Astudiaeth achos rheolaeth asedau cydweithredol: Prosiect Archifau Creadigol

Cyflwyniad

Mae gan y ddau Awdurdod ddyletswydd ddeddfwriaethol i ddal, cynnal, a chadw deunydd archif, ac i sicrhau ei fod ar gael. 

Lleolir archifau Cyngor Sir y Fflint yn yr Hen Reithordy, Penarlâg, a gynlluniwyd ar gyfer defnydd preswyl hanesyddol. Mae’r adeilad wedi ei ôl-osod â chyfleusterau storio archifau, ystafell gadwraeth, ystafell chwilio a llyfrgell gyfeirio a mannau staff. Ar hyn o bryd, mae’n agor i’r cyhoedd dri diwrnod yr wythnos.

Mae archifau Cyngor Sir Ddinbych yng Ngharchar Rhuthun, a gynlluniwyd ar gyfer carcharu. Mae 70% o’r adeilad wedi ei addasu at ddibenion y gwasanaeth archifau, ac mae’r Gwasanaeth Treftadaeth yn defnyddio gweddill yr adeilad fel atyniad i ymwelwyr. Darperir mannau storio archifau yn y 64 cell, ac mae pob un ohonynt yn cael eu monitro ar wahân. Mae ystafell chwilio a llyfrgell gyfeirio a chyfleusterau staff. Ar hyn o bryd, mae’n agor i’r cyhoedd dri diwrnod yr wythnos.

Mae’r gwasanaethau a ddarperir yn cynnwys cynnig gwasanaeth archifau traddodiadol gyda nifer cyfyngedig o ddigwyddiadau. Mae gwefan yn galluogi defnyddwyr i gael mynediad at rywfaint o’r casgliad ar-lein; defnyddir cyfryngau Digidol i hyrwyddo’r gwasanaeth a digwyddiadau. 

Yr her

Roedd y ddau wasanaeth archifau wedi cyrraedd pwynt critigol lle na allai eu cyfleusterau presennol ddarparu dyfodol cynaliadwy i’r gwasanaeth mwyach, ac nid oeddent yn gallu trawsnewid y modd yr oedd treftadaeth ddogfennol y rhanbarth yn cael ei diogelu, ei chyrchu a’i rhannu.

Mae’r adeiladau archifau yn gofyn am fuddsoddiad cyfalaf sylweddol i’w cadw’n weithredol ac maent wedi cyrraedd eu terfynau ymarferol a gweithredol. Mae’r capasiti storio yn agos at gael ei ddisbyddu; mae rhai mannau nad yw’n bodloni gofynion archifau modern mwyach, ac mae’r adeiladau yn cyfyngu ar y gallu i ddarparu’r cyflyrau amgylcheddol arbenigol sydd eu hangen i gadw casgliadau o arwyddocâd cenedlaethol.

Mae gweithrediad adeiladau sy’n heneiddio yn ddwys o ran llafur, ac yn creu aneffeithlonrwydd gweithredol, gan leihau gallu y staff i ganolbwyntio ar ddatblygu cynulleidfaoedd, i weithio mewn partneriaeth, i wirfoddoli a mynediad digidol, gan gyfyngu ar gyfleoedd ar gyfer ymgysylltu â’r cyhoedd.

Mae disgwyliadau newidiol cymunedau wedi sbarduno’r angen am newid. Lle cyfyngedig ar gyfer dysgu, arddangosfeydd, gweithgareddau cymunedol ac ymgysylltu creadigol sydd gan y cyfleusterau presennol, sy’n ei gwneud yn anodd denu cynulleidfaoedd newydd neu gyflwyno’r rhaglen gynhwysol y mae cymunedau wedi dweud wrthym eu bod yn dymuno. Mae’r ymgynghoriad a gynhaliwyd wedi dangos galw cryf am wasanaeth archifau sy’n fwy croesawgar, hygyrch a pherthnasol, sy’n adlewyrchu hanes a phrofiadau amrywiol gogledd-ddwyrain Cymru.

Y dull gweithredu

Mae’r ddau awdurdod yn cydnabod bod eu gwasanaethau archifau yn wynebu heriau tebyg ac maent yn dewis gweithio gyda’i gilydd i ddod o hyd i ateb ar y cyd.

Sefydlwyd Bwrdd Prosiect sy’n cynnwys uwch-swyddogion a’r Aelodau Arweiniol priodol ar gyfer y maes gwasanaeth. Neilltuwyd rheolwr prosiect cleient o Dîm Prosiect Corfforaethol Cyngor Sir Ddinbych i gefnogi datblygiad a chyflawniad y prosiect, ac mae strwythur prosiect sy’n cynnwys swyddogion o bob rhan o’r ddau gyngor wedi ei sefydlu. Mae’r ddau wasanaeth wedi ymrwymo i rannu costau datblygu prosiectau a gwasanaethau, ac mae’r berthynas yn cael ei llywodraethu gan Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth ar hyn o bryd.

