Archwiliadau cynlluniau datblygu lleol: canllaw ar gyfer swyddogion rhaglen

Cynhelir archwiliadau Cynllun Datblygu Lleol (CDLl) i benderfynu a yw’r Cynllun a gyflwynwyd yn gadarn yn unol â’r profion a amlinellir yn y Llawlyfr Cynlluniau Datblygu ac a yw’n cydymffurfio â gofynion deddfwriaethol. Yn rhan o’r broses, mae Gweinidogion Cymru yn penodi Arolygydd annibynnol i gynnal yr archwiliad ac asesu’r Cynllun a gyflwynwyd yn drwyadl. Rhan allweddol o’r archwiliad o’r broses yw cyfres o sesiynau gwrandawiad a gynullir i ganiatáu i’r Arolygydd drafod y materion perthnasol gyda’r awdurdod cynllunio lleol (ACLl) a’r rhai a gyflwynodd sylwadau. Er mwyn sicrhau bod yr archwiliad yn cael ei gynnal mewn modd effeithlon ac effeithiol, cefnogir yr Arolygydd gan Swyddog Rhaglen sy’n gweithredu fel canolbwynt ar gyfer trefnu a gweinyddu’r broses.

Diben y canllaw hwn yw rhoi cyngor ymarferol ynglŷn â rôl a chyfrifoldeb Swyddog Rhaglen yn ystod archwiliadau CDLl. Canllaw yn unig yw’r canlynol ac nid oes iddo statws statudol. Fodd bynnag, er mwyn cysondeb, effeithlonrwydd a thegwch, dylai’r holl bartïon ddilyn ei egwyddorion cyffredinol, ac felly hefyd Arolygwyr a gaiff ei addasu fel y bo’r angen ar gyfer archwiliad unigol gan sicrhau nad oes unrhyw barti’n cael ei roi dan anfantais.

Ceir rhagor o arweiniad ynglŷn â’r broses archwilio yn y canlynol: 

• Rheoliadau Cynllunio Gwlad a Thref (Cynlluniau Datblygu Lleol) (Cymru) 2025 (‘y Rheoliadau CDLl’)
• Y Llawlyfr Cynlluniau Datblygu
• Archwiliadau cynllun datblygu lleol: canllawiau gweithdrefnol
• Paratoi cynllun datblygu lleol i’w gyflwyno

Mae’r Swyddog Rhaglen yn gyfrifol am weinyddu’r archwiliad o ddydd i ddydd cyn, yn ystod ac ar ôl y sesiynau gwrandawiad. Mae hyn yn cynnwys cynorthwyo’r Arolygydd i lunio’r rhaglen Gwrandawiadau, cofnodi’r holl ddogfennau a gyflwynwyd a delio â gohebiaeth ar ran yr Arolygydd. Mae’r tasgau amrywiol sy’n gysylltiedig yn gofyn am sgiliau trefnu rhagorol, sgiliau cadw cofnodion da, sylw craff i fanylion, parodrwydd i ddysgu sgiliau newydd, a’r gallu i ddefnyddio ystod o feddalwedd TG.

Rôl y Swyddog Rhaglen yw rhoi cymorth gweinyddol i’r archwiliad. Mae’r ACLl yn gyfrifol am benodi Swyddog Rhaglen ac am brosesu unrhyw ddata personol yn ystod yr archwiliad. Mae’r Swyddog Rhaglen yn gyfrwng cyfathrebu rhwng yr Arolygydd, yr ACLl a’r cyfranogwyr eraill yn yr archwiliad y tu allan i’r sesiynau gwrandawiad, felly mae’n ofynnol iddo fod yn amlwg o ddiduedd, digyffro, amyneddgar, tringar, hyderus a, phan fydd angen, yn gwrtais o gadarn. Mae’n rhaid i Swyddog Rhaglen fod yn gyfathrebwr da wyneb yn wyneb, ar y ffôn ac yn ysgrifenedig. Mae’n rhaid iddo allu gweithio ar ei ben ei hun a gwneud penderfyniadau yn ymwneud â’i feysydd cyfrifoldeb, gan gyfeirio at yr Arolygydd os bydd yn ansicr.

Mae’r Arolygiaeth Gynllunio yn cynnal rhestr o Swyddogion Rhaglen proffesiynol, profiadol y gallai ACLlau ddewis eu penodi. Gall Penderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru (PCAC) ddarparu copi o’r rhestr hon ar gais (PEDW.PlanningandEnvironment@llyw.cymru). Fe allai ACLlau benodi rhywun mewnol hefyd, ond er mwyn osgoi unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu ganfyddedig, mae’n rhaid sicrhau nad yw unigolyn o’r fath wedi bod yn rhan o’r tîm cynllunio a fu’n ymwneud mewn unrhyw ffordd â pharatoi’r CDLl sydd i’w archwilio. 

Y Swyddog Rhaglen yw’r cysylltiad rhwng y cyfranogwyr, yr ACLl a’r Arolygydd, ac mae’n rhaid dangos yn amlwg ei fod yn gweithredu’n annibynnol ar yr ACLl. Mae’r Swyddog Rhaglen yn adrodd i’r Arolygydd ac yn derbyn cyfarwyddiadau ganddo ef yn unig.

Penodir yr Arolygydd gan Weinidogion Cymru i gynnal archwiliad, felly’r Arolygydd fydd yn penderfynu ar fformat a chynnwys y broses. Yn y cyd-destun hwn, prif rôl y Swyddog Rhaglen yw trefnu a gweinyddu archwiliad cost-effeithiol ac effeithlon o dan gyfarwyddyd ac arweiniad yr Arolygydd. Er bod y Swyddog Rhaglen yn gyfrifol am ei waith ei hun, mae’n rhaid iddo roi gwybod i’r Arolygydd am ohebiaeth / datblygiadau pwysig a allai ddylanwadu ar y broses, ac mae’n rhaid iddo fod yn hyblyg i addasu i ddull gweithio’r Arolygydd.

Yn dibynnu ar faint a chymhlethdod yr archwiliad, efallai y bydd Arolygydd ychwanegol, Swyddog Cynllunio PCAC a / neu gynghorwyr arbenigol yn cael eu cynnwys yn y tîm i gynorthwyo’r Arolygydd.

Gan fod y Swyddog Rhaglen yn darparu’r cysylltiad rhwng yr Arolygydd, yr ACLl a’r cyfranogwyr, mae’n hanfodol iddo fod yn ei swydd cyn i’r CDLl gael ei gyflwyno ar gyfer archwiliad. Yn wir, ni fydd PCAC yn penodi Arolygydd hyd nes bod yr ACLl wedi rhoi enw, cyfeiriad post ac e-bost a rhif ffôn y Swyddog Rhaglen, a bod cytundeb cyfrinachedd ar waith. Fodd bynnag, mae’n fuddiol i’r Swyddog Rhaglen fod yn ei swydd pan gyhoeddir y fersiwn adnau o’r CDLl ar gyfer ymgynghoriad cyhoeddus (o dan Reoliad 17 y Rheoliadau CDLl) neu cyn gynted â phosibl, oherwydd fe allai wedyn ymwneud â rheoli / trefnu sylwadau, gwefan yr archwiliad a'r llyfrgell dogfennau o’r cychwyn cyntaf. Dylai gwefan yr archwiliad fod yn fyw pan gyflwynir y CDLl i PCAC ar gyfer archwiliad, ac yn sicr erbyn i’r Arolygydd gael ei benodi.

