Neidio i'r prif gynnwy

Sut y byddwn ni yn Awdurdod Cyllid Cymru yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer y Fenter Twyll Genedlaethol.

Rydym yn cymryd rhan yn y Fenter, ymarfer paru data gyda’r nod o dynnu sylw at achosion posibl o wall a thwyll yn y sector cyhoeddus.

Yng Nghymru, cydlynir y Fenter gan Archwilio Cymru ac yn genedlaethol gan Swyddfa'r Cabinet (y Rheolydd Data).

Sut mae'n gweithio

Mae'r Fenter yn gweithio wrth i sefydliadau roi gwahanol setiau o ddata o wahanol systemau gwybodaeth, mewn meysydd fel:

  • cyflogres
  • pensiynau
  • tai cymdeithasol
  • budd-dal tai
  • budd-daliadau eraill y wladwriaeth
  • dyfarniadau myfyrwyr
  • taliadau i gyflenwyr
  • eithriadau'r GIG
  • cofnod o farwolaeth

Mae'r data a gyflenwir yn cael ei gofnodi ar gronfa ddata ddiogel, wedi'i chynllunio er mwyn paru eitemau data ac adnabod:

  • twyll posibl
  • gweithgaredd amhriodol
  • taliadau anghywir

Data rydym yn eu cyflwyno

Rydym yn cyflwyno setiau data am ein cyflogeion drwy borth TG diogel.

Gweler Atodiad A am feysydd data a gyflwynir gennym.

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

Mae'n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith ddiogelu'r arian cyhoeddus yr ydym yn ei weinyddu. Gallwn rannu gwybodaeth a ddarperir gydag eraill sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll.

Sail gyfreithlon y GDPR y DU ar gyfer prosesu yw Erthygl 6(1)(e) - mae prosesu’n angenrheidiol er mwyn ymgymryd â thasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.

Nodir ein tasg gyhoeddus yn adrannau a12(4) ac a33 o Ddeddf Casglu a Rheoli Trethi (Cymru) 2016, sy'n disgrifio ein swyddogaethau a chyfrifoldeb y Swyddog Cyfrifyddu. am arian cyhoeddus.

Rhannu data

Bydd y data a gyflwynwn yn cael ei rannu â Swyddfa'r Cabinet er mwyn i'r data gael ei baru. Mae Swyddfa'r Cabinet yn rhannu'r data yn ôl yr angen er mwyn atal a chanfod twyll, gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Os bydd data a gyflwynir gan un cyfranogwr yn cyfateb i un arall, byddwn yn rhannu gwybodaeth gryno gyda nhw.

Dychwelir y gwaith paru data at gyfranogwyr mewn cyfres o adroddiadau. Adolygir y gwaith paru er mwyn penderfynu a ydynt yn arwyddocaol ac, os felly, yn caniatáu cynnal ymchwiliadau pellach. Mae'r adroddiadau a ddychwelwyd yn cynnwys:

  • unigolion sy'n hawlio budd-daliadau mewn mwy nag un awdurdod
  • unigolion sydd ar gyflogres a hefyd yn hawlio budd-dal
  • unigolion a gofnodir ar fwy nag un gyflogres
  • ceiswyr lloches aflwyddiannus neu rai nad oes ganddynt hawl i weithio yn y DU
  • taliadau dyblyg i gyflenwyr

Bydd yr adroddiad sy'n tynnu sylw at staff sy’n cael eu cyflogi gan fwy nag un cyfranogwr hefyd yn cael ei ddefnyddio i arddangos ein dyletswydd gofal i gyflogeion, i gadarnhau bod terfynau oriau gwaith yn cael eu cyfyngu i’r hyn a nodir yn y Gyfarwyddeb Oriau Gwaith.

Cadw data

Pan geir cadarnhad bod y cyflwyniad data i Swyddfa'r Cabinet wedi bod yn llwyddiannus, byddwn yn dinistrio'r data a gasglwyd o'n systemau.

Bydd Swyddfa'r Cabinet yn cadw data yn unol â'u Hamserlen Dileu Data. Mae hon yn cael ei diwygio ar hyn o bryd yn dilyn ymgynghoriad a bydd ar gael, drwy'r ddogfen hon, pan gaiff ei chyhoeddi.

Eich hawliau

Pan fyddwn yn prosesu eich data personol, mae gennych yr hawl i:

  • ofyn am wybodaeth am sut mae’n cael ei phrosesu
  • gofyn am gopi
  • gofyn i ni gywiro unrhyw gamgymeriadau’n ddi-oed
  • gofyn am i unrhyw ddata anghyflawn gael ei gwblhau
  • gofyn i'ch data gael ei ddileu os nad oes ei angen arnom mwyach

Weithiau, mae gennych hawl hefyd i ofyn am gyfyngu ar brosesu eich data personol. Er enghraifft, lle cwestiynir y cywirdeb.

Manylion cyswllt

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am sut rydym yn prosesu data personol, cysylltwch â ni:

Swyddog Diogelu Data

Awdurdod Cyllid Cymru
Blwch Post 110
Pontypridd
CF37 9EH

Rydym yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg.

Mynediad cyfyngedig sydd gennym i'n post ar hyn o bryd, felly efallai y bydd rhywfaint o oedi wrth brosesu unrhyw gais y byddwch yn ei anfon atom drwy'r post.

Er mwyn osgoi'r oedi hwn, rydym yn argymell eich bod yn anfon e-bost atom. Cysylltwch â ni os na allwch wneud hynny.

Gallwch hefyd gwyno'n uniongyrchol i Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth (ICO). Yr ICO yw awdurdod goruchwylio'r DU ar gyfer materion diogelu data.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth Cymru

Tŷ Churchill
17 Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH

Rhif ffôn: 029 2067 8400 / 0303 123 1113

Rydym yn croesawu galwadau a gohebiaeth yn Gymraeg.

