Astudiaeth achos rheoli adeiladau: Model Landlord Corfforaethol (Bwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda)

Cyflwyniad

Dull strategol o reoli asedau eiddo ac ystadau drwy un fframwaith a lywodraethir yn ganolog yw’r Model Landlord Corfforaethol. Trwy wahanu perchnogaeth a rheoli asedau oddi wrth feysydd gwasanaeth unigol, mae’r model yn galluogi sefydliadau i optimeiddio’r defnydd o le, gwella effeithlonrwydd, cryfhau llywodraethu, a sicrhau bod penderfyniadau sy’n ymwneud ag ystad yn gydnaws â blaenoriaethau corfforaethol. Ym Mwrdd Iechyd Prifysgol Hywel Dda a byrddau/ymddiriedolaethau iechyd eraill GIG Cymru, bydd y model yn cefnogi gwell defnydd o asedau cyhoeddus y GIG, yn lleihau dyblygu, ac yn darparu mwy o dryloywder ar gostau, perfformiad, a phenderfyniadau buddsoddi. Yn y pen draw, mae’n creu ystad sy’n fwy hyblyg, cynaliadwy, a chyfrifol yn ariannol sy’n gallu cefnogi anghenion darparu gwasanaethau yn y dyfodol.

Yr her

Nododd Hywel Dda yr heriau canlynol a’n hysgogodd i wneud cynnydd o ran Model Landlord Corfforaethol:

• Cynlluniau ased nad ydynt yn gydnaws â’r cynlluniau busnes strategol
• Eiddo sy’n ‘eiddo’ i Wasanaethau/Cyfarwyddiaethau unigol
• Mae Rheolwyr Gwasanaeth yn ymgymryd â/ gwaredu mannau busnes yn annibynnol
• Buddsoddiad cyfalaf heb ei flaenoriaethu ar draws yr ystad gyfan
• Cyllidebau cynnal a chadw eiddo tameidiog ar draws y sefydliad / mae’r broses o neilltuo taliadau ar draws gwahanol adrannau ac ati yn aneffeithiol neu’n anghyson
• Mae’r sefyllfa o ran cyfanswm yr ôl-groniad cynnal a chadw yn anhysbys
• Mae’r rhwymedigaethau statudol/rhaglenni profi deddfwriaethol yn dameidiog
• Anghysondeb yn y cyfrifoldeb am gostau rhedeg eiddo
• Mae cyfanswm y gost ddeiliadaeth yn anhysbys
• Mae’r safonau ar gyfer lleoedd a llety yn anghyson (neu nid ydynt yn bodoli)
• Nid yw’r defnydd o leoedd yn hysbys
• Anghysondeb wrth ddarparu gwasanaethau rheoli cyfleusterau
• Caffael gwasanaethau eiddo heb eu gydgysylltu - ddim yn cyflawni gwerth am arian

Y nod yw sicrhau bod ystad yr eiddo yn cael ei rheoli’n strategol, yn gorfforaethol ac yn gyson, er mwyn:

• Cefnogi amcanion sefydliadol ehangach, blaenoriaethau a gwneud penderfyniadau strategol
• Cynllunio adnoddau yn well
• Gosod polisïau a gweithdrefnau clir a chyson mewn lleoliad strategol
• Galluogi dealltwriaeth gynhwysfawr o berfformiad y portffolio ystadau a’r defnydd ohono
• Sicrhau sylfaen asedau cynaliadwy, a darparu gwerth am arian

A sicrhau bod adnoddau ac arbenigedd yr eiddo yn cael eu cyfuno, er mwyn:

• Eliminate duplication and improve efficiency, ensure skills are best used where and when needed
• Ensure priority/targeted investment and consistent capital delivery
• Manage property risks, and ensure that the property portfolio is safe and fit for purpose

Y dull gweithredu

Strwythur

Cysoni’r strwythurau â model Landlord Corfforaethol mwy nodweddiadol, gyda goruchwyliaeth allweddol drwy Fwrdd Landlord Corfforaethol, gan ystyried gweithredu Landlord Corfforaethol fel Rhwydwaith Cyflenwi Sefydliad (ODN)

Swyddogaethau

Trosglwyddo sawl ‘swyddogaeth’ rhwng timau eiddo ac Adrannau, er mwyn creu tîm Landlord Corfforaethol newydd i arwain penderfyniadau asedau ar draws yr ystad, a gweithredu fel y ‘meddwl sy’n rheoli’ 

Modelau Cyflawni

Cyflwyno dau ‘fodel cyflawni’ ar gyfer yr ystad, er mwyn sicrhau cysondeb, ac eglurder mewn cysylltiad â chyfrifoldebau eiddo. 

Asedau

Y Landlord Corfforaethol i oruchwylio’r holl asedau sy’n eiddo i’r Bwrdd Iechyd Prifysgol neu a feddiennir ganddo, gyda phob ased yn cael ei neilltuo i un o’r ddau fodel cyflawni y cyfeirir atynt uchod. 

