Sut i sefydlu cynllun benthyg dyfeisiau

Mae cynllun benthyg dyfeisiau yn rhoi cyfle i unigolion yn y gymuned leol fenthyg dyfais os nad oes ganddynt fynediad at dechnoleg neu'r rhyngrwyd. Bydd datblygu cynllun benthyg dyfeisiau yn gymorth i fynd i'r afael ag allgau digidol drwy roi mynediad i bobl at dabledi a/neu ddyfeisiau eraill, data a chysylltedd. Drwy fynd i'r afael ag allgau digidol, bydd y prosiect yn gymorth i daclo'r materion cymdeithasol eraill fel allgau ariannol a chymdeithasol. 

Yn yr oes hon mae hi'n angenrheidiol i unigolion feddu ar sgiliau digidol sylfaenol er mwyn defnyddio'r niter cynyddol o lwyfannau ar-lein.

rth i'r cyflenwad a'r galw am wasanaethau ar-lein barhau i dyfu, mae ymchwil yn awgrymu bod y rhai nad ydynt ar-lein yn wynebu llawer o heriau gan gynnwys dirywiad mewn iechyd neu golli allan ar gyfleoedd cyllid a chyflogaeth. Er enghraifft, mae'r Adran Gwaith a Phensiynau wedi cyflwyno gwasanaethau digidol yn unig fel Credyd Cynhwysol lie bydd angen i dderbynwyr wneud cais ar-lein am eu budd­daliadau. Mae ceisiadau am docynnau teithio ar fws bellach ar-lein yn unig.

Bydd y canllaw i'r cynllun benthyg dyfeisiau yn amlinellu'r camau i sefydlu'ch cynllun eich hun. Bydd y canllaw yn ymdrin a phob agwedd berthnasol, gan gynnwys; y mathau o ddyfeisiau, diogelwch, y drefn fenthyciadau, cefnogi'r defnyddiwr, hyfforddi, hyrwyddo a datrys problemau.

Wrth ddatblygu cynllun benthyg dyfeisiau mae sawl maes i'w hystyried, a amlinellir isod.

Sefydliad sy'n benthyg y tabledi

Yn gyntaf, rhaid i chi nodi pwy fydd yn cynnal ac yn rheoli dyfeisiau ar fenthyg, gan y bydd hyn yn pennu paramedrau'r cyfnod benthyg, gan gynnwys y meini prawf cymhwysedd, a'r buddiolwyr targed.

Er enghraifft, gallai cynlluniau benthyg dyfeisiau llyfrgell fod yn agored i holl drigolion y sir, neu byddai cynllun a ddarperir gan Addysg Oedolion yn y Gymuned yn targedu cyfranogwyr eu cwrs.

Nodi eich grwpiau targed

Byddwch yn glir pwy a faint o bobl yr ydych chi am eu cefnogi gyda'ch cynllun benthyg dyfeisiau. Er enghraifft; gofalwyr, pobl hyn, pobl ag anableddau ac ati gan y bydd hyn yn pennu'r model cynllun benthyg a ddatblygir gennych.

Y broses atgyfeirio

Efallai y bydd angen proses atgyfeirio ar eich Cynllun Benthyg Dyfeisiau er mwyn i sefydliadau eraill nodi cyfranogwyr. Gellir cyflawni hyn drwy ffurflen atgyfeirio ar-lein, system archebu dros y ffôn, neu drwy wefan. Gall sefydlu rhestr aros sy'n gysylltiedig a'r broses atgyfeirio fod yn ofynnol ar gyfer rheoli galw uchel.

Dyfeisiau

Bydd deall eich cynulleidfa darged yn eich galluogi i nodi'r dyfeisiau mwyaf priodol ar gyfer eich cynllun benthyca. Er enghraifft, byddai angen i chi benderfynu a fyddai tabled (Apple neu Android) neu liniadur/chromebook yn fwy addas ar gyfer eich cynulleidfa darged. 

Bydd angen ystyried cost hefyd wrth benderfynu ar fathau o ddyfeisiau. Mae profiad defnyddwyr yn ffactor bwysig gan fod rhai dyfeisiau rhatach yn gyfyngedig o ran eu swyddogaethau. Mae cydbwyso cost y ddyfais yn erbyn y galw am gymorth technegol parhaus yn bwysig. Efallai y bydd angen mwy o amser ar y staff er mwyn datrys problemau gyda dyfeisiau rhatach.

