Hysbysiad Preifatrwydd Ymgysylltu’r Swyddfa Genedlaethol Gofal a Chymorth

Mae’r Swyddfa Genedlaethol Gofal a Chymorth (y Swyddfa Genedlaethol) yn helpu i wneud gofal cymdeithasol yn well i bawb. Ei nod yw gwella canlyniadau, mynediad at ofal a phrofiad defnyddwyr.

Amdanom ni

Mae’r Swyddfa Genedlaethol yn gweithio gyda Gweinidogion Llywodraeth Cymru a’r Prif Swyddog Gofal Cymdeithasol i:

• ddarparu arweinyddiaeth genedlaethol gref a chyfeiriad strategol yn unol ag ysbryd Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
• cefnogi a galluogi cyflawni blaenoriaethau a safonau cenedlaethol, yn enwedig mewn perthynas â chomisiynu gwasanaethau gofal a chymorth
• gweithio’n agos gyda’r 22 awdurdod lleol yng Nghymru a’r 7 Bwrdd Partneriaeth Ranbarthol, gan gynnwys pobl sy’n defnyddio gwasanaethau gofal cymdeithasol a’u gofalwyr, y gweithlu gofal cymdeithasol, cyrff proffesiynol perthnasol a phartneriaid allweddol eraill
• datblygu a gweithredu Gwasanaeth Gofal a Chymorth Cenedlaethol i Gymru

Mae’r Swyddfa Genedlaethol yn dîm o fewn Llywodraeth Cymru, yn gweithio i gefnogi’r Prif Swyddog Gofal Cymdeithasol a Gweinidogion Llywodraeth Cymru i yrru newid cadarnhaol ym maes gofal cymdeithasol i bawb yng Nghymru.

Wrth weithio gyda’r sector, nod y Swyddfa Genedlaethol yw cryfhau’r cysylltiad rhwng Llywodraeth Cymru a’r sector, gan gydweithio i gyflawni canlyniadau gwell a mwy cyfartal, mynediad a phrofiad defnyddwyr gwasanaeth i blant ac oedolion, a’u gofalwyr, sy’n defnyddio gwasanaethau yng Nghymru.

Mae’r tîm ehangach yn cynnwys sawl cangen sy’n gweithio ar flaenoriaethau a phrosiectau sy’n ffurfio rhaglen waith y Swyddfa Genedlaethol, gan gynnwys:

• dadansoddi ac arloesi
• comisiynu a goruchwylio’r farchnad
• talu am ofal a chyllid yn y dyfodol
• ymgysylltu â’r cyhoedd a rhanddeiliaid
• rhaglen gwasanaeth gofal cenedlaethol
• gweithlu gofal cymdeithasol a phartneriaeth
• llwybrau gofal
• diogelu ac eiriolaeth

Gyda'n gilydd, rydym yn gweithio tuag at ddatganiad gwerth craidd: 

“Darparu llaw ganolog i’r sector drwy yrru gwelliant yn y ddarpariaeth genedlaethol o ofal cymdeithasol yng Nghymru i gyflawni cydweithredu, canlyniadau gwell a mwy cyfartal, mynediad a phrofiad defnyddwyr gwasanaeth.”

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi beth i’w ddisgwyl pan fyddwch yn cysylltu â’r Swyddfa Genedlaethol ac yn rhoi eich gwybodaeth bersonol i ni, neu pan fyddwn ni’n cysylltu â chi mewn perthynas â chyflawni ein hamcanion allweddol.

Pan fyddwch yn cysylltu â ni dros y ffôn, e-bost, ffurflen ar-lein neu wyneb yn wyneb, rydym yn casglu ac yn prosesu eich data personol i gyflawni ein hamcanion. Mae hyn yn cynnwys defnyddio eich gwybodaeth i ymateb i’ch ymholiadau, darparu diweddariadau neu’ch cynnwys yn ein gwaith lle bo’n briodol. Yn yr un modd, pan fyddwn ni’n cysylltu â chi er mwyn cyflawni ein swyddogaethau statudol.

Pan fyddwn yn cyfarfod ar-lein drwy Microsoft Teams, gallwn recordio’r cyfarfod a chadw nodiadau gyda chymorth Copilot.

Fel y rheolydd data, mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn canolbwyntio ar ein hymgysylltiad â’r grwpiau canlynol:

• pobl: defnyddwyr gwasanaethau gan gynnwys gofalwyr di-dâl, ffrindiau a theulu
• arweinwyr gwasanaethau gofal cymdeithasol a phartneriaid allweddol
• y gweithlu a’u cynrychiolwyr

Pam mae angen eich gwybodaeth bersonol arnom

Mae angen i chi ddarparu data personol i gael mynediad i'r lleoliad a chymryd rhan yn y digwyddiad. Os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth hon, ni fyddwn yn gallu caniatáu mynediad na chaniatáu i chi gymryd rhan.

Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu

Efallai y byddwn yn casglu:

• enw
• cyfeiriad
• cyfeiriad busnes
• cod post
• cyfeiriad e-bost
• categori oedran (plant, pobl ifanc neu oedolion)
• dewis iaith
• rhifau ffôn

Data categori arbennig

Efallai y byddwn yn casglu gofynion hygyrchedd i greu amgylchedd diogel a chynhwysol.

Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am:

• gofynion dietegol
• anoddefiadau neu alergeddau bwyd (er enghraifft, llaeth, cnau neu glwten)
• dewisiadau ffordd o fyw (er enghraifft, llysieuol neu fegan)

Rydym yn casglu'r wybodaeth hon i ddarparu opsiynau bwyd diogel, cynhwysol a phriodol.