Gan weithio mewn partneriaeth i ddarparu gwasanaeth archifau gwell a chynaliadwy ar gyfer gogledd-ddwyrain Cymru, nod y prosiect yw:

• creu gwasanaeth archifau a rennir ar gyfer Cyngor Sir y Fflint a Chyngor Sir Ddinbych er mwyn galluogi’r ddau awdurdod i gyfuno eu hadnoddau ac i barhau i ymgymryd â’u dyletswyddau statudol priodol.
• adleoli casgliadau y ddau awdurdod i amgylchedd diogel a reolir gan yr amgylchedd lle y gellir cael gafael arnynt yn rhwydd a’u cadw ar gyfer cenedlaethau y dyfodol.
• ymgysylltu â rhagor o bobl o ddemograffig ehangach yng nghasgliadau yr archifau, gan ddefnyddio straeon y gorffennol a’u cysylltu â chynulleidfaoedd heddiw.

Er mwyn cyflawni’r nodau, roedd dyluniad y prosiect yn cynnwys:

1. creu un gwasanaeth a rennir, i ffurfioli’r berthynas cydweithredu presennol rhwng Cyngor Sir y Fflint a Chyngor Sir Ddinbych, a elwir yn Wasanaeth Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru. 
2. adeiladu canolfan archifau newydd a fydd yn garbon sero net pan fydd ar waith, a adeiladwyd yn bwrpasol, a adeiladwyd gan gydag ystorfa gan ddefnyddio egwyddorion Passivhaus, (er nad yw wedi ei achredu fel y cyfryw), i leoli’r Archifau ffisegol a gweithrediadau y Gwasanaeth newydd
3. rhaglen allgymorth, a fydd yn gwneud y casgliadau yn hygyrch i gynulleidfa ehangach a mwy amrywiol.

Elfen 1 

Ffurfiwyd Gwasanaeth Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru ym mis Ebrill 2020 ac mae’r gwasanaeth archifau ar y cyd yn gweithredu dros ddau safle – Yr Hen Reithordy ym Mhenarlâg a Charchar Rhuthun. 

Elfen 2 

Dewiswyd safle ger Theatr Clwyd yn yr Wyddgrug ar ôl gwaith dichonoldeb helaeth ar draws y ddau awdurdod. Mae’r safle yn galluogi posibilrwydd mawr o waith partneriaeth gyda Theatr Clwyd, gan ddefnyddio archifau i hybu cynhwysiant a chynnwys ystod ehangach o bobl ym maes treftadaeth, sydd eisoes wedi dechrau.  Bydd hefyd yn gyfle i sefydlu hyb ddiwylliannol wrth y porth i ogledd-ddwyrain Cymru.

Elfen3

Mae rhaglen allgymorth yn cael ei chyflwyno ar raddfa fach ar hyn o bryd, ac mae Gwasanaeth Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru yn gweithredu dros ddau safle. Bydd symud i ganolfan archifau newydd yn rhyddhau capasiti i gyflawni gweithgareddau ymgysylltu ar raddfa fwy, gan ddefnyddio partneriaid megis llyfrgelloedd, cartrefi gofal, ysgolion, a Theatr Clwyd i gyrraedd cymunedau lleol. 

Ar hyn o bryd, mae’r prosiect yn cael ei ariannu â grantiau gan Gronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol, (y Gronfa Treftadaeth), Llywodraeth Cymru a chyfraniadau ariannol gan y ddau gyngor.

Roedd strwythur y prosiect yn cynnwys pum ffrwd waith:

• Adeiladu ag Arian Cyfalaf a arweinir gan Asiant Cyflogwyr sy’n gweithredu ar ran Cyngor Sir Ddinbych sy’n cyflawni’r cynllun cyfalaf. Mae Contractwr Dylunio ac Adeiladu a gaffaelwyd trwy fframwaith Adeiladu Gogledd Cymru. Mae’r cynllun wedi mynd rhan o’r ffordd drwy gam 4, Sefydliad Brenhinol Penseiri Prydain, ar hyn o bryd. 
• Ffrwd waith gyfreithiol a arweinir gan y Rheolwr Prosiect Cleient sy’n cynnwys datblygu cytundebau cydweithredol a les sy’n adlewyrchu trefniadau cyflawni’r prosiect, perchnogaeth yn y dyfodol a darparu gwasanaethau. Bydd hyn yn disodli’r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth.
• Rhaglen Waith Ymgysylltu a arweinir arwain gan y Swyddog Cymunedol o’r archif, ac sy’n cynnwys asesiad o’r farchnad, ymgynghori, a threialu gweithgareddau i fireinio’r cynllun gweithgareddau
• Newid Busnes a arweinir gan y Rheolwr Gwasanaeth Archifau ar y Cyd sydd wedi cynnwys penodi’r swyddog cymunedol a’r ymgynghorydd gwerthuso ar gyfer y prosiect, datblygu cynllun busnes, a chynlluniau eraill ar gyfer marchnata, gwirfoddoli, dehongli, codi arian, hyfforddiant ar gyfer tîm Gwasanaeth Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru, cydnabyddiaeth y cyllidwyr, a rheoli a chynnal a chadw ar gyfer y cyfleuster archifau newydd. Roedd y ddarpariaeth lleoliadau Myfyrwyr, y broses TUPE a’r cytundeb Partneriaeth/Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth gyda Theatr Clwyd hefyd wedi eu cynnwys yn y ffrwd waith hon.
• Ffrwd waith adleoli a arweinir gan archifwyr Gwasanaeth Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru a’r Gwarchodwr, sy’n cynnwys rhaglen becynnu estynedig a rhoi codau bar ar y casgliadau yn barod i’w symud, manyleb gaffael ar gyfer adleoli’r casgliadau a’r offer, a datblygu trefniadau monitro amgylcheddol newydd

Mae’n cyfrannu tuag at

Gynllun Corfforaethol Cyngor Sir Ddinbych

• Mae’n cefnogi ‘Sir Ddinbych Iachach, Hapusach a Gofalgar’ drwy’r gwaith ymgysylltu a gynlluniwyd
• Mae’n cefnogi Sir Ddinbych sy’n dysgu ac yn tyfu drwy’r gwaith ymgysylltu a gynlluniwyd, datblygu adnoddau dwyieithog a chyfleoedd gwirfoddoli.
• Mae’n cefnogi ‘Sir Ddinbych wyrddach’ oherwydd bydd y Prosiect yn gwneud cyfraniad niwtral o leiaf ond mae’n fwy tebygol o gyfrannu’n gadarnhaol tuag at nod y Cyngor o fod yn Garbon Sero Net ac yn Ecolegol Gadarnhaol erbyn 2030. 
• Rhestrir y Prosiect yng Nghynllun Corfforaethol Cyngor Sir Ddinbych - Gweithio mewn partneriaeth i ddarparu gwasanaeth archifau gwell a chynaliadwy ar gyfer gogledd-ddwyrain Cymru

Gynllun Corfforaethol Cyngor Sir y Fflint

• Mae’n cefnogi blaenoriaeth ‘Cymdeithas Werdd a’r Amgylchedd’ drwy gyfyngu ar, a gwella, effaith Gwasanaethau y Cyngor ar yr amgylchedd naturiol
• Mae’n cefnogi ‘Llesiant Personol a Chymunedol’, drwy gefnogi pobl mewn angen i fyw cystal ag y gallant
• Mae’n cefnogi ‘Addysg a sgiliau’ drwy’r gwaith ymgysylltu ehangach sy’n cael ei gynllunio a’r cynnig digidol gwell.
• Mae’n cyfrannu at ‘Gyngor a Reolir yn Dda’ oherwydd bydd y gwasanaeth ar y cyd yn darparu gwydnwch 

Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 

Mae Asesiad Effaith Lles wedi ei gwblhau, ac mae’r cyfraniad y mae’r prosiect yn ei wneud fel a ganlyn:

• Sir Ddinbych a Sir y Fflint ffyniannus – Cadarnhaol
• Sir Ddinbych a Sir y Fflint sy’n wydn – Niwtral
• Sir Ddinbych a Sir y Fflint iachach – Cadarnhaol
• Sir Ddinbych a Sir y Fflint sy’n fwy cyfartal- Cadarnhaol
• Sir Ddinbych a Sir y Fflint o gymunedau cydlynol- Cadarnhaol
• Sir Ddinbych a Sir y Fflint â diwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu- Cadarnhaol
• Sir Ddinbych a Sir y Fflint sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang – Niwtral

Effeithiau a chanlyniadau

Elfen 1: creu un gwasanaeth a rennir

Mae hyn yn gweithio’n dda ac yn elwa o feysydd megis costau a rennir, setiau sgiliau, catalog, gwefan, gwydnwch staff, cyfryngau cymdeithasol ac ati. Mae Gwasanaeth Archifau Gogledd Ddwyrain Cymru hefyd wedi derbyn achrediad archifau fel gwasanaeth ar y cyd. Mae gan y gwasanaeth fwy o wydnwch eisoes, ac mae cynnwys staff sy’n arwain ac yn y ffrydiau gwaith wedi eu hamlygu i ddysg newydd a’u buddsoddi nhw yn y prosiect. 

