Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol: siarter ar gyfer aelodau sy’n cynrychioli defnyddwyr gwasanaethau, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr

Mae’r siarter hon yn disgrifio ymrwymiadau allweddol y mae’n rhaid i Fyrddau Partneriaeth Rhanbarthol eu cyflawni er mwyn sicrhau bod yr aelodau hynny, sy’n llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr, yn gallu chwarae rhan ystyrlon.

Mae’r ymrwymiadau’n seiliedig ar egwyddorion cyd-gynhyrchu a’r angen i ddarparu llais fel y nodir yn Neddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. Y nod yw sicrhau bod y byrddau’n gweithio mewn modd cynhwysol sy’n parchu ac yn hyrwyddo rôl a chyfraniad pob aelod o’r bwrdd, a bod y cymorth priodol ar gael i’r rheini sy’n aelod ohono i’w helpu i weithredu fel llais ar gyfer y defnyddiwr gwasanaeth, y gofalwr, y trydydd sector a darparwyr. Bydd hyn yn eu galluogi i gyfrannu mewn modd sy’n helpu i lywio gwaith y bwrdd drwy ddylanwadu arno mewn modd effeithiol, gan gyfrannu at y gwaith o gynllunio a darparu gwasanaethau.

O dan Reoliadau Trefniadau Partneriaeth (Cymru) 2015, rhaid i aelodaeth Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol gynnwys o leiaf un person sy’n cynrychioli pobl sydd ag anghenion gofal a chymorth, o leiaf un person sy’n cynrychioli gofalwyr, o leiaf dau berson sy’n cynrychioli buddiannau sefydliadau trydydd sector, ac o leiaf un person sy’n cynrychioli buddiannau darparwyr gofal. Mae’r aelodau hyn yn eistedd ochr yn ochr â’r aelodau sy’n dod o awdurdodau lleol a byrddau iechyd lleol, sef y partneriaid statudol yn y bartneriaeth ranbarthol.

Bwriedir i’r aelodau sy’n llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr weithredu fel llais cynrychiadol ar y bwrdd, yn hytrach nag na gweithredu fel cynrychiolwyr grwpiau penodol yn y rhanbarth. Rhaid i’r byrddau partneriaeth sicrhau bod trefniadau ehangach ar waith ar gyfer ymgysylltu a darparu llais, er mwyn sicrhau bod barn defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr yn cael ei chlywed gan y bwrdd, a bod y grwpiau hyn yn gallu cyfrannu at ei waith cynllunio a datblygu strategol.

Mae’n bwysig bod yr aelodau sy’n llais ar gyfer y grwpiau hyn yn cael y cymorth priodol er mwyn iddynt allu chwarae rhan ystyrlon yng ngwaith y Bwrdd. Bydd y saith Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol sydd ar waith ledled Cymru yn cytuno i gyflawni’r ymrwymiadau canlynol.

Bydd y Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol yn gwneud y canlynol:

Cyd-gynhyrchu

• sicrhau bod dulliau cyd-gynhyrchu ystyrlon yn cael eu deall a’u gweithredu ar bob lefel o’r strwythur partneriaeth ranbarthol, a bod unrhyw welliannau y mae eu hangen yn cael eu gweithredu
• darparu hyfforddiant ar y cyd er mwyn sicrhau bod pob aelod o’r bwrdd yn deall ac yn hyrwyddo dulliau o weithio sy’n seiliedig ar gyd-gynhyrch
• gweithio’n ddiflino i ymwreiddio arferion cyd-gynhyrchu yng ngweithgarwch y bwrdd a thrwy bob rhan o’r bartneriaeth ehangach ar bob lefel

Recriwtio

• datblygu disgrifiadau eglur o rolau holl aelodau’r bwrdd yn unol â’r templedi cenedlaethol, gan barhau i’w hadolygu’n rheolaidd a’u diwygio fel y bo angen
• gweithredu prosesau hysbysebu a recriwtio tryloyw, sydd ar gael yn rhwydd i bobl, wrth fynd ati i lenwi rolau aelodau sy’n darparu llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, sefydliadau’r trydydd sector, a darparwyr
• sicrhau bod dirprwyon wedi eu henwebu i’r aelodau hynny sy’n llais ar gyfer y grwpiau hyn, er mwyn ei gwneud yn haws cynllunio ar gyfer olyniaeth a chysondeb mewn perthynas â chynrychiolaeth

Cyfarfodydd bwrdd

• darparu cyfleoedd i’r aelodau hynny sy’n llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr awgrymu eitemau ar gyfer yr agenda a phwyntiau i’w trafod
• sicrhau bod papurau cyfarfodydd ar gael yn rhwydd, ac wedi eu hysgrifennu mewn iaith glir ac mewn modd sy’n hwyluso trafodaeth, gan ei gwneud yn hawdd i bob aelod gymryd rhan
• dosbarthu papurau cyfarfodydd mewn da bryd er mwyn rhoi cyfle i’r aelodau sy’n darparu llais ar gyfer y grwpiau hyn gael cyfarfodydd ymlaen llaw i egluro cyd-destun a rhoi cyfle iddynt ofyn unrhyw gwestiynau
• sicrhau bod cadeiryddion yn gosod cywair a chyflymder priodol mewn cyfarfodydd bwrdd, er mwyn i bob aelod deimlo ei fod wedi ei gynnwys a bod ei gyfraniad yn cael ei werthfawrogi, a’i fod yn cael ei alluogi i gymryd rhan lawn a chyfartal mewn trafodaethau
• sicrhau bod yr aelodau sy’n llais ar gyfer y grwpiau hyn yn cael eu trin fel partneriaid cyfartal mewn trafodaethau a’r penderfyniadau a wneir gan y bwrdd

Cymorth

• gweithredu fframwaith cymorth i’r aelodau sy’n darparu llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr, gan gynnwys cynefino, mentora aelodau newydd, cyfathrebu a chadw mewn cysylltiad rhwng cyfarfodydd, a gofal bugeiliol
• creu cyfleoedd i’r cadeirydd allu dod i adnabod yr aelodau hyn, er mwyn dod i wybod am eu sgiliau a’u profiad, a sut y gall gwaith y bwrdd elwa ar y sgiliau a’r profiadau hynny yn y modd mwyaf effeithiol
• trefnu i bob un o’r aelodau hyn gyfarfod â chadeirydd y bwrdd fel unigolyn o leiaf ddwywaith y flwyddyn, er mwyn adolygu cynnydd
• sicrhau bod yr aelodau sy’n darparu llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr yn gallu codi cwestiynau neu bryderon ar unrhyw adeg, a bod y cwestiynau a’r pryderon hynny’n cael y sylw priodol, a bod adborth yn cael ei roi mewn modd amserol
• sicrhau bod yr aelodau hyn yn gallu cael mynediad at weithiwr cymorth neu gymorth priodol arall
• llunio prosesau teg a chadarn ar gyfer gwneud cwynion a datrys anghydfodau, gan sicrhau bod pob aelod yn eu deall ac yn gwybod sut i’w defnyddio
• gwella lefel yr ymgysylltu sy’n digwydd rhwng staff ac aelodau’r bwrdd o fewn y strwythur partneriaeth ranbarthol

Adrodd ac adolygu

• sicrhau bod cyfle i’r aelodau sy’n darparu llais ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth, gofalwyr, y trydydd sector a darparwyr adrodd ar eu profiadau a’u cyfraniad yn adroddiad blynyddol y bartneriaeth
• adolygu sut mae hyn yn cael ei weithredu bob blwyddyn, gan wneud unrhyw welliannau y mae eu hangen