Astudiaeth ddichonoldeb cysylltu data Gyrfa Cymru (crynodeb)

Mae Gyrfa Cymru yn gweithio yn unol â chylch gwaith y mae’r Gweinidog dros Addysg a'r Gymraeg yn ei bennu ac mae’n cefnogi amcanion strategol Llywodraeth Cymru fel y’u nodir yn y Rhaglen Lywodraethu.  Ers ei sefydlu, ffocws Gyrfa Cymru oedd cefnogi amcanion strategol Llywodraeth Cymru, sef sicrhau dilyniant parhaus pobl ifanc drwy addysg ac i gyflogaeth neu addysg bellach/hyfforddiant, gan flaenoriaethu'r rhai sydd fwyaf mewn perygl o ymddieithrio a syrthio’r tu allan i'r system addysg, hyfforddiant neu gyflogaeth.

Felly, comisiynodd Llywodraeth Cymru yr astudiaeth hon i ystyried dichonoldeb cysylltu'r data y mae Gyrfa Cymru yn ei dal â setiau data gweinyddol eraill. Mae'r astudiaeth yn archwilio a allai canolfan deallusrwydd data gynnig cipolwg ar y garfan gwsmeriaid ar draws Cymru ar gyfer cefnogaeth cyflogadwyedd a sgiliau, a dealltwriaeth ohoni, yn ogystal â darparu tystiolaeth i Lywodraeth Cymru ar effeithiolrwydd gwasanaethau cefnogi cyflogadwyedd a sgiliau. Drwy asesu dichonoldeb cysylltu data, bydd Gyrfa Cymru mewn gwell sefyllfa i ystyried y dylanwad posibl y gallai canolfan ddata ei gael wrth ddarparu gwasanaeth mwy effeithiol sy'n ystyried amgylchiadau a galluoedd gwahanol cwsmeriaid ac yn cyflawni'r nodau a osodwyd o dan y Rhaglen Lywodraethu newydd.

Ymdrinnir â'r cwestiynau ymchwil allweddol canlynol yn yr adroddiad hwn:

• Pa anghenion data sy'n cael eu creu gan bolisi sefydliadol a chenedlaethol?
• A yw daliadau data Gyrfa Cymru a phartneriaid yn diwallu'r anghenion hyn, neu a all wneud hynny? 
• Beth yw'r cyd-destun deddfwriaethol ar gyfer rhannu data gweinyddol?
• A oes materion neu risgiau cyfreithiol, preifatrwydd neu faterion eraill sy'n atal cysylltu data?
• Beth yw'r manteision a'r risgiau sy'n gysylltiedig â rhannu data?
• Beth, os o gwbl, yw'r dulliau posibl o wella'r defnydd ar ddata ac effeithiolrwydd data?

Mae'r ymchwil yn archwilio'r cyd-destun polisi a deddfwriaethol y mae Gyrfa Cymru yn gweithredu ynddo, y defnydd ar ddaliadau data Gyrfa Cymru a sefydliadau eraill, a’r posibilrwydd o rannu data i gefnogi amcanion Gyrfa Cymru. Llywiodd y materion hyn ddatblygiad dulliau posibl o ddefnyddio data cysylltiedig yn effeithiol. Cafodd yr opsiynau y gallai Gyrfa Cymru eu dilyn eu datblygu a'u hystyried o ran dichonoldeb gweithredol, technegol, economaidd, cyfreithiol ac amserlennu. Dylai’r crynodeb fod yn glir ac yn gryno. Dylid medru ei ddarllen fel dogfen annibynnol, heb orfod cyfeirio at y prif adroddiad.

Y dulliau allweddol a ddefnyddiwyd oedd ymchwil ddesg (gan gynnwys adolygiadau o ddogfennaeth data, adnoddau ar y we, llenyddiaeth a dadansoddiad meintiol) a chyfweliadau â rhanddeiliaid allweddol.

Asesodd yr ymchwil ddesg dri maes:

1. cyd-destun polisi a deddfwriaethol
2. cynnwys ac argaeledd data
3. ymchwil a thystiolaeth academaidd sy'n bodoli eisoes

Yn gyntaf, roedd hyn yn cynnwys archwilio gwybodaeth am bolisïau cyflogadwyedd a sgiliau yng Nghymru, yn enwedig y Cynllun Cyflogadwyedd, y Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid a’r Warant i Bobl Ifanc, ac amcanion strategol Gyrfa Cymru i nodi anghenion data. Archwiliwyd y cyd-destun deddfwriaethol ar lefel llywodraethu Cymru, y DU ac Ewrop, sy’n baramedrau dylanwadol o ran rhannu data a mynediad at ddata.

