Recriwtio a chefnogi gwirfoddolwyr digidol mewn llyfrgelloedd

Mae llyfrgelloedd yng Nghymru yn chwarae rôl allweddol o ran cefnogi cynhwysiant digidol. Mae llyfrgelloedd yn hygyrch i bobl o bob oed ac o bob cefndir a gellir eu defnyddio am ddim. Mae gan staff y llyfrgell gyfle unigryw i ddeall a diwallu anghenion digidol cleientiaid a'u helpu i gael eu cynnwys yn ddigidol. Ond mae staff llyfrgelloedd yn aml yn brysur ac nid oes ganddyn nhw’r amser i allu cefnogi cleientiaid i ddiwallu eu hanghenion digidol fel y bydden nhw’n dymuno.

Efallai mai recriwtio a chefnogi Gwirfoddolwyr Digidol mewn llyfrgelloedd yw’r ateb. Mae gan wirfoddolwyr lawer o resymau dros helpu: rhoi yn ôl i’r gymuned, gwneud ffrindiau newydd, datblygu sgiliau newydd, neu ennill profiad wrth iddyn nhw baratoi i fynd i mewn neu ailymuno â’r byd gwaith. Ond mae pawb yn ei wneud oherwydd eu bod yn poeni.

Mae rhaglen Gwirfoddolwyr Digidol lwyddiannus yn dibynnu ar flaengynllunio da. Dyma rai o’r pethau y gallai fod angen i Wasanaeth Llyfrgell eu hystyried:

• Pwy fydd yn ymwneud â recriwtio a chefnogi'r Gwirfoddolwyr Digidol? A oes gan y bobl hyn y sgiliau i allu gwneud hyn neu a fydd angen rhywfaint o gymorth a hyfforddiant arnyn nhw?
• A fydd Gwirfoddolwyr Digidol yn cael eu had-dalu am unrhyw dreuliau ac a oes cyllideb ar gael i wneud hyn? Gall costau nodweddiadol gynnwys costau teithio a pharcio.
• A oes angen cynnal asesiad risg cyn croesawu gwirfoddolwyr ar y safle? A oes unrhyw risgiau posibl wedi'u nodi?
• A yw polisïau yswiriant presennol y Gwasanaeth Llyfrgell neu riant-sefydliad yn yswirio gwirfoddolwyr ar y safle?
• A oes gan y Gwasanaeth Llyfrgell neu riant-sefydliad unrhyw bolisïau neu weithdrefnau sy'n ymwneud â gwirfoddolwyr neu a oes angen datblygu unrhyw bolisïau a gweithdrefnau newydd?

Efallai y bydd angen i chi siarad â chyd-weithwyr mewn adrannau eraill i ddod o hyd i'r ateb i rai o'r cwestiynau hyn.

Gwybodaeth Bellach Datblygu Strategaeth Gwirfoddolwyr (WCVA); Cynllunio ar gyfer Gwirfoddolwyr (NCVO).

Yn nodweddiadol, rhai o’r ystyriaethau y bydd Polisi Gwirfoddoli Digidol yn eu cwmpasu yw:

• proses recriwtio
• rolau a chyfrifoldebau gwirfoddolwyr a staff y llyfrgell
• cynefino a hyfforddi
• treuliau
• diogelu data a GDPR
• goruchwyliaeth a chefnogaeth
• gofynion DBS

Gallai Polisi Gwirfoddoli Digidol hefyd adlewyrchu polisïau ehangach y Gwasanaeth Llyfrgell ar bynciau megis Diogelu, Iechyd a Diogelwch, Amrywiaeth a Chydraddoldeb, Chwythu’r Chwiban, ac ati. Efallai fod gan eich sefydliad bolisi gwirfoddoli eisoes.

Mae gwybodaeth ac arweiniad ar ysgrifennu polisïau ar gael ar wefannau Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru a Chyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol.

