Canllawiau Deddf Caffael 2023: dangosyddion perfformiad allweddol

1. Diffinnir dangosydd perfformiad allweddol (DPA) yn Neddf Caffael 2023 (y Ddeddf) fel ffactor neu fesur y gellir asesu perfformiad cyflenwr o ran cyflawni contract yn ei erbyn yn ystod cylch oes y contract.

2. Drwy bennu targedau ar gyfer y lefel o berfformiad a ddymunir yn erbyn DPAau, gall awdurdod contractio fesur a dangos y cynnydd y mae cyflenwr wedi'i wneud yn erbyn y targedau hynny. Os bydd DPAau yn gymwys, cânt eu nodi yn y contract rhwng yr awdurdod contractio a'r cyflenwr. Trwy weithio'n agos gyda chynigwyr a chyflenwyr gellir llunio’r DPAau ar y cyd a’u deall.

3. Trwy gytuno ar ddiffiniad(au) o berfformiad gwael, y broses uwchgyfeirio ar gyfer rheoli perfformiad gwael, a'r mesurau cytundebol a'r amserlenni a fydd yn cael eu rhoi ar waith i gywiro perfformiad gwael, gall awdurdodau contractio ddarparu eglurder a helpu i leihau'r risg o anghydfodau.

4. Mae adran 52 o'r Ddeddf yn diffinio DPA ac yn nodi'r amgylchiadau lle mae'n rhaid i awdurdod contractio bennu a chyhoeddi DPAau. Mae adran 71 yn nodi pryd mae'n rhaid i'r awdurdod contractio asesu perfformiad y cyflenwr yn erbyn y DPAau a bennwyd a'r wybodaeth sydd i'w chyhoeddi mewn perthynas â'r asesiad hwnnw.

5. Mae rheoliad 33 o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 (y Rheoliadau) yn ei gwneud yn ofynnol i o leiaf dri DPA gael eu cyhoeddi yn yr hysbysiad manylion contract os cafodd DPAau eu pennu yn unol ag adran 52(1) o'r Ddeddf.

6. Mae adran 71(2) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio asesu perfformiad yn erbyn pob un o'r DPAau a bennwyd yn unol ag adran 52(1) a chyhoeddi gwybodaeth benodol am yr asesiad hwnnw. Mae rheoliad 40 o'r Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gyhoeddi gwybodaeth asesu mewn perthynas â'r holl DPAau a nodir yn yr hysbysiad cyflawni contract.

7. Pan fydd awdurdod Cymreig datganoledig yn defnyddio trefniant caffael a neilltuir, ni fydd rheoliadau Cymru yn gymwys ac, felly, dylai gyfeirio at ganllawiau llywodraeth y DU.

8. Dyma'r tro cyntaf y deddfwyd ar gyfer DPAau yn neddfwriaeth caffael cyhoeddus y DU. Dylai awdurdodau contractio fod yn ymwybodol o'r seiliau disgresiynol newydd dros wahardd yn Atodlen 7, paragraffau 12(3) a (4) o'r Ddeddf sy'n caniatáu gwahardd ar sail perfformiad gwael. Mae'n rhoi mwy o bwyslais nag o'r blaen ar bennu DPAau ac asesu perfformiad. Gweler y canllaw ar waharddiadau am ragor o wybodaeth.

Pennu a chyhoeddi DPAau (adrannau 52 a 53 o'r Ddeddf)

9. Cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £5 miliwn, yn gyffredinol mae adran 52(1) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio bennu o leiaf dri DPA mewn perthynas â'r contract.

10. Nid yw'r rhwymedigaeth i bennu o leiaf dri DPA yn gymwys os bydd yr awdurdod contractio o'r farn na allai perfformiad y cyflenwr gael ei asesu'n briodol drwy gyfeirio at DPAau. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, pan fydd y contract yn golygu darparu nwyddau untro neu nwyddau oddi ar y silff.

11. Mae'n rhaid i'r gofyniad o dan adran 52(3) o'r Ddeddf i gyhoeddi unrhyw DPAau a bennwyd o dan adran 52(1) gael ei fodloni drwy gyhoeddi'r DPAau yn yr Hysbysiad Manylion Contract. Mae rheoliad 33(2)(r) o’r Rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio yng Nghymru gyhoeddi disgrifiad o bob DPA a pha mor aml y caiff ei asesu.

12. Nid yw'r rhwymedigaeth i bennu a chyhoeddi o leiaf dri DPA yn gymwys mewn perthynas â mathau penodol o gontractau cyhoeddus:

• fframwaith (er ei bod yn gymwys i gontractau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau lle maent yn werth mwy na £5m)
• contract cyfleustodau a ddyfernir gan gyfleustod preifat
• contract consesiwn, neu
• contract cyffyrddiad ysgafn.

Asesu a chyhoeddi perfformiad o ran cyflawni contract yn erbyn DPAau (adran 71 o'r Ddeddf)

13. Pan fydd awdurdod contractio wedi pennu DPAau o dan adran 52(1) o'r Ddeddf, mae adran 71 yn ei gwneud yn ofynnol iddo asesu perfformiad y cyflenwr yn erbyn y DPAau hynny o leiaf unwaith ym mhob cyfnod o 12 mis yn ystod oes y contract a phan gaiff y contract ei derfynu, ac i gyhoeddi gwybodaeth benodol mewn perthynas â'r asesiad hwnnw yn yr hysbysiad cyflawni contract. Caiff awdurdod contractio ddewis asesu perfformiad (a chyhoeddi gwybodaeth) yn amlach.

14. Pan gaiff contract ei derfynu'n gyfan gwbl ar sail perfformiad gwael, mae'n rhaid i wybodaeth benodol am berfformiad hefyd gael ei chynnwys yn yr hysbysiad terfynu contract. Nodir yr wybodaeth sydd i'w chyhoeddi yn yr hysbysiad cyflawni contract yn rheoliad 40 o'r Rheoliadau ac mae'n ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod contractio gyhoeddi asesiad o berfformiad yn erbyn pob DPA a bennwyd o dan adran 52(1) o'r Ddeddf.

15. Mae'n rhaid i'r DPAau a nodir yn yr hysbysiad cyflawni contract gael eu hasesu yn unol â'r graddau a nodir yn rheoliad 40(5) o’r Rheoliadau a chynnwys y cyfnod o amser y mae'r asesiad yn ymwneud ag ef. Atgynhyrchir y graddau yn y tabl isod. Os bydd gan awdurdod contractio system raddio fewnol ar waith, caiff asesu ei gyflenwyr yn fewnol yn erbyn y system raddio honno o hyd. Fodd bynnag, mae'n rhaid iddo ddefnyddio'r graddau a nodir yn rheoliad 40 wrth gwblhau'r hysbysiad cyflawni contract. Gweler y canllaw ar hysbysiadau cyflawni contract am ragor o wybodaeth.

16. Mae'r graddau yn darparu ar gyfer cofnodi asesiad o ‘Arall’ os na fydd perfformiad yn dod o fewn yr un o'r pedwar disgrifiad. Gellid defnyddio'r radd hon, er enghraifft, pan na fydd unrhyw ddata DPA wedi'u cofnodi gan yr awdurdod contractio ar gyfer y DPA hwnnw ar gyfer y cyfnod adrodd perthnasol, os bydd yr awdurdod contractio yn cyhoeddi'r hysbysiad cyflawni contract bob chwarter ond yn mesur perfformiad yn erbyn DPA penodol bob chwe mis.

17. Caiff awdurdodau contractio (ar yr amod y byddai hyn yn addasiad a ganiateir o dan adran 74 o'r Ddeddf) ystyried cyflwyno DPA newydd neu ddiwygio DPA sy'n bodoli eisoes. Yn yr achos hwn, dylai awdurdodau contractio ddefnyddio'r blwch testun rhydd ym maes disgrifiad DPAau er mwyn nodi pa DPAau sydd wedi'u cynnwys yn yr hysbysiad cyflawni contract sy’n newydd neu ddiwygiedig.

• Canllaw ar hysbysiadau cyflawni contract
• Canllaw ar hysbysiadau manylion contract
• Canllaw ar hysbysiadau terfynu contract