Canllawiau Deddf Caffael 2023: Anfonebu a thalu electronig

1. Mae Rhan 4 (Rheoli Contractau Cyhoeddus) o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn cynnwys gofynion sy'n ymwneud ag anfonebu a thalu. Mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio dderbyn a phrosesu anfonebau electronig sy'n dilyn ffurf safonedig ac yn amlinellu telerau talu sy'n gymwys i ystod eang o gontractau ac is-gontractau sector cyhoeddus.

2. Mae sicrhau y caiff cyflenwyr eu talu'n briodol am eu gwaith yn hanfodol i gontractau gael eu gweithredu'n llwyddiannus. Mae'n bwysig bod awdurdodau contractio yn ymdrin ag anfonebau'n effeithlon ac yn effeithiol a'u bod yn talu eu cyflenwyr yn brydlon. Mae gwneud hynny o fudd i lif arian a hylifedd cyflenwyr, yn lleihau eu costau gweinyddol, yn helpu gydag archwiliadau ac yn cymell cyflenwyr i wneud cais am gontractau sector cyhoeddus yn y dyfodol.

3. Caiff y darpariaethau ar anfonebu electronig a thelerau talu ymhlyg eu cynnwys yn yr adrannau canlynol o'r Ddeddf:

a. adran 67 (anfonebu electronig: teler ymhlyg): mae'r adran hon yn darparu y bydd teler ymhlŷg ym mhob contract cyhoeddus lle mae'n ofynnol i awdurdodau contractio dderbyn a phrosesu anfonebau electronig sydd yn y ‘ffurf electronig ofynnol’ (gweler paragraff 12 isod) a lle nad oes anghydfod yn eu cylch;

b. mae adran 68 (telerau talu ymhlyg mewn contractau cyhoeddus): mae'r adran hon yn darparu y bydd telerau talu penodol ymhlŷg yn y rhan fwyaf o gontractau cyhoeddus (mae rhai eithriadau);

c. adran 73 (telerau talu ymhlyg mewn is-gontractau): mae'r adran hon yn darparu bod y telerau a nodir yn adran 68 ymhlŷg yn y rhan fwyaf o ‘isgontractau cyhoeddus’ (gweler paragraff 21 isod) (mae rhai eithriadau); ac

d. adran 88 (contractau rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy: telerau talu ymhlyg): mae'r adran hon yn darparu'r telerau sydd ymhlŷg ym mhob ‘contract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy’ (fel y'i diffinnir yn adran 84(1)) a phob isgontract sy'n berthnasol i gontract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy.

Anfonebu electronig

4. Nid yw'r Ddeddf yn newid y gofyniad sylfaenol sy'n ymwneud ag anfonebu electronig. Diwygiodd Rheoliadau Caffael Cyhoeddus (Anfonebau Electronig ac ati) 2019 y ddeddfwriaeth flaenorol er mwyn cynnwys darpariaethau a oedd ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gynnwys darpariaethau addas yn eu contractau a oedd yn ei gwneud yn ofynnol iddynt dderbyn a phrosesu ‘anfonebau electronig’ (gweler paragraff 12 isod) a oedd yn cydymffurfio â'r ‘Safon Ewropeaidd’ (fel y'i diffiniwyd) lle nad oes anghydfod ynghylch yr anfoneb a'i bod yn cydymffurfio â'r safon ar anfonebau electronig (fel y'i diffiniwyd). Os nad oedd darpariaethau addas mewn contract, gwnaed teler i'r perwyl hwnnw yn ymhlyg yn y contract. Mae gan adran 67 o'r Ddeddf yr un effaith, drwy ymhlygu'r teler i gontractau (heb ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gynnwys y teler mewn gwirionedd, er y byddai'n synhwyrol ei nodi'n llawn yn y contract).

