Y Cylch Gorchwyl ar gyfer Grŵp Llywio Fforwm Llifogydd Cymru (WFF), yn egluro ei rôl wrth sefydlu WFF annibynnol.
Cynnwys
Cyflwyniad
- Mae Llywodraeth Cymru o blaid sefydlu fforwm llifogydd pwrpasol i Gymru (Fforwm Llifogydd Cymru - y Fforwm).
- Y bwriad yw creu elusen gwbl annibynnol i helpu cymunedau i wrthsefyll llifogydd yn well ac i ymadfer ar ôl llifogydd.
- Mae'r ddogfen hon yn esbonio cylch gorchwyl Grŵp Llywio'r Fforwm (y Grŵp Llywio), a'i rôl wrth sefydlu Fforwm annibynnol
Y cefndir
- Mae'r Fforwm Llifogydd Cenedlaethol (NFF) yn sefydliad ar lefel y DU sydd wedi hen ennill ei blwyf ac sy'n cefnogi cymunedau sydd mewn perygl o lifogydd. Mae'n rhoi cyngor, eiriolaeth a chymorth ymarferol cyn, yn ystod ac ar ôl llifogydd, gan hyrwyddo gwydnwch, dylanwadu ar bolisi a grymuso grwpiau llifogydd lleol i leihau'r risg a'u gwneud yn fwy parod trwy gydweithio ag Awdurdodau Rheoli Risg ynghyd â rhanddeiliaid eraill.
- Mae NFF wedi cael ei ddefnyddio ar sawl achlysur i gefnogi a helpu cymunedau yng Nghymru. Fe wnaeth hefyd helpu i ddatblygu a sefydlu Fforwm Llifogydd yr Alban (SFF).
- Mae'r NFF wedi cael ei gomisiynu gan Lywodraeth Cymru i ddatblygu cynigion ar gyfer fforwm pwrpasol i Gymru, elusen annibynnol a fydd yn helpu cymunedau yng Nghymru y mae llifogydd wedi effeithio arnyn nhw gan ddiwallu eu hanghenion penodol.
- Byddai unrhyw Fforwm yng Nghymru yn cael ei ariannu gan Lywodraeth Cymru a'i gyflwyno gyda chymorth yr NFF.
- Mae'r gwaith a gomisiynwyd yn cwmpasu cam sefydlu (Cam Un) y Fforwm.
Rôl y Grŵp Llywio
- Rôl y Grŵp Llywio yw rhoi cyngor, sicrwydd ac argymhellion i helpu gyda gwneud penderfyniadau cadarn am gynllun y rhaglen ac ynghylch ei roi ar waith, a chraffu ar y penderfyniadau hynny. Gweinidogion Cymru a Llywodraeth Cymru fydd yn dal i fod yn gyfrifol am wneud penderfyniadau.
- Bydd y Grŵp Llywio yn gyfrifol am roi cyngor a hyder i'r Gweinidog Cabinet dros Wydnwch Gwledig a Chynaliadwyedd (y Gweinidog Cabinet) wrth i'r broses o sefydlu'r Fforwm symud drwy'r gwahanol gamau datblygu a gweithredu. Hefyd, bydd y Grŵp Llywio yn tynnu sylw'r Gweinidog Cabinet at feysydd sy'n peri pryder neu at fylchau o ran gallu.
- Bydd aelodau'r Grŵp Llywio yn gyswllt hanfodol rhwng:
- grwpiau rheoli llifogydd a risg sy'n bod eisoes;
- Awdurdodau Rheoli Risg;
- Fforymau Lleol Cymru Cydnerth;
- Grwpiau cymunedol a mudiadau'r trydydd sector; a
- Grwpiau sy'n ymdrin â pharodrwydd o fewn y strwythurau Argyfyngau Sifil.
Amcanion Cam Un – ffocws y Grŵp Llywio
- Bydd y Grŵp Llywio yn goruchwylio, yn rhoi cyngor a sicrwydd ac yn craffu ar amcanion Cam Un:
- Sefydlu Fforwm Llifogydd Cymru fel Sefydliad Corfforedig Elusennol (CIO) cofrestredig.
- Datblygu'r trefniadau llywodraethu, y polisïau a'r systemau gweithredol sydd eu hangen i'w gynnal dros y tymor hir.