Wi-Fi neu ddata symudol

Mae angen i chi ystyried os yw'r dyfeisiau ar fenthyg yn dod gyda data ar gyfer cael mynediad i'r rhyngrwyd, neu a fyddai'r dyfeisiau sy'n gweithio gyda Wi-Fi yn ddigonol.

Os oes angen data arnoch, mae angen gwneud penderfyniadau ynglyn a faint o ddata sydd ei angen a pha opsiynau data sy'n briodol.

Os ydych yn dewis data symudol ar gyfer eich tabledi, gellid gwneud hyn naill ai drwy gardiau sim unigol a osodir yn y ddyfais neu drwy uned Wi-Fi symudol (Mi-Fi). Mae unedau Wi-Fi symudol yn eich galluogi i gysylltu hyd at 10 dyfais ar yr un pryd yn yr un lie. Os ydych yn benthyg gliniaduron gallwch gael mynediad i'r rhyngrwyd drwy uned Wi-Fi symudol (Mi-Fi) neu ddongl.

Dewisiadau data symudol

Mae llawer o opsiynau data symudol ar gael wrth ddewis y pecyn gorau ar gyfer eich cynllun benthyg. Mae cardiau sim ar gael ar-lein drwy ddarparwyr fel Smarty. Gellir eu prynu hefyd mewn archfarchnadoedd, gan ddarparwyr ffonau symudol, neu drwy ddarparwr rhwydwaith telecom. Bydd angen ystyried pa becyn sydd orau i chi, am y pris cywir.

Mae data wedi'i gyfuno yn opsiwn perffaith os ydych yn ansicr faint o ddata sydd ei angen a bod angen i chi rannu'r data rhwng yr holl ddyfeisiau. Gellir trafod hyn gyda'ch darparwr rhwydwaith.

Brandio'r ddyfais

Efallai y byddwch am ystyried brandio'r ddyfais er mwyn gwneud y berchnogaeth yn glir. Mewn rhai achosion gellir cyflawni hyn pan fyddant yn cael eu prynu. Er enghraifft, mae Apple yn cynnig gwasanaeth ysgythru am ddim (tabledi'n unig). Os ydych yn benthyg tabledi, gallwch hefyd greu logo a neges sefydliadol ar gyfer y brif sgrin. Gall pob dyfais elwa o ddiogelwch ychwanegol drwy ddefnyddio hologram/sticeri diogelwch.

Rheoli/diogelu'r dyfeisiau

Mae system Rheoli Oyfeisiau Symudol (MOM) yn eich galluogi i gael mynediad a rheolaeth lawn o bell dros bob tabled (Android neu Apple). 

Mae system MOM yn eich galluogi i ddefnyddio offer gan gynnwys: 

• geo-dracio (lleoliad y ddyfais a hanes lleoliad)
• pan fydd y ddyfais ar goll (Mae modd i gloi'r ddyfais yn llwyr trwy'r Lost Mode a dim ond trwy'r MDM yn unig y gellir ei ddatgloi)
• ysgogi larwm ar y ddyfais
• ailgychwyn y ddyfais
• oyfais cloi o bell
• oileu'r data o'r ddyfais yn llwyr
• llwytho apiau i ddyfais heb gyfrif iCloud
• yynnu apiau oddi ar y ddyfais
• rhedeg adroddiadau gweithgaredd h.y.: apiau a ddefnyddir amlaf
• rhoi cyfyngiad ar brynu apiau
• cyfyngu/rhwystro apiau a llawrlwythiadau
• gwthio negeseuon i ddyfeisiau
• swyddogaethau eraill sydd ar gael

Mae amryw o ddarparwyr MDM. Mae'n well chwilio am y fargen orau gan y bydd y gost yn amrywio yn dibynnu ar eich anghenion a faint o ddyfeisiau yr ydych am eu rheoli. Bydd angen i chi ystyried pwy fydd yn rheoli'r ddyfais symudol.