Un o’r ystyriaethau cyntaf wrth recriwtio Gwirfoddolwyr Digidol yw sicrhau bod pwynt mynediad clir a syml. Yna, sicrhewch fod pawb sy'n gysylltiedig yn ymwybodol o gyfleoedd Gwirfoddoli Digidol a sut y gall pobl gymryd rhan neu at bwy i gyfeirio ymholiadau.

Mae angen i chi benderfynu ar y broses ymgeisio. A oes ffurflen gais i'w chwblhau? Ai cais ar-lein ydyw? Pwy fydd yn delio â'r cais?

Rhaid ichi hefyd ymateb yn brydlon i ymholiadau a cheisiadau gwirfoddoli. Rhowch wybod i ddarpar Wirfoddolwyr Digidol pryd y gallan nhw ddisgwyl ymateb gennych. P'un a yw o fewn 24 awr neu bum diwrnod gwaith, byddwch yn glir ynghylch pryd y byddwch chi’n ymateb a chadw ato. Os byddwch chi’n cadw gwirfoddolwyr posibl yn aros yn rhy hir, efallai y byddwch chi’n eu colli cyn iddyn nhw ddechrau.

Efallai y byddai’n ddefnyddiol cynhyrchu pecyn gwybodaeth a fydd yn rhoi gwybodaeth am yr hyn y bydd y Gwirfoddolwr Digidol yn ei wneud, beth fydd yr ymrwymiad amser, a ble gallan nhw gael eu lleoli. Bydd cynnwys gwybodaeth am yr hyfforddiant a chymorth arall y gallan nhw ei ddisgwyl yn ddefnyddiol hefyd.

Mae amrywiaeth o ddulliau y gallwch chi eu defnyddio i hyrwyddo eich cyfleoedd Gwirfoddoli Digidol, gan gynnwys posteri, taflenni, a’r cyfryngau cymdeithasol.

Un o'r ffyrdd o ddod o hyd i wirfoddolwyr yw trwy gysylltu â'ch CGS lleol i hyrwyddo'r cyfle gwirfoddoli neu drwy wefan Gwirfoddoli Cymru.

Dylai fod gan eich gwefan wybodaeth am eich cyfleoedd Gwirfoddoli Digidol a dolen y gall darpar wirfoddolwyr ei defnyddio i ymholi neu wneud cais.

Efallai y byddwch chi hefyd yn rhannu’r cyfle gwirfoddoli trwy eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol, gan estyn allan at bobl yn eich ardal leol a fyddai’n awyddus i wirfoddoli.

Ond efallai fod rhai o'ch gwirfoddolwyr yno o dan eich trwyn. Efallai mai nhw yw'r bobl sydd eisoes yn defnyddio'ch gwasanaeth yn rheolaidd ac sy'n angerddol am bwysigrwydd y llyfrgell yn eich cymuned. Gallan nhw fod yn bobl sydd wedi ymddeol, neu'n weithwyr shifft, neu'n rhieni sy'n dod â'u rhai bach i mewn i chwilio am lyfrau newydd mewn sesiynau plant. Rhowch boster ar y wal i weld pwy sydd â diddordeb. Efallai y cewch chi eich synnu.

Mae'n bwysig cadarnhau nad oes yn rhaid i Wirfoddolwyr Digidol fod yn arbenigwr cyfrifiadurol neu’n ddewin digidol. Efallai eu bod yn weddol hyderus gyda thechnoleg ddigidol, ond y peth pwysicaf yw eu bod yn mwynhau cefnogi pobl o bob oed a bod ganddyn nhw amynedd a sgiliau cyfathrebu da i roi help llaw cyfeillgar. 

Gwybodaeth Bellach Recriwtio a Chroesawu Gwirfoddolwyr (NCVO).