Roedd archwilio data y mae Gyrfa Cymru yn ei dal yn gam allweddol tuag at ddeall a yw hyn yn ddigon i werthuso anghenion carfanau a darparu gwasanaethau yn gysylltiedig ag amcanion Gyrfa Cymru yn ogystal ag ystyried ymgysylltu â rhaglenni cyflogadwyedd a sgiliau Llywodraeth Cymru a deilliannau’r rhaglenni hynny. Roedd hyn yn cynnwys dogfennau Gyrfa Cymru ar gasgliadau data a hysbysiad(au) preifatrwydd. Caniataodd yr asesiad hwn o ddaliadau data mewnol am nodi cryfderau a gwendidau'r data o ran cysylltu data. Yr ail gam oedd ystyried y ffynonellau data allanol a allai ategu nodau canolfan deallusrwydd data i wella'r modd y cyflawnir polisi cyhoeddus a gwella'r gwasanaethau a ddarperir.

Defnyddiwyd cyfweliadau hefyd yn y prosiect i archwilio cymhlethdodau cysylltu data yn fanylach (rhwystrau, manteision, deddfwriaeth, mynediad, fformat data, adnoddau) yn ogystal ag ystyried gofynion sefydliadol Gyrfa Cymru a phartneriaid. Rhoddodd y cam hwn o'r ymchwil ddealltwriaeth fwy cynnil o anghenion Gyrfa Cymru, yn ogystal â'r amgylchiadau o ran y tebygolrwydd o gael mynediad at ffynonellau data pellach mewn fformat y gellir ei gysylltu. Roedd y ffocws yma ar ddichonoldeb cael gafael ar ffynonellau allanol a chysylltu â hwy, archwilio ymhellach y manteision a'r heriau posibl, a cheisio egluro neu gadarnhau canfyddiadau'r ymchwil ddesg.

Cyd-destun

Mae amcanion sefydliadol Gyrfa Cymru a'r cyfarwyddebau polisi cenedlaethol yn tynnu sylw at y rôl gynyddol bwysig o ran darparu gwasanaethau i'r rhai a all elwa fwyaf o CIAG, gyda dull cydlynol a strategol o ymgysylltu â chyflogwyr a darparwyr dysgu i feithrin marchnad lafur ac economi ffyniannus. Mae pwysau cynyddol i olrhain canlyniadau at ddibenion gwerthuso, ond mae cyfleoedd gwirioneddol i gyflawni hyn hefyd, yn enwedig i'r rhai sy'n troi at wasanaethau cyflogaeth drwy Cymru'n Gweithio.

Er bod Gyrfa Cymru yn gweithredu o fewn amgylchedd deddfwriaeth cymhleth, ac mae rhywfaint o ddeddfwriaeth yn cyfyngu ar botensial cysylltu data, mae potensial hefyd i ddefnyddio data gan AU, yr Adran Gwaith a Phensiynau ac ALlau i gefnogi'r gwaith o werthuso gwasanaethau a monitro canlyniadau sy'n berthnasol i amrywiaeth o gynlluniau a rhaglenni sy'n canolbwyntio ar gyflogadwyedd. Mae dichonoldeb gweithredu canolfan ddata o fewn y cyd-destun cyfreithiol hwn yn golygu y rhoddir cyfrifoldebau sylweddol ar Gyrfa Cymru i sicrhau bod y gofynion cyfreithiol sy'n gysylltiedig â sicrhau bod hysbysiadau preifatrwydd a chytundebau rhannu data yn briodol. Gall datblygu cytundebau, prosesau ac asesu risg gymryd amser y tu hwnt i bob rheswm i’w drafod. Felly, er bod llwybrau cyfreithiol at ddata amrywiol, bydd yr amser a'r capasiti sydd eu hangen i greu cytundebau ledled Cymru yn sylweddol.