5. Nid yw'r gyfundrefn flaenorol yn mandadu y dylid derbyn anfonebu electronig ar gyfer contractau sydd o dan y trothwy.

Taliad

6. Mae adran 68 o'r Ddeddf yn ymhlygu telerau talu mewn contractau cyhoeddus (eto, yn hytrach na'i gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gynnwys y telerau'n benodol), ac mae'n estyn y telerau hyn i bob contract cyhoeddus nad yw'n gontract consesiwn neu'n gontract a ddyfernir gan gyfleustod preifat neu ysgol. Mae'r cyfnod talu ymhlyg yn adran 68(2) yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio wneud taliad o fewn 30 diwrnod i'r diwrnod y daw'r anfoneb i law neu, os bydd yn hwyrach, erbyn y diwrnod y bydd y taliad yn ddyledus yn unol â'r anfoneb, ar yr amod ei bod yn ddilys ac nad oes anghydfod yn ei chylch, yn hytrach na'r diwrnod (fel yr oedd yn berthnasol o dan y Rheoliadau Contractau Cyhoeddus) yr ystyrir bod yr anfoneb yn ddilys ac nad oes anghydfod yn ei chylch. Bwriedir egluro'r geiriad yn adran 68(2) er mwyn sicrhau mai dyma'r unig ffordd y gellir dehongli'r ddarpariaeth. Mae adran 73 o'r Ddeddf yn estyn y telerau talu ymhlyg i bob is-gontract cyhoeddus nad yw'n gontract ar gyfer cyflawni unrhyw ran neu bob rhan o gontract consesiwn, contract cyfleustodau a ddyfernir gan gyfleustod preifat neu gontract a ddyfernir gan ysgol. 

7. Mae adran 88 o'r Ddeddf yn ymhlygu'r telerau a nodir yn adrannau 68 a 73 o'r Ddeddf i gontractau rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy ac i gontractau sydd at ddiben cyflawni (neu gyfrannu at gyflawni) unrhyw ran neu bob rhan o gontract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy (h.y. unrhyw is-gontract perthnasol) yn gyfan gwbl neu i raddau helaeth. Ceir rhagor o wybodaeth am gontractau sydd o dan y trothwy yn y canllawiau ar gontractau sydd o dan y trothwy.

8. Dylai awdurdodau contractio sicrhau bod y rhai sy'n gyfrifol am reoli eu contractau gyda chyflenwyr yn cyfleu'r gofynion hyn yn glir i'r rhai sy'n gyfrifol am dalu eu hanfonebau er mwyn sicrhau bod cyflenwyr yn cael eu talu yn unol â'r Ddeddf (a/neu'r contract). 

9. Dylai awdurdodau contractio hefyd sicrhau bod cyflenwyr yn ymwybodol o sut mae systemau anfonebu a thalu'r awdurdodau contractio yn gweithio. Er enghraifft, sut a phryd i gyflwyno anfonebau, ac y bydd yn ofynnol i'r cyflenwr dalu'r is-gontractwyr perthnasol o fewn 30 diwrnod i'r diwrnod y daw'r anfoneb i law gan yr is-gontractwr neu, erbyn y diwrnod y bydd y taliad yn dod yn ddyledus yn unol ag anfoneb yr is-gontractwr, os bydd y dyddiad y bydd y taliad hwnnw'n ddyledus ar ôl y cyfnod o 30 diwrnod a ddisgrifir uchod.

Anfonebu electronig

10. Mae adran 67 o'r Ddeddf yn ymhlygu teler ym mhob contract cyhoeddus lle mae'n ofynnol i awdurdodau contractio dderbyn a phrosesu anfonebau electronig ar yr amod eu bod yn y ffurf electronig ofynnol ac nad yw'r awdurdodau contractio yn eu herio. Ni all unrhyw beth yn y contract rhwng y cyflenwr a'r awdurdod contractio gyfyngu ar y teler ymhlyg hwn neu fod yn drech nag ef. 

11. Diffinnir anfoneb electronig yn adran 67(3) o'r Ddeddf fel anfoneb a gaiff ei chyflwyno, ei throsglwyddo a'i derbyn mewn fformat electronig strwythuredig sy'n caniatáu iddi gael ei phrosesu'n awtomatig ac yn electronig. 

12. Yn 2018, cyflwynwyd safon Ewropeaidd ar gyfer e-anfonebu. Mae'r safon hon yn gymwys yn y DU ar hyn o bryd a chaiff ei chynnal gan y Sefydliad Safonau Prydeinig. Caiff y ffurf electronig ofynnol ei diffinio yn adran 67(3) o'r Ddeddf fel un sydd:

a. yn cydymffurfio â'r safon ar gyfer anfonebu electronig a gyflwynwyd gan y Sefydliad Safonau Prydeinig yn nogfen rhif BS EN 16931-1:2017 (Electronic invoicing - Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice); ac 

b. yn defnyddio cystrawen a restrir fel cystrawen sy'n cydymffurfio â'r safon yn nogfen rhif PD CEN/TS 16931-2:2017 (Electronic invoicing - Part 2: List of syntaxes that comply with EN 16931-1) a gymeradwywyd ac a gyflwynwyd gan y Sefydliad Safonau Prydeinig.