Dim ond gyda'ch caniatâd penodol y byddwn yn prosesu'r data hwn. Byddwn yn gofyn am eich caniatâd cyn y cyfarfod. Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd drwy gysylltu â swyddog diogelu data Llywodraeth Cymru.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth mewn amgylchedd diogel, wedi’i drefnu’n dda, gyda mynediad wedi’i gyfyngu yn ôl yr egwyddor ‘angen gwybod’. Fel rheolwr data, mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio'r wybodaeth a dderbynnir at y dibenion isod. Defnyddir y wybodaeth ar sail Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU (tasg er budd y cyhoedd neu awdurdod swyddogol) ac Erthygl 9(a) a’r DPA 2018 i gael caniatâd eglur gan unigolyn i brosesu eu data categori arbennig ar gyfer gwneud addasiadau rhesymol a darparu cymorth.

Pwrpas yr ymgysylltiad yw:

• casglu syniadau, cydweithio a gwella cyflawni polisi
• cefnogi a galluogi cyflawni blaenoriaethau a safonau cenedlaethol
• rhannu arfer da ac arloesi
• monitro a thargedu cyllid yn effeithiol

Ni chaiff unrhyw benderfyniad neu broffilio awtomataidd ei wneud mewn perthynas â'r data a gasglwyd ar gyfer y cyfarfodydd hyn.

Gweler hefyd ein cyfrifoldebau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth, lle bo angen, gyda threfnwyr digwyddiadau, partneriaid statudol a’r trydydd sector sy’n ymwneud â rhedeg ein digwyddiadau yn llwyddiannus. Gall rhai data gael eu prosesu gan wasanaethau trydydd parti fel Microsoft Teams, a all gynnwys trosglwyddiadau y tu allan i’r DU. Mae’r darparwyr hyn yn ddarostyngedig i ddiogelwch priodol o dan GDPR y DU gan gynnwys penderfyniadau digonoldeb neu amodau contract safonol.

Bydd data a gesglir ar gyfer digwyddiadau’n cael ei ddileu cyn gynted ag y bydd y digwyddiad neu’r prosiect wedi’i gwblhau.

Os byddwch yn cymryd rhan mewn digwyddiad, gallwn gysylltu â chi eto; cedwir eich data personol am hyd at 3 blynedd.

Os byddwch yn tanysgrifio i’n cylchlythyr, gallwch optio allan unrhyw bryd.

Os ydych yn aelod o grŵp rhanddeiliaid, byddwn yn rhannu eich cyfeiriad e-bost gyda’r aelodau eraill. Cedwir eich enw a’ch e-bost ar ein cronfa ddata am hyd at 3 blynedd ar ôl i’r grŵp ddod i ben neu ichi adael.

Fel rhan o'n gwaith, rydym yn aml yn gwahodd rhanddeiliaid i gymryd rhan mewn grwpiau gwaith neu fforymau amrywiol. Os gofynnir i chi ymuno â grŵp gwaith neu ymgeisio eich hun, byddwn yn nodi'r telerau cyfeirio lle byddwn yn darparu disgrifiad o'r grŵp a fydd yn cynnwys:

• pwrpas y grŵp
• eich rôl yn y grŵp
• pa mor aml fydd y grŵp yn cyfarfod ac dros ba gyfnod
• a fydd cofnodion a phapurau’n cael eu cyhoeddi

Tra rydych chi'n aelod o'r grŵp neu'r fforwm, byddwn yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfodydd, anfon papurau cyfarfodydd atoch neu wybodaeth arall sydd yn berthnasol i bwrpas y grŵp. Os ydym eisiau defnyddio eich data personol am unrhyw reswm arall heblaw am bwrpas eich aelodaeth o'r grŵp, yna byddwn yn gofyn i chi am hyn yn gyntaf. Os na fyddwch am fod yn aelod o grŵp gwaith mwyach, yna gallwch gysylltu ag ysgrifennydd y grŵp i gael eich tynnu oddi ar y rhestr. 

Byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth gyswllt am oes y grŵp, neu eich rhan ynddo, ynghyd â 3 blynedd. Bydd cofnodion a phapurau eraill a gyfeirir atoch chi â'ch enw yn cael eu cadw yn unol â'r meini prawf a osodir yn nhrefn cadw Llywodraeth Cymru ac o ganlyniad, byddant yn cael eu cadw cyn belled ag unrhyw ddogfennau cysylltiedig.

I ddarllen Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru yn llawn ewch i: www.llyw.cymru/hysbysiad-preifatrwydd-llywodraeth-cymru

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawl:

• i gael gwybod pa ddata personol sydd gennym amdanoch a chael mynediad iddo
• i ofyn i ni gywiro unrhyw anghywirdebau
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu (mewn amgylchiadau penodol)
• i ofyn am ddileu eich data (mewn amgylchiadau penodol)
• ar gyfer symudedd data (mewn amgylchiadau penodol)
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Am ragor o wybodaeth am y wybodaeth mae Llywodraeth Cymru yn ei chadw a'i defnyddio, neu os ydych am arfer eich hawliau o dan GDPR y DU, gweler manylion cyswllt isod:

Swyddfa Genedlaethol Gofal a Chymorth

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ

Ebost: swyddfagenedlaethol@llyw.cymru

Y Swyddog Diogelu Data

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
CAERDYDD
CF10 3NQ

E-bost: Swyddogdiogeludata@llyw.cymru

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: www.ico.org.uk