Yr her yw sicrhau bod gweithio’n hyblyg yn opsiwn ar gyfer ei holl staff.
Roedd gan Ymddiriedolaeth GIG Gwasanaethau Ambiwlans Cymru (WAST) dasg fwy hanfodol na’r mwyafrif pan orfododd y cyfyngiadau symud i lawer o’i staff weithio gartref ym mis Mawrth 2020.
Mae’r sefydliad Cymru gyfan, gyda safleoedd allweddol yng Nghwmbrân, Llanelwy ac Abertawe, yn cyflogi mwy na 4,500 o bobl mewn rolau rheng flaen a gwasanaethau corfforaethol. Yn anterth y pandemig, roedd yn ymateb i filoedd o alwadau’r dydd i’w wasanaethau 111 a 999.
Gyda chyfarwyddyd i’r holl staff nad oedd yn hanfodol weithio gartref, yr her i’r uwch dimau rheoli oedd creu ffordd newydd o weithio ar adeg pan oedd eu sefydliad dan bwysau digynsail.
Dywedodd Claire Vaughan, cyfarwyddwr y gweithlu a datblygu sefydliadol yr Ymddiriedolaeth:
“Cyn y pandemig, roedd llawer o’n timau corfforaethol yn gweithio patrwm 9-5, Llun i Gwener traddodiadol yn y swyddfa, ond bu’n rhaid i hynny newid bron iawn dros nos. Gweithiodd ein timau TG ac ystadau yn ddiflino i greu llefydd a darparu’r dechnoleg i’n galluogi i barhau i weithredu’n effeithlon ac yn ddiogel, p’un a oedd hynny yn ein Canolfannau Cyswllt Clinigol neu gartref.
Wrth edrych yn ôl, mae Claire yn cydnabod bod cydweithrediad y gweithlu yn allweddol i wneud i hynny ddigwydd. Meddai:
“Roedd gweithio gartref yn gam enfawr i ni, ond roedd pobl yn deall beth oedd ei angen. Doedd dim llyfr rheolau na pholisi y gallen ni eu dilyn – doedden ni erioed wedi gwneud hyn o’r blaen ac roedd heriau ar sawl lefel o ran cydymffurfio, diogelwch a TG – ond roedd parodrwydd i gyrraedd y nod.
Un o’r pethau hanfodol ar gyfer yr Ymddiriedolaeth oedd ailwampio eu swyddfeydd er mwyn galluogi timau’r Ganolfan Gyswllt Glinigol i weithio’n ddiogel.
Trawsnewidiwyd swyddfeydd a arferai gael eu defnyddio gan staff gweinyddol – sydd bellach yn gweithio o bell – fel y gallai derbynwyr galwadau a chlinigwyr 999 ac 111 fod yn y ganolfan, ond gan gadw pellter cymdeithasol. Mae Claire yn credu bod ymdrech bartneriaeth, gyda chefnogaeth Llywodraeth Cymru, y byrddau iechyd lleol a phartneriaid undebau llafur i gyd yn tynnu at ei gilydd, wedi galluogi yr Ymddiriedolaeth i reoli’r broses.
Meddai:
“Roedd cyfathrebu yn allweddol ar bob lefel. Fel gweddill y wlad, roeddem yn dibynnu ar grwpiau Zoom, Teams a WhatsApp i gadw mewn cysylltiad. Darparodd WhatsApp le anffurfiol i ollwng stêm ac roedd yn ffynhonnell o gefnogaeth go iawn i nifer, tra bod Zoom wedi ein galluogi i gyrraedd llawer o bobl ar yr un pryd. Yn ystod dyddiau cynnar iawn y cyfyngiadau symud, mynychodd bron i 1,000 o weithwyr un o’r cyfarfodydd diweddaru, ac rydyn ni’n dal i gynnal y cyfarfodydd hynny bob ychydig wythnosau i gadw pobl mewn cysylltiad.
Wrth symud ymlaen, bydd y gweithlu corfforaethol yn yr Ymddiriedolaeth yn parhau i weithio gartref yn rhannol.
Mae’r tîm rheoli yn cydnabod ei fanteision o ran ansawdd bywyd i unigolion a hefyd yr effaith gadarnhaol y bydd yn ei chael ar yr amgylchedd, gyda llai o bobl yn cymudo i’r gwaith.
Yr her fawr i i’r Ymddiriedolaeth wrth symud ymlaen yw diffinio sut beth fydd hyblygrwydd i’n staff rheng flaen fel parafeddygon a derbynwyr galwadau, y mae eu rolau’n gofyn iddynt fod mewn man penodol ar amser penodol.
Meddai Claire:
“Y peth olaf rydyn ni am ei wneud yw creu gweithlu dwy haen lle mae gan staff corfforaethol hyblygrwydd a bod staff rheng flaen yn gorfod gweithio mewn ffordd fwy anhyblyg – ac mae hynny’n mynd i fod yn her wirioneddol i’n harweinyddiaeth.
“Fel sefydliad, mae’n rhaid i ni ddiffinio beth mae hyblygrwydd yn ei olygu, fel ein bod yn creu model gweithio hyblyg sy’n ystyried y gweithlu cyfan. Ar gyfer yr Ymddiriedolaeth, bydd hynny’n golygu canolbwyntio ar sut a phryd mae pobl yn gweithio, nid lle maen nhw’n gweithio yn unig, fel bod gan bawb fwy o berchnogaeth.
“Wrth i ni ddechrau trosglwyddo yn ôl i fyd mwy normal, rydyn ni’n disgwyl y bydd y symud tymor hir i ddull hybrid yn ein helpu i barhau i adeiladu gweithlu unedig, llawn cymhelliant ac egni, a chredwn y bydd hyn yn helpu gyda recriwtio a chadw staff o ardal ddaearyddol lawer ehangach. Yn y pen draw, gofal cleifion yw’r flaenoriaeth i ni ac mae gweithlu hapus yn golygu gwell gofal i gleifion.