Data

Mae data a gesglir gan Gyrfa Cymru, wrth ddarparu ei wasanaeth, yn darparu amrywiaeth eang o wybodaeth i’w defnyddio i wneud penderfyniadau gwybodus am anghenion a gofynion cwsmeriaid, cefnogi gwerthusiadau ac archwilio tueddiadau gwasanaethau. Mae tair ffynhonnell graidd o ddata mewnol: cofnodion gweinyddol cwsmeriaid, Arolwg Gwirio Gyrfa a'r Arolwg Cyrchfannau Disgyblion.

Mae'n amlwg y gall data Gyrfa Cymru roi cyfle i asesu anghenion cwsmeriaid drwy gofnodion manwl ar ryngweithio yn ogystal â data arolwg ychwanegol. Fodd bynnag, nid yw'r data'n rhoi cyfle i edrych y tu hwnt i nodweddion penodol. Gallai ffynonellau gweinyddol eraill, megis cofnodion addysgol a data'r Adran Gwaith a Phensiynau, roi rhagor o fanylion am nodweddion cwsmeriaid Gyrfa Cymru.  Gall gwybodaeth o'r fath ei gwneud hi’n haws segmentu sylfaen cleientiaid Gyrfa Cymru yn well.  Mae dadansoddiad o'r fath yn caniatáu i gleientiaid gael eu grwpio gyda'i gilydd o ran eu nodweddion cyffredin, gan helpu i ddarparu gwasanaethau a gwerthuso gwasanaethau yn effeithiol.  Gallai'r sylfaen dystiolaeth well gefnogi cynllunio strategol, ceisiadau am gyllid, dyrannu adnoddau a datblygiad gwasanaethau. Gallai data ar ganlyniadau cleientiaid gefnogi'r gwaith o werthuso effeithiau gwasanaethau. Gallai partneriaid allanol, gan gynnwys cwnselwyr cyfarwyddyd mewn ysgolion, darparwyr dysgu a'r rhai sy'n ymwneud â chyflwyno rhaglenni cymorth cyflogaeth, elwa os bydd mwy o wybodaeth ar gael am gleientiaid. Gallai hyn gynorthwyo â nodi’n gynnar a darparu cymorth i’r rhai sydd mewn perygl o beidio â bod mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant ac olrhain eu cynnydd. Gallai data a gesglir gan gyrff cyhoeddus wrth ddarparu gwasanaethau cymorth cyflogaeth gynyddu’r ddealltwriaeth o effeithiolrwydd y ddarpariaeth i oedolion, gan arwain at welliannau i gwsmeriaid o oedran gweithio. 

Dulliau posibl

Ymhlith y dewisiadau y mae:

1. parhau â gweithgarwch cyfredol heb unrhyw newidiadau
2. datblygu mwy o fynediad a llifoedd data mwy effeithiol i sefydlu Hyb Data
3. Hyb Data a Mwy, a fyddai'n caniatáu hawliau i bartneriaid olygu meysydd data
4. Porth Data i gwsmeriaid, defnyddio gwasanaethau data diogel a ddarperir gan sefydliadau eraill
5. partneriaethau sy'n seiliedig ar ymchwil

Nid yw'r Opsiynau yn llwybrau heterogenaidd, ar wahân, ac eithrio Opsiwn 1 (yn y senario hwn, ni fyddai unrhyw newidiadau'n cael eu gwneud i weithrediadau Gyrfa Cymru). Mae opsiynau 2 i 4 yn canolbwyntio ar ehangu'r defnydd o ddata gweinyddol mewn gwahanol ffyrdd, gan adeiladu ar waith presennol Gyrfa Cymru, ac mae Opsiwn 5 yn canolbwyntio ar adnoddau a chydberthnasau allanol.

Wrth ystyried dichonoldeb cysylltu a rhannu data fel agwedd allweddol ar gyflawni polisi, archwiliwyd pa sefydliad ddylai arwain. O gyfweliadau, barnwyd mai Gyrfa Cymru oedd y sefydliad mwyaf addas am nifer o resymau. Yn gyntaf, maent ganddynt eisoes lawer iawn o ddata ar ddisgyblion, dysgwyr a phobl ddi-waith. Yn ail, ystyriwyd eu bod yn sefydliad sy'n gweithredu hyd braich oddi wrth Lywodraeth Cymru ac na ellid dweud hynny am wasanaethau eraill a ddarperir gan awdurdodau lleol er enghraifft, deellid bod hyn yn creu lefel o ddidueddrwydd a lefel uchel o ymddiriedaeth cwsmeriaid. At hynny, ystyriwyd bod Gyrfa Cymru yn sefydliad a fyddai'n hyrwyddo ymgysylltu ‘ar y cyd’, gan weithio gyda sefydliadau partner i sicrhau bod llifoedd data yn arwain at rannu data'n llwyddiannus ac yn briodol.

