Canllawiau Deddf Caffael 2023: Hysbysiadau cydymffurfedd taliadau

1. Hysbysiad cydymffurfedd taliadau yw hysbysiad sy'n nodi i ba raddau y mae'r awdurdod contractio, dros gyfnod adrodd o chwe mis, wedi talu ei anfonebau yn unol â'r teler a nodi yn adran 68(2) o Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf). Mae hefyd yn cynnwys gofynion adrodd eraill (a nodir yn rheoliad 39(2)(c) o Reoliadau Caffael (Cymru) 2024 (Rheoliadau 2024)) sy'n ymwneud â phryd y cafodd anfonebau eu talu.

2. Mae'n ofynnol i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau ar y platfform digidol canolog drwy'r platfform digidol Cymreig (gweler paragraff 48 am ragor o wybodaeth am gychwyn a'r lle cyhoeddi). Diben yr hysbysiad hwn yw sicrhau tryloywder o ran cydymffurfedd awdurdodau contractio â'r Ddeddf ac, yn fwy penodol, pa mor brydlon y maent yn talu eu cyflenwyr. Dylai cyhoeddi hysbysiadau cydymffurfedd taliadau annog talu'n gyflymach a'i gwneud yn bosibl i arferion talu awdurdodau contractio gael eu cymharu â rhai'r sector preifat.

3. Dylid darllen y canllawiau hyn ar y cyd â'r canllaw ar anfonebu a thalu electronig, sy'n rhoi canllawiau pellach ar daliadau sy'n ddefnyddiol wrth goladu gwybodaeth am yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau.

4. Mae adran 69(1) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau o fewn 30 diwrnod i ddiwedd ‘cyfnod adrodd’ (gweler paragraff 15 isod) os gwnaeth daliad o dan gontract cyhoeddus neu os daeth swm yn daladwy o dan gontract cyhoeddus, yn ystod y cyfnod adrodd hwnnw.

5. Mae rheoliad 39 o Reoliadau 2024 yn nodi'r wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys mewn hysbysiad cydymffurfedd taliadau a gyhoeddir o dan adran 69(1).

6. Mae adran 68 o'r Ddeddf hefyd yn berthnasol am ei bod yn nodi'r teler talu ymhlyg y mae'n ofynnol i awdurdodau contractio adrodd yn ei erbyn yn yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau.

7. Bwriedir i hysbysiadau cydymffurfedd taliadau ddisodli ac atgyfnerthu rheoliad 113(7) o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

8. Y prif newidiadau o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yw:

1. y gofyniad o dan y Ddeddf i gyflwyno adroddiad bob chwe mis (yn hytrach na bob blwyddyn)
2. y gofyniad o dan reoliad 39(2)(ca) o Reoliadau 2024 i adrodd ar daliadau a wneir o'r adeg y daw anfoneb i law (i adlewyrchu adran 68(2) o'r Ddeddf)
3. y gofyniad o dan reoliad 39(2)(c) i ddarparu nifer cyfartalog y diwrnodau a gymer, o'r diwrnod y daw'r anfoneb i law, i wneud taliadau a'r cyfnodau o amser y gwnaed taliadau o'u mewn (1-30 diwrnod, 31-60 diwrnod neu 61+ diwrnod)
4. y gofyniad o dan reoliad 39(2)(e) i'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau gael ei gymeradwyo gan gyfarwyddwr cyllid neu swyddog cyfatebol
5. nid oes unrhyw ofyniad o dan y Ddeddf na rheoliad 39 i gyhoeddi llog atebolrwydd am daliadau hwyr.

9. O dan y Ddeddf, rhaid cyhoeddi hysbysiadau cydymffurfedd taliadau ar y platfform digidol canolog ac, yn achos awdurdodau Cymreig datganoledig, gwneir hyn drwy ei gyhoeddi ar y platfform digidol Cymreig. Mae hyn yn wahanol i'r gofyniad o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, sef bod angen cyhoeddi ystadegau ar y rhyngrwyd yn gyffredinol, er enghraifft ar wefan yr awdurdod contractio.

10. Bydd y rhwymedigaethau yn y Ddeddf mewn perthynas â'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau yn gymwys i bob contract a ddyfernir gan awdurdod contractio, nid dim ond y rhai a ddyfernir o dan y Ddeddf. Mae hyn yn golygu y bydd yr hysbysiad hefyd yn cynnwys taliadau o dan gontractau a ddyfarnwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol.