Prosesau

Cyflwyno prosesau diwygiedig i ganiatáu gwell goruchwyliaeth, gan gynnwys Cynnal a Chadw Cyfalaf ac a Gynlluniwyd, Ceisiadau Gwasanaeth, Rheoli Asedau ac Ystadau a Her Asedau. 

Polisïau

Datblygu nifer o ddogfennau polisi a fydd yn amlinellu sut y bydd Landlord Corfforaethol yn gweithredu, gosod disgwyliadau ac yn darparu eglurder ynghylch swyddogaethau a chyfrifoldebau. 

Data, systemau a thechnoleg

Symleiddio’r defnydd o systemau a ddefnyddir ar draws eiddo, i sicrhau un fersiwn o’r gwir er mwyn sefydlu llinell sylfaen o ran perfformiad asedau a llywio penderfyniadau eiddo.

Cyllidebau

Canoli cyllidebau sy’n gysylltiedig ag eiddo i roi cwmpas llawn o’r gwariant eiddo ar asedau penodol am y tro cyntaf, gan gyflwyno strwythur cyllideb diwygiedig i sicrhau eglurder o ran costau. 

Llywodraethu

Addasu’r strwythur llywodraethu cyfredol i ganiatáu llinellau adrodd clir, cyfranogiad amserol gan Adrannau mewn penderfyniadau eiddo, a chysondeb â strwythur cyffredinol y Bwrdd Iechyd Prifysgol. 

Mae’n cyfrannu tuag at

Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae Model Landlord Corfforaethol yn cefnogi’r pum ffordd o weithio yn uniongyrchol drwy:

• Ddilyn dull hirdymor o gynllunio ystadau.
• Gwella cydweithrediad â sefydliadau partner.
• Atal gwariant ar asedau anaddas neu dros ben.
• Integreiddio penderfyniadau ystadau â thrawsnewid gwasanaethau.
• Cefnogi defnydd cynaliadwy o adnoddau a datgarboneiddio.

Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014

Cefnogi’r nod o greu gwasanaethau cynaliadwy sy’n canolbwyntio ar y gymuned drwy:

• Well defnydd o asedau cymunedol.
• Cyfleoedd i gydleoli.
• Defnydd mwy effeithiol o adeiladau y sector cyhoeddus.
• Cefnogi gofal yn agosach at gartref y claf.

Deddf yr Amgylchedd (Cymru) 2016

Cefnogi lleihad statudol mewn carbon a dyletswyddau cynaliadwyedd drwy:

• Rhesymoli ystadau.
• Rhaglenni lleihau ynni.
• Buddsoddiad strategol mewn seilwaith carbon isel.
• Rheoli a defnyddio eiddo yn fwy effeithlon.

Mae’r Achos Busnes Amlinellol yn cysylltu egwyddorion Landlord Corfforaethol yn benodol â datgarboneiddio a phenderfyniadau ystadau sy’n gynaliadwy yn amgylcheddol. 

Deddf Teithio Llesol (Cymru) 2013

Cefnogi penderfyniadau cynllunio ystadau sy’n:

• Annog teithio llesol.
• Gwella hygyrchedd gwasanaethau.
• Hybu seilwaith trafnidiaeth cynaliadwy.

Deddf Cynllunio (Cymru) 2015

Mae’r ddeddf hon yn cefnogi:

• Penderfyniadau strategol ar dir ac eiddo.
• Optimeiddio ystadau.
• Cysoni cynlluniau ystadau iechyd â fframweithiau cynllunio lleol a rhanbarthol.

Deddf y Gwasanaeth Iechyd Gwladol (Cymru) 2006

Cefnogi dyletswyddau statudol y Bwrdd Iechyd sy’n ymwneud â:

• Defnyddio adnoddau cyhoeddus yn effeithlon.
• Darparu gwasanaethau gofal iechyd.
• Stiwardiaeth asedau cyhoeddus.

Deddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol (Ansawdd ac Ymgysylltu) (Cymru) 2020

Cefnogi’r Ddyletswydd Ansawdd drwy sicrhau:

• Amgylcheddau gofal iechyd diogel a chydymffurfiol.
• Blaenoriaethu buddsoddiad mewn ystadau yn well.
• Gwell amgylcheddau cleifion a staff.

Dro ar ôl tro, mae’r Achos Busnes Amlinellol yn nodi llai o risg i ystadau, goruchwylio cydymffurfiaeth yn well a gwell canlyniadau diogelwch cleifion fel manteision sylfaenol.

Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith ac ati 1974

• Atebolrwydd cliriach.
• Monitro cydymffurfiaeth yn ganolog.
• Rheoli risgiau ystad yn gyson.

Rheoliadau Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999

Mae’r rheoliadau hyn yn cefnogi:

• Asesiad risg.
• Trefniadau monitro.
• Prosesau sicrhau cydymffurfiaeth/Rheoli diogelwch yn ganolog.
• Olrhain camau adfer.