Nid ystyriwyd mai ALlau oedd yn y sefyllfa orau oherwydd bod dulliau a meddalwedd casglu data yn amrywio. Yn arwyddocaol hefyd, o ran addasrwydd gweithredol, ystyriwyd bod nifer yr awdurdodau lleol yn rhwystr rhag trefnu llwyddiannus ac effeithlon. Ni thybiwyd bod sefydliadau canolog, megis yr Adran Gwaith a Phensiynau, yn ymarferol oherwydd natur bell ei swyddogaethau llywodraeth ganolog. Wrth ystyried potensial Llywodraeth Cymru i ddatblygu a chynnal system ganolog, mynegwyd pryderon y byddai hyn yn arwain at oedi wrth ddarparu data a bod ymgorffori'r swyddogaeth hon yn beryglus gan y teimlid y byddai llai o atebolrwydd neu ymgysylltiad beirniadol.

Pe bai Gyrfa Cymru yn symud ymlaen fel arweinydd ar gyfer canolfan deallusrwydd data, yna mae cwestiynau o hyd ynghylch pwy yw'r ‘perchnogion data’ a’r ‘rheolwyr data’. Efallai fod hyn yn llai o broblem nag ydyw ar yr olwg gyntaf. Gall pob sefydliad partner barhau i fod yn berchennog data a rheolwr eu gwybodaeth, a byddai Gyrfa Cymru yn yr achosion hyn yn cael ei ystyried yn ‘brosesydd data’ neu’n rheolwr ar y cyd. Fel prosesydd data, byddai’n rhaid i Gyrfa Cymru gadw cofnod o’r holl weithrediadau prosesu (y gellir eu holrhain gydag amgylchedd Atlas/Dynamics), byddai'n gyfrifol am roi mesurau diogelwch priodol ar waith, a byddai angen prosesau arnynt i hysbysu rheolwr ar unwaith am unrhyw achos o dorri amodau data.  Mae hyn yn parhau i gyd-fynd â’r GDPR. Er mwyn i Gyrfa Cymru fod yn rheolwr data ar y cyd, byddai angen ei enwi felly mewn hysbysiadau preifatrwydd sefydliadol.

Gyrfa Cymru wedi cymryd camau sylweddol i wella cwmpas eu data a'u mynediad at ddata ar ôl i gyflwyno deddfwriaeth GDPR y DU effeithio ar ei allu i gaffael data sy'n cynrychioli'n genedlaethol i lywio'r broses o wneud penderfyniadau sefydliadol a darparu gwasanaethau.

Mae ein hadolygiad o'r amgylchedd deddfwriaethol yn dangos cymhlethdod enfawr ac, ar adegau, diffyg tryloywder y trefniadau cyfreithiol presennol. Daw dau broblem ganolog o hyn:

1. data coll ar ddisgyblion ysgol a allai helpu Gyrfa Cymru i lywio CIAG, trefnu neu werthuso darpariaeth
2. yr anhawster wrth olrhain canlyniadau CIAG

Mae nifer o gyfyngiadau’n perthyn i gynnal y defnydd presennol ar ddata, fodd bynnag, bydd angen buddsoddiad sylweddol yn adnoddau a systemau Gyrfa Cymru i gefnogi'r defnydd mwy effeithiol o ddata. Bydd hefyd yn dibynnu ar gydweithrediad a phartneriaeth sylweddol â sefydliadau eraill.

Awduron yr Adroddiad: Katy Huxley, Ymchwil Data Gweinyddol (ADR)

Mae’r safbwyntiau a fynegwyd yn yr adroddiad hwn yn perthyn i’r ymchwilwyr ac nid o reidrwydd Llywodraeth Cymru.

Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â:
Heledd Jenkins
Ebost: cyflogadwyedd.sgiliau.ymchwil@llyw.cymru

Rhif Ymchwil Gymdeithasol: 65/2022
ISBN digidol 978-1-80364-896-5

Image