11. O dan y Ddeddf, mae'r rhwymedigaeth a nodir yn adran 69 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gyhoeddi hysbysiadau cydymffurfedd taliadau bob chwe mis os byddant wedi gwneud taliad o dan gontract cyhoeddus, neu os bydd swm sy'n ddyledus o dan gontract cyhoeddus wedi dod yn daladwy, yn y chwe mis blaenorol. (Nodir union ofynion a manylion yr hyn sydd i'w gynnwys mewn hysbysiadau o'r fath yn adran 69 o'r Ddeddf a rheoliad 39 o Reoliadau 2024). Roedd y rhwymedigaethau o ran adrodd ar daliadau o dan reoliad 113(7) o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio gyhoeddi ystadegau ar eu perfformiad o ran talu anfonebau ar-lein bob blwyddyn. Unwaith y bydd y gallu i gyhoeddi'r wybodaeth hon ar y platfform digidol canolog ar gael, bydd hefyd yn ofynnol i awdurdodau contractio gynnwys taliadau a wneir neu sy'n ddyledus o dan gontract cyhoeddus a gaffaelwyd o dan y ddeddfwriaeth flaenorol yn yr hysbysiadau cydymffurfedd taliadau.

12. Bydd y broses o gyflwyno'r platfform digidol canolog fesul cam yn golygu na fydd y gallu digidol i gyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau ar y platfform ar gael pan ddaw'r Ddeddf i rym. Felly, dylai awdurdodau contractio barhau i gyhoeddi eu hysbysiadau o dan reoliad 113(7) o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 fel y maent yn ei wneud ar hyn o bryd, nes i'r rhwymedigaeth o ran hysbysiadau cydymffurfedd taliadau o dan adran 69 o'r Ddeddf ddod i rym. Dylai Awdurdodau Contractio nodi bod y cyfnod adrodd wedi newid i bob chwe mis o dan y darpariaethau trosiannol ac arbed. Gweler Rheoliadau Darpariaethau Trosiannol ac Arbed am fanylion pellach.

13. Mae'r gofyniad i gyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau yn gymwys i unrhyw gontract cyhoeddus (a ddiffinnir yn adran 3 o'r Ddeddf) ac eithrio'r canlynol:

1. contractau yr ymrwymir iddynt gan awdurdod a drosglwyddwyd i Ogledd Iwerddon
2. contractau yr ymrwymir iddynt gan gyfleustodau preifat
3. contractau yr ymrwymir iddynt gan ysgol
4. contractau consesiwn.

14. Nid yw taliadau grant yn cael eu cwmpasu gan y gofyniad i gyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau gan nad yw grantiau yn gontractau cyhoeddus.

15. Mae adran 69(3) o'r Ddeddf yn diffinio cyfnod adrodd. Mae'r cyfnod adrodd cyntaf yn dechrau ar y diwrnod y daw adran 69 i rym ac yn gorffen ar 31 Mawrth neu 30 Medi sy'n dilyn, p'un bynnag a ddaw gyntaf. Ar ôl hynny, y cyfnod adrodd yw pob chwe mis olynol, h.y., y cyfnodau rhwng 1 Ebrill a 30 Medi ac 1 Hydref a 31 Mawrth, fel y bo'n berthnasol. Fel rhan o'r broses o gyflwyno'r gyfundrefn hysbysiadau fesul cam o dan y Ddeddf, ni fydd adran 69 o'r Ddeddf yn cychwyn pan ddaw'r Ddeddf i rym yn gyffredinol, ond bydd yn cychwyn yn ddiweddarach.

16. Mae rheoliad 39 o Reoliadau 2024 yn nodi bod yn rhaid i'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau gynnwys y canlynol:

1. gwybodaeth am yr awdurdod contractio
2. dyddiadau diwrnodau cyntaf ac olaf y cyfnod adrodd

3. o ran taliadau o dan gontractau cyhoeddus yn ystod y cyfnod adrodd:

   1. nifer cyfartalog y diwrnodau a gymerodd i wneud y taliadau hynny (gweler paragraffau 21-22)
   2. canran y taliadau hynny a dalwyd o fewn cyfnodau penodedig o amser (gweler paragraffau 23-25).