Elfen 2: adeiladu canolfan archifau newydd a fydd yn garbon sero net pan fydd ar waith

Mae’r prosiect ar gam 4, Sefydliad Brenhinol Penseiri Prydain, ar hyn o bryd. Mae cynnwys staff yr archifau yn y dyluniad manwl wedi diffinio’r mannau gweithredol sydd eu hangen yn yr adeilad ac wedi llywio rhywfaint o’r manylion a’r fethodoleg adeiladu. Mae gwersi a ddysgwyd o brosiectau archifau eraill wedi eu hymgorffori. Mae paratoi at y dyfodol wedi ei gynnwys yn y dyluniad er mwyn darparu hyblygrwydd a hirhoedledd. Cyflogwyd ymgynghorydd PassivHaus sydd â phrofiad eang o adeiladu a gweithredu ystorfeydd i gynghori tîm y cleient, gyda’r bwriad o leihau’r offer mecanyddol a thrydanol sydd eu hangen. 

Elfen 3: rhaglen allgymorth a fydd yn gwneud y casgliadau yn hygyrch i gynulleidfa ehangach a mwy amrywiol

Trwy’r gwaith sydd eisoes wedi ei wneud drwy’r ffrwd waith ymgysylltu, mae gwaith ymgynghori helaeth wedi ei gynnal gyda defnyddwyr rheolaidd, grwpiau anoddach eu cyrraedd ac eraill. Yn dilyn yr ymgynghoriad, mae ystod eang o weithgareddau eisoes wedi eu nodi, eu treialu, eu gwerthuso a’u mireinio. O ganlyniad, mae llawer mwy o grwpiau yn gwybod beth yw archifau, y gwaith y maent yn ei wneud ac am y cyfleoedd dysgu ac ymgysylltu sydd ar gael. Mae anghenion penodol rhai grwpiau wedi llywio dyluniad yr adeilad. 

Gwersi a ddysgwyd a chynllunio ar gyfer y dyfodol 

Pwysigrwydd tendro cystadleuol 

Cafodd y contract Dylunio ac Adeiladu ei dendro drwy fframwaith a alluogodd ddyfarniad uniongyrchol. Ar ôl cwblhau cam 2 Sefydliad Brenhinol Penseiri Prydain, cafodd y cynllun ei aildendro. Mae hyn wedi arwain at fwy o werth yn mynd i mewn i’r adeilad a gwella gallu’r cleient i reoli risgiau. 

Datblygu rhaglen

Roedd yn hanfodol datblygu rhaglen ar gyfer y prosiect a oedd yn effeithlon ac yn bodloni’r amserlenni cymeradwyo y cyllidwyr a’r Cyngor. Cymerodd hyn ychydig o amser i’w wneud yn iawn ond roedd yn werth y buddsoddiad o ran amser ar y dechrau, oherwydd bod hyn wedi helpu i reoli risgiau ar adegau pan wnaed penderfyniadau allweddol.

Adnodd digonol a chymwys ar gyfer y prosiect ac arweinyddiaeth strategol 

Bu rhai anawsterau sylweddol gyda’r prosiect, ond mae’r arweinyddiaeth strategol a ddarparai uwch-swyddogion wedi cadw gweledigaeth a gofynion y prosiect ar y trywydd iawn. O ystyried bod y prosiect wedi elwa o grantiau Llywodraeth Cymru a’r Gronfa Treftadaeth, bu pwysau adnoddau mewn cysylltiad â dyddiadau cau ceisiadau grant a phrosesau cysylltiedig, a oedd yn heriol ar adegau. 

Ymgysylltu â rhanddeiliaid allweddol

Mae ymgysylltu cynnar a pharhaus yn bwysig, yn ogystal â gwerth ymweliadau â’r safle i ddangos lle bydd yr adeilad yn cael ei leoli, a’i berthynas â nodweddion a gwasanaethau eraill y safle.

Cyfarfodydd wythnosol y Grŵp Swyddogion ar y Cyd 

Mae’r rhain wedi helpu i gydgysylltu cyflawniad yr agweddau cyfalaf rhwng y ddau awdurdod, yng nghyd-destun y cynlluniau ehangach ar gyfer y safle.