Gall llwyth gwaith Swyddog Rhaglen amrywio’n fawr drwy gydol y broses archwilio ac fe ddylai ACLlau fod yn ymwybodol o hyn wrth ddyrannu cyllid. Fel canllaw, fe allai gwaith Swyddog Rhaglen gynyddu o un diwrnod yr wythnos os caiff ei benodi yn ystod y cam adneuo, i 2-3 diwrnod yr wythnos yn ystod y cam cyflwyno, i amser llawn wrth baratoi ar gyfer y sesiynau gwrandawiad ac yn ystod y sesiynau hynny. Pan fydd y sesiynau gwrandawiad wedi dod i ben, dylid cadw’r Swyddog Rhaglen ar sail ran-amser o leiaf hyd nes y cyflwynir Adroddiad Gwirio Ffeithiau yr Arolygydd. Ar ôl y gwrandawiadau, mae’n debygol y bydd angen i’r Arolygydd gyfathrebu’n rheolaidd â’r ACLl ynglŷn â’r Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi i’r CDLl. Gall problemau godi os nad oes llinell gyfathrebu uniongyrchol rhwng yr Arolygydd, yr ACLl ac, os oes angen, pobl eraill a gyflwynodd sylwadau.

Bydd yr Arolygydd a’r Swyddog Rhaglen yn cydweithio’n agos yn ystod yr archwiliad, felly mae’n bwysig sefydlu perthynas dda rhyngddynt cyn gynted â phosibl. Bydd yr Arolygydd fel arfer yn cysylltu â’r Swyddog Rhaglen yn fuan ar ôl cael ei benodi ac, wedi hynny, mae’n bwysig bod y Swyddog Rhaglen ar gael bob amser i’r Arolygydd gysylltu ag ef yn rhwydd drwy’r e-bost ac ar y ffôn. Mae’r graddfeydd amser tynn sy’n gysylltiedig â’r broses archwilio’n golygu bod rhaid i wybodaeth gael ei darparu, a phenderfyniadau gael eu gwneud, yn gyflym yn aml.

Mae’n hollbwysig bod yr Arolygydd a’r Swyddog Rhaglen yn aros yn annibynnol ar yr ACLl a’r cyfranogwyr eraill ar hyd cyfnod yr archwiliad. Mae’n rhaid i unrhyw gysylltiad ymwneud â gwaith yn unig. Ni fydd yr Arolygydd yn cyfathrebu’n uniongyrchol ag unrhyw barti y tu allan i’r sesiynau gwrandawiad, felly bydd yr holl ohebiaeth yn mynd trwy’r Swyddog Rhaglen. Bydd PCAC yn ysgrifennu at y Swyddog Rhaglen i roi gwybod iddo na cheir datgelu manylion cyswllt gwaith a phersonol yr Arolygydd i neb, naill ai yn ystod nac ar ôl yr archwiliad.

O ystyried yr uchod, mae’n rhaid i Swyddog Rhaglen allu gwneud yr ymrwymiadau canlynol i’r broses archwilio:

• Deall bod yr Arolygydd yn arwain y broses archwilio a’i gynorthwyo i wneud hynny;
• Gweithio mewn modd proffesiynol ac effeithlon;
• Gallu delio â gwaith sy’n ymwneud â’r archwiliad pan fydd angen, gan gynnwys ar fyr rybudd;
• Aros yn annibynnol ar yr ACLl a’r cyfranogwyr eraill ar hyd cyfnod yr archwiliad, gan gynnwys yn gymdeithasol.

Mae’r Swyddog Rhaglen yn cyflawni rôl allweddol wrth reoli’r archwiliad o’r CDLl. Mae hyn yn cynnwys ymgymryd ag ystod o dasgau trefniadaethol a gweinyddol yn y meysydd allweddol canlynol:

Trefniadau swyddfa ar gyfer y Swyddog Rhaglen a’r arolygydd

Yn gyffredinol, mae’r Swyddog Rhaglen yn tueddu i weithio o gartref, oni bai ei fod yn un o gyflogeion y Cyngor, sy’n golygu y gallai fod yn gweithio o swyddfeydd y Cyngor. Mae’n bwysig bod y Swyddog Rhaglen yn gallu cael at a thrin y gronfa ddata sylwadau, llyfrgell yr archwiliad a gwefan yr archwiliad o bell. Mae’n rhaid iddo hefyd allu siarad â’r ACLl, a chael at ddogfennau perthnasol, yn ddi-oed.

P’un a yw’n gweithio gartref ai peidio, dylai’r llety swyddfa ar gyfer y Swyddog Rhaglen a’r Arolygydd gael ei sicrhau ar hyd cyfnod unrhyw sesiynau gwrandawiad wyneb yn wyneb yn lleoliad y gwrandawiad, ymhell ymlaen llaw. Yn aml, bydd angen i’r Swyddog Rhaglen a’r Arolygydd rannu swyddfa. Dylai’r swyddfa:

• Fod yn y lleoliad ac yn eithaf agos i’r ystafell a ddefnyddir i gynnal y gwrandawiadau;
• Bod at ddefnydd y Swyddog Rhaglen a’r Arolygydd yn unig yn hytrach nag i’w rhannu â swyddogaethau eraill yr awdurdod lleol;
• Cynnwys desg / bwrdd, cadeiriau ac offer ysgrifennu ac ati. Dylai signal ffôn symudol a band eang dibynadwy fod ar gael, yn ogystal â mynediad at gyfleusterau argraffu a llun-gopïo.

Trefniadau ar gyfer digwyddiadau wyneb yn wyneb

Mae’n rhaid i’r ACLl ddarparu lleoliad priodol ar gyfer digwyddiadau wyneb yn wyneb. Mae’n rhaid iddo fod yn hawdd ei gyrraedd trwy drafnidiaeth gyhoeddus ac yn addas i bobl ag anableddau. Mae’n rhaid i’r ystafell a’r cyfleusterau cysylltiedig allu ymdopi â’r holl gyfranogwyr, aelodau’r cyhoedd sy’n arsylwi, y wasg ac, os bydd angen, adnoddau gweinyddol ychwanegol. Dylid rhoi ystyriaeth ofalus i nifer y bobl sy’n debygol o ddymuno mynychu, naill ai fel cyfranogwyr neu arsylwyr, er mwyn sicrhau y bydd yr ystafell yn ddigon mawr. 

Bydd yr ystafell ar gyfer y gwrandawiadau fel arfer yn cael ei threfnu ar ffurf bwrdd siâp U ar gyfer y cyfranogwyr sy’n wynebu’r Arolygydd, a ddylai fod ar yr un lefel â nhw, yn ddelfrydol. Felly, ni fydd siambr gyngor ffurfiol yn briodol bob amser. Dylid darparu seddau ar gyfer arsylwyr sy’n wynebu’r Arolygydd. Dylai’r ystafell fod â system sain briodol – ni fydd microffon cludadwy’n ddigonol. Dylai hefyd fod â Wi-Fi fel bod y cyfranogwyr a’r Arolygydd yn gallu cael at lyfrgell yr archwiliad. Er mwyn sicrhau bod yr ystafell yn addas, dylai’r Swyddog Rhaglen wirio addasrwydd y lleoliad yn gynnar yn ystod y broses archwilio.