Atodiad A: Manylebau Data'r Fenter Twyll Genedlaethol

Gofynion y gyflogres

  • Dylai'r data a gyflwynir fodloni'r fanyleb ddata hon a chynnwys yr holl enwau meysydd a restrir.
  • Dylid cyflwyno data drwy'r cyfleuster Uwchlwytho Ffeiliau Data (DFU) yn unig. Dyma'r unig ddull derbyniol o gyflenwi data erbyn hyn. Os defnyddir dull cyflwyno arall ein polisi yw hysbysu'r Uwch Swyddog Cyfrifol/Cyfarwyddwr Cyllid bod data wedi'i beryglu’n ddiangen.
  • Dylid darparu pob cyflogres (er enghraifft, misol, wythnosol a chwarterol, aelodau/cynghorwyr, ysgolion ac athrawon). Fodd bynnag, ni ddylid darparu data mewn perthynas â chyflogresi a brosesir ar gyfer sefydliadau eraill ar sail asiantaeth oni bai:
    • bod hyn wedi’i awdurdodi gan y sefydliad; a
    • bod y sefydliad wedi cadarnhau bod Hysbysiad Preifatrwydd wedi'i gyhoeddi.
  • Sicrhewch fod un ffeil yn cael ei huwchlwytho ar gyfer pob sefydliad, er enghraifft, peidiwch â chyflwyno un ffeil sy'n cynnwys gweithwyr yr Heddlu, y Gwasanaeth Tân a'r Cyngor Sir.
  • Sicrhewch mai dim ond un cofnod sydd ar gyfer pob cyflogai; dylid cyfuno manylion cyflogeion unigol sydd â mwy nag un swydd, er mwyn creu un cofnod. Er enghraifft, ar gyfer cyflogeion sydd â mwy nag un swydd dylid cyfuno 'Tâl gros hyd yma' ac 'Oriau safonol yr wythnos' ar gyfer pob swydd er mwyn rhoi cyfansymiau ar gyfer y 2 faes hynny. Ar gyfer meysydd eraill fel 'Dyddiad dechrau', 'Cod didoli' a 'Chyfrif banc' dylid darparu manylion y brif swydd (yr un sydd â’r cyflog uchaf).
  • Dylid cynnwys gweithwyr presennol yn unig.
Enw'r maes Fformat y data Nodiadau ategol
Cyfeirnod y cyflogai Nod  
Rhif swydd y cyflogai Nod Gadewch yn wag os nad yw'n berthnasol.
Adran Nod Nodwch yr Adran lle mae'r cyflogai’n gweithio, er enghraifft, Gwasanaethau Cymdeithasol, Addysg. Os yw'r maes hwn yn cynnwys cod, darparwch dabl am-edrych.
Teitl Nod  
Rhyw Nod  
Cyfenw Nod  
Rhagenw(au) Nod Sicrhewch eich bod yn cofnodi unrhyw enw(au) canol neu lythyren gyntaf/llythrennau cyntaf enw(au) canol. Gallwch nodi’r rhain mewn maes Enw(au) canol neu lythyren gyntaf/llythrennau enw(au) cyntaf ar wahân neu yn y gell 'Enw(au) cyntaf' os yw'n well gennych.
Enw(au) canol neu lythyren gyntaf/llythrennau cyntaf
enw(au) canol
Nod  
Llinell cyfeiriad 1 Nod  
Llinell cyfeiriad 2 Nod  
Llinell cyfeiriad 3 Nod  
Llinell cyfeiriad 4 Nod  
Cod post Nod  
Cyfeirnod Eiddo Unigryw (UPRN) Nod Dylai'r maes newydd hwn wella'r broses paru cyfeiriadau’n sylweddol.
Dyddiad geni Dyddiad  
Rhif ffôn cartref  Nod  
Rhif ffôn symudol Nod  
Cyfeiriad e-bost Nod  
Rhif pasbort Nod  
Dyddiad dechrau Dyddiad  
Dyddiad gadael Dyddiad Wedi'i gynnwys fel gwiriad annibynnol sy’n cynnwys gweithwyr presennol yn unig.
Dangosydd ymadawr Nod Wedi'i gynnwys fel gwiriad annibynnol sy’n cynnwys gweithwyr presennol yn unig.
Rhif Yswiriant Gwladol Nod  
Baner amser llawn/rhan-amser Nod Rhowch 'F' am amser llawn (a gyflogir am 30 awr neu fwy yr wythnos), 'P' am ran-amser (llai na 30 awr yr wythnos) neu 'C' ar gyfer Gweithwyr Achlysurol/yn ôl y galw.
Cyflog gros hyd yma Rhifol Dylai hyn nodi’r tâl gros hyd yma NID y cyflog trethadwy hyd yma ar gyfer blwyddyn ariannol 2018/2019 hyd at ddyddiad casglu’r data. Peidiwch â chyflwyno cofnod os mai sero yw'r maes hwn.
Oriau safonol yr wythnos Rhifol Er enghraifft, 16 awr fel 1600.
Dyddiad talu diwethaf Dyddiad  
Baner athro Nod Rhowch 'T' ar gyfer athro.
Cod didoli Nod 6 nod rhifol mewn grwpiau o 2 y gellir eu gwahanu â chysylltnodau, er enghraifft, 20-45-23.
Cyfrif banc Nod 8 nod rhifol fel arfer.
Rhif cofrestru’r gymdeithas adeiladu Nod Mae gan gymdeithasau adeiladu rifau cofrestru lle dosberthir taliadau iddynt ar ôl iddynt gael eu talu i mewn i un cyfrif.