Pwyllgor optometrig cymru: cylch gorchwyl a chyfansoddiad

1.1. Enw'r pwyllgor fydd Pwyllgor Optometrig Cymru.

2.1. Cynghori Gweinidogion Cymru ar ddarparu gwasanaethau gan optometryddion, optegwyr cyflenwi ac optegwyr lensys cyffwrdd, a chyflawni unrhyw swyddogaeth arall a ragnodir. 

2.2. Darparu cyngor proffesiynol arbenigol i Weinidogion Cymru a swyddogion Llywodraeth Cymru ar bob mater sy'n ymwneud â gofal iechyd llygaid yng Nghymru; yn benodol, mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, bolisi gwasanaeth iechyd, darpariaeth a materion sy'n ymwneud â'r gweithlu. 

2.3. Cytuno ar Flaengynllun Gwaith blynyddol a'i weithredu, sy'n adlewyrchu blaenoriaethau Gweinidogion Cymru, swyddog arweiniol Llywodraeth Cymru, Prif Weithredwr GIG Cymru, a thrwy Gadeirydd y Pwyllgor, barn aelodau'r Pwyllgor. 

2.4. Tynnu sylw swyddog arweiniol Llywodraeth Cymru, ac os oes angen naill ai Prif Weithredwr y GIG neu'r Gweinidog Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, at faterion sy'n peri pryder sy'n ymwneud ag iechyd pobl Cymru fel y'i dylanwadir gan rôl y proffesiwn optometrig. 

2.5. Hwyluso cylchrediad gwybodaeth ac arferion gorau sy'n ymwneud ag optometreg ledled Cymru; yn ogystal ag ategu'r broses o gyfathrebu materion cysylltiedig rhwng Llywodraeth Cymru a gweithwyr iechyd proffesiynol. 

2.6. Cydlynu a goruchwylio gwaith ac aelodaeth unrhyw is-bwyllgorau neu Grwpiau Cynghori a sefydlwyd neu a fabwysiadwyd gan Bwyllgor Optometrig Cymru. 

2.7. Cynghori Llywodraeth Cymru ar enwebiadau, os gofynnir am hynny gan Weinidogion Cymru neu'r Swyddog Arweiniol, ar gyfer penodi gweithwyr iechyd proffesiynol o fewn cylch gwaith proffesiynol y Pwyllgor i swyddi neu grwpiau a reolir gan Lywodraeth Cymru.

2.8. Cefnogi'r gwaith o ddatblygu Polisïau Cymru Gyfan, cyngor i hyrwyddo arferion gorau ar draws proffesiynau a safoni arferion er mwyn lleihau gwastraff, niwed ac amrywiad.

3.1. Rhaid i bob aelod o'r Pwyllgor feddu ar gymwysterau proffesiynol cyfredol priodol a bod yn gweithio yng Nghymru mewn rôl broffesiynol sy'n berthnasol i amcanion y Pwyllgor.

3.2. Rhaid i bob aelod o'r Pwyllgor gydymffurfio â Chod Ymarfer Llywodraeth Cymru ar gyfer Cyrff a Noddir a darparu ffurflen Cofrestr Buddiannau wedi'i llofnodi a'i llenwi i'r Ysgrifenyddiaeth. 

3.3. Wrth wneud enwebiadau, dylai Cyrff Enwebu sicrhau bod pob rhan o'u swyddogaeth yn cael ei chynrychioli ar sail Cymru gyfan. Bydd y Pwyllgor yn ystyried hyn wrth dderbyn enwebiadau aelodaeth. 

3.4. Aelodau sy'n pleidleisio

Bydd y pwyllgor yn cynnwys y canlynol:

3.4.1. Y Cadeirydd 

3.4.2. Aelodau o'r pedwar Corff Enwebu canlynol: 

• o Bwyllgor Optometrig Rhanbarthol Gogledd Cymru, dau optometrydd ac un optegydd cyflenwi/optegydd lensys cyffwrdd   
• o Bwyllgor Optometrig Rhanbarthol De-orllewin Cymru, dau optometrydd ac un optegydd cyflenwi/optegydd lensys cyffwrdd
• o Bwyllgor Optometrig Rhanbarthol De-ddwyrain Cymru, dau optometrydd ac un optegydd cyflenwi/optegydd lensys cyffwrdd
• un o gynrychiolwyr optometreg ysbytai, a enwebir o Is-grŵp Optometryddion Ysbytai'r Rhwydwaith Gweithredu Clinigol, sy'n gweithio ym maes gofal eilaidd y GIG

Rhaid i aelodau weithredu er budd y Pwyllgor ac nid er budd eu Corff Enwebu.

3.5. Aelodau heb hawliau pleidleisio (arsylwyr)

Bydd y Pwyllgor hefyd yn cynnwys yr aelodau canlynol, na fydd ganddynt yr hawl i bleidleisio yng nghyfarfodydd y Pwyllgor:

• Pennaeth Optometreg yn Addysg a Gwella Iechyd Cymru,
• Pennaeth yr Ysgol Optometreg a Gwyddorau'r Golwg, neu'r Cyfarwyddwr Dysgu ac Addysgu ar gyfer yr Ysgol Optometreg a Gwyddorau'r Golwg,
• Yr arweinydd clinigol cenedlaethol ar gyfer offthalmoleg yng Nghymru (Perfformiad a Gwella'r GIG),
• Un o arweinwyr clinigol cenedlaethol ar gyfer Gwasanaethau Offthalmig Cyffredinol Cymru a enwebwyd o Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru,
• Un o Gynghorwyr Optometrig Gofal Sylfaenol, a enwebwyd o Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru,
• Prif Weithredwr Optometreg Cymru,
• Un o gynrychiolwyr Coleg yr Optometryddion,
• Llywydd Coleg Brenhinol yr Offthalmolegwyr yng Nghymru,
• Un o gynrychiolwyr y Cyngor Optegol Cyffredinol

Bydd gan bob aelod sy'n pleidleisio ac arsylwyr hawl i anfon dirprwy enwebedig os na fyddant yn gallu bod yn bresennol, gan roi rhybudd ymlaen llaw i'r Cadeirydd a'r ysgrifenyddiaeth.

3.6. Cynrychiolwyr o Lywodraeth Cymru fel yr amlinellir yn adran 4. 

4.1. Gall y Prif Gynghorydd Optometrig, y Pennaeth Polisi Gofal Llygaid ar gyfer Llywodraeth Cymru, ac Ysgrifenyddiaeth Pwyllgor Optometrig Cymru, neu eu cynrychiolwyr, fynychu pob cyfarfod o'r Pwyllgor ac mae ganddynt hawl i dderbyn yr holl ddogfennau a phapurau y byddai aelodau o'r Pwyllgorau fel arfer yn eu derbyn a gallant gynnig eitemau i'w trafod a chyngor (ond ni fydd ganddynt hawl i bleidleisio).

4.2. Gall y Prif Gynghorydd Optometrig, y Pennaeth Polisi Gofal Llygaid ar gyfer Llywodraeth Cymru, ac Ysgrifenyddiaeth Pwyllgor Optometrig Cymru, neu eu cynrychiolwyr, fynychu pob is-bwyllgor a grwpiau a noddir gan y Pwyllgor ac mae ganddynt hawl i dderbyn yr holl ddogfennau a phapurau y byddai aelodau o'r is-bwyllgorau neu'r grwpiau fel arfer yn eu derbyn a gallant gynnig eitemau i'w trafod a chyngor (ond ni fydd ganddynt hawl i bleidleisio).