Trefniadau ar gyfer digwyddiadau rhithwir

Yr ACLl a’r Swyddog Rhaglen sy’n gyfrifol am wneud y trefniadau ar gyfer gwrandawiadau rhithwir. Yn gyffredinol, cynhelir gwrandawiadau rhithwir gan ddefnyddio Microsoft Teams neu Zoom. Er mwyn sicrhau bod yr holl bartïon yn gyfarwydd â defnyddio’r platfformau hyn, bydd y Swyddog Rhaglen, gyda chymorth yr ACLl, yn trefnu digwyddiad prawf ar gyfer y cyfranogwyr oddeutu wythnos cyn i’r sesiynau gwrandawiad ddechrau.

Yn ogystal, os nad yw’r dechnoleg ar gael i’r rhai a gyflwynodd sylwadau neu os nad ydynt yn gyfarwydd â hi, bydd y Swyddog Rhaglen, gyda chymorth yr ACLl, yn ceisio sicrhau bod offer a gwasanaethau addas yn cael eu darparu. 

Y gronfa ddata sylwadau

Mae’r ACLl yn gyfrifol am sefydlu cronfa ddata i gofnodi’r holl sylwadau sy’n ymwneud â’r archwiliad (e.e. y rhai hynny a wnaed yn ystod y cam adneuo neu ynglŷn â newidiadau â ffocws). Mae taenlen Excel yn ddigonol fel arfer, ond gellir defnyddio cronfa ddata Access hefyd. Os yw’r ACLl yn defnyddio cronfa ddata ar y we, fel ‘Objective’, gellir ei hallgludo i Excel neu Access er hwylustod. Dylai Swyddogion Rhaglen sydd yn eu swydd cyn i CDLl gael ei gyflwyno nodi, er efallai y byddant yn dod yn gyfarwydd â’r sylwadau, na ddylent ddadansoddi eu cynnwys – rôl yr ACLl yw hyn. Dylai’r ACLl hefyd benderfynu pa sylwadau a “wnaed yn briodol” a dim ond y rheiny y dylid eu hanfon at yr Arolygydd.

Dylai’r gronfa ddata sylwadau allu cael ei diweddaru neu ei thrin gan y Swyddog Rhaglen. Dylid ei strwythuro fel y gellir trefnu sylwadau mewn amrywiaeth o ffyrdd i gynorthwyo’r Arolygydd i benderfynu ar y ffordd fwyaf effeithlon o gynnal yr archwiliad. Dylai’r gronfa ddata allu darparu’r wybodaeth ganlynol, wedi’i didoli yn nhrefn yr wyddor neu yn nhrefn rifiadol, polisi, paragraff, neu gyfeirnod safle:

• Enwau a chyfeiriadau’r rhai a gyflwynodd sylwadau;
• Enwau a chyfeiriadau asiantau, a phwy maen nhw’n ei gynrychioli;
• Enwau’r rhai a gyflwynodd sylwadau sy’n dymuno mynychu’r sesiynau gwrandawiad;
• Sylwadau sy’n ceisio newidiadau i’r CDLl;
• Sylwadau sy’n cefnogi’r CDLl;
• Y rhai a gyflwynodd sylwadau sy’n dymuno ymddangos gerbron yr Arolygydd;
• Y rhai a gyflwynodd sylwadau sy’n dibynnu ar sylwadau ysgrifenedig; a
• Sylwadau a dynnwyd yn ôl.

Dylai’r gronfa ddata gynnwys cyfleuster postgyfuno a’r gallu i chwilio am ba bolisi / mater y mae’r sawl a gyflwynodd sylwadau yn ceisio newidiadau iddo.

Nid yw’r system rifo ar gyfer cyfeirnodi sylwadau wedi’i rhagnodi, ond fe ddylai fod yn syml ac yn rhesymegol yn seiliedig ar y canlynol:

• Rhif cyfeirnod personol: i adnabod y sawl sy’n gwneud y sylwadau. Dylid rhoi rhif cyfeirnod unigol i bob unigolyn, grŵp, neu sefydliad, e.e. yn dechrau ar 0001;
• Rhif cyfeirnod sylw: i adnabod pob sylw a wnaed gan bob unigolyn/grŵp ac ati. Dylai’r rhain fod yn wahanol i’r rhifau cyfeirnod personol;
• Cyfeirnod paragraff, polisi neu safle’r CDLl y mae’r sylw’n ymwneud ag ef.

Er enghraifft: 0001/5000/ENV1 (Cyfeirnod Personol/Cyfeirnod Sylw/Cyfeirnod Polisi). Dylai’r Swyddog Rhaglen weithio gyda’r ACLl i sicrhau bod y system yn briodol.

Diogelu data

Trwy gael mynediad at y gronfa ddata sylwadau a’i defnyddio, bydd gan y Swyddog Rhaglen gyfrifoldebau ar gyfer diogelwch gwybodaeth bersonol yn ymwneud ag unigolion sydd wedi gwneud sylwadau ar y CDLl. Mae hyn fel arfer yn cynnwys enwau, cyfeiriadau a gwybodaeth gyswllt.

• Dylai ACLlau fod yn fodlon eu bod yn prosesu data personol pobl yn unol â’r dyletswyddau statudol perthnasol, gan gynnwys Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y Deyrnas Unedig. Dylid ystyried hyn wrth sefydlu’r sianeli cyfathrebu rhwng y Swyddog Rhaglen, yr Arolygydd a’r ACLl, gan gynnwys y cyfeiriad / cyfrif e-bost ar gyfer y Swyddog Rhaglen.

Llyfrgell a gwefan yr archwiliad

Dylai’r Swyddog Rhaglen sicrhau bod yr ACLl yn cadw llyfrgell a gwefan yr archwiliad yn gyfredol. Mae’n rhaid i’r cyntaf gynnwys yr holl ddogfennau a gyflwynwyd i’r Arolygydd, fel y CDLl ei hun, y sylfaen dystiolaeth, dogfennau polisi lleol a chenedlaethol perthnasol a’r sylwadau. Dylid rhoi rhif cyfeirnod unigryw i bob dogfen a dylai’r llyfrgell fod yn rhwydd ei llywio. Mae’n ddefnyddiol darparu dolenni uniongyrchol i ddogfennau cenedlaethol fel Polisi Cynllunio Cymru a’r gyfres Nodiadau Cyngor Technegol a’r weithdrefn. Rhoddir cyngor ar ddylunio tudalen we’r archwiliad yn Atodiad 1.

Wrth i’r archwiliad fynd rhagddo, bydd angen ychwanegu dogfennau at y llyfrgell ac mae’n rhaid rhoi teitl rhesymegol a rhif cyfeirnod priodol iddynt. Yn aml, rhoddir y rhagddodiad ‘ED’ (sy’n sefyll am ‘Examination Documents’ yn Saesneg) cyn dogfennau’r archwiliad, neu rywbeth tebyg. Bydd angen ychwanegu Materion a Chwestiynau’r Arolygydd, nodiadau canllaw a rhaglenni, ac felly hefyd unrhyw ddatganiadau gwrandawiad, agendâu terfynol a thystiolaeth newydd. Bydd angen i gyfathrebiadau ffurfiol rhwng yr Arolygydd a’r ACLl a / neu’r holl gyfranogwyr ffurfio rhan o’r llyfrgell, ond ni ddylid ychwanegu gohebiaeth anffurfiol rhwng yr Arolygydd a'r Swyddog Rhaglen yn awtomatig. Os yw’r Swyddog Rhaglen yn ansicr a ddylai dogfen benodol gael ei gosod ar y wefan, dylid ymgynghori â’r Arolygydd. 