Gosod y ddyfais yn barod i'w benthyg 

Cyn i chi ddechrau'r cyfnod benthyg dyfais, efallai y byddwch am ystyried creu cyfrifon e-bost generig ar eich dyfeisiau. Byddai hyn yn galluogi pobl i ddefnyddio'r ddyfais ar unwaith heb ddysgu eu gosod yn gyntaf. Mae'n syniad da hefyd i lwytho apiau perthnasol o flaen llaw. Sicrhewch fod y ddyfais yn cael ei gwefru'n llawn cyn iddi gael ei rhoi ar fenthyg. Gallai fod yn ddefnyddiol cael ap mynediad o bell wedi'i lwytho o flaen llaw ar y ddyfais i alluogi pencampwyr digidol / staff i gefnogi pobl o bell.

Y drefn wrth fenthyg 

Bydd angen i chi ystyried y dogfennau angenrheidiol sydd ynghlwm a'r drefn fenthyg er mwyn sicrhau bod unigolion yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau gyda'r dyfeisiau ar ôl iddynt gael eu benthyg. Oylai hyn gynnwys cytundebau defnydd derbyniol ynghyd a thelerau ac amodau benthyg. Rhaid i'r cytundeb benthyg gael ei lofnodi gan y sefydliad a'r benthyciwr.

Gallai dogfennau eraill gynnwys canllaw defnyddio data a holiaduron gwerthuso.

Swyddogaethau a chyfrifoldebau 

Wrth gynllunio eich cynllun benthyg mae'n bwysig ystyried swyddogaethau staff. Bydd y rhain yn cynnwys y cyfrifoldeb o reoli'r cynllun MDM, goruchwylio'r gwaith o ddychwelyd dyfeisiau; eu bod yn gweithio'n iawn a bod yr holl ddata personal wedi'i ddileu. Os oes nifer o leoliadau lie gall pobl fenthyg y dyfeisiau, yna mae'n bwysig cael aelod o staff sy'n arwain ymhob lleoliad.

Y costau sydd angen eu hystyried wrth gynllunio eich cynllun neu i gefnogi eich cais am gyllid yw'r canlynol:

• cost dyfeisiau
• data
• cablau
• gorchuddion ac offer defnyddiol arall e.e. bysellfwrdd, stylus, ac ati.
• MDM
• yswiriant
• dewisiadau prydlesu
• cymorth technoleg gwybodaeth
• lansio'r cynllun
• amser staff wrth reoli'r cynllun MDM

Canllawiau i ddefnyddwyr 

Yn aml, bydd gan yr unigolion a fydd yn benthyg naill ai sgiliau digidol cyfyngedig neu heb sgiliau digidol o gwbl. Efallai y bydd angen cymorth arnynt i ddefnyddio'r ddyfais ac mae'n bwysig sicrhau bod ganddynt y cymorth perthnasol sydd ei angen. Gall hyn fod ar ffurf canllawiau sydd wedi eu hargraffu neu drwy gael eu cysylltu a phencampwyr digidol a fydd yn gallu cynnig cymorth personal. 

Learn My Way

Mae Learn My Way yn wefan sydd â chyrsiau ar-lein am ddim i helpu pobl i ddatblygu eu sgiliau digidol sylfaenol.. Mae'r wefan yn cynnwys dros 30 o gyrsiau sydd wedi'u cynllunio'n benodol i helpu dechreuwyr gyda gweithredoedd a gweithgareddau sylfaenol ar-lein, gan gynnwys: defnyddio llygoden, bysellfwrdd, sefydlu cyfrifon e-bost a defnyddio gwefannau chwilio ar y rhyngrwyd. Mae hefyd yn cynnig ysbrydoliaeth i helpu pobl i ddatblygu eu sgiliau digidol sylfaenol ymhellach. Mae cyrsiau Learn My Way wedi'u cynllunio i gyd-fynd â fframwaith sgiliau digidol hanfodol Llywodraeth y DU.

Mae Learn My Way yn rhad ac am ddim i bawb. 

Digital Unite

Mae Digital Unite, Digital Champions Network yn lwyfan dysgu ar y we sy'n cynnwys dros 20 o gyrsiau dysgu ar-lein, cannoedd o adnoddau defnyddiol ac offer monitro adrodd hawdd ei defnyddio. Mae Digital Unite hefyd yn darparu dros 400 o ganllawiau ar sut i ymdrin a llu o bynciau digidol. Cafodd y canllawiau eu creu gan arbenigwyr yn y maes sy'n cael eu diweddaru'n ddyddiol. Mae'r canllawiau yn berffaith ar gyfer cefnogi eraill gyda'u sgiliau digidol neu wella eich gwybodaeth a'ch dealltwriaeth eich hun.

Apiau

Efallai y byddwch am ystyried rhoi gwahanol apiau (rhaglenni neu offer dyfeisiau) ar eich dyfeisiau cyn eu benthyg. Bydd deall eich cynulleidfa darged yn gymorth i sicrhau eich bod yn gosod y dyfeisiau mewn modd sy'n
diwallu anghenion y rhai sy'n benthyg. Er enghraifft, os ydych yn benthyg dyfais drwy gynllun benthyg llyfrgell, gellir llwytho apiau sy'n benodol i lyfrgell fel BorrowBox o flaen llaw.

Gall marchnata a hyrwyddo fod yn ffordd wych i dynnu sylw i'ch prosiect. Bydd y dulliau a ddefnyddir yn amrywio, yn dibynnu ar y math o gynllun benthyg dyfeisiau sydd gennych. Mae nifer o bethau i'w hystyried:

• Cynnal lansiad: mae hyn yn ffordd wych o greu cyffro am y cynllun newydd a bydd cyfle i wahodd rhanddeiliaid allweddol a darpar ddefnyddwyr y cynllun.
• Wasg: cyn i chi lansio eich digwyddiad, byddai creu datganiad i'r wasg yn ffordd dda o gynyddu ymwybyddiaeth.
• Deunydd hyrwyddo / ymgyrch cyfryngau cymdeithasol: gall datblygu deunyddiau marchnata, gan gynnwys posteri a thaflenni i hyrwyddo'r cynllun yn barhaus fod yn ddefnyddiol. Mae'r cyfryngau cymdeithasol yn ffordd arall effeithiol o ddenu diddordeb yn y cynllun.

Gellir datblygu cynllun benthyg dyfeisiau fel rhan o bartneriaeth neu trwy sefydliad unigol, yn dibynnu ar hyd a lied y gynulleidfa darged arfaethedig.

Er enghraifft, datblygwyd cynllun benthyg Cyfrifiaduron Llechen y Fro mewn partneriaeth a Chymdeithas Tai Newydd, Llyfrgelloedd Bro Morgannwg, a Chartrefi'r Fro.

Fel ymhob cynllun, yr ydych yn debygol o wynebu anawsterau posib. Yr ydym wedi tynnu sylw at rai materion cyffredin y gallech ystyried wrth ddatblygu eich cynllun.

Diogelu eich dyfais 

Er mwyn atal y ddyfais rhag torri neu gael ei difrodi mae'n bwysig darparu gorchuddion/ cesys cadarn cryf. Mae'n werth ystyried cael cronfa wrth gefn i dalu am geblau a phlygiau sy'n cael eu colli/difrodi.

Defnyddio data 

Rhedeg allan o ddata yn rhy fuan: Gall y rhan fwyaf o ddarparwyr data osod rhybudd pan fydd y data a ddefnyddir yn cyrraedd terfyn penodol.

Tabledi sydd heb eu dychwelyd ar amser

Mae'r sefydliad arweiniol yn gallu defnyddio'r cynllun MDM i anfon neges i'r tabled yn hysbysu'r defnyddiwr bod y cyfnod benthyg wedi dod i ben. Drwy ddefnyddio'r cynllun MDM gellir cloi'r ddyfais o bell a'i lleoli.

Brandio' r ddyf ais

Mae brandio'r ddyfais yn sicrhau eich bod yn nodi'n glir pwy yw'r perchennog a sut y gellir ei dychwelyd mewn achlysuron penodol. Mae hyn yn sicrhau nad yw'r ddyfais yn mynd ar goll petai'r benthyciwr yn mynd i ofal neu'n mynd i'r ysbyty.

Ceir nifer o enghreifftiau o gynlluniau benthyg tabledi sy'n bodoli eisoes yng Nghymru a thu hwnt. I gael gwybodaeth bellach am yr rhain, gwelir yr enghreifftiau isod:

Cynllun Benthyg Cyfrifiaduron Llechen y Fro 

Datblygwyd mewn partneriaeth a nifer o sefydliadau sy'n gweithio ym Mro Morgannwg i ddarparu tabledi gyda sims a data i gefnogi trigolion sydd wedi'u hallgau'n ddigidol yn y sir.

Cynllun Benthyg Cyfrifiaduron Llechen y Fro 

Halo Leisure

Datblygwyd cynllun benthyg tabled i ofalwyr ym Mhen-y-bont ar Ogwr. Mae tabledi gyda chardiau sim a data yn cael eu benthyg i ofalwyr er mwyn ei galluogi i ymuno a grwpiau cymorth ac ymarfer corff rhithiol ar-lein. Darperir tabled i'r gofalwyr ac fe'u cefnogir i ymuno a dosbarth Zoom am y tro cyntaf. Darperir y cymorth i ddechrau dros alwad ff6n a hefyd pan fyddant yn ymuno a Zoom.

Am enghreifftiau o gynlluniau a sefydlwyd yn Lloegr gweler isod: 

• Lewisham Tablet Loan Scheme
• Leeds Tablet Loan Scheme

Bydd datblygu proses fonitro briodol yn eich galluogi i gasglu gwybodaeth ar gyfer cofnodi llwyddiant eich cynllun. Gall hyn hefyd helpu gyda:

• Thyfu'r prosiect
• Ariannu yn y dyfodol
• Gwerthuso effaith

Bydd angen i chi benderfynu pa fath o wybodaeth yr hoffech ei gasglu ar gyfer nodau eich cynllun benthyg, a sut yr hoffech gasglu'r wybodaeth hon. Nader, rhaid i chi sicrhau bod unrhyw ddata a gesglir yn cydymffurfio a'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Bydd yn rhaid i chi benderfynu pa fethodoleg casglu data yr hoffech: 

• data meintiol: cofnodi graddfa fawr o ddata ystadegol yn gywir
• data ansoddol: yn canolbwyntio ar adborth personal, deall profiadau unigol, neu gasglu gwybodaeth ddwfn ar gyd-destun penodol

Os oes gennych sawl nod, byddai'n ddoeth defnyddio'r ddau fethodoleg i gasglu'r wybodaeth ofynnol.

Dull o gasglu gwybodaeth 

Mae amryw o ddulliau y gallech eu hystyried ar gyfer casglu'r wybodaeth. Gall y rhain gynnwys:

• arolygon/holiaduron (gellir casglu'r wybodaeth hon ar ddechrau a diwedd y cyfnod benthyg)
• cyfweliadau gyda chyfranogwyr
• astudiaethau achos/adroddiadau effaith (defnyddio fideo a lluniau lie bo hynny'n briodol)

Eich dewis chi yw pa lwyfan yr ydych yn ei ddefnyddio i ddatblygu eich arolwg/holiadur. Mae rhai awgrymiadau'n cynnwys ffurflenni SurveyMonkey neu Google ar gyfer arolygon. Efallai y byddwch hefyd am gael copïau papur o'r arolwg.

Pe byddwch yn penderfynu y gallai cyfweliadau fod yn fwy priodol, gall meddalwedd fideo­gynadledda fod yn ffordd dda o wneud hyn. Byddem yn argymell recordio'r cyfweliad tel bod gennych y dewis i'w chwarae'n ôl yn nes ymlaen pe bai angen.

Sicrhewch fod unrhyw ddata a gasglwch a'r gwasanaethau casglu data a ddefnyddiwch yn dilyn rheoliadau GDPR. 

Mae'n bwysig ystyried strategaeth ymadael briodol a fydd yn mynd i'r afael ag anghenion parhaus yr unigolion unwaith y bydd yn rhaid iddynt ddychwelyd y dyfeisiau. Rydym yn argymell gwneud hyn yn ystod y cam cynllunio.

Mae ystyriaethau i gadw mewn cot er mwyn hwyluso'r cyfnod pontio pan fydd y cynllun yn dod i ben. Bydd angen sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rannu sy'n cynnig atebion fforddiadwy i unigolion brynu eu hoffer eu hunain a chael mynediad i'r rhyngrwyd ar ôl i'r cynllun ddod i ben.