13. Mae adran 67(4) o'r Ddeddf yn darparu mai safon neu ddogfen y cyfeirir ati yn y diffiniad o ffurf electronig ofynnol yw'r safon neu'r ddogfen sy'n gyfredol ar y diwrnod yr ymrwymir i'r contract neu, os bydd yr awdurdod contractio a'r cyflenwr yn cytuno, y diwrnod y cyflwynir yr anfoneb berthnasol. Mae hyn yn caniatáu i'r awdurdod contractio a'r cyflenwr gytuno ar ba fersiwn sy'n gymwys os caiff safon neu ddogfen ei diwygio ar ôl ymrwymo i'r contract. 

14. Mae gan awdurdod priodol (fel y'i diffinnir yn adran 123 o'r Ddeddf) y pŵer i ddiwygio adran 67 o'r Ddeddf at ddiben newid yr hyn y mae'n ei olygu i anfoneb fod yn y ffurf electronig ofynnol. Byddai hyn yn caniatáu, er enghraifft, i'r diffiniad gyfeirio at safon wahanol i'r hyn sy'n berthnasol ar hyn o bryd wrth i safonau a thechnolegau ddatblygu. 

15. Nid yw adran 67 o'r Ddeddf yn atal awdurdodau contractio rhag prosesu anfonebau gan ddefnyddio system benodol a'i gwneud yn ofynnol i gyflenwyr ddefnyddio'r system honno. Yn achos awdurdodau amddiffyn (fel y'u diffinnir yn adran 7(5) o'r Ddeddf) (ond nid awdurdodau contractio eraill), gall fod yn ofynnol i'r cyflenwr dalu ffioedd er mwyn defnyddio system o'r fath. 

16. Ni chaiff awdurdodau contractio a chyflenwyr eu hatal rhag cytuno i system anfonebu amgen, er enghraifft anfoneb bapur a gaiff ei hanfon drwy'r post i'r awdurdod contractio. Fodd bynnag, bydd gan gyflenwyr yr hawl i gyflwyno anfoneb electronig bob amser ac i'r anfoneb honno gael ei phrosesu i'w thalu, ar yr amod ei bod yn y ffurf electronig ofynnol ac nad oes anghydfod yn ei chylch.

Taliad

17. Mae adran 68(1) o'r Ddeddf yn ymhlygu nifer o delerau mewn perthynas â thalu i'r rhan fwyaf o gontractau cyhoeddus (gweler paragraff 22 isod am eithriadau); y teler allweddol (a nodir yn adran 68(2)) yw bod yn rhaid i awdurdodau contractio dalu anfonebau cyflenwyr o fewn 30 diwrnod i'r diwrnod y daw'r anfoneb i law, neu erbyn y diwrnod y daw'r taliad yn ddyledus yn unol â'r anfoneb, os bydd y dyddiad y bydd y taliad hwnnw'n ddyledus ar ôl y cyfnod o 30 diwrnod a ddisgrifir uchod. Mae telerau ymhlyg eraill sy'n atodol i'r teler yn adran 68(2) sy'n ymhlygu'r telerau canlynol i'r contract:

a. nad yw'r cyfnod talu yn adran 68(2) yn gymwys os bydd yr awdurdod contractio o'r farn nad yw'r anfoneb yn ddilys neu os bydd yn herio'r anfoneb (anfoneb 68(3) o'r Ddeddf); 

b. bod yn rhaid i'r awdurdod contractio, ar ôl i anfoneb ddod i'w law, hysbysu'r talai heb oedi diangen os bydd o'r farn bod yr anfoneb yn annilys neu os bydd yn ei herio (adran 68(4) o'r Ddeddf); ac 

c. y gall awdurdod contractio ddibynnu ar daliad a wneir gan drydydd parti i gydymffurfio â'r teler yn adran 68(2) dim ond os bydd y talai yn cytuno (adran 68(5) o'r Ddeddf).

18. Mae adran 68(6) o'r Ddeddf yn darparu na all unrhyw deler arall fod yn drech na'r telerau talu ymhlyg yn adrannau 68(2-5) o'r Ddeddf. Er enghraifft, ni all y cyfnod talu fod yn hwy na'r cyfnod a nodir yn adran 68(2) (ond gall fod yn fyrrach (gweler adran 68(7) o'r Ddeddf). 

19. Er mwyn helpu i sicrhau bod anfonebau yn ddilys ac yr ymdrinnir ag anghydfodau yn ddi-oed, dylai awdurdodau contractio gynnwys darpariaethau yn eu contractau sy'n nodi'n glir y weithdrefn anfonebu, yr wybodaeth y dylid ei chynnwys mewn anfonebau a'r weithdrefn ar gyfer datrys anghydfodau sy'n ymwneud ag anfonebau. 