Mae’n hanfodol bod cyfranogwyr yn gallu cael at lyfrgell yr archwiliad trwy wefan yr archwiliad. Mae’n rhan o wefan yr ACLl fel arfer, er y gall fod yn anodd dod o hyd iddi weithiau. Felly, dylai’r Swyddog Rhaglen sicrhau y gellir dod o hyd iddi’n gyflym ac yn rhwydd a’i bod yn hawdd ei defnyddio.

Pan fydd yr archwiliad wedi dechrau, y wefan fydd y brif ffynhonnell wybodaeth i’r rhai sy’n cymryd rhan. Felly, mae’n rhaid iddi gynnwys llawer o wybodaeth, a dylai dogfennau newydd gael eu hychwanegu’n brydlon. Dylai’r Swyddog Rhaglen sicrhau bod trefniadau ar waith i allu diweddaru’r wefan yn gyflym ar gais yr Arolygydd. Dylai’r wefan allu dal nifer fawr o ddogfennau ac fe ddylai fod modd ei diweddaru’n gyflym. Os na chedwir y wefan yn gyfredol, fe allai cyfranogwyr fod dan anfantais oherwydd diffyg gwybodaeth berthnasol. Mae’n ofyniad statudol bod yr holl wybodaeth berthnasol ar gael yn gyhoeddus. Mae hefyd yn syniad da cynnwys adran ‘Newyddion Diweddaraf’ ar wefan yr archwiliad i’w gwneud yn haws i bobl wirio am ddiweddariadau.

Gohebiaeth gan y Swyddog Rhaglen

Bydd y Swyddog Rhaglen yn anfon llythyr cychwynnol (drwy e-bost fel arfer) at y cyfranogwyr sy’n rhoi gwybod iddynt fod yr archwiliad wedi dechrau ac yn rhoi gwybodaeth am ei hun, yr Arolygydd a gwefan yr archwiliad, ac yn atodi’r nodyn canllaw ar gyfer yr archwiliad. Darperir llythyr enghreifftiol yn Atodiad 2. Bydd angen ysgrifennu at y cyfranogwyr eto pan fydd Materion a Chwestiynau’r Arolygydd a’r rhaglen gwrandawiadau ar gael (Atodiad 3). Wedi hynny, bydd angen i gyfranogwyr gyfeirio at y wefan i gael gwybodaeth gyfredol, yn gyffredinol, ond bydd angen i’r Swyddog Rhaglen ymateb i ymholiadau gan yr ACLl a chyfranogwyr unigol o hyd.

Mae’n bwysig bod tôn a golwg unrhyw ohebiaeth ysgrifenedig neu e-bost yn adlewyrchu didueddrwydd y Swyddog Rhaglen. Ni ddylid defnyddio papur pennawd na logo’r ACLl.

Cyfarfodydd eraill

Fel arfer, y gwrandawiadau fydd yr unig sesiynau a gynhelir yn gyhoeddus. Fodd bynnag, weithiau, fe allai Arolygydd benderfynu bod angen cynnal Cyfarfod Cyn Gwrandawiad i roi gwybod i’r cyfranogwyr am y trefniadau gweithdrefnol ar gyfer y gwrandawiadau a’r archwiliad, neu Gyfarfod Archwiliadol i drafod maes sy’n achos pryder.

Pan fydd angen cyfarfod, bydd angen i’r Swyddog Rhaglen wneud y canlynol, a chadw’r wefan yn gyfredol:

• Ar gyfer cyfarfodydd wyneb yn wyneb, neilltuo’r lleoliad, gan roi ystyriaeth i’r cyngor uchod ar leoliadau priodol;
• Ar gyfer cyfarfodydd rhithwir, gwneud y trefniant perthnasol trwy Teams, Zoom, neu blatfform arall tebyg os yw’r Arolygydd yn cytuno;
• Ysgrifennu at bawb a gyflwynodd sylwadau i roi gwybod iddynt am ddyddiad, amser ac agenda’r cyfarfod a gofyn iddynt a ydynt yn bwriadu mynychu;
• Lle y bo’n briodol, trefnu cyfleusterau cyfieithu ar gyfer y cyfarfod;
• Tua phythefnos cyn y cyfarfod, cadarnhau presenoldeb a gwirio bod y lleoliad a neilltuwyd yn addas o hyd;
• Dosbarthu unrhyw nodiadau canllaw/deunyddiau eraill a baratowyd gan yr Arolygydd cyn y cyfarfod; a
• Chyhoeddi unrhyw nodiadau o’r cyfarfod, a baratowyd gan yr Arolygydd, ar y wefan yn brydlon.

Y rhaglen gwrandawiadau a chyfranogwyr 

Mae cadw’r rhaglen gwrandawiadau’n gyfredol yn dasg bwysig i’r Swyddog Rhaglen. Bydd nodyn canllaw’r Arolygydd yn gofyn i’r cyfranogwyr roi gwybod i’r Swyddog Rhaglen ba sesiynau maen nhw’n dymuno eu mynychu erbyn dyddiad penodol. Dylai’r Swyddog Rhaglen ychwanegu’r cyfranogwyr a ddisgwylir at y rhaglen, gan nodi bod yr hawl i gymryd rhan mewn gwrandawiad ar gael yn unig i’r rhai sydd wedi cynnig newidiadau i’r CDLl a gyflwynwyd mewn sylw a wnaed yn rhan o’r ymgynghoriad adneuo neu’r ymgynghoriad newidiadau â ffocws. Y dybiaeth gychwynnol yw mai dim ond y rhai hynny sydd â hawl i gael eu clywed ddylai fynychu. Nid yw hyn yn cynnwys y rhai sy’n ceisio cymryd rhan am y tro cyntaf neu’r rhai sy’n cefnogi’r Cynllun. Diben hyn yw helpu i sicrhau bod y broses yn hawdd ei thrin. Yn ogystal, tybir bod yr ACLl yn gyfrifol am ei CDLl ei hun ac am amddiffyn ei gynnwys.

Fodd bynnag, dylid gwneud eithriad ar gyfer Aelod Seneddol neu Aelod o’r Senedd sy’n dymuno mynychu gwrandawiad i gynrychioli ei etholwyr, hyd yn oed os na wnaeth sylwadau. Mewn achosion o’r fath, byddai’n rhesymol i’r Swyddog Rhaglen ofyn i’r Aelod Seneddol / Aelod o’r Senedd beth mae’n dymuno siarad amdano a rhoi gwybod i’r Arolygydd a’r ACLl. Bydd hefyd yn ddefnyddiol i’r Swyddog Rhaglen anfon nodyn canllaw’r Arolygydd at yr Aelod Seneddol / Aelod o’r Senedd. Gall yr Arolygydd hefyd ofyn i sefydliadau penodol neu bobl benodol gymryd rhan pe byddai hynny’n cynorthwyo’r archwiliad – Gall hyn gynnwys cyrff cyhoeddus yn aml, fel Llywodraeth Cymru, Cyfoeth Naturiol Cymru, ac ati. 

Dylid rhoi gwybod i’r Arolygydd os yw nifer fawr o bobl eisiau cymryd rhan mewn sesiynau penodol. Gall gwrandawiadau sy’n cynnwys mwy na 25 o gyfranogwyr fod yn anodd eu rheoli, felly mae’n bosibl y bydd angen archwilio opsiynau amgen. Fe allai’r rhain gynnwys gofyn i gyfranogwyr sydd â safbwyntiau tebyg enwebu llefarydd neu rannu’r sesiwn i ymdrin â gwahanol faterion ar wahân. Dewis arall yw cynnal yr un sesiwn ddwywaith.

