Canllawiau Deddf Caffael 2023: dilyniant hysbysiadau a siartiau llif

1. Ceir isod ddisgrifiad o'r holl hysbysiadau sy'n ofynnol o dan Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf). Rydym wedi nodi pa hysbysiadau sy'n orfodol a pha rai sy'n wirfoddol. Mae pob gwerth a ddyfynnir yn y ddogfen hon yn cynnwys TAW.

a. Hysbysiad Piblinell

Gorfodol i awdurdodau contractio sydd o'r farn y byddant yn talu mwy na £100m o dan gontractau perthnasol yn y flwyddyn ariannol sydd i ddod ac os bydd y contract yn fwy na £2m. Rhaid i’r hysbysiad piblinell gael ei gyhoeddi o fewn 56 diwrnod i ddiwrnod cyntaf y flwyddyn ariannol berthnasol, sef y cyfnod o ddeuddeg mis yn dechrau ar y 1 Ebrill.

b. Hysbysiad Caffael Arfaethedig

Mae hwn yn hysbysiad gwirfoddol sy’n cyfateb i Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw o dan y Rheoliadau blaenorol, er na chaiff ei ddefnyddio fel modd i alw am gystadleuaeth).

c. Hysbysiad Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad

Gorfodol os yw awdurdod contractio yn bwriadu ymgymryd ag ymgysylltu rhagarweiniol â'r farchnad neu os yw wedi gwneud hynny. Nid oes rhaid i awdurdodau contractio ymgymryd ag ymgysylltu rhagarweiniol â'r farchnad, ond os gwnânt hynny yna mae'n rhaid iddynt gyhoeddi hysbysiad ymgysylltu rhagarweiniol â'r farchnad neu roi rhesymau dros beidio â gwneud hynny yn yr Hysbysiad Tendro.

d. Hysbysiad Tendro

Gorfodol pan fydd awdurdod contractio yn bwriadu dyfarnu contract cyhoeddus o dan adran 19 o'r Ddeddf (diffinnir “contract cyhoeddus” ei ddiffinio yn Adran 3 y Ddeddf). Nid yw hyn yn gymwys os bydd contract yn ôl y gofyn o dan Farchnad Ddynamig yn ymwneud â marchnad ddynamig cyfleustodau cymhwysol neu gontractau yn ôl y gofyn o dan Farchnad Ddynamig sydd o dan y trothwy a bennwyd gan awdurdod Cymreig datganoledig.

e. Hysbysiad Terfynu Caffaeliad

Gorfodol, os, ar ôl cyhoeddi tendr neu hysbysiad tryloywder mewn perthynas â chontract cyhoeddus, bydd awdurdod contractio yn penderfynu peidio â dyfarnu contract. Noder nad yw hyn yn gymwys i gyfleustodau preifat.

f. Hysbysiad Dyfarnu Contract

Mae hwn yn hysbysiad gorfodol sy’n sefydlu bwriad yr Awdurdod Contractio i ymrwymo i gontract cyhoeddus, ac mae’n rhaid ei gyhoeddi cyn ymrwymo i gontract cyhoeddus.

g. Hysbysiad Manylion Contract

Mae hwyn yn hysbysiad gorfodol sy'n nodi yr ymrwymwyd i gontract cyhoeddus. Wrth gyhoeddi Hysbysiad Manylion Contract datganoledig nid oes angen i awdurdodau Cymru gyhoeddi copi o'r contract (wedi’i olygu), oni bai eu bod yn caffael contract galw i ffwrdd cyhoeddus gydag amcangyfrif o werth o fwy na £5 miliwn o dan drefniant caffael a gadwyd yn ôl, (h.y. fframwaith neu farchnad ddeinamig a ddyfernir gan Awdurdod Contractio Lloegr / heb ei ddatganoli).

h. Hysbysiad Newid Contract

Gorfodol os cyrhaeddir trothwyon penodol a nodir yn y Ddeddf.  Mae'n rhaid i awdurdod contractio gyhoeddi Hysbysiad Newid Contract cyn addasu contract cyhoeddus sy'n bodoli eisoes (ac eithrio
o dan amgylchiadau a ragnodwyd).  Cyfeiriwch at y canllawiau ar 'Newidiadau i Gontract' ar gyfer yr amgylchiadau y mae'n rhaid i awdurdod contractio gyhoeddi Hysbysiad Newid Contract ac unrhyw ddogfennau cysylltiedig. Dylai awdurdodau datganoledig Cymru nodi, os ydynt yn caffael o dan drefniant caffael a gadwyd yn ôl, efallai y bydd angen iddynt gyhoeddi copi o'r contract cyhoeddus wedi'i addasu (wedi'i olygu), pe bai addasiad y contract yn bodloni trothwyon penodol (fel yr amlinellir yn y canllawiau
'Newidiadau i Gontract').

i. Hysbysiad Terfynu Contract

Mae hwn yn hysbysiad gorfodol ar gyfer contract cyhoeddus, ac mae'n rhaid ei gyhoeddi o fewn 30 diwrnod i derfynu contract (gan gynnwys terfynu contract gan barti a therfynu contract drwy ryddhau, dod i ben, diddymu a neilltuo drwy orchymyn llys).

Nid yw Hysbysiad Terfynu Contract yn gymwys:

1. i gyfleustodau preifat, na
2. mewn perthynas â chontractau dewis defnyddiwr (gweler adran 41 ac Atodlen 5, paragraff 15 o'r Ddeddf).

j. Hysbysiadau Marchnad Ddynamig

Gorfodol pan fwriedir i farchnad ddynamig gael ei hysbysebu, ei sefydlu, ei dyfarnu, ei haddasu neu pan fydd marchnad ddynamig yn peidio â gweithredu. Bydd un hysbysiad a elwir yn Hysbysiad Marchnad Ddynamig iddo lifo drwy bob un o'r camau.

1. Hysbysebu
2. Sefydlu
3. Newid
4. Terfynu.

Noder na fydd Cam 4 yn gymwys os sefydlwyd y Farchnad Ddynamig gan gyfleustod preifat.

k. Hysbysiad Tryloywder

Gorfodol pan fydd dyfarniad uniongyrchol o dan adran 41 neu adran 43.

l. Hysbysiad Tendro o dan y Trothwy

Gorfodol pan fydd awdurdod contractio yn bwriadu hysbysebu er mwyn gwahodd tendrau ar gyfer caffaeliad o dan y trothwy.

m. Hysbysiad Cyflawni Contract 

Mae hwn yn hysbysiad gorfodol o dan yr amgylchiadau a ddisgrifir isod ac mae’n cyflawni dwy weithred yn ystod y cam rheoli contract (noder, fodd bynnag, nad oes angen hysbysiad cyflawni contract ar gyfer contract cyfleustodau a ddyfernir gan gyfleustod preifat):

• Dangosyddion Perfformiad Allweddol: Bydd angen hysbysiad cyflawni contract ar gyfer pob contract gwerth dros £5 miliwn ble y mae dangosyddion perfformiad allweddol (DPAau) wedi eu pennu (fel yr amlinellwyd yn y canllawiau DPAau). Mae'n rhaid iddo gael ei gyhoeddi o leiaf unwaith ym mhob cyfnod o ddeuddeg mis yn ystod oes y contract ac wrth ddod â’r contract o ben, ac mae’n rhaid asesu perfformiad y cyflenwr yn erbyn y DPAau a bennir.
   
• Torri Contract /Methu Perfformio: Mae’n rhaid cyhoeddi yr hysbysiad cyflawni contract hefyd os oes achos o dorri contract neu fethu perfformio,(fel yr amlinellir yng nghanllawiau'r Hysbysiad Cyflawni Contract). Mae'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad cyflawni contract ar gyfer torri contract neu berfformiad gwael yn berthnasol i'r rhan fwyaf o gontractau cyhoeddus, nid yn unig y rhai sy'n werth mwy na £5 miliwn. Fodd bynnag, os caiff y contract ei derfynu'n llawn, mae angen hysbysiad terfynu contract.