20. Mae adran 68(8) o'r Ddeddf yn darparu y bydd anfoneb yn ddilys os bydd naill ai'n anfoneb electronig a gyflwynwyd yn y ffurf electronig ofynnol (ceir diffiniadau o anfoneb electronig a'r ffurf electronig ofynnol yn adran 67(3) o'r Ddeddf) neu, fel arall, os bydd yn bodloni unrhyw ofyniad arall a nodwyd yn y contract ac yn cynnwys yr ‘wybodaeth ofynnol’ ganlynol (a ddiffinnir yn adran 68(9) o'r Ddeddf):

a. enw'r parti sy'n anfonebu; 

b. disgrifiad o'r nwyddau, y gwasanaethau neu'r gweithiau a gyflenwyd; 

c. y swm y gofynnir amdani; 

d. rhif adnabod unigryw.

21. Caiff is-gontract cyhoeddus ei ddiffinio yn adran 73(5) o'r Ddeddf fel contract sydd at ddiben cyflawni (neu gyfrannu at gyflawni) unrhyw ran neu bob rhan o gontract cyhoeddus i raddau helaeth. Mae adran 73 o'r Ddeddf yn sicrhau bod y telerau talu yn adran 68 yn cael eu trosglwyddo drwy gydol cadwyni cyflenwi contractau cyhoeddus drwy eu hymhlygu ym mhob is-gontract cyhoeddus, heblaw am un sy'n ymwneud â chyflawni unrhyw ran neu bob rhan o gontract consesiwn neu gontract cyfleustodau a ddyfernir gan gyfleustod preifat, neu gontract a ddyfernir gan ysgol. Y bwriad yw sicrhau bod haenau isaf y gadwyn gyflenwi yn elwa ar fanteision taliadau prydlon, gan fod o fudd i fusnesau bach a chanolig yn arbennig.

22. Nid yw'r telerau talu a nodir yn adran 68 o'r Ddeddf yn ymhlyg yn y canlynol:

a. contractau consesiwn; 

b. contractau cyfleustodau a ddyfernir gan gyfleustodau preifat; 

c. contractau a ddyfernir gan ysgol.

Os byddant yn dymuno, gall awdurdodau contractio gynnwys y telerau talu yn y contractau uchod.

23. Nid yw'r telerau talu a nodir yn adran 68 o'r Ddeddf yn ymhlyg mewn unrhyw isgontract cyhoeddus (adran 73) sydd at ddiben cyflawni (neu gyfrannu at gyflawni) unrhyw ran neu bob rhan o'r canlynol:

a. contract consesiwn; 

b. contract cyfleustodau a ddyfernir gan gyfleustod preifat; neu 

c. contract a ddyfernir gan ysgol.

Pennu pryd y mae'n rhaid gwneud taliad a phryd y caiff ei wneud

24. At ddiben pennu pryd y mae'n rhaid gwneud taliad o dan adran 68(2)(a) o'r Ddeddf, diwrnod 1 yw'r diwrnod y bydd yr anfoneb yn dod i law'r awdurdod contractio; rhaid gwneud y taliad cyn diwedd diwrnod 30.

25. Os bydd gan yr awdurdod contractio system anfonebu electronig a bod cyflenwyr yn lanlwytho eu hanfonebau i'r system honno, y diwrnod y bydd yr anfoneb yn cael ei lanlwytho i'r system yw diwrnod 1 (mae adran 68(11) o'r Ddeddf a rheoliad 39(5) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 (“y Rheoliadau”) yn nodi beth yw ystyr cyfeiriadau at anfoneb sy'n dod i law awdurdod contractio).

26. Mae rheoliad 39(4) o'r Rheoliadau yn darparu y gwneir taliad pan fydd yn dod i law'r cyflenwr. Os oes unrhyw oedi cyn i'r taliad ddod i law nad yw'r awdurdod contractio yn gyfrifol amdano, mae'n darparu y gwneir taliad pan fyddai wedi dod i law heb yr oedi hwnnw. Er enghraifft, efallai mai dyma fydd yr achos os bydd system prosesu taliadau yn diffodd.