4.3. Gall y Prif Gynghorydd Optometrig neu ei gynrychiolydd ofyn am gyngor drwy gysylltu â Chadeirydd y Pwyllgor yn uniongyrchol. Yn yr amgylchiadau hyn, dylai'r Cadeirydd ymgynghori ag aelodau eraill y tu allan i'r pwyllgor fel y bo'n briodol a byddai'n briffio'r Pwyllgor yn y cyfarfod dilynol.

4.4. Bydd Llywodraeth Cymru yn darparu cymorth ysgrifenyddiaeth ar gyfer cyfarfodydd pwyllgorau cyffredin.

4.5. Y Prif Gynghorydd Optometrig fydd y prif bwynt cyswllt ar gyfer y Cadeirydd, yr Is-gadeirydd, ac Aelodau mewn perthynas â Chylch Gwaith y Pwyllgor; fodd bynnag, ar gyfer gweinyddu'r Pwyllgor, yr Ysgrifenyddiaeth fydd y pwynt cyswllt cyntaf.

4.6. Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn trefnu cyfarfodydd, darparu ystafell gyfarfod, paratoi a dosbarthu papurau, briffio'r Cadeirydd yn ysgrifenedig neu'n bersonol ar gynnal cyfarfod y Pwyllgor, paratoi cofnod o'r cyfarfod ac anfon y cofnodion terfynol i’r Pwyllgor.

4.7   Gall aelodau'r pwyllgor ddosbarthu cofnodion y cyfarfod y tu allan i'r pwyllgor, er mwyn hyrwyddo tryloywder, ac eithrio mewn achosion sy'n ymwneud ag eitemau sensitif neu dan embargo.

4.8 Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cynnal Cyfansoddiad y Pwyllgor, y Flaenraglen Waith, rhestr Aelodaeth, Cofrestr Buddiannau, a chofnod o dreuliau. Bydd hefyd yn hwyluso cyfarfod blynyddol rhwng y Cadeirydd a'r Gweinidog Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, ac os oes angen, cyfarfod pellach rhwng y Cadeirydd a Phrif Weithredwr GIG Cymru.

5.1. Os na fydd aelod sy'n pleidleisio neu aelod heb hawliau pleidleisio yn gallu bod yn bresennol, dylai'r aelodau drefnu (ar ôl ymgynghori â'r Cadeirydd) i ddirprwy o'r corff enwebu perthnasol fod yn bresennol, a fyddai'n cael statws a phwerau pleidleisio'r aelod absennol. 

5.2. Rhaid i'r aelod hysbysu'r Ysgrifenyddiaeth cyn gynted â phosibl ac mae'n gyfrifol am friffio ei ddirprwy yn llawn cyn cyfarfod y Pwyllgor. 

5.3. Os na fydd dirprwy ar gael i fod yn bresennol, dylai'r corff enwebu ddarparu diweddariad ysgrifenedig, i'w gyflwyno yn y cyfarfod, yn amlinellu unrhyw ddatblygiadau sy'n ymwneud ag unrhyw eitemau ar yr agenda.

5.4. Bydd tymor penodi Dirprwy yn ôl disgresiwn y Cadeirydd ond ni fydd yn hirach na hyd absenoldeb yr Aelod gwreiddiol neu hyd nes y bydd y Corff Enwebu yn penodi rhywun yn ei le. 

6.1. Bydd aelodau sy'n pleidleisio yn cael eu penodi i'r Pwyllgor am dymor o bedair blynedd, yn amodol ar bresenoldeb boddhaol ac aelodaeth barhaus o'u corff enwebu priodol.

6.2. Gall aelod sy'n pleidleisio, y mae ei uchafswm tymor ar y Pwyllgor wedi dod i ben ond lle nad oes aelod newydd ar gael ar unwaith, gael ei gyfethol am gyfnod dros dro, a bydd ei dymor ychwanegol yn cael ei gytuno gan Swyddog Llywodraeth Cymru a'r Cadeirydd, a'r amser ar gyfer cyfethol yn cael ei ystyried mewn perthynas â 6.3.

6.3. Bydd aelodau sy'n pleidleisio sydd wedi cyrraedd eu tymor mwyaf ar y Pwyllgor yn gymwys i gael eu hailenwebu ymhellach i'r Pwyllgor ar ôl bwlch sy'n cyfateb i un tymor yn y swydd. 

 6.4. Bydd aelodau heb hawliau pleidleisio yn cael eu penodi i'r Pwyllgor yn amodol ar bresenoldeb boddhaol a pharhad yn eu penodiad sylweddol perthnasol. 

6.5. Gall Aelodau ychwanegol wneud cais a chael eu cyfethol ar y Pwyllgor yn ôl yr angen i gwblhau darnau penodol o waith, gyda'u tymor yn y swydd yn cael ei gytuno gan Swyddog Arweiniol Llywodraeth Cymru, a'r Cadeirydd. 

6.6. Pan fydd aelod wedi bod yn absennol o ddau gyfarfod cyffredin yn olynol heb reswm na chynrychiolaeth amgen wedi'i chytuno gyda'r Cadeirydd, bydd gan y Cadeirydd yr hawl i ddatgan bod y sedd yn wag a dylai geisio enwebiadau i lenwi seddi gwag. 

6.7. Gall aelodau, ar unrhyw adeg, ymddiswyddo o'r aelodaeth drwy roi hysbysiad ysgrifenedig i'r Cadeirydd. 

6.8. Gellir cyfethol i swyddi gwag sy'n digwydd yn ystod blwyddyn ariannol, ar gyfer gweddill y flwyddyn ariannol, yn ôl disgresiwn y Cadeirydd wrth i gynrychiolydd priodol gael ei benodi. 

7.1. Bydd aelodau yn ethol Cadeirydd ac Is-gadeirydd o blith Aelodaeth bleidleisio'r Pwyllgor.

7.2. Y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd yw ‘Swyddogion’ y Pwyllgor. 

Bydd aelod sy'n cael ei ethol yn Gadeirydd yn cael ei dymor wedi'i ailosod (i wasanaethu fel Cadeirydd am bedair blynedd). Nid yw tymor yr Is-gadeirydd yn ailosod (gan orffen y tymor y cafodd ei ethol yn Is-gadeirydd).

7.3. Bydd ethol y Swyddogion yn cael ei gynnal drwy bleidlais, naill ai mewn un o gyfarfodydd y pwyllgor neu yn electronig drwy'r Ysgrifenyddiaeth. 

7.4. Fel arfer, delir swyddi Cadeirydd ac Is-gadeirydd gan aelodau sy'n pleidleisio o wahanol Gyrff Enwebu. Mae gan Gorff Enwebu hawl i enwebu aelod arall sy'n pleidleisio i'r Pwyllgor ar gyfer y cyfnod perthnasol, os yw enwebai wedi'i ethol gan y Pwyllgor fel y Cadeirydd.

7.5.  Mae'r Is-gadeirydd yn cadw ei statws i gynrychioli ei Gorff Enwebu, gan adael dros dro dim ond os bydd y Cadeirydd yn absennol a rhaid iddo lenwi'r rôl hon.

7.6. Pan fyddant yn y swydd, y Cadeirydd a'r Is-gadeirydd sy'n gyfrifol am osod arddull a thôn trafodaethau'r pwyllgor a chreu'r amodau cyffredinol i'r Pwyllgor gyflawni ei nodau a'i amcanion datganedig, fel y'u nodir yn y cyfansoddiad hwn. Ni fydd y Cadeirydd yn eirioli ar ran unrhyw grŵp na chorff a bydd yn dangos arweinyddiaeth foesegol o ran uniondeb a chywirdeb yn unol ag Egwyddorion Nolan. Bydd y Cadeirydd yn sicrhau bod yr holl aelodau yn gweithredu er budd diben y pwyllgor, nid er budd unrhyw arbenigedd, busnes, neu Gorff Enwebu penodol.

7.7. Os nad oes Aelod sy'n Pleidleisio wedi'i enwebu i olynu Cadeirydd sy'n gadael, yna bydd yr Is-gadeirydd a Phrif Gynghorydd Optometrig Llywodraeth Cymru yn gweithio gyda'i gilydd i wneud y trefniadau angenrheidiol er mwyn cyflwyno ymgeisydd addas i weithredu fel Cadeirydd. 

7.8. Gall Cadeirydd neu Is-gadeirydd ymddiswyddo o'u Cadeiryddiaeth drwy hysbysu'r Prif Gynghorydd Optometrig yn ysgrifenedig. Os yw'r Corff Enwebu, y mae'r Cadeirydd yn dychwelyd i fod yn gynrychiolydd ohono, wedyn yn cael ei or-gynrychioli, rhaid i'r Corff Enwebu benderfynu pwy sy'n parhau fel yr aelod cynrychioliadol. 

7.9. Bydd Cadeirydd neu Is-gadeirydd yn peidio â bod yn aelod o'r Pwyllgor ac yn rhoi'r gorau i'w swydd os nad ydynt bellach yn aelod o'u Corff Enwebu, yn marw, neu'n methu bod yn bresennol mewn dau gyfarfod yn olynol heb reswm cymhellol. 

7.10. Bydd yr Is-gadeirydd yn derbyn holl gyfrifoldebau a phwerau'r Cadeirydd os na fydd y Cadeirydd ar gael oherwydd ymddiswyddiad, absenoldeb, salwch, neu farwolaeth, ni fydd hyn am fwy na dau gyfarfod cyffredinol yn olynol, ac erbyn hynny rhaid i'r Pwyllgor ethol rhywun yn ei le. 

8.1. Fel arfer, dylai'r pwyllgor gynnal o leiaf 3 chyfarfod bob blwyddyn ariannol, i'w trefnu'n flynyddol gan yr Ysgrifenyddiaeth a'u cymeradwyo gan y Cadeirydd, gydag amrywiad yn amodol ar gytundeb y Prif Gynghorydd Optometrig.

8.2. Cworwm ar gyfer cyfarfod fydd traean o'r aelodau sy'n pleidleisio ac ni fydd trafodion y Pwyllgor yn cael eu hannilysu gan unrhyw swyddi gwag yn yr aelodaeth.

8.3. Fel arfer, dylid cyflawni penderfyniadau gan y Pwyllgor drwy gonsensws. Os bydd angen pleidleisio a bod y pleidleisiau'n gyfartal, bydd gan y Cadeirydd bleidlais fwrw.

8.4. Gall y Pwyllgor gynnal Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol neu Symposiwm i gefnogi'r gwaith o gyflawni nodau ac amcanion y Pwyllgor, fel y nodir yn y cyfansoddiad hwn.

8.5. Ni fydd y Pwyllgor yn ysgwyddo mwy na'r isafswm costau angenrheidiol i'w alluogi i gyflawni ei amcanion. Rhaid i unrhyw dreuliau fod yn gysylltiedig yn benodol â gwaith y Pwyllgor, a rhaid i'r Pwyllgor ofyn am ganiatâd ymlaen llaw Gweinidogion Cymru, drwy'r Ysgrifenyddiaeth, cyn ysgwyddo unrhyw gostau. Ni wneir taliad am logi ystafelloedd cyfarfod; mae gan Lywodraeth Cymru adeiladau ledled Cymru y mae'n barod i'w darparu am ddim. 

8.6. Bydd talu costau teithio a chynhaliaeth i aelodau yn ôl disgresiwn Llywodraeth Cymru a bydd talu am fynd i gyfarfodydd a gynhelir gan bartneriaid a grwpiau rhanddeiliaid dim ond cael ei ystyried pan fo'r Cadeirydd a Llywodraeth Cymru yn cytuno bod mynd i'r pwyllgor yn ychwanegu gwerth.

8.7. Ni fydd Llywodraeth Cymru yn gyfrifol am daliadau sy'n ymwneud â llety dros nos, presenoldeb mewn cyfarfodydd heblaw cyfarfodydd a drefnwyd y Pwyllgor, na lletygarwch oni bai bod cymeradwyaeth wedi'i derbyn drwy'r Ysgrifenyddiaeth yn ysgrifenedig cyn ysgwyddo'r costau a bod yr holl ddogfennaeth briodol yn cael ei derbyn gyda'r hawliad.

8.8. Dylai'r holl gostau a ysgwyddir fod yn gyfan gwbl mewn perthynas â chyflawni nodau ac amcanion y cytunwyd arnynt y Pwyllgor, fel y nodir yn y cyfansoddiad hwn.

9.1. Gall y Pwyllgor ffurfio is-grwpiau neu noddi grwpiau presennol, gyda chytundeb y Cadeirydd a Swyddog Arweiniol Llywodraeth Cymru, fel sy'n ofynnol i gefnogi'r gwaith o gyflawni nodau ac amcanion y cytunwyd arnynt y Pwyllgor, fel y nodir yn y cyfansoddiad hwn. 

9.2. Bydd y Cadeirydd yn cynrychioli'r Pwyllgor yn y Cyd-bwyllgor Cynghori Proffesiynol Cenedlaethol neu ei gyfwerth.

9.3. Gall y Cadeirydd ddynodi Aelodau penodol i ymgymryd â thasgau neu arwain unrhyw is-grwpiau; heblaw am Gadeirydd yr is-grŵp, nid oes angen i is-grwpiau gynnwys Aelodau'r Pwyllgor.

9.4. Bydd y Cadeirydd neu ei Ddirprwy yn cynrychioli'r Pwyllgor mewn unrhyw gyfarfodydd neu ddigwyddiadau angenrheidiol, er enghraifft: presenoldeb mewn Pwyllgorau Cynghori statudol eraill neu gyfarfodydd gyda Llywodraeth Cymru, Ysgrifenyddiaeth y Cabinet neu Brif Weithredwr y GIG yn ôl yr angen i gefnogi'r gwaith o gyflawni nodau ac amcanion y cytunwyd arnynt y Pwyllgor, fel y nodir yn y cyfansoddiad hwn.

9.5. Ni chaiff aelodau gymryd unrhyw gamau gweithredol na gweithredu fel cynrychiolwyr y Pwyllgor heb awdurdod y Cadeirydd.

10.1. Bydd y Cyfansoddiad hwn yn cael ei adolygu bob pedair blynedd o leiaf.

10.2. Gall Aelodau sy'n Pleidleisio, Aelodau heb hawliau pleidleisio, y Cadeirydd, neu Swyddog Arweiniol Llywodraeth Cymru gynnig argymhellion i ddiwygio'r Cyfansoddiad ar unrhyw adeg. Derbynnir gwelliannau drwy bleidlais Aelodau sy'n Pleidleisio.

10.3. Dylai'r Cadeirydd ymgynghori â'r Prif Gynghorydd Optometrig ar ddiwygiadau arfaethedig i'r cyfansoddiad cyn i unrhyw newidiadau gael eu cymeradwyo.

10.4. Bydd diwygiadau i'r Cyfansoddiad yn cael eu trin fel rhai wedi'u cymeradwyo pan fydd dwy ran o dair o gyfanswm yr Aelodau sy'n Pleidleisio wedi pleidleisio o blaid mewn pleidlais y gellir ei chynnal, yn ôl disgresiwn y Cadeirydd, mewn un o gyfarfodydd y Pwyllgor neu yn electronig drwy'r Ysgrifenyddiaeth.