Mae gan eich Gwirfoddolwyr Digidol rôl bwysig wrth gynnig cymorth digidol i ddefnyddwyr eich llyfrgell, felly mae’n hanfodol eu bod, o’r cychwyn cyntaf, yn ymwybodol o’r hyn a ddisgwylir ac na ddisgwylir ganddyn nhw. Felly, cyn recriwtio eich Gwirfoddolwyr Digidol, mae angen ichi feddwl am eich disgwyliadau ohonyn nhw. Beth fydd eu rôl? Pa dasgau y byddwch chi’n disgwyl iddyn nhw eu cyflawni? A fydd ymrwymiad amser penodol?

Gall tasgau nodweddiadol gynnwys:

• cynnig cyngor, anogaeth, a chymorth i ddechreuwyr digidol, o bob oed
• helpu defnyddwyr y llyfrgell i lywio'r rhyngrwyd a chyrchu gwefannau
• helpu cwsmeriaid i sefydlu cyfrifon e-bost

Ond efallai y bydd rhai pethau y byddwch chi am eu gwahardd, megis:

• helpu defnyddwyr y llyfrgell i wneud cais am fenthyciad
• gofyn am gyfrinair defnyddiwr llyfrgell
• manylion personol defnyddiwr llyfrgell

Cyn i'ch Gwirfoddolwr Digidol ddechrau, efallai y byddwch chi’n penderfynu defnyddio dogfen ffurfiol fel ffordd o gofnodi disgwyliadau y cytunwyd arnyn nhw. Dylai hwn fod yn gytundeb dwy ffordd, yn manylu ar yr hyn a ddisgwylir gan y gwirfoddolwr a'r Gwasanaeth Llyfrgell. Nid contract yw’r cytundeb, ond mae’n nodi’n glir ymrwymiadau a disgwyliadau ar y ddwy ochr fel bod y ffordd ymlaen yn glir.

Gwybodaeth Bellach Model o Gytundeb Gwirfoddolwr (WCVA); Ysgrifennu Cytundeb Gwirfoddolwr (NCVO).

Ystyriaeth arall yw pa hyfforddiant y byddwch chi’n ei gynnig i'ch Gwirfoddolwyr Digidol. Efallai y bydd rhai yn hyderus gyda llawer o agweddau ar y byd digidol, ond bydd dal angen rhywfaint o hyfforddiant a chymorth arnyn nhw i wybod eu ffordd o gwmpas y llyfrgell a sut i ddefnyddio meddalwedd benodol y llyfrgell, fel BorrowBox, os ydyn nhw am helpu eraill.

Bydd angen i sesiwn gynefino gychwynnol hefyd gynnwys pethau fel a yw'r gwirfoddolwr yn cael defnyddio ardaloedd staff fel toiledau a chegin. Mae angen i ni gyd wybod i beidio â defnyddio mẁg Margaret! Mae angen ichi ystyried yr hyn y mae angen i'ch Gwirfoddolwr Digidol ei wybod cyn iddyn nhw ddechrau neu cyn y caniateir iddyn nhw helpu defnyddwyr y llyfrgell yn annibynnol.

Bydd pob Gwirfoddolwr Digidol yn dysgu ei rôl mewn gwahanol ffyrdd. Efallai yr hoffai rhai gysgodi Llyfrgellydd neu wirfoddolwr arall am y cwpl o weithiau cyntaf, ac eraill am fwrw iddi ar y diwrnod cyntaf. Byddai rhai yn hoffi darllen am y rôl tra byddai eraill eisiau bod yn ymarferol. Y peth pwysig yw bod y cyfnod cynefino yn mynd ar gyflymder y gwirfoddolwr, fel nad yw'n teimlo'n ei fod yn cael ei orlethu.