Paratoi ar gyfer y gwrandawiadau 

Mae’r Rheoliadau CDLl yn mynnu bod yr ACLl yn rhoi chwe wythnos o rybudd o ddechrau’r sesiynau gwrandawiad i unrhyw un a wnaeth sylwadau’n briodol. Dylai’r Swyddog Rhaglen wirio bod hyn wedi cael ei wneud. Mae’n arfer da cyhoeddi’r nodyn canllaw ar yr adeg hon ynghyd â’r Materion a Chwestiynau drafft a’r rhaglen ddrafft. Mae hefyd yn arfer da caniatáu cyfnod byr i’r ACLl wneud sylwadau ar unrhyw hepgoriadau allweddol o’r Materion a Chwestiynau a’r nodyn canllaw.

Bydd yr Arolygydd yn cwblhau’r rhaglen a’r agendâu (os oes rhai) ar gyfer y sesiynau gwrandawiad gan roi ystyriaeth i’r datganiadau ysgrifenedig a wahoddwyd yn flaenorol. O ganlyniad, dylai’r Swyddog Rhaglen fod yn ymwybodol o’r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno datganiadau, ac fe all fod yn ddefnyddiol atgoffa’r cyfranogwyr mewn da bryd. Pan dderbynnir y datganiadau hyn, dylid eu cyfeirnodi a’u hanfon at yr Arolygydd cyn gynted â phosibl. Mae’n rhaid iddynt hefyd gael eu cyhoeddi ar y wefan, ynghyd â’r rhaglen gwrandawiadau ac unrhyw agendâu a baratowyd gan yr Arolygydd.

Dylai’r Swyddog Rhaglen hefyd ddefnyddio’r amser cyn i’r gwrandawiadau agor i wneud unrhyw baratoadau gweinyddol terfynol ar gyfer sesiynau wyneb yn wyneb, fel a ganlyn:

• Dylid gwirio’r llety a neilltuwyd. Dylai’r Swyddog Rhaglen ymweld â’r lleoliad a’r llety swyddfa cyn i’r gwrandawiadau ddechrau ac fe allai’r Arolygydd ddymuno gwneud hynny hefyd.
• Lle y bo’n briodol, dylid gwneud trefniadau ar gyfer darparu cyfleusterau cyfieithu yn y sesiynau gwrandawiad.
• Dylid gwneud trefniadau ymarferol ar gyfer mynediad i’r lleoliad, parcio a lluniaeth ar ran yr Arolygydd, er na fydd yr Arolygydd yn disgwyl i’r ACLl ddarparu cinio.
• Dylai dŵr fod ar gael i’r holl gyfranogwyr yn ystod y sesiynau.
• O ran digwyddiadau wyneb yn wyneb, dylid darparu placiau ar gyfer y rhai sy’n cymryd rhan yn y sesiwn wrandawiad. Bydd cardiau anystwyth gydag enwau wedi’u printio arnynt, sy’n ddigon mawr i’r Arolygydd eu gweld, yn ddigonol.

Mae’r Swyddog Rhaglen yn debygol o gael nifer gynyddol o ymholiadau gan gyfranogwyr a’r cyhoedd yn ystod y cyfnod cyn y sesiynau gwrandawiad. Dylai’r Swyddog Rhaglen fod ar gael i ddelio â’r rhain yn brydlon.

Y sesiynau gwrandawiad 

Mae’r gwrandawiadau eu hunain yn rhan bwysig o’r broses archwilio. Bydd yr Arolygydd wedi cwblhau’r asesiad desg o’r CDLl a bydd yn ceisio cael eglurhad o unrhyw faterion sy’n weddill yn ymwneud â chadernid yn y gwrandawiadau. Yn arbennig, bydd yr Arolygydd eisiau defnyddio’r gwrandawiadau i archwilio materion cadernid penodol a’r hyn y gellid ei wneud i unioni pethau. Fe allai hyn gynnwys tystiolaeth a / neu newidiadau ychwanegol i’r CDLl (Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi).

Bydd y gwrandawiadau ar ffurf trafodaeth strwythuredig a arweinir gan yr Arolygydd, a fydd yn gwahodd cyfraniadau gan gyfranogwyr ar yr adeg briodol. Byddant yn ymchwiliadol yn hytrach na gwrthwynebol, felly ni fydd achosion yn cael eu cyflwyno’n ffurfiol ac ni fydd croesholi, fel arfer. Os bydd cyfranogwr yn gofyn i’r weithdrefn groesholi fwy ffurfiol gael ei defnyddio mewn perthynas â mater penodol, dylai ddisgwyl gwneud achos cryf i’w ystyried gan yr Arolygydd, ymhell cyn i’r gwrandawiadau ddechrau.

Caiff cyfranogwyr ddod ag arbenigwyr proffesiynol, bargyfreithwyr neu gyfreithwyr gyda nhw, ond byddant yn cael eu trin fel unrhyw gyfranogwr arall. At hynny, os na fydd llawer o le ar gael ar gyfer sesiynau wyneb yn wyneb yn y lleoliad, fe allai fod yn ofynnol i gyfranogwyr sydd â nifer o aelodau tîm “rannu desg” fel nad ydynt yn dominyddu’r trafodion, nac yn meddiannu seddau y mae eu hangen ar eraill wrth y bwrdd. Fodd bynnag, nid oes angen bod yn rhy llym ynglŷn â hyn os oes lle ar gael wrth y bwrdd.

Er bod hyn yn amrywio rhwng Arolygwyr a digwyddiadau, cynhelir gwrandawiadau ar hyd tri diwrnod yr wythnos, fel arfer, i ganiatáu digon o amser i baratoi rhyngddynt. Os yw’r rhaglen yn hir, bydd yn cynnwys egwyl yn aml, efallai ar ôl y sesiynau sy’n ymwneud â materion strategol.

Dylai’r Swyddog Rhaglen ddisgwyl bod ar gael yn ystod pob sesiwn i roi cymorth technegol ac, o ran sesiwn wyneb yn wyneb, i roi cyngor ar drefniadau eistedd wrth y bwrdd ac argaeledd dogfennau.

Rhestr newidiadau yn sgil materion sy’n codi ac adroddiadau

Mae’n debygol y bydd rhai materion cadernid neu gydymffurfedd cyfreithiol wedi codi yn ystod y broses archwilio. Gall ACLlau ofyn i’r Arolygydd argymell Newid yn Sgil Materion sy’n Codi i’r CDLl i unioni unrhyw broblemau. Mae’r rhan fwyaf o CDLlau yn destun cais o’r fath.

Yn dilyn y gwrandawiadau, bydd yn ofynnol i’r ACLl lunio rhestr o’r holl Newidiadau yn sgil Materion sy’n Codi a gynigiwyd y mae’r Arolygydd yn rhesymol sicr y bydd angen eu gwneud i’r CDLl. Bydd angen i’r Arolygydd gyfrannu at gwblhau’r rhestr yn derfynol. Felly, mae’n rhaid i’r Swyddog Rhaglen barhau yn ei swydd i reoli’r broses o gyfnewid unrhyw ddrafftiau rhwng yr Arolygydd a’r ACLl. Fe all y broses hon gymryd llawer o amser. Nid yw’n cael ei chynnal yn gyhoeddus, ond mae’n bosibl y gallai’r cyfnewidiadau hyn fod yn destun cais Rhyddid Gwybodaeth. At hynny, mae’n ofynnol i’r ACLl gynnal ymgynghoriad ac, o bosibl, Arfarniad o Gynaliadwyedd, Asesiad Rheoliadau Cynefinoedd ac Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb mewn perthynas â’r Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi. Bydd yn ofynnol i’r Swyddog Rhaglen roi’r ymatebion ymgynghori i’r Arolygydd a’u cyhoeddi ar y wefan.