Effeithiau a chanlyniadau

Cyflawnodd y Bwrdd Iechyd Prifysgol y nod/amcan arfaethedig o Achos Busnes Amlinellol cynhwysfawr â Chynllun Gweithredu drwy’r gwaith helaeth a wnaed mewn partneriaeth â’r arbenigwr yn y diwydiant, Peopletoo. Cyflwynwyd yr Achos Busnes Amlinellol i Uwch-gyfarwyddwyr y Bwrdd Iechyd Lleol, a rhoddwyd cymeradwyaeth mewn egwyddor i symud ymlaen â’r model Landlord Corfforaethol. Ymhellach, cyflwynwyd yr Achos Busnes Amlinellol/Cynllun Gweithredu i bob Bwrdd Iechyd yng Nghymru a chynrychiolwyr Llywodraeth Cymru ac fe’i rhannwyd â nhw.

Mae’r Achos Busnes Amlinellol yn tystiolaethu’n glir sut y mae’r Model Landlord Corfforaethol yn galluogi datrysiad strategol a arweinir gan lywodraethu i:

• Uwchgyfeirio ôl-groniadau a phwysau ariannol.
• Cynyddu risgiau diogelwch cleifion.
• Trefniadau rheoli eiddo tameidiog.
• Diffyg rheolaeth dros gyllidebau eiddo/ystadau. 

Newid cam cadarnhaol ac angenrheidiol tuag at ddull canolog a strategol a rheoli risgiau yw’r Model Landlord Corfforaethol. Mae’n galluogi’r Bwrdd Iechyd Prifysgol i ddiogelu cleifion, gwella effeithlonrwydd/lleihau gwastraff a chyflawni ei strategaeth gwasanaeth hirdymor a danategir gan ystad iach ac addas i’r diben.

Gwersi a ddysgwyd a chynllunio ar gyfer y dyfodol 

Gwersi a ddysgwyd

• Roedd nawdd gweithredol cynnar a chymorth arweinyddiaeth gweladwy yn hanfodol wrth sicrhau ymrwymiad sefydliadol ar gyfer rhaglen newid arwyddocaol. 
• Wrth sefydlu llinell sylfaen glir o ddata ystadau, tynnwyd sylw at anghysondebau mewn gwybodaeth am asedau gan atgyfnerthu pwysigrwydd sicrhau un ffynhonnell o’r gwirionedd. 
• Roedd ymgysylltu â rhanddeiliaid ar draws swyddogaethau gweithredol, clinigol, corfforaethol ac eiddo yn hanfodol i ddatblygu model a adlewyrchai anghenion a blaenoriaethau sefydliadol. 
• Creodd trefniadau perchnogaeth datganoledig presennol lefelau amrywiol o ddealltwriaeth a llywodraethu, gan ofyn am weithgarwch cyfathrebu a rheoli newid helaeth. 
• Gwnaeth datblygu’r Achos Busnes Amlinellol a chefnogi’r cynllun gweithredu ddarparu sylfaen dystiolaeth strwythuredig i ddangos manteision, risgiau a gofynion buddsoddi cyn ei weithredu.
• Nodwyd dull gweithredu fesul cam fel y dull mwyaf effeithiol ar gyfer rheoli newid sefydliadol a lleihau tarfu ar y gwasanaethau a ddarperir.
• Mae polisïau clir, swyddogaethau diffiniedig a phrosesau llywodraethu diwygiedig yn sylfaenol i sicrhau penderfyniadau ystadau cyson ar draws y sefydliad. 

Cynllunio ar gyfer y dyfodol

• Cynnydd wrth weithredu Cam 2 y Model Landlord Corfforaethol ar ôl i’r sefydliad gymeradwyo’r Achos Busnes Amlinellol a’r Cynllun Gweithredu.
• Sefydlu trefniadau llywodraethu Landlord Corfforaethol, gan gynnwys dulliau adrodd a gwneud penderfyniadau ffurfiol. 
• Parhau i ddatblygu a gweithredu polisïau, gweithdrefnau a safonau ystadau ategol.
• Canoli cyllidebau sy’n gysylltiedig ag ystadau a gwella gwelededd costau asedau er mwyn llywio penderfyniadau strategol. 
• Cryfhau’r broses o adrodd perfformiad ystadau drwy wella systemau, ansawdd data a’r broses o fonitro’r hyn a ddefnyddir.
• Cefnogi cydweithrediad GIG Cymru drwy rannu dysg, offer a phrofiad gweithredu â Byrddau Iechyd eraill a phartneriaid Llywodraeth Cymru.
• Defnyddio Model Landlord Corfforaethol i gefnogi’r broses o resymoli ystadau yn y dyfodol, lleihau ôl-groniad, amcanion datgarboneiddio a chyflawni rhaglenni trawsnewid gwasanaeth hirdymor.