   Bwriedir i'r metrigau hyn ei gwneud yn bosibl i'r data gael eu cymharu'n uniongyrchol â'r data a gyflwynir gan gwmnïau preifat o dan Reoliadau Adrodd ar Arferion a Pherfformiad Talu 2017

4. canran yr anfonebau a dalwyd yn unol â'r teler yn adran 68(2) o'r Ddeddf yn ystod y cyfnod adrodd (gweler paragraffau 26-29)
5. datganiad bod y cyfarwyddwr neu swyddog tebyg wedi cymeradwyo'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau (gweler paragraffau 30-31).

17. Amcan adran 68(2) o'r Ddeddf yw ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio dalu anfonebau cyflenwyr o fewn 30 diwrnod i'r diwrnod y daw'r anfoneb i law neu, os yw'n ddiweddarach, y diwrnod y daw'r taliad yn ddyledus yn unol â'r anfoneb. Bwriedir egluro'r geiriad yn adran 68(2) er mwyn sicrhau mai dyma'r unig ffordd y gellir dehongli'r ddarpariaeth.

Cyfrifo cyfnodau talu

18. Er mwyn darparu'r wybodaeth am daliadau sy'n ofynnol gan yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau, bydd angen i awdurdodau contractio gyfrifo nifer y diwrnodau a gymer iddynt dalu pob anfoneb berthnasol:

1. At ddibenion adrodd o dan reoliad 39(2)(c) o Reoliadau 2024, diwrnod 1 yw'r diwrnod ar ôl y diwrnod anfonebu. Mae rheoliad 39(3) yn diffinio'r diwrnod anfonebu fel y diwrnod y mae anfoneb yn dod i law awdurdod contractio
2. At ddibenion adrodd ar gydymffurfedd ag adran 68(2) (fel sy'n ofynnol gan reoliad 39(2)(ca), diwrnod 1 yw'r diwrnod y daw'r anfoneb i law neu, os yw'n ddiweddarach, y diwrnod cyn y diwrnod
3. y mae'r taliad yn dod yn ddyledus fel y'i nodir yn yr anfoneb.

Gweler paragraffau 21-29 isod am y gofynion adrodd manwl.

19. Os yw'r awdurdod contractio yn defnyddio system anfonebu electronig, y diwrnod y mae'r anfoneb yn cael ei derbyn ar y system yw'r dyddiad y daw'r anfoneb i law neu'r diwrnod anfonebu, fel y bo'n berthnasol (adran 68(11) a rheoliad 39(5)).

Oedi cyn i daliad ddod i law

20. Mae rheoliad 39(4) o Reoliadau 2024 yn darparu y gwneir taliad pan fydd yn dod i law'r cyflenwr. Os oes unrhyw oedi cyn i'r taliad ddod i law nad yw'r awdurdod contractio yn gyfrifol amdano, mae'r rheoliad yn darparu y gwneir taliad pan fyddai wedi dod i law heb yr oedi hwnnw. Gall oedi nad yw'r awdurdod contractio yn gyfrifol amdano ddigwydd, er enghraifft, pan fydd system prosesu taliadau yn methu â gweithredu.

Cyfrifo nifer cyfartalog y diwrnodau i dalu anfoneb (rheoliad 39(2)(c)(i))

21. Mae rheoliad 39(2)(c)(i) o Reoliadau 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau nodi nifer cyfartalog y diwrnodau a gymerodd i'r awdurdod contractio dalu ei gyflenwyr yn ystod y cyfnod adrodd, lle diwrnod 1 yw’r diwrnod ar ôl y diwrnod anfonebu; Mae rheoliad 39(3) yn darparu mai ystyr ‘cyfartalog’ yw'r cymedr rhifyddol (sef swm yr holl ddiwrnodau a gymerodd i dalu, wedi'i rannu â nifer yr anfonebau a dalwyd).

22. Ni ddylid cynnwys anfonebau sydd wedi dod i law awdurdod contractio ond nad ydynt wedi'u talu eto wrth gyfrifo nifer cyfartalog y diwrnodau a gymerodd i wneud taliadau yn y cyfnod adrodd. Er enghraifft, os daeth anfoneb i law ynghanol y cyfnod adrodd ac na chafodd ei thalu cyn diwedd y cyfnod adrodd, ni fyddai'n cael ei chynnwys. Wrth gyfrifo nifer yr anfonebau a dalwyd yn ystod y cyfnod adrodd perthnasol, dylai'r awdurdod contractio gynnwys anfonebau a ddaeth i law mewn cyfnod adrodd blaenorol ac a dalwyd yn y cyfnod adrodd perthnasol.

