Canllawiau Adran 9(5) ar gyfansoddiad Is-grŵp Caffael y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol

Mae'r ddogfen hon yn cynnwys canllawiau ar gyfansoddiad is-grŵp caffael cyhoeddus y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol. Mae'n ofynnol i Weinidogion Cymru gyhoeddi'r canllawiau hyn o dan adran 9(5) o Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 ("y Ddeddf"). Diben y canllawiau yw sicrhau bod aelodaeth yr is-grŵp yn briodol ac yn gynrychioliadol. Mae'r ddogfen hefyd yn cynnig rhywfaint o gefndir a chrynodeb am rôl yr is-grŵp fel y'i nodir yn y Ddeddf. 

Mae adran 1 o'r Ddeddf yn caniatáu i'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol wella llesiant economaidd, amgylcheddol, cymdeithasol a diwylliannol yng Nghymru drwy ddarparu gwybodaeth a chyngor i Weinidogion Cymru mewn perthynas â'r swyddogaethau a roddwyd i awdurdodau contractio a Gweinidogion Cymru o dan Ran 3 (caffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol). Mae Rhan 3 o'r Ddeddf yn cynnwys adrannau 21 - 45.

Mae adran 24 yn diffinio caffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol ac yn gosod dyletswydd ar awdurdodau contractio i wella llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol eu hardal trwy gaffael cymdeithasol gyfrifol. Rhaid i awdurdodau contractio gymryd camau yn unol ag egwyddor datblygu cynaliadwy i gyflawni'r nodau llesiant yn Neddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.

Mae adran 8 o'r Ddeddf yn caniatáu i'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol sefydlu is-grwpiau i gyflawni unrhyw swyddogaeth a ddirprwywyd iddynt gan y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol ac i helpu'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol i gyflawni ei swyddogaethau. Rhaid i bob is-grŵp gael ei gadeirio gan aelod o'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol a gall gynnwys aelodau eraill o'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol ac unigolion eraill. 

Mae adrannau 9 a 10 o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol sefydlu is-grŵp ar gyfer caffael cyhoeddus. Dyma'r unig is-grŵp sydd wedi'i fandadu i'w sefydlu o dan y Ddeddf.

Caiff yr is-grŵp caffael cyhoeddus ddarparu gwybodaeth a chyngor i’r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol ynghylch y swyddogaethau a roddir i awdurdodau contractio a Gweinidogion Cymru o dan Ran 3 (caffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol).  Mae adran 10 yn nodi, os yw Gweinidogion Cymru yn gofyn am wybodaeth neu gyngor gan y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol am gaffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol, mae'n rhaid i'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol eu cael gan yr is-grŵp caffael.

Mae adrannau 30 a 36 hefyd yn cyfeirio at yr is-grŵp caffael. Mae'r adrannau hyn yn amlinellu'r broses sydd i'w dilyn pan fydd awdurdod contractio yn hysbysu Gweinidogion Cymru nad yw'n bwriadu cynnwys cymalau gweithiau cyhoeddus cymdeithasol na rhai gweithlu mewn contract perthnasol. Mae'r adrannau hyn yn caniatáu i Weinidogion Cymru ymgynghori â'r is-grŵp wrth benderfynu sut i ymateb i'r hysbysiad.

Ymdrinnir â'r rôl, gweithgareddau disgwyliedig yr is-grŵp, a'r aelodaeth yn yr adrannau isod. Nid yw'r cworwm ar gyfer cyfarfodydd a'r gweithdrefnau i'w dilyn wedi'u cynnwys yn y ddogfen hon. Bydd y gweithdrefnau hyn yn cael eu cyhoeddi ar wahân, fel y nodir yn adran 9(2), o fewn chwe mis i adran 9 ddod i rym. 

Mae rôl yr is-grŵp caffael wedi'i chyfyngu i ddarparu gwybodaeth a chyngor i'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol am y dyletswyddau caffael cymdeithasol gyfrifol yn Rhan 3 o'r Ddeddf (a.10(1)). Mewn amgylchiadau cyfyngedig, hynny yw pan fo Gweinidogion yn dewis ymgynghori â'r is-grŵp ynglŷn â hysbysiad am gymalau gweithiau cyhoeddus cymdeithasol neu gymalau weithlu (adrannau 30 a 36), caiff yr is-grŵp ddarparu gwybodaeth a chyngor yn uniongyrchol i Weinidogion (a.10(4)). Ni fydd yr is-grŵp yn darparu gwybodaeth na chyngor ar faterion y tu allan i Ran 3 o'r Ddeddf.

Y prif ddull a sefydlwyd gan y Ddeddf i asesu dyletswyddau Rhan 3 yw'r broses o adrodd yn flynyddol a nodir yn Adran 39 o'r Ddeddf. 

Mae adran 41 o'r Ddeddf yn caniatáu i Weinidogion Cymru gynnal ymchwiliadau caffael sy'n gysylltiedig ag ymarfer caffael penodol neu weithgarwch caffael awdurdod contractio yn fwy cyffredinol. Disgrifir hyn yn fras yn y Ddeddf, a rhoddir pwerau tebyg i Weinidogion yn Neddf Caffael 2023.