Gallai rhai o’r prif bethau y bydd cyfnod cynefino cychwynnol yn eu cwmpasu gynnwys:

• enwau cyd-weithwyr, yn staff a gwirfoddolwyr eraill, a beth maen nhw’n ei wneud
• trefniadau parcio
• arwyddo i mewn ac allan o'r adeilad er diogelwch a diogeledd
• ble i adael eiddo personol yn ddiogel
• gweithdrefnau tân
• cegin a thoiledau
• sut a phryd i hawlio treuliau
• delio â phroblem neu gŵyn, at bwy maen nhw'n mynd? beth maen nhw'n ei wneud?
• beth i'w wneud os ydyn nhw’n teimlo'n anghyfforddus ag unrhyw sefyllfa
• pwy ddylen nhw gysylltu â nhw os na allan nhw ddod i sesiwn wirfoddoli?

Gwybodaeth Bellach Cynefino Gwirfoddolwr (NCVO).

Hyfforddiant

Bydd yr hyfforddiant sydd ei angen ar eich Gwirfoddolwyr Digidol yn dibynnu ar yr hyn rydych chi'n disgwyl iddyn nhw ei wneud a'r sgiliau sydd ganddyn nhw eisoes. Ond mae’n bwysig eu bod yn cael cynnig ac yn cael hyfforddiant i gael y gorau ohonyn nhw. Gall hyn gynnwys hyfforddiant ar sut i ddefnyddio systemau penodol y llyfrgell, fel BorrowBox, neu sut i lenwi ffurflen hawlio treuliau. Bydd yr hyfforddiant sydd ei angen arnyn nhw yn benodol i'w rôl a'ch gwasanaeth, felly dylid sefydlu cynllun hyfforddi clir ar eu cyfer.

Gwybodaeth Bellach Gwerthfawrogi a Datblygu Gwirfoddolwyr (NCVO).

Cymorth a goruchwyliaeth

Mae Gwirfoddolwyr Digidol yn rhoi o’u hamser rhydd ac eisiau teimlo bod eu hymdrechion yn cael eu gwerthfawrogi a’u bod yn gwneud gwahaniaeth go iawn i fywydau’r bobl maen nhw’n eu helpu. Felly, mae hefyd yn bwysig eich bod yn cymryd amser i gwrdd â nhw’n rheolaidd, efallai unwaith y mis, i siarad am lwyddiannau a heriau eu rôl. Nid oes angen i'r cyfarfodydd hyn fod yn ffurfiol ond fe allan nhw fod dros baned o goffi a bisgedi. Y peth pwysig yw eich bod chi'n siarad â'ch gwirfoddolwr i ddarganfod sut mae pethau ac i ddangos iddyn nhw eu bod yn cael eu gwerthfawrogi fel rhan o'r tîm.

Cwestiynau y gallech chi eu gofyn:

• Sut mae pethau wedi mynd ers i ni gyfarfod ddiwethaf?
• Beth sydd wedi bod yn uchafbwynt ers i ni gyfarfod ddiwethaf?
• A oes unrhyw heriau yr ydych chi wedi'u hwynebu?
• A oes gennych chi unrhyw bryderon am unrhyw beth sydd wedi digwydd?
• A ydych chi wedi nodi unrhyw anghenion hyfforddi?
• Sut gallwn ni eich cefnogi fel gwirfoddolwr?

Mae hefyd yn bwysig bod eich Gwirfoddolwyr Digidol yn cael adborth ar eu perfformiad yn y rôl a sut maen nhw’n cyfrannu’n gadarnhaol at waith y Gwasanaeth Llyfrgell.

Gwybodaeth Bellach Canllawiau Model Goruchwylio (WCVA); Cefnogi a Rheoli Gwirfoddolwyr (NCVO).

• Creu Polisi Gwirfoddoli (WCVA)
• Arweiniad ar Reoli Gwirfoddolwyr (NCVO)
• Polisi Gwirfoddoli Enghreifftiol (WCVA)
• Model Polisi Treuliau (WCVA)
• Sut i Sicrhau Bodlonrwydd Gwirfoddolwyr (WCVA)
• Rheoli Gwirfoddolwyr (SCVO)