27. Nid yw'r term ‘anfoneb’ wedi'i ddiffinio yn y Ddeddf (yn wahanol i ‘anfoneb electronig’) na'r Rheoliadau a gall fod ar sawl ffurf wahanol. Er enghraifft, yn hytrach nag anfoneb draddodiadol, gall y cyflenwr gyflwyno taflen amser sy'n nodi gwasanaethau a ddarparwyd ar gyfer mis penodol o dan gontract gwasanaethau a'r swm sy'n ddyledus. Ar yr amod bod yr wybodaeth a gyflwynir ar gyfer taliadau yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol (gweler adran 68(9) o'r Ddeddf (paragraff 20 uchod)), ac yn bodloni gofynion eraill y contract), neu ei bod ar y ffurf electronig ofynnol (gweler adran 68(8)(a) o'r Ddeddf, er bod hyn yn annhebygol yn achos taflen amser, er enghraifft), yna mae'n anfoneb ddilys. Bydd y cyfnod ar gyfer talu yn adran 68(2) o'r Ddeddf yn gymwys a chaiff ei gyfrifo o'r diwrnod y daw'r wybodaeth, h.y. yr anfoneb, i law'r awdurdod contractio (ar yr amod ei bod yn ddilys ac nad oes anghydfod yn ei chylch).

28. Mae adran 68(5) o'r Ddeddf yn darparu mai dim ond gyda chytundeb y talai (h.y. y person a fydd yn cael ei dalu o dan yr anfoneb) y gall awdurdod contractio ddibynnu ar daliad a wneir gan drydydd parti i fodloni'r teler talu ymhlyg yn adran 68(2).

Cyllid cadwyn gyflenwi

29. Ym mhob achos, oni bai bod pob parti yn cytuno ar gyfnod byrrach, bydd y cyfnod talu hwyaf bob amser fel y'i nodir yn adran 68(2) o'r Ddeddf. Ni fyddai defnyddio cynnyrch cyllid cadwyn gyflenwi (cynnyrch a gynlluniwyd i dalu'r cyflenwr yn gynnar, ond am gost economaidd i'r cyflenwr) er mwyn sicrhau bod y cyflenwr yn cael ei dalu o fewn y cyfnod a nodir yn adran 68(2) yn cydymffurfio â'r Ddeddf. Mae hyn oherwydd bod y gost economaidd (er enghraifft gostyngiad yn y swm a delir o dan yr anfoneb neu gost a dalwyd) sy'n gysylltiedig â chynnyrch cyllid cadwyn gyflenwi yn gydnabyddiaeth i bob pwrpas am daliad o fewn yr amserlenni sydd eisoes yn ofynnol o dan y Ddeddf. Mae hyn yn golygu nad yw'r cyflenwr, mewn gwirionedd, wedi cael y taliad llawn sy'n ddyledus o dan yr anfoneb, am nad yw cydymffurfiaeth â rhwymedigaeth gyfreithiol yn gydnabyddiaeth ddilys. Er enghraifft, os bydd awdurdod contractio yn cael anfoneb (yn y ffurf electronig ofynnol nad oes anghydfod yn ei chylch) am £30,000, rhaid iddo dalu'r swm llawn i'r cyflenwr o fewn 30 diwrnod. Os mai dim ond drwy ddefnyddio cynnyrch cyllid cadwyn gyflenwi y mae hawl gontractiol gan y cyflenwr i gael ei dalu o fewn 30 diwrnod a'i fod ond yn cael £29,000 (oherwydd gostyngiad o ganlyniad i'r cynnyrch cyllid cadwyn gyflenwi), ni fydd y cyfnod talu yn adran 68(2) wedi cael ei fodloni, gan fod y teler contractiol sy'n nodi y gellir defnyddio cyllid cadwyn gyflenwi i leihau'r swm a delir yn ddi-effaith, ac felly ni fydd y cyflenwr wedi derbyn y swm cyfan nad oes anghydfod yn ei gylch yn ystod y cyfnod talu.

30. Os bydd cyflenwr am ddefnyddio cynnyrch cyllid cadwyn gyflenwi i gael taliad yn gynt na'r teler y darperir ar ei gyfer yn adran 68(2) o'r Ddeddf, er enghraifft, o fewn 5 diwrnod, mater i'r cyflenwr yw hwnnw ac ni chaiff ei wahardd gan y Ddeddf.

31. Mae'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gyhoeddi gwybodaeth, bob chwe mis (adran 69(3) o'r Ddeddf), am eu cydymffurfedd â'r teler talu sydd ymhlŷg yn adran 68(2) o'r Ddeddf, ynghyd â gwybodaeth arall am daliadau.

What other guidance is of particular relevance to this topic area? • Guidance on payments compliance notices. Where can I go for more information? The British Standards Institution: the BSI is the UK’s National Standards Body. It is responsible for producing nation

Canllawiau ar hysbysiadau cydymffurfedd taliadau.

Y Sefydliad Safonau Prydeinig: y BSI yw Corff Safonau Cenedlaethol y DU. Mae'n gyfrifol am gynhyrchu safonau cenedlaethol a rhyngwladol, gan gynnwys y rhai sy'n ymwneud ag anfonebu electronig.