Mae’r Arolygydd yn debygol o ddechrau ysgrifennu ei adroddiad tra bod y Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi yn cael eu paratoi ac yn destun ymgynghoriad, ond ni ellir ei gwblhau’n derfynol tan ar ôl i’r broses hon ddod i ben. Yn wir, er bod hyn yn anarferol, mae’n bosibl y bydd angen i sesiynau gwrandawiad ychwanegol gael eu trefnu i drafod materion a godwyd yn yr ymatebion ymgynghori ynglŷn â Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi. Byddai’r rhain yn destun yr un ystyriaethau â’r prif floc o sesiynau gwrandawiad, er hynny ar raddfa dipyn llai, a byddai angen iddynt gael eu hysbysebu am chwe wythnos ymlaen llaw i gydymffurfio â’r Rheoliadau.

Adroddiad yr Arolygydd

Pan fydd wedi’i gwblhau, bydd adroddiad yr Arolygydd yn destun proses fewnol o adolygu gan gymheiriaid. Yna, bydd Tîm Cynllunio a’r Amgylchedd PCAC yn ei anfon at yr ACLl i “wirio ffeithiau”. Pan fydd yr Arolygydd wedi gwneud unrhyw ddiwygiadau angenrheidiol, anfonir yr adroddiad terfynol. Er y gellir rhyddhau’r Swyddog Rhaglen ar y cam gwirio ffeithiau, mae’n well iddo aros yn ei swydd hyd nes y bydd adroddiad terfynol yr Arolygydd gyda’r ACLl. Dyna pryd y daw’r archwiliad i ben.

Cyn gadael ei swydd, dylai’r Swyddog Rhaglen sicrhau bod yr ACLl yn gyfarwydd ag unrhyw addasiadau a allai fod wedi’u gwneud i’r gronfa ddata sylwadau neu’r llyfrgell dogfennau a bod ganddo fynediad llawn a rhydd i’r system.

Mae cynnal archwiliadau CDLl yn effeithlon ac yn effeithiol yn dibynnu’n drwm ar wefan yr archwiliad i rannu gwybodaeth a chynorthwyo’r Arolygydd, cyfranogwyr a phartïon â buddiant i ddod o hyd i’r ystod eang o dystiolaeth a dogfennau sy’n gysylltiedig â’r broses. Fel y cyfryw, mae’n hanfodol ei bod yn rhwydd i’r holl bartïon gyrchu a llywio’r wefan.

Mater i’r ACLl yw union strwythur gwefan yr archwiliad. Fodd bynnag, nodir isod nifer o bwyntiau i’w hystyried wrth ddylunio’r wefan ac awgrymir strwythur ar gyfer y safle sy’n amlinellu’r gofynion lleiaf.

Pwyntiau i’w hystyried

Er bod gwefan yr archwiliad yn debygol o gael ei chynnal ar brif wefan yr ACLl, fe ddylai ymddangos fel tudalen we annibynnol at ddibenion yr archwiliad yn unig. Fe ddylai hefyd fod modd dod o hyd i dudalen we’r archwiliad yn rhwydd o brif wefan yr ACLl, yn ddelfrydol trwy ddolen uniongyrchol o hafan yr ACLl.

Pan fydd yr archwiliad yn dechrau, dylai’r wefan ddangos enw’r Arolygydd ac enw a manylion cyswllt y Swyddog Rhaglen. Dylai’r Swyddog Rhaglen arwain y broses o reoli cynnwys y wefan a sicrhau ei bod yn aros yn gyfredol. O ganlyniad, lle bynnag y bo’n bosibl, dylid rhoi hawliau mynediad iddo fel y gellir diweddaru’r tudalennau’n gyflym pan fydd angen.

Dylai gwefan yr archwiliad gael ei threfnu’n glir ac fe ddylai fod yn rhwydd ei defnyddio a’i llywio. Dylai maint ffeil yr holl ddogfennau yn llyfrgell yr archwiliad fod mor fach â phosibl a dylent fod yn ddarllenadwy wrth eu hagor.

Mae’n rhaid i lyfrgell yr archwiliad gynnwys yr holl ddogfennau perthnasol, gan gynnwys y dogfennau a gyflwynwyd, y sylfaen dystiolaeth ategol ac asesiadau, dogfennau o gamau blaenorol y broses llunio cynllun a’r holl sylwadau a wnaed yn nhrefn y rhai a gyflwynodd sylwadau ac yn nhrefn polisi. Dylai ACLlau sicrhau eu bod yn bodloni eu cyfrifoldebau o dan y GDPR wrth gyhoeddi sylwadau ar y wefan. Mae’n rhaid i gopïau heb eu golygu o sylwadau gael eu cyflwyno i PCAC i’w defnyddio gan yr Arolygydd yn rhan o’r cyflwyniad CDLl. Gwneir hyn trwy blatfform rhannu ffeiliau diogel. 

Dylai’r llyfrgell hefyd gynnwys y canlynol, pan gânt eu cynhyrchu:

• cwestiynau cychwynnol yr Arolygydd (os oes rhai) ac ymateb yr ACLl
• materion a chwestiynau a nodyn canllaw’r Arolygydd
• atodlenni gwrandawiadau (ac agendâu, os cânt eu defnyddio)
• datganiadau gwrandawiad
• dogfennau sy’n gysylltiedig â’r Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi
• unrhyw lythyrau neu gyfathrebiadau gan yr Arolygydd
• Adroddiad Terfynol yr Arolygydd
• dogfennau sy’n ymwneud â mabwysiadu’r cynllun.

Dylai holl ddogfennau llyfrgell yr archwiliad fod yn rhwydd dod o hyd iddynt, dylent ddangos y dyddiad a dylent fod wedi’u cyfeirnodi’n rhesymegol. Dylai’r holl ddogfennau cysylltiedig (ac unrhyw fersiynau dilynol ohonynt) gael eu ffeilio gyda’i gilydd gyda’r fersiwn ddiweddaraf yn fwyaf amlwg.

Er mwyn hwyluso llywio, dylai dogfennau gael eu rheoli a’u ffeilio o dan adrannau penodol o fewn llyfrgell yr archwiliad, yn seiliedig ar gamau allweddol yr archwiliad. Er enghraifft, ‘Cyflwyno’, ‘Archwilio’ a ‘Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi’. Mae’n rhaid i’r holl ddogfennau gael eu rhifo’n glir, a dylid defnyddio pob rhif unwaith yn unig.

Yn ddelfrydol, ni ddylai fod angen clicio mwy na theirgwaith o brif ddewislen ‘tudalen lanio’ gwefan yr archwiliad i gyrraedd unrhyw ddogfen.

Mae offeryn ‘Chwilio’ ar gyfer y dudalen we yn ddefnyddiol iawn. Mae angen i’r system enwi, rheoli a chyfeirnodi ffeiliau fod yn rhesymegol ac mor syml â phosibl i hwyluso’r offeryn chwilio.

Mae adnoddau eraill defnyddiol o fewn tudalen we’r archwiliad yn cynnwys adran ‘Newyddion Diweddaraf’ sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am yr archwiliad ar frig y dudalen we a ‘Llinell Amser’ i ddangos pa gam y mae’r archwiliad wedi’i gyrraedd.