Mae adran 39 ac adran 41 yn cynnwys dyletswyddau ar gyfer Awdurdodau Contractio a dyletswyddau a phwerau ar gyfer Gweinidogion Cymru.  Nid yw'r is-grŵp caffael na'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol yn cael eu crybwyll yn adrannau 39 neu 41. Fodd bynnag, gall y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol (a'r is-grŵp, yn anuniongyrchol) ddarparu gwybodaeth a chyngor mewn perthynas â swyddogaethau Gweinidogion Cymru o dan yr adrannau hynny. 

Gan mai adroddiadau blynyddol yw'r dull a sefydlwyd i oruchwylio cydymffurfiaeth â Rhan 3 o'r Ddeddf, y cylch adrodd hwn fydd y sail i waith arferol yr is-grŵp. Dylai gweithgareddau'r is-grŵp gynnwys:

• Adolygiad blynyddol o grynodeb o Adroddiadau Blynyddol a gyhoeddwyd i asesu cryfderau a gwendidau.
• Darparu cyngor i'r Cyngor Partneriaeth Gyhoeddus ar le, er enghraifft, y gallai fod angen cymorth ychwanegol i awdurdodau contractio i wella cydymffurfiaeth a deilliannau. Yna gall y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol roi'r cyngor hwn i Weinidogion Cymru o dan adran 10(2)(a) neu adolygu'r cyngor a'i roi iddynt o dan a.10(2)(b).
• Darparu cyngor i'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol petai aelodau'r is-grŵp o'r farn bod angen Ymchwiliad Caffael (a.10(1)). Yna gall y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol roi'r cyngor hwn i Weinidogion Cymru o dan adran 10(2)(a) neu ei adolygu'r cyngor a'i roi iddynt o dan adran 10(2)(b).
• Ymateb i unrhyw geisiadau gan y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol am gyngor mewn perthynas â chaffael cymdeithasol gyfrifol (adran 10(3)). Yna gall y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol roi'r cyngor hwn i Weinidogion Cymru o dan adran 10(2)(a) neu adolygu'r cyngor a'i roi iddynt o dan a.10(2)(b).

Gan y cyfeirir at yr is-grŵp yn adrannau 30 a 36 o'r Ddeddf. Caiff yr is-grŵp wneud y canlynol hefyd:

• Cymryd rhan yn y gwaith sy'n ymwneud â'r hysbysiadau a ddaw i law pan fydd Awdurdodau Contractio yn hysbysu Gweinidogion Cymru nad ydynt yn bwriadu cynnwys cymalau gweithiau cyhoeddus cymdeithasol mewn prosiectau adeiladu mawr na chymalau gweithlu cyhoeddus cymdeithasol mewn contractau allanoli. Nid yw cymryd rhan yn y gwaith hwn yn digwydd yn awtomatig, ond gall Gweinidogion Cymru ofyn amdano, os bydd y materion a godwyd yn rhai technegol er enghraifft, ac felly'n gofyn am arbenigedd penodol. Mae'r math hwn o ymrwymiad yn debygol o fod ar fyr rybudd, ac felly mae'n bosibl y bydd angen cynnwys aelodau ag arbenigedd penodol. Yn yr achosion hyn rhaid darparu cyngor i weinidogion Cymru (adran 10(4)).

Rhaid i'r is-grŵp gael ei gadeirio gan aelod o’r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol (adran 8(3)). Er mwyn sicrhau bod buddiannau cyflogwyr a gweithiwyr yn hyrwyddo telerau cyfartal, gall y Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol enwebu cynrychiolydd cyflogwyr a chynrychiolydd gweithwyr fel cyd-gadeiryddion.

Dylai nifer aelodau'r is-grŵp fod rhwng 8 a 12.

Dylai'r aelodaeth gynnwys cynrychiolwyr cyflogwyr o'r sector cyhoeddus, preifat a'r trydydd sector, gyda nifer gyfartal o gynrychiolwyr gweithwyr. Er bod yn rhaid i'r cadeirydd neu'r cyd-gadeiryddion fod yn aelodau o'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol, nid yw'n ofynnol i'r cynrychiolwyr cyflogwyr a'r cynrychiolwyr gweithwyr sy'n weddill fod yn aelodau o'r Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol. Fodd bynnag, dylai fod ganddynt brofiad a/neu wybodaeth mewn perthynas â chaffael.

Dylai'r is-grŵp gynnwys aelodau ychwanegol a ddewiswyd ar gyfer eu harbenigedd caffael a masnachol penodol. Ni ddylai nifer yr unigolion hyn fod yn fwy na nifer y cynrychiolwyr cyflogwyr a'r cynrychiolwyr gweithwyr.

Rhaid bod gan bob aelod, ac eithrio'r cadeirydd/cyd-gadeiryddion, ddealltwriaeth a/neu brofiad o gyflawni canlyniadau llesiant trwy gaffael, ac ymwybyddiaeth ehangach o faterion sy'n ymwneud â llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol.

O ystyried y dyletswyddau penodol yn y Ddeddf ar gadwyni cyflenwi adeiladu, dylai'r aelodaeth gynnwys cynrychiolydd neu gynrychiolwyr sydd â phrofiad o gaffael adeiladu.

Dylai'r aelodaeth, cyn belled ag y bo modd, adlewyrchu amrywiaeth Cymru – ei phobl, ei daearyddiaeth, a gwahanol rannau o'r economi.

Bydd swyddogion Llywodraeth Cymru yn mynychu ac yn cefnogi'r cyfarfodydd. Fodd bynnag, ni fydd y swyddogion hyn yn aelodau o'r is-grŵp.