Cyfrifo canran yr anfonebau a dalwyd o fewn cyfnodau penodedig o amser mewn cyfnod adrodd (rheoliad 39(2)(c)(ii))

23. Mae rheoliad 39(2)(c)(ii) o Reoliadau 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau nodi canran y taliadau a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd o fewn cyfnodau penodol o amser, lle diwrnod 1 yw'r diwrnod ar ôl y diwrnod anfonebu. Dylid cyfrifo canran yr anfonebau a dalwyd ym mhob cyfnod drwy gyfrifo nifer y taliadau a wnaed ym mhob cyfnod penodedig o amser fel canran cyfanswm y taliadau a wnaed yn y cyfnod adrodd perthnasol. Mae'r tri chyfnod penodedig ar gyfer talu yn cyd-fynd â Rheoliadau Adrodd ar Arferion a Pherfformiad 2017 a'r cyfnodau yw: o fewn 30 diwrnod, rhwng 31 a 60 diwrnod ac ar neu ar ôl diwrnod 61. Dylai ffigurau sydd wedi'u cynnwys yn erbyn y cyfnodau hyn o amser adio'n 100% pan gânt eu cofnodi yn yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau. Efallai y bydd angen talgrynnu gwerthoedd i fyny neu i lawr er mwyn iddynt adio'n 100%.

24. Fel wrth gyfrifo nifer cyfartalog y diwrnodau i dalu anfoneb o dan reoliad 39(2)(c)(i), ni ddylid cynnwys anfonebau sydd wedi dod i law awdurdod contractio ond nad ydynt wedi'u talu eto yn y cyfrifiadau. Unwaith eto, dylid cynnwys unrhyw anfonebau sy'n cael eu talu yn y cyfnod adrodd, ond a ddaeth i law mewn cyfnod adrodd blaenorol wrth gyfrifo canran y taliadau a wnaed yn y cyfnod adrodd y maent yn cael eu talu.

25. Dylai pob canran a gofnodir fod yn erbyn cyfanswm yr anfonebau a ddaeth i law, yn hytrach nag yn erbyn cyfanswm gwerth yr anfonebau.

Adrodd ar gydymffurfedd yr awdurdod contractio â'r teler a nodir yn adran 68(2) (rheoliad 39(2)(ca))

26. Mae rheoliad 39(2)(ca) o Reoliadau 2024 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio adrodd ar eu cydymffurfedd â'r teler talu ymhlyg yn adran 68(2) o'r Ddeddf. Caiff y ffigur hwn ei gyfrifo drwy gyfrifo nifer yr anfonebau a dalwyd yn unol ag adran 68(2) yn ystod y cyfnod adrodd, fel cyfran cyfanswm yr anfonebau a dalwyd, neu y dylid bod wedi'u talu, yn unol ag adran 68(2) yn ystod y cyfnod adrodd. Mae adran 68(2) yn ei gwneud yn ofynnol i daliad gael ei wneud: (i) o fewn y cyfnod o 30 diwrnod sy'n dechrau ar y diwrnod y daw'r anfoneb i law, neu (ii) os yw'n ddiweddarach, ar neu cyn y diwrnod y daeth y taliad yn ddyledus yn unol â'r anfoneb.

27. Ni fydd y teler yn adran 68(2) yn gymwys os bydd yr awdurdod contractio o'r farn bod yr anfoneb yn annilys neu os yw'n herio'r anfoneb. Wrth gyfrifo a gafodd yr anfoneb ei thalu yn unol ag adran 68(2), ystyrir adran 68(3) fel nad yw anfonebau annilys neu anfonebau y mae anghydfod yn eu cylch yn cael eu cynnwys. Mae adran 68(8-9) yn nodi beth mae'n golygu i anfoneb fod yn ddilys (gweler hefyd y canllaw ar anfonebau a thalu electronig).

28. Os bydd anfoneb annilys neu anfoneb y mae anghydfod yn ei chylch wedi dod i law mewn cyfnod adrodd, ond nad oedd yn ofynnol i'r awdurdod contractio ei thalu (e.e. am iddi ddod i law lai na 30 diwrnod cyn diwedd y cyfnod adrodd), nid ystyrir yr anfoneb honno yn y cyfrifiad os nad yw wedi cael ei thalu yn y cyfnod (i) am na chafodd ei thalu, a (ii) am nad oedd yn anfoneb y dylid bod wedi'i thalu. Os cafodd yr anfoneb honno ei thalu o fewn y cyfnod adrodd, yna anfoneb a dalwyd ydyw ac, felly, dylid ei hystyried yn y cyfrifiad.

29. Fodd bynnag, os bydd anfoneb ddilys ac anfoneb nad oes anghydfod yn ei chylch wedi dod i law yn ystod y cyfnod adrodd a'i bod yn ofynnol i'r awdurdod contractio ei thalu yn y cyfnod adrodd hwnnw (h.y. am fod y terfyn amser ar gyfer talu yn ddyddiad yn ystod y cyfnod adrodd), ond na wnaeth ei thalu, ystyrir bod yr anfoneb honno yn anfoneb y dylid bod wedi'i thalu ac, felly, caiff ei chynnwys yn y cyfrifiad.

Cymeradwyo hysbysiad cydymffurfedd taliadau (rheoliad 39(2)(e))

30. Rhaid i'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau gynnwys datganiad gan gyfarwyddwr yr awdurdod contractio neu swyddog tebyg sy'n gyfrifol am gyllid yr awdurdod contractio sy'n nodi ei fod yn cymeradwyo'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau. Rhaid cynnwys enw'r unigolyn a theitl ei swydd yn yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau. Diben y gofyniad hwn yw sicrhau mwy o graffu proffesiynol a mwy o ymddiriedaeth yn yr hysbysiadau a bod y sector cyhoeddus yn cyrraedd yr un safonau â'r sector preifat.

31. Dylai'r sawl sy'n darparu'r datganiad fod yn unigolyn sydd ag awdurdod yn yr awdurdod contractio. Yn awdurdodau contractio llywodraeth ganolog, dylai fod yn unigolyn ar lefel yr Uwch Wasanaeth Sifil. Mewn awdurdodau contractio eraill, dylai fod yn unigolyn ar lefel gyfatebol i'r Uwch Wasanaeth Sifil.

Anfonebau y mae anghydfod yn eu cylch

32. Dylid trin anfonebau sydd wedi'u talu'n rhannol, er enghraifft, lle mae 75% o'r cyfanswm a anfonebwyd wedi'i dalu) fel petaent heb eu talu a'u cofnodi fel anfonebau sydd wedi'u talu yn y cyfnod adrodd perthnasol y maent yn cael eu talu'n llawn os na fydd y cyflenwr wedi cytuno i dderbyn y taliad rhannol fel taliad llawn yn erbyn yr anfoneb. Os bydd y cyflenwr wedi cytuno i dderbyn y taliad rhannol, ystyrir bod yr anfoneb wedi'i thalu ar y dyddiad y gwnaed y taliad neu, os yw'n ddiweddarach, y dyddiad y cytunodd y cyflenwr i dderbyn y taliad rhannol.

Talu mewn rhandaliadau

33. Os caiff anfoneb ei thalu mewn rhandaliadau drwy gytundeb o'r ddeutu ar y dechrau, gellir cofnodi'r taliadau fel rhai sydd wedi'u gwneud ar ddibenion nodi pa wybodaeth sydd angen ei chynnwys yn yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau, ar yr amod y telir y rhandaliadau ar amser. Os bydd y cyflenwr wedi cytuno i gael ei dalu mewn rhandaliadau, er mwyn cydymffurfio â gofynion adrodd, dylai awdurdodau contractio drin pob rhandaliad fel anfoneb ar wahân, a bydd y cyfnod o 30 diwrnod pan ddylai'r taliad gael ei wneud yn dechrau, ar gyfer pob rhandaliad, ar y diwrnod y daeth yr anfoneb i law (ar gyfer y rhandaliad cyntaf), ac ar gyfer rhandaliadau dilynol, y diwrnod y cytunwyd y byddai pob rhandaliad yn cael ei wneud. Ar y cyfan, os bydd anfoneb yn cael ei thalu mewn sawl rhandaliad (er enghraifft, taliadau misol), dylai awdurdodau contractio annog cyflenwyr i ddefnyddio rhifau anfoneb ar wahân ar gyfer pob rhandaliad.

34. Os bydd anfoneb yn cael ei thalu mewn rhandaliadau am fod cyflenwr wedi cytuno i ohirio derbyn, tan yn ddiweddarach, ran o'r hyn a oedd wedi bod yn daladwy'n flaenorol o dan yr anfoneb fel cyfanswm, y diwrnod y daeth yr anfoneb i law yw'r diwrnod y daeth yr anfoneb ar gyfer y cyfanswm cychwynnol i law. Caiff nifer y diwrnodau y gwneir taliadau o'u mewn ei fesur drwy gyfeirio at y diwrnod y daw'r anfoneb lawn wreiddiol i law.

Dulliau talu â cherdyn

35. Mae tri phrif fath o gerdyn talu, a ddefnyddir weithiau gan awdurdodau contractio ar gyfer nifer mawr o daliadau gwerth isel. Pan ddefnyddir y cardiau hyn, ar y cyfan dylid trin pob pryniant â'r cerdyn fel anfoneb ar wahân (yn hytrach na bod datganiad sy'n cynnwys nifer o bryniannau yn cael ei drin fel un anfoneb), er bod eithriad:

1. cardiau ffisegol: mae pob trafodiad yn anfoneb ar wahân. Pan ddefnyddir cardiau ffisegol ar gyfer treuliau staff (yn hytrach na chardiau treuliau penodedig), ni ddylid cynnwys y rhain ac nid ydynt yn anfonebau at ddibenion y Ddeddf na rheoliadau
2. cardiau cyfrif untro: mae pob trafodiad yn anfoneb ar wahân
3. cardiau adnau: yn y rhan fwyaf o achosion, mae'r rhain yn disodli anfonebau â nifer o drafodiadau gan gyflenwyr. Mae a wnelo nifer y trafodiadau y dylid eu cynnwys mewn anfoneb â nifer yr anfonebau y mae'r cerdyn wedi'u disodli. Er enghraifft, os oedd cyflenwr wedi cyflwyno un anfoneb fisol yn flaenorol a oedd yn cynnwys nifer o bryniannau gwahanol, un anfoneb yw'r datganiad ar gyfer y cerdyn adnau, hyd yn oed os yw'n rhestru pob pryniant ar wahân.

Ffeiliau swp-lanwytho/bwydo

36. Dylid cynnwys anfonebau mewn ffeiliau swp-lanlwytho wrth gyfrifo nifer y diwrnodau neu'r canrannau at ddibenion yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau. Os bydd y cyflenwyr wedi pennu un rhif anfoneb i bob llinell mewn ffeil swp-lanlwytho, dylid cyfrif pob rhif anfoneb unwaith yn hytrach na chyfrif pob llinell sy'n ymwneud â'r un rhif anfoneb ar wahân.

37. Nid yw ffeiliau bwydo sy'n cyflwyno gwybodaeth gyffredinol am daliadau yn anfonebau ac ni ddylid eu cynnwys wrth gyfrifo nifer yr anfonebau at ddibenion yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau.

Taliadau eraill

38. Dim ond symiau sy'n daladwy o dan anfonebau ar gyfer cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu weithiau o dan gontract cyhoeddus y dylid eu hystyried yn y cyfrifiadau ar gyfer hysbysiad cydymffurfedd taliadau. Ni ddylai awdurdodau contractio gynnwys taliadau nad ydynt yn ymwneud â phrynu nwyddau, gwasanaethau neu weithiau. Ni ddylid cynnwys costau trwybàs megis budd-daliadau, ad-daliadau i staff, iawndal, taliadau i feddygon, ac ati, drwy ddamwain mewn taliadau a wnaed.

Nodiadau credyd

39. Nid yw nodiadau credyd a geir gan gyflenwyr yn anfonebau ac ni ddylid eu cynnwys drwy ddamwain wrth gyfrifo nifer yr anfonebau at ddibenion yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau.

Taliadau BACS

40. Er mwyn sicrhau bod taliad yn dod i law o fewn y cyfnod sy'n ofynnol yn adran 68(2), dylai awdurdodau contractio sy'n gwneud taliadau drwy BACS drefnu i daliadau adael eu cyfrifon banc 3-5 cyn y dyddiad talu disgwyliedig er mwyn darparu ar gyfer amser trafodiad, penwythnosau a gwyliau banc.

Taliadau rhyngwladol

41. Dylid cynnwys taliadau rhyngwladol ar gyfer anfonebau a wneir gan awdurdodau contractio o dan gontractau cyhoeddus wrth gyfrifo'r taliadau a wnaed yn y cyfnod adrodd yn yr un ffordd ag unrhyw daliad arall, ond os mai'r elfen ryngwladol yw'r prif reswm dros unrhyw daliad hwyr, dylid nodi hyn yn y maes testun rhydd yn yr hysbysiad cydymffurfedd taliadau.

Sicrhau bod yr anfoneb yn cael ei hanfon i'r cyfeiriad cywir ar gyfer talu

42. Mae adran 68(11) o'r Ddeddf a rheoliad 39(5) o Reoliadau 2024 yn darparu bod anfoneb yn dod i law awdurdod contractio, er enghraifft, pan ddanfonir yr anfoneb i'r cyfeiriad, neu drwy system anfonebu electronig, sydd wedi'i bennu yn y contract dan sylw at y diben hwnnw. Nid yw hwn yn ddisgrifiad hollgynhwysfawr o'r hyn y mae'n ei olygu i anfoneb ddod i law, ac efallai na fydd y system anfonebu electronig berthnasol wedi'i phennu yn y contract, ond gallai gael ei phennu yn ddiweddarach gan yr awdurdod contractio, neu gallai cyfeiriad newid. Os na cheir unrhyw gyfarwyddiadau penodol, daw'r anfoneb i law ar y diwrnod y daw'r anfoneb i law o fewn yr awdurdod contractio, hyd yn oed os na ddaw i law'r sawl sy'n gyfrifol am ei phrosesu.

43. Er mwyn osgoi taliad hwyr ac anghydfodau posibl, dylai'r contract nodi cyfarwyddiadau penodol ar gyfer cyflwyno anfonebau, er enghraifft, y cyfeiriad e-bost ac unigolyn a enwir y mae'n rhaid cyflwyno'r anfoneb iddo, a'r weithdrefn datrys anghydfodau i'w defnyddio os bydd yr awdurdod contractio yn herio anfoneb. Dylai awdurdodau contractio nodi bod adran 68(4) o'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod contractio, ar ôl i anfoneb ddod i'w law, hysbysu'r talai heb oedi diangen os bydd o'r farn bod yr anfoneb yn annilys neu os bydd yn ei herio. Am ragor o wybodaeth gweler y canllaw ar delerau talu ymhlyg ac anfonebu a thalu electronig.

Beth yw anfoneb?

44. Nid yw'r term ‘anfoneb’ wedi'i ddiffinio yn y Ddeddf (yn wahanol i ‘anfoneb electronig’) na'r rheoliadau a gall fod ar sawl ffurf wahanol; er enghraifft, yn hytrach nag anfoneb draddodiadol, gall y cyflenwr gyflwyno taflen amser sy'n nodi gwasanaethau a ddarparwyd ar gyfer mis penodol o dan gontract gwasanaethau a'r swm sy'n ddyledus. Ar yr amod bod y wybodaeth a gyflwynir ar gyfer taliadau yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol (gweler adran 68(9)), neu ei bod ar y ffurf electronig ofynnol (gweler 68(8)(a)), yna mae'n anfoneb ddilys. Bydd y cyfnod ar gyfer talu yn adran 68(2) yn gymwys a chaiff ei gyfrifo o'r diwrnod y daw'r wybodaeth, h.y. yr anfoneb ddilys, i law'r awdurdod contractio (ar yr amod ei bod yn ddilys ac nad oes anghydfod yn ei chylch).

Sut y dylid trin cyllid cadwyn gyflenwi?

45. Oni chytunir ar gyfnod byrrach, bydd y cyfnod talu bob amser fel y'i nodir yn adran 68(2) o'r Ddeddf. Nid yw defnyddio cyllid cadwyn gyflenwi er mwyn sicrhau bod y cyflenwr yn cael ei dalu o fewn y cyfnod talu ymhlyg yn cydymffurfio ag adran 68(2) os yw'r ffaith nad oes cyllid cadwyn gyflenwi yn golygu y byddai'r cyflenwyr wedi cael ei dalu ar ôl y cyfnod talu o 30 diwrnod. Os bydd cyflenwr am ddefnyddio cyllid cadwyn gyflenwi i gael taliad cyn y cyfnod talu yn adran 68(2), mater i'r cyflenwr yw hwnnw.