Dylai ‘tudalen lanio’ gwefan yr archwiliad gael ei diweddaru’n rheolaidd i gyfleu cam cyfredol yr archwiliad. Er enghraifft, os yw’r sesiynau gwrandawiad ar ddod, dylai dolenni i Faterion a Chwestiynau’r Arolygydd, rhaglen y sesiynau gwrandawiad, nodiadau canllaw a datganiadau gwrandawiad i gyd gael eu harddangos yn amlwg.

Er mwyn osgoi anawsterau diangen i’r rhai sy’n defnyddio’r safle, ni ddylid newid fformat dylunio, strwythur na chyfeiriad gwe tudalennau gwe’r archwiliad yn ystod yr archwiliad.

O ystyried bod y wefan yn cefnogi’r archwiliad annibynnol, dylai’r holl gynnwys gael ei gymeradwyo gan y Swyddog Rhaglen cyn ei lanlwytho.

Mae arweiniad ynglŷn â’r rheoliadau hygyrchedd ar gael yn ‘Deall gofynion hygyrchedd ar gyfer cyrff sector cyhoeddus’ ar gov.uk.

Strwythur awgrymedig gwefan archwiliad

Y brif dudalen lanio

Fe ddylai fod dolen uniongyrchol iddi o wefan yr ACLl ac fe ddylai gynnwys: 

• Manylion allweddol yr archwiliad – y dyddiad cyflwyno, enw’r Arolygydd, y Swyddog Rhaglen a’i fanylion cyswllt;
• Llinell amser y broses archwilio (gan gynnwys dyddiadau a bennwyd ar gyfer camau allweddol);
• Newyddion diweddaraf – gan gynnwys dolenni i ddogfennau perthnasol ar gyfer y cam cyfredol;
• Offeryn chwilio i ddod o hyd i ddogfennau;
• Dolen i lyfrgell yr archwiliad; ac
• Adran fer sy’n esbonio diben yr archwiliad gyda dolen i ganllawiau PCAC, Archwiliadau Cynllun Datblygu Lleol: Canllawiau Gweithdrefnol.

Llyfrgell yr archwiliad

Dylai llyfrgell yr archwiliad gael ei threfnu i adlewyrchu camau’r archwiliad ac ni ddylai fod angen clicio mwy na theirgwaith i’w chyrraedd. Dylai’r llyfrgell gynnwys y ffolderi canlynol:

• Dogfennau’r Archwiliad – Fe ddylai hyn gynnwys: llythyr cychwynnol yr Arolygydd ac ymatebion yr ACLl; y nodyn canllaw ar gyfer yr archwiliad; y materion a chwestiynau; yr amserlen gwrandawiadau a’r rhestr cyfranogwyr; a datganiadau gwrandawiad; a
• Dogfennau a Gyflwynwyd – Fe ddylai’r rhain gynnwys y dogfennau a gyflwynwyd, dogfennau sylfaen dystiolaeth, tystiolaeth ategol a datganiadau tir cyffredin.

Pan fo’n briodol / os yw’n briodol, dylid ehangu’r llyfrgell i gynnwys y ffolderi ychwanegol canlynol:

• Ymgynghoriad ar Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi – Fe ddylai hyn gynnwys y Rhestr Newidiadau yn Sgil Materion sy’n Codi, dogfennau ategol fel Arfarniad Integredig o Gynaliadwyedd, manylion y trefniadau ymgynghori ac adroddiad ymgynghori; a
• Dogfennau Mabwysiadu – Fe ddylai’r rhain gynnwys adroddiad terfynol yr Arolygydd, yr hysbysiad mabwysiadu a’r datganiad mabwysiadu.

Enghreifftiau o arfer da

Os bydd arnoch angen enghreifftiau o arfer da mewn perthynas â dylunio gwefan yr archwiliad, cysylltwch â Thîm Cynllunio ac Amgylchedd PCAC.

At yr holl Rai a Gyflwynodd Sylwadau ar y Cynllun Adnau 

Rhif Adnabod y Sawl a Gyflwynodd Sylwadau: XXX

Cyfeiriad post, e-bost a rhif(au) ffôn y Swyddog Rhaglen XXXXX

Annwyl Syr / Fadam 

Archwiliad ynglŷn â chadernid (Ychwanegwch enw’r cynllun sy’n cael ei archwilio)   

Mae fy nghofnodion yn dangos eich bod chi neu’ch sefydliad wedi cyflwyno sylwadau ar Gynllun Datblygu Lleol (CDLl) (nodwch yr enw). Mae hwn bellach yn destun Archwiliad annibynnol, a hoffwn achub ar y cyfle i gyflwyno fy hun fel y Swyddog Rhaglen sy’n gyfrifol am gynorthwyo’r Arolygydd â phob agwedd ar weinyddu’r Archwiliad.

Mae Gweinidogion Llywodraeth Cymru wedi penodi (nodwch enw a chymwysterau’r Arolygydd) o Benderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru (PCAC) i gynnal yr Archwiliad ynglŷn â chadernid y Cynllun uchod. Bydd yr archwiliad yn cynnwys cyfres o wrandawiadau cyhoeddus a fydd yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb (nodwch fanylion y lleoliad) neu’n rhithwir gan ddefnyddio platfform Microsoft Teams. Disgwylir i’r gwrandawiadau hyn ddechrau ar (ychwanegwch ddyddiad) a pharhau am ryw 4 wythnos. 

Mae rhaglen gwrandawiadau ddrafft, sy’n cynnwys rhestr o gyfranogwyr posibl ac amlinelliad o’r materion sydd i’w trafod, wedi cael ei chyhoeddi ar wefan yr archwiliad. Nodwch mai dogfen ‘fyw’ ydyw a allai gael ei newid. Mae’r Arolygydd yn bwriadu cyhoeddi’r amserlen derfynol ar gyfer y gwrandawiadau, rhestr derfynol o gyfranogwyr ar gyfer pob sesiwn, a’r rhestr fanwl o faterion a chwestiynau, ar (ychwanegwch ddyddiad). 

Caiff y cyhoedd arsylwi’r gwrandawiadau, ond dim ond y rhai a wnaeth sylwadau perthnasol yn ystod y cyfnod ymgynghori adneuo sy’n gymwys i gymryd rhan. Mae’r rhai sydd eisoes wedi rhoi gwybod i’r Cyngor eu bod yn dymuno cael eu clywed wedi cael eu neilltuo i sesiynau perthnasol, fel y dangosir ar y rhaglen gwrandawiadau ddrafft. Mae rhai eraill sy’n gymwys i ofyn am gael mynychu’r sesiynau hyn (gan eu bod wedi gwneud sylwadau perthnasol) wedi’u rhestru hefyd, ond mae’n rhaid iddynt ofyn am gael cymryd rhan.

Os ydych eisiau siarad mewn gwrandawiad ond nad ydych wedi’ch rhestru ar y rhaglen, ac rydych wedi gwneud sylwadau sy’n golygu, yn eich barn chi, eich bod yn gymwys i roi tystiolaeth lafar yn y gwrandawiad hwnnw, cysylltwch â mi cyn gynted â phosibl. Sylwch y bydd yr un pwys yn cael ei roi i unrhyw sylwadau ysgrifenedig a wnaed eisoes â thystiolaeth lafar a roddir yn ystod gwrandawiadau. 

P’un a ydych wedi’ch nodi fel cyfranogwr ar y rhaglen ddrafft ai peidio, mae’n RHAID i chi GADARNHAU i mi eich bod yn bwriadu siarad mewn sesiwn wrandawiad cyn gynted â phosibl ac erbyn (ychwanegwch amser a dyddiad) fan bellaf. Os na fyddwch wedi cadarnhau y byddwch yn cymryd rhan mewn gwrandawiad erbyn y dyddiad hwn, byddwn yn tybio eich bod yn fodlon i’ch safbwyntiau gael eu trin trwy sylwadau ysgrifenedig, ni waeth beth y gallech fod wedi’i ddatgan yn flaenorol. Gwerthfawrogir eich cydweithrediad yn hyn o beth yn fawr.   

Byddai hefyd yn ddefnyddiol pe gallech gadarnhau eich manylion cyswllt, yn enwedig eich cyfeiriad e-bost (os oes gennych un) oherwydd byddwn yn cyfathrebu’n electronig yn y dyfodol cyn belled â phosibl. Nodwch eich Rhif Adnabod y Sawl a Gyflwynodd Sylwadau a ddangosir ar frig y llythyr hwn ym mhob gohebiaeth. 

Mae gwefan yr archwiliad yn darparu gwybodaeth gyfredol am yr archwiliad a’r gwrandawiadau. Bydd dogfennau a gyflwynwyd gan yr Arolygydd, y Swyddog Rhaglen, yr Awdurdod Cynllunio Lleol (ACLl) ac eraill yn cael eu cyhoeddi yn yr adran Llyfrgell yr Archwiliad o’r wefan o dan ‘Dogfennau’r Archwiliad’. Dylech wirio’r wefan hon yn rheolaidd ar gyfer y wybodaeth ddiweddaraf, gan gynnwys newidiadau i’r rhaglen.

Bydd Cyfarfod Cyn Gwrandawiad (nodwch yr amser, y dyddiad a’r lleoliad) yn cael ei gynnal ar gyfer yr archwiliad hwn / Ni fydd Cyfarfod Cyn Gwrandawiad yn cael ei gynnal ar gyfer yr archwiliad hwn. Yn lle hynny, Mae Nodiadau Canllaw ar gyfer Cyfranogwyr wedi cael eu cyhoeddi ar wefan yr Archwiliad ochr yn ochr â’r llythyr hwn. Gwnewch yn siŵr eich bod yn darllen y rhain yn ofalus ac yn cydymffurfio â nhw yn ystod yr archwiliad.  

Dylai cyfranogwyr nodi y bydd yr Arolygydd yn ysgrifennu at y Cyngor / yr ACLl gyda rhai cwestiynau rhagarweiniol ynglŷn â’r CDLl a’i sylfaen dystiolaeth. Diben hyn yw hwyluso proses archwilio effeithlon yn unig. Bydd y llythyr hwn ac ymateb y Cyngor / yr ACLl yn cael eu cyhoeddi ar wefan yr archwiliad cyn y gwrandawiadau. 

Mae’r ACLl yn darparu mynediad i’r rhyngrwyd mewn llyfrgelloedd cyhoeddus. Mae’r manylion ar gael ym mharagraff (nodwch y paragraff) y Nodiadau Canllaw. Os hoffech weld copïau caled o ddogfennau’r archwiliad, cysylltwch â mi ac fe wnaf y trefniadau angenrheidiol. 

Croesewir gohebiaeth yn Gymraeg a Saesneg, a bydd dogfennau’r archwiliad ar gael yn ddwyieithog. Pan fydd holl gyfranogwyr gwrandawiad neu rai ohonynt wedi nodi eu bod eisiau cyfathrebu yn Gymraeg, trefnir cyfleusterau cyfieithu. Os ydych yn bwriadu siarad Cymraeg mewn gwrandawiad, byddem yn ddiolchgar pe gallech gadarnhau hyn cyn gynted â phosibl cyn y digwyddiad fel y gall yr ACLl wneud y trefniadau angenrheidiol. Ni fydd peidio â rhoi gwybod ymlaen llaw yn effeithio ar eich hawl i gymryd rhan yn Gymraeg, ond fe allai oedi’r trafodion tra bod gwasanaethau cyfieithu ar y pryd yn cael eu trefnu. 

Dylai cyfranogwyr sydd â gofynion penodol ac y mae arnynt angen cymorth yn ystod yr archwiliad gysylltu â mi cyn gynted â phosibl fel y gellir gwneud trefniadau priodol. 

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am gynnwys y llythyr hwn, cysylltwch â ni trwy’r Swyddog Rhaglen. 

Yn gywir

(nodwch enw’r Swyddog Rhaglen)

At yr holl Rai a Gyflwynodd Sylwadau ar y Cynllun Adnau 

Rhif Adnabod y Sawl a Gyflwynodd Sylwadau: XXX

Cyfeiriad post, e-bost a rhif(au) ffôn y Swyddog Rhaglen 

Annwyl Gyflwynydd Sylwadau,

Archwiliad ynglŷn â (enw’r Cynllun)

Ysgrifennais atoch ar (dyddiad y llythyr cyflwyniadol) i roi gwybod i chi fod yr archwiliad o (enw’r Cynllun) wedi dechrau. Gallaf bellach roi gwybod i chi y bydd y sesiynau gwrandawiad sy’n rhan o’r archwiliad yn agor ar (dyddiad y gwrandawiad cyntaf) ac yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb yn (nodwch y lleoliad) neu ac yn cael eu cynnal yn rhithwir (ychwanegwch ddolen). Mae’r Arolygydd wedi cyhoeddi’r dogfennau canlynol yn ymwneud â’r archwiliad, gan gynnwys y sesiynau gwrandawiad: (Dogfennau tebygol fel a ganlyn) * Nodyn Canllaw’r Arolygydd * Materion a Chwestiynau’r Arolygydd) * Rhaglen Gwrandawiadau Dros Dro.

Fel y nodais yn fy llythyr cychwynnol, mae Nodyn Canllaw’r Arolygydd yn esbonio’r gweithdrefnau a ddilynir yn ystod yr archwiliad. Mae hefyd yn amlinellu’r trefniadau ar gyfer cyflwyno datganiadau cyn gwrandawiad os hoffech wneud hynny ac mae’n mynnu eich bod yn rhoi gwybod i mi erbyn (dyddiad) os ydych yn bwriadu cymryd rhan yn y gwrandawiadau.

Mae Materion a Chwestiynau’r Arolygydd yn nodi’r prif faterion cadernid a chydymffurfedd cyfreithiol y bydd yr archwiliad yn canolbwyntio arnynt, gan gynnwys yn ystod y sesiynau gwrandawiad: ac mae’r rhaglen dros dro yn nodi’r dyddiadau disgwyliedig ar gyfer y sesiynau. Fodd bynnag, fe allai hyn newid, a dylech gyfeirio’n rheolaidd at wefan yr archwiliad:

(dolen i’r wefan)

Nodir isod y dyddiadau allweddol ar gyfer yr archwiliad:

(Dyddiadau pwysig tebygol isod)

• (dyddiad): Dyddiad cau i roi gwybod i mi eich bod yn dymuno cymryd rhan yn y gwrandawiadau.
• (dyddiad): Dyddiad cau ar gyfer cyflwyno datganiadau cyn gwrandawiad (copïau electronig a chaled).
• (dyddiad)): Dyddiad y gwrandawiad cyntaf. Cyfeiriwch at y Rhaglen Dros Dro ar gyfer dyddiadau gwrandawiadau dilynol.

Mae croeso i chi gysylltu â mi os oes gennych unrhyw gwestiynau.

Yn gywir,

(nodwch enw’r Swyddog Rhaglen)