Canllawiau Rheoli Unigolion i Asiantiaid

Neilltuir rôl Aelod nad yw'n Fusnes i Asiant neu Drydydd Parti sy'n gweithredu ar ran cwsmer. Mae Gweinyddwr busnes y cwsmer yn gyfrifol am osod y lefel mynediad briodol ar gyfer pob Asiant a Thrydydd Parti.

Ni all Asiantiaid a Thrydydd Partïon reoli caniatâd unigol cwsmer; fodd bynnag, yn dibynnu ar eu lefel mynediad neilltuol, gallant ychwanegu unigolion neu ddiweddaru manylion unigolyn ar gyfrif y cwsmer.

Mae'r Gweinyddwr ar gyfrif yr asiant yn rheoli'r caniatâd ar gyfer unigolion a restrir ar dudalen Rheoli Unigolion yr asiant. Gellir cyrchu'r dudalen hon trwy ddewis Hafan Asiant ar hafan yr asiant.

Mae'r dudalen Rheoli Unigolion yn dangos yr holl unigolion sydd wedi'u cofrestru i'r busