.2 Rheoli effaith prisiau deunyddiau ansicr 

4.2.1 Gwaith Adeiladu a Chontractau Cynnal a Chadw sydd eisoes ar waith

4.2.1.1 Mae'n rhesymol disgwyl i gontractwyr amsugno amrywiadau mewn prisiau o fewn goddefiannau cymedrol, gan y bydd prisiau deunyddiau'n newid yn rheolaidd yn dibynnu ar lefel cyflenwadau a'r galw gan farchnadoedd. Fodd bynnag, lle rhagorir ar y goddefiannau hyn, yna gallai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru ystyried amrywiadau priodol yn amodol ar yr ystyriaethau a amlinellir yn adran 4.4 Tryloywder.

4.2.1.2 Mae Rheoliad 72 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn amlinellu’r amodau ar gyfer addasu contractau yn ystod eu tymor.

4.2.1.3 Mae Rheoliad 72 (1) (c) yn berthnasol i’r nodyn hwn. Mae’n nodi’r  fframwaith deddfwriaethol ar gyfer addasu contractau a chytundebau fframwaith heb weithdrefn gaffael newydd, lle y bodlonir yr holl amodau canlynol:

1. mae’r angen am addasu wedi cael ei beri gan amgylchiadau na allai awdurdod contractio diwyd fod wedi’u rhagweld
2. nid yw’r addasu’n newid natur gyffredinol y contract
3. nid yw’r cynnydd i’r gost dros 50% o werth y contract neu’r cytundeb fframwaith gwreiddiol.

4.2.1.4 Mae nifer o opsiynau prisio ar gyfer Contractau Peirianneg Newydd, gan gynnwys contractau wedi'u prisio (Opsiynau A a B), contractau targed (Opsiynau C a D) a chontractau ad-dalu costau (Opsiwn E). Bydd yr effaith os bydd cost deunyddiau’n codi yn dibynnu ar yr opsiwn prisio – bydd yr effaith ar gontract wedi'i brisio yn wahanol iawn i gontract targed, gyda cholledion/enillion mewn perthynas ag unrhyw gostau uwch yn cael eu rhannu.

4.2.1.5 Yn ogystal, bydd effaith y newid yn dibynnu ar y Is-gymalau Dewisol ac unrhyw Gymalau Z. Er enghraifft, mae’n bosibl y bydd y contract eisoes yn cynnwys addasiad ar gyfer chwyddiant os yw Opsiwn X1 (Addasu Prisiau ar gyfer Chwyddiant) yn berthnasol. Mewn perthynas â'r ddau opsiwn prisio ac Opsiwn X1, rhaid cymryd gofal i sicrhau bod y rhain yn cael eu cymhwyso i'r is-gontractau perthnasol.

4.2.1.6 Er gwaethaf presenoldeb neu absenoldeb cymal cytundebol presennol i addasu prisiau ar gyfer chwyddiant, os bydd y contractwr neu fusnes yn y gadwyn gyflenwi yn darparu tystiolaeth gymhellol, ar sail llyfr agored, sy'n dangos yn glir fod effaith chwyddiant yn uwch ar elfen(nau) penodol o'r contract na'r hyn y gallai contractwr diwyd neu fusnes diwyd yn y gadwyn gyflenwi fod wedi'i rhagweld yn rhesymol, yna gallai'r Awdurdod Contractio ystyried addasu ar gyfer chwyddiant brisiau net yr elfen(nau) o'r pris yr effeithiwyd arnynt. Pan wneir hyn rhaid i'r Awdurdod Contractio sicrhau ei fod yn cael ei wneud yn y contractau cadwyn gyflenwi lle y darperir y rhan fwyaf o werth y prosiect.

4.2.1.7 Os nad yw contract yn cynnwys mecanwaith ar gyfer addasu prisiau ar gyfer chwyddiant, yna'r ffigur ar gyfer addasu prisiau net yw’r gwahaniaeth rhwng chwyddiant gwirioneddol a'r hyn y dylai contractwr diwyd fod wedi’i ragweld a’i gynnwys yn y cyfrifiadau ar gyfer yr elfen benodol honno o’r tendr.

4.2.1.8 Os yw contract eisoes yn cynnwys mecanwaith ar gyfer addasu prisiau ar gyfer chwyddiant, yna'r ffigur ar gyfer addasu prisiau net yw’r gwahaniaeth  rhwng chwyddiant gwirioneddol a’r hyn y dylai contractwr diwyd fod wedi’i ragweld a’i gynnwys yn y cyfrifiadau ar gyfer yr elfen benodol honno o’r tendr, wedi tynnu’r hyn sy'n daladwy o dan y mecanwaith cytundebol ar gyfer addasu prisiau ar gyfer chwyddiant.

4.2.1.9 Gellir cyfrifo'r Addasiad Prisiau Net drwy gymharu rhagolygon y mynegai ar gyfer yr elfen(nau) honno ar y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau â data alldro gwirioneddol y mynegai, gyda'r gwahaniaeth yn cael ei ychwanegol at y swm mae'r cyflenwr wedi caniatáu ar ei gyfer ar gyfer yr elfen(nau) honno o’r tendr gwreiddiol fel y dangosir ar sail llyfr agored.

4.2.1.10 Bydd y mynegai a ddewiswyd yn briodol ar gyfer yr elfen(nau) contract penodol. Bydd yr holl symiau sy'n daladwy o ganlyniad i addasu prisiau net yn seiliedig ar y gost wedi’i diffinio h.y. ni fyddant yn ddarostyngedig i unrhyw swm ychwanegol ar gyfer elw, gorbenion neu ffi arall.

4.3 Gwaith adeiladu a chontractau cynnal a chadw yn y dyfodol

4.3.1 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru ystyried prisiau cynyddol wrth bennu cyllidebau ar gyfer prosiectau yn y dyfodol.

4.3.2 Dylid dechrau trafodaethau ynghylch argaeledd deunyddiau yn gynnar ac, os rhagwelir problemau mewn perthynas ag argaeledd deunyddiau, dylid cynllunio ar eu cyfer o fewn rhaglen a chyllideb y prosiect. Dylai Awdurdodau Contractio sicrhau bod cam gwerthuso a dyfarnu contractau caffael yn cael eu cwblhau'n gyflym er mwyn osgoi oedi diangen.

4.3.3 Bydd yn anodd i gontractwyr a'u cadwyni cyflenwi gadw prisiau tendro ar agor i'w derbyn am gyfnodau hir ar ôl dyddiad cyflwyno'r tendr. Gallai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru ystyried cynnwys mecanwaith ar gyfer addasu prisiau mewn contractau gwaith a chontractau cynnal a chadw ar gyfer chwyddiant (e.e. Opsiwn X1 Contract Peirianneg Newydd), gyda dyddiad sylfaen wedi'i bennu un ôl dyddiad dychwelyd y tendr, a sicrhau bod y mecanwaith hwn yn cael ei adlewyrchu mewn contractau cyfatebol o fewn y gadwyn gyflenwi. Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru hefyd geisio lleihau'r cyfnodau rhwng dyfarnu contract a’r dyddiad ar gyfer cychwyn y gwaith.

4.3.4 Dylid dewis mynegai pris penodol ar gyfer y math hwn o gontract a chontractau o fewn y gadwyn gyflenwi.

4.4 Tryloywder

4.4.1 Rhaid i Gyff Sector Cyhoeddus Cymru a chyflenwyr gydweithio i sicrhau tryloywder wrth wneud unrhyw addasiadau i brisiau net.

4.4.2 Rhaid i gyflenwyr sy'n derbyn arian cyhoeddus ar y sail hon gytuno i weithredu ar sail llyfr agored. Mae hyn yn golygu bod rhaid iddynt roi dadansoddiad o’u tendr gwreiddiol i’r Awdurdod Contractio, ynghyd ag unrhyw ddata gan gyfrifwyr, rhagolygon llif arian, mantolenni, a chyfrifon elw a cholledion yn ôl y gofyn, i ddangos effaith chwyddiant. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys tystiolaeth bod symiau perthnasol wedi cael eu trosglwyddo i'r gadwyn gyflenwi cyn gynted â phosibl.

4.4.3 O ran contractau ar lefel genedlaethol, dylai cyflenwyr hefyd rannu gostyngiadau ac ad-daliadau yn ogystal â chytundebau prynu ar lefel grŵp.

4.4.4 Dylai Awdurodau Contractio gadw cofnodion o’r penderfyniadau a’r cytundebau sy’n cael ei wneud, a sicrhau bod cyflenwyr yn cadw cofnodion i alluogi cynnal archwiliadau yn y dyfodol.

4.4.5 Ni ddylai cyflenwyr ddisgwyl gwneud elw ar y taliadau a wneir o ganlyniad i addasu prisiau net.

4.4.6 Disgwylir i gyflenwyr weithredu mewn ffordd onest, a dylent fod yn ymwybodol, os canfyddir eu bod yn manteisio mewn modd annheg neu’n methu i gyflawni eu dyletswydd i weithredu mewn ffordd dryloyw a gonest, y bydd Gyff Sector Cyhoeddus Cymru yn cymryd camau i adennill y taliadau a wnaed.

4.4.7 Yn ogystal, os canfyddir bod unrhyw gyflenwr wedi gweithredu mewn ffordd dwyllodrus, mae’n bosibl y bydd yn cael ei wahardd rhag tendro am gontractau cyhoeddus yn y dyfodol ar sail camymddwyn proffesiynol difrifol.

4.4.8 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru sicrhau bod cofnodion unrhyw benderfyniadau a chytundebau sy’n cael eu gwneud yn cael eu cadw at ddiben cynnal archwiliadau yn y dyfodol.

4.5 Meincnodi

4.5.1 Dylai Gyff Sector Cyhoeddus Cymru roi mesurau ar waith i sicrhau bod ansicrwydd ynghylch costau deunyddiau’n cael ei feincnodi. Er bod nifer o fynegeion poblogaidd ar gael, mae Tîm Caffael Masnachol Llywodraeth Cymru yn derbyn diweddariadau gan nifer o ffynonellau, gan gynnwys Ffederasiwn y Masnachwyr Nwyddau Adeiladu.

• Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) Act 2015

Mae’r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn effeithiol o’r dyddiad y cafodd ei gyhoeddi, sef 14/10/2021, nes iddo gael ei ddisodli neu ei ganslo.

Mae’r Nodyn Caffael hwn yn cyd-fynd ag egwyddorion canlynol Datganiad Polisi Caffael Cymru:

Egwyddor 7

Byddwn yn alinio ein ffyrdd o weithio ac yn cynyddu cyfranogiad rhanddeiliaid i ategu atebion arloesol a chynaliadwy drwy gaffael.

Egwyddor 10

Byddwn yn hyrwyddo caffael sy'n seiliedig ar werth sy'n sicrhau'r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn cysylltwch â: CommercialProcurement.Buildings@llyw.cymru

• Actuate UK
• Ffederasiwn Cenedlaethol yr Adeiladwyr
• Sefydliad y Peirianwyr Sifil (ICE)
• Cymdeithas Contractwyr Peirianneg Sifil (CECA)
• Ffederasiwn y Masnachwyr Nwyddau Adeiladau (BMF)
• Sector Cyhoeddus Cymru – Swyddogion Polisi Adeiladu

Assets.publishing.service.gov.uk 
Datganiad ar Argaeledd Cynhyrchion Adeiladu ar Y Cyngor Arweinyddiaeth Adeiladu
Y Llawlyfr Adeiladu ar GOV.UK