2. Mae’r wybodaeth ar y tudalennau canlynol wedi’i haddasu o ‘Siart Lif Hysbysiadau’ (ar gael yma).

3. Nodwch fod yr holl werthoedd a ddyfynnir o fewn y ddogfen hon yn cynnwys TAW.

4. Mae'r allwedd ganlynol yn berthnasol i bob un o'r siartiau llif isod.

Image

Allwedd:

• Hybysiadau sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau mewn glas.
• Hysbysiadau gorfodol mewn coch.
• Hybysiadau dewisol mewn gwyrdd.

5. Gwahaniaethau ar gyfer contractau hysbysadwy sydd o dan y contract yng Nghymru:

1. Ar gyfer awdurdodau Cymreig datganoledig, contract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy sydd â gwerth amcangyfrifedig o fwy na £30,000 yw “contract hysbysadwy sydd o dan y trothwy”. Bydd y trothwy hwn yn gymwys yn yr un modd i awdurdodau llywodraeth ganolog yng Nghymru ac awdurdodau nad ydynt yn awdurdodau llywodraeth ganolog yng Nghymru.
2. Os yw awdurdod llywodraeth ganolog yng Nghymru yn caffael o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl, er enghraifft Fframwaith a sefydlwyd gan Wasanaethau Masnachol y Goron, yna'r gwerth o dan y trothwy a fyddai'n gymwys yw £12,000.

6. Mae'r siart lif isod yn dangos dilyniant yr hysbysiadau sydd i'w cyhoeddi ar gyfer caffaeliad hysbysadwy sydd o dan y trothwy.

Image

Cam Tendro a Dyfarnu

• Hysbysiad Tendro o dan y Trothwy - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau
• Hysbysiad Manylion Contract (a elwir yn Hysbysiad Dyfarnu Contract ar hyn o bryd) - gorfodol

Canllawiau Perthnasol ar gyfer Trothwyon Hysbysadwy sydd o dan y Trothwy:

• Canllaw ar fod o dan y Trothwy
• Canllaw ar Hysbysiad Manylion Contract a Dogfennau Contract

7. Mae pob hysbysiad yn yr adrannau canlynol o'r canllawiau hyn yn cyfeirio at Gontractau Cyhoeddus.

8. Diffinnir contract cyhoeddus yn Adran 3 o'r Ddeddf, (Saesneg yn unig) sef:

Any contract for the supply, for pecuniary interest, of goods, services or works to a contracting authority which:

1. has an estimated value of not less than the threshold amount for the type of contract, and
2. is not an exempted contract.

Any framework which:

1. has an estimated value of not less than the threshold amount for the type of contract, and
2. is not an exempted contract.

Any concession contract which:

1. has an estimated value of not less than the threshold amount for the type of contract, and
2. is not an exempted contract.

Canllawiau perthnasol ar gyfer contractau cyhoeddus:

• Canllaw ar Gaffaeliad a Gwmpaswyd
• Canllawiau ar drothwyon

9. Mae'r siart lif isod yn dangos dilyniant yr hysbysiadau sydd i'w cyhoeddi mewn gweithdrefn agored/gweithdrefn hyblyg gystadleuol.

Image

Cam Cyn Tendro:

• Hysbysiad Piblinell - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Caffael Arfaethedig (O dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw) – dewisol.
• Hysbysiad Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Cam Tendro a Dyfarnu:

• Hysbysiad Tendro (O dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Contract) – gorfodol.
• Hysbysiad Terfynu Caffaeliad - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Terfynu Caffaeliad – gorfodol.
• Hysbysiad Manylion Contract (Hysbysiad Dyfarnu Contract o dan reoliadau caffael presennol) – gorfodol.

Rheoli Contract:

• Hysbysiad Cyflawni Contract - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Newid Contract (o dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Addasu Contract) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Terfynu Contract (Gweler nodyn 1 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Canllawiau Perthnasol ar gyfer Gweithdrefn Agored/Gweithdrefn Hyblyg Gystadleuol:

• Canllaw ar Weithdrefnau Tendro Cystadleuol
• Canllaw ar Ddyfarnu Contractau Cystadleuol
• Canllaw ar Hysbysiadau Piblinell
• Canllaw ar Hysbysiadau Caffael Arfaethedig
• Canllaw ar Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad
• Canllaw ar Hysbysiad Terfynu Caffaeliad
• Canllaw ar Hysbysiad Dyfarnu Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Manylion Contract a Dogfennau Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Cyflawni Contract
• Canllaw ar Addasu Contract
• Canllaw ar Derfynu Contract

10. Mae'r siart lif isod yn dangos dilyniant yr hysbysiadau sydd i'w cyhoeddi ar gyfer dyfarniad uniongyrchol.

Image

Cam Cyn Tendro

• Hysbysiad Piblinell - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Cam Tendro a Dyfarnu:

• Hysbysiad Tryloywder (yn debyg i hysbysiad VEAT yn y rheoliadau caffael presennol) – gorfodol.
• Hysbysiad Terfynu Caffaeliad - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau
• Hysbysiad Dyfarnu Contract – gorfodol.
• Hysbysiad Manylion Contract (O dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Dyfarnu Contract) – gorfodol.

Rheoli Contract:

• Hysbysiad Cyflawni Contract - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Newid Contract (O dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Addasu Contract) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Terfynu Contract (Gweler nodyn 1 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Canllawiau Perthnasol ar gyfer Dyfarniad Uniongyrchol

• Canllaw ar Ddyfarniad Uniongyrchol
• Canllaw ar Hysbysiadau Piblinell
• Canllaw ar Hysbysiad Terfynu Caffaeliad
• Canllaw ar Hysbysiad Dyfarnu Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Manylion Contract a Dogfennau Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Cyflawni Contract
• Canllaw ar Addasu Contract
• Canllaw ar Derfynu Contract

11. Mae'r siart lif isod yn dangos dilyniant yr hysbysiadau sydd i'w cyhoeddi ar gyfer contractau yn ôl y gofyn o dan fframweithiau.

Image

Cam Tendro a Dyfarnu:

• Hysbysiad Dyfarnu Contract – gorfodol.
• Hysbysiad Manylion Contract (O dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Dyfarnu Contract) (Gweler nodyn 2 ar ddiwedd y ddogfen) – gorfodol.

Rheoli Contract:

• Hysbysiad Cyflawni Contract - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Newid Contract (O dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Addasu Contract) (Gweler nodyn 3 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Terfynu Contract (Gweler nodyn 1 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Canllawiau Perthnasol ar gyfer Contractau yn ôl y gofyn o dan Fframweithiau

• Canllaw ar Fframweithiau
• Canllaw ar Hysbysiad Dyfarnu Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Manylion Contract a Dogfennau Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Cyflawni Contract
• Canllaw ar Addasu Contract
• Canllaw ar Derfynu Contract

12. Mae'r siart lif isod yn dangos dilyniant yr hysbysiadau sydd i'w cyhoeddi ar gyfer marchnadoedd dynamig.

Image

Cam Cyn Tendro:

• Hysbysiad Piblinell - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Caffael Arfaethedig (O dan y rheoliadau caffael: Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw) – dewisol.
• Hysbysiad Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Cam Tendro a Dyfarnu:

• Cam 1: Hysbysiad i nodi bwriad i sefydlu Marchnad Ddynamig (Hysbysebu) – gorfodol.
• Cam 2: Hysbysiad yn cadarnhau bod Marchnad Ddynamig wedi'i sefydlu (Sefydlu) – gorfodol.

Rheoli Contract:

• Cam 3: Hysbysiad yn nodi unrhyw addasiadau i Farchnad Ddynamig (Newid) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Cam 4: Hysbysiad yn cadarnhau bod Marchnad Ddynamig yn peidio â gweithredu (Terfynu) (Gweler nodyn 4 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Canllawiau perthnasol ar gyfer Marchnadoedd Dynamig

• Canllaw ar Hysbysiadau Piblinell
• Canllaw ar Hysbysiadau Caffael Arfaethedig
• Canllaw ar Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad
• Canllaw ar Farchnad Ddynamig

13. Mae'r siart lif isod yn dangos dilyniant yr hysbysiadau sydd i'w cyhoeddi ar gyfer contractau yn ôl y gofyn o dan farchnadoedd dynamig.

Image

Cam Tendro a Dyfarnu:

• Hysbysiad Tendro (Yn debyg i: Hysbysiad Contract) (Gweler nodyn 5 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Terfynu Caffaeliad - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Dyfarnu – gorfodol.
• Hysbysiad Manylion Contract (a elwir yn Hysbysiad Dyfarnu Contract ar hyn o bryd) (Gweler nodyn 2 ar ddiwedd y ddogfen) – gorfodol.

Rheoli Contract:

• Hysbysiad Cyflawni Contract - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Newid Contract (o dan y rheoliadau caffael presennol: Hysbysiad Addasu Contract) (Gweler nodyn 3 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.
• Hysbysiad Terfynu Contract (Gweler nodyn 1 ar ddiwedd y ddogfen) - sy'n ofynnol o dan rai amgylchiadau.

Canllawiau perthnasol ar gyfer contractau yn ôl y gofyn o dan Farchnadoedd Dynamig

• Canllaw ar Hysbysiad Terfynu Caffaeliad
• Canllaw ar Hysbysiad Dyfarnu Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Manylion Contract a Dogfennau Contract
• Canllaw ar Hysbysiad Cyflawni Contract
• Canllaw ar Addasu Contract
• Canllaw ar Derfynu Contract
• Canllaw ar Farchnad Ddynamig

14. Gweler y nodiadau isod 1- 5 sydd wedi’u tynnu allan o’r dudalen Nodiadau yn ‘Siart Llif Hysbysiad’ ar gael yma.

Nodyn 1: Mae Hysbysiadau Terfynu Contract yn orfodol ar gyfer contract cyhoeddus, ond nid ydynt yn gymwys i gyfleustodau preifat na chontractau dewis defnyddiwr (gweler adran 41 ac Atodlen 5, paragraff 15 o'r Ddeddf).

Nodyn 2: Dim ond os dyfarnwyd y contract fel rhan o gaffaeliad o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl (h.y. fframwaith neu Farchnad Ddynamig a ddyfarnwyd gan awdurdod contractio yn Lloegr / awdurdod contractio heb ei ddatganoli) ac os yw'r contract yn ôl y gofyn yn werth mwy na £5m y mae'n ofynnol i awdurdodau Cymreig datganoledig gyhoeddi contractau wedi'u golygu.

Nodyn 3: Dim ond os dyfarnwyd y contract fel rhan o gaffaeliad o dan drefniant caffael a gedwir yn ôl (h.y. fframwaith neu Farchnad Ddynamig a ddyfarnwyd gan awdurdod contractio yn Lloegr / awdurdod contractio heb ei ddatganoli) ac os yw'r contract yn ôl y gofyn yn werth mwy na £5m y mae'n ofynnol i awdurdodau Cymreig datganoledig gyhoeddi contractau addasedig wedi'u golygu neu'r addasiad.

Nodyn 4: Nid yw'r hysbysiad yn cadarnhau bod Marchnad Ddynamig wedi peidio â gweithredu yn ofynnol os sefydlwyd y Farchnad Ddynamig gan gyfleustod preifat.

Nodyn 5: Nid yw hysbysiad tendro ar gyfer contract yn ôl y gofyn o dan Farchnad Ddynamig yn gymwys os yw'r contract yn ôl y gofyn yn ymwneud â'r canlynol:

1. Marchnad Ddynamig cyfleustodau cymhwysol, neu
2. Ar gyfer contractau yn ôl y gofyn sydd o dan y trothwy a roddwyd ar waith gan awdurdod Cymreig datganoledig