46. Os bydd cyflenwr sy'n defnyddio cyllid cadwyn gyflenwi yn cael y swm llawn sy'n ddyledus o dan yr anfoneb heb orfod talu ffi na heb i unrhyw swm gael ei ddidynnu o'r taliad, y dyddiad y gwneir y taliad yw'r dyddiad y mae'r cyflenwr yn cael y taliad llawn gan ddarparwr y cyllid cadwyn gyflenwi.

47. Os bydd y cyflenwr am gael taliad cyn y cyfnod a nodir yn adran 68(2) a'i fod yn fodlon talu cost unrhyw ffi am y cyllid cadwyn gyflenwi neu gael swm llai er mwyn gwneud hynny, y dyddiad y gwneir y taliad llai yw'r dyddiad y dylai'r taliad fod wedi cael ei wneud yn unol â'r anfoneb (hyd yn oed pan ddaw taliad i law cyn y dyddiad hwnnw). Er enghraifft, os oedd angen taliad yn wreiddiol ym mhen 30 diwrnod o'r diwrnod y daw'r anfoneb i law, ond bod y cyflenwr yn derbyn swm llai er mwyn cael taliad o gyllid cadwyn gyflenwi ym mhen 15 diwrnod, dylid cofnodi nifer y diwrnodau talu fel 30. Petai'r cyflenwr wedi cael y swm llawn (heb i unrhyw swm gael ei ddidynnu o'r taliad), byddai nifer y diwrnodau yn cael ei gofnodi fel 15.

Ble dylai'r hysbysiad cydymffurfedd taliadau gael ei gyhoeddi?

48. Under the 2024 Regulations, payments compliance notices must be published on the central digital platform. As part of the phased delivery of the noticing regime, section 69 of the Act will come into force after the Act generally comes into force. This means that contracting authorities are not required to publish a payments compliance notice until section 69 comes into force. This guidance will be updated in due course.

Adrodd ar daliadau sy'n ymwneud â chontractau sydd o dan y trothwy

49. Nid yw'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i hysbysiadau cydymffurfedd taliadau sy'n ymwneud â chontractau sydd o dan y trothwy gael eu cyhoeddi. Fodd bynnag, caniateir cyhoeddi hysbysiad cydymffurfedd taliadau sy'n ymwneud â chontract sydd o dan y trothwy. Anogir awdurdodau contractio i gyhoeddi hysbysiadau cydymffurfedd taliadau yn wirfoddol am ei bod yn rhoi darlun mwy cyflawn o berfformiad awdurdod contractio o ran talu anfonebau, a gallai fod yn haws i'r awdurdod contractio gyhoeddi hysbysiadau cydymffurfedd taliadau heb orfod nodi a hepgor taliadau sy'n ymwneud â chontractau sydd o dan y trothwy.

• Canllaw ar anfonebu a thalu electronig
• Canllawiau ar y Platfform Digidol Cymreig
• Canllawiau ar drothwyon

Perfformiad talu ar gyfer (NODWCH yr Awdurdod Contractio)

Cyfnod adrodd: Y dyddiadau a gwmpesir gan yr adroddiad e.e. 01 Ebrill 2024 i 30 Medi 2024

Dyddiad cyflwyno'r adroddiad: Y dyddiad y lanlwythwyd yr adroddiad i Wefan yr Awdurdod Contractio

Cymeradwywyd gan: Y Swyddog Perthnasol a Theitl y Swydd

Ystadegau taliadau

Nifer cyfartalog y diwrnodau a gymerodd i dalu anfonebau: e.e. 22 diwrnod

Anfonebau a dalwyd:

• o fewn 30 diwrnod: e.e. 97%
• rhwng 31 a 60 diwrnod: e.e. 3%
• ar neu ar ôl diwrnod 61: e.e. 0%

Cyfran yr anfonebau a dalwyd yn unol â'r teler yn adran 68(2) o Ddeddf Caffael 2023 yn ystod y cyfnod adrodd: e.e. 98%

Naratif ategol: Unrhyw esboniad i ychwanegu cyd-destun at y rhifau uchod