- Datblygu perthynas strategol â Llywodraeth Cymru, Cyfoeth Naturiol Cymru, awdurdodau lleol a sefydliadau partner.
- Creu dealltwriaeth ledled Cymru o allu cymunedau i wrthsefyll llifogydd a nodi cyfleoedd i'w cefnogi yn y dyfodol.
- Datblygu'r proffil sefydliadol a'r cyfathrebu sydd eu hangen i sefydlu'r Fforwm fydd â llais dibynadwy ym maes gwrthsefyll llifogydd mewn cymunedau yng Nghymru.
- Paratoi'r sefydliad ar gyfer pontio i Gam Dau - rhoi ar waith a mobileiddio.
- Daw'r cam hwn i ben gyda lansio'r Fforwm yn ffurfiol fel elusen annibynnol, sydd â'r trefniadau llywodraethu, partneriaethau, Bwrdd Ymddiriedolwyr a'r gallu gweithredol sydd eu hangen i gynnal model cenedlaethol cynaliadwy.
- Y Bwrdd Ymddiriedolwyr newydd fydd yn arwain y sefydliad ar ôl ei sefydlu.
Amserlenni
- Bydd aelodau'r Grŵp Llywio yn cael eu henwi a'u cynnull o fewn chwe wythnos ar ôl lansio Cylch Gorchwyl y Grŵp Llywio.
- Ar ôl ei gynnull, bydd y Grŵp Llywio yn cwrdd tua bob chwe wythnos naill ai yn Swyddfa Llywodraeth Cymru ym Mharc Cathays neu ar-lein, ond bydd hyblygrwydd o ran fformat y cyfarfodydd a pha mor aml y byddan nhw'n cael eu cynnal.
- Bydd swydd aelodau'r Grŵp Llywio yn para gydol a hyd at ddiwedd Cam un (2027/28), pan ddaw proses sefydlu'r Fforwm CIO cofrestredig i ben.
Ffurf a chynnwys cyfarfodydd
- Bydd Llywodraeth Cymru yn darparu'r ysgrifenyddiaeth ar gyfer cyfarfodydd.
- Bydd cyfarfodydd yn cael eu cadeirio naill ai gan y Gweinidog Cabinet neu Uwch Was Sifil yn Llywodraeth Cymru.
- Bydd y grŵp yn gweithio trwy gyfarfodydd a thrwy gyfathrebu dros e-bost. Bydd y grŵp cyfan yn cyfarfod yn rheolaidd i ymgymryd â'r gwaith craidd a gellir sefydlu is-grwpiau i ymgymryd â thasgau neu swyddogaethau penodol.
- Yn gyffredinol, bydd yr agenda a'r papurau cyfarfod cysylltiedig yn cael eu rhannu gan ysgrifenyddiaeth Llywodraeth Cymru tua phum diwrnod gwaith cyn cyfarfod y Grŵp Llywio.
Aelodau’r Grŵp Llywio
- Mae'r aelodaeth wedi'i chyfyngu i un cynrychiolydd enwebedig o bob sefydliad a restrir isod.
- Craidd
i. Llywodraeth Cymru – Yr Is-adran Etifeddiaeth Mwyngloddio, Dŵr a Llifogydd
ii. Llywodraeth Cymru – Yr Is-adran Diogelwch Gwladol a Gwydnwch
iii. Cyfoeth Naturiol Cymru
iv. Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC)
v. Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA)
vi. Prif Weithredwyr Awdurdodau Lleol
vii. Fforwm Gwydnwch Cymru
viii. Comisiwn Seilwaith Cenedlaethol Cymru
ix. Y Fforwm Llifogydd Cenedlaethol (DU)
x. Llais Cymunedol (dinesydd)
xi. Un Llais Cymru (Cyngor Tref a Chymuned)
xii. Cynrychiolydd Grwpiau Cymunedol
xiii. Y Groes Goch Brydeinig (cynrychiolydd y Trydydd Sector)
Ad hoc
i. Cynrychiolydd y Pwyllgor Llifogydd ac Erydu Arfordirol.
ii. Cynrychiolwyr eraill Llywodraeth Cymru (e.e. Tai, Adfywio, Trafnidiaeth, Cyllid).
iii. Sefydliadau seilwaith allweddol eraill gan gynnwys Network Rail a Trafnidiaeth Cymru.
- Disgwylir y bydd aelodau'r Grŵp Llywio yn mynychu pob cyfarfod ac os nad yw hynny'n bosibl, trefnir cynrychiolydd i fynd yn eu lle. Rhoddir gwybod pwy ymlaen llaw i'r ysgrifenyddiaeth.
GDPR a rhannu data
- Bydd gwybodaeth a rennir mewn perthynas â'r Grŵp Llywio yn cael ei thrin yn unol â'r Hysbysiad Preifatrwydd cysylltiedig . Ni ddylid dosbarthu papurau'r Grŵp Llywio a gwybodaeth gysylltiedig y tu allan i'r Grŵp oni dywedir yn wahanol gan Lywodraeth Cymru, neu gyda’i chaniatâd.
Cyfrifoldebau
- Prif Berchennog Cyfrifol (SRO) – Dirprwy Gyfarwyddwr, Etifeddiaeth Mwyngloddio, Dŵr a Llifogydd, Llywodraeth Cymru. Mae'r SRO yn atebol i Weinidogion Cymru am weithgarwch Rheoli Perygl Llifogydd ac Erydu Arfordirol (FCERM) ac yn gyfrifol yn y pen draw am sicrhau bod Fforwm Llifogydd Cymru yn cael ei sefydlu yn unol â Strategaeth Genedlaethol FCERM yng Nghymru, Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol ac ymrwymiadau eraill Llywodraeth Cymru.
- Rheolwr Rhaglenni, Llywodraeth Cymru: Mae'r Rheolwr Rhaglen yn rheoli, gweinyddu a chynnal y Rhaglen a phan fydd hynny'n briodol, ar gyfer cyfarfodydd y Grŵp Llywio, bydd yn:
i. Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ers y cyfarfod diwethaf am Gynllun y Rhaglen, ac am hynt gweithgareddau a chyllidebau penodol, gan sicrhau tryloywder ac eglurder yn y ffordd y mae Llywodraeth Cymru'n blaenoriaethu penderfyniadau buddsoddi.
ii. Darparu Cofrestr Risg gyfoes i'w hystyried/cynnig sylwadau arni.
- Ysgrifenyddiaeth, Llywodraeth Cymru: Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn gyfrifol am weinyddu'r Grŵp Llywio, gan gynnwys:
xiv. Cadw a rhannu cofnodion.
xv. Dosbarthu papurau'r Grŵp Llywio.
xvi. Cadw a diweddaru'r log gweithredoedd.
xvii. Rhannu gwybodaeth ymhlith aelodau'r Grŵp Llywio.
Bydd aelodau'r Grŵp Llywio'n:
xviii. Rhoi cyngor, sicrwydd ac argymhellion i gefnogi proses benderfyniadau cadarn Llywodraeth Cymru a chraffu ar y penderfyniadau hynny.
xix. Cynnig ei farn, a barn y sefydliadau y mae'n eu cynrychioli ar faterion sy'n ymwneud ag agweddau ar FCERM a Gwydnwch Cymunedol yng Nghymru.
xx. Lledaenu gwybodaeth y Grŵp Llywio yn unol â'r trefniadau rhannu data yn ogystal â rhoi adborth i'r Grŵp Llywio. Mae hyn yn cynnwys cyfathrebu dwyffordd rhwng eu Grwpiau Gwydnwch, Grwpiau Rhanbarthol, Grwpiau Arfordirol ac o fewn sefydliadau aelodau'r Grŵp Llywio.
xxi. Cymryd rhan weithredol yng nghyfarfodydd y Grŵp Llywio.- Bydd yr Aelodau yn darparu diweddariadau perthnasol i'r Grŵp Llywio ar unrhyw feysydd cysylltiedig wrth sefydlu'r Fforwm.
- Bydd cynrychiolwyr CLlLC ac awdurdodau lleol yn cynrychioli buddiannau pob un o'r 22 awdurdod lleol ac yn darparu adborth i ac oddi wrth yr awdurdodau hyn yn ogystal ag i Fforymau Gwydnwch, Grwpiau Rhanbarthol a Grwpiau Arfordirol perthnasol.
Adolygu'r Cylch Gorchwyl
- Bydd y cylch gorchwyl hyn yn cael ei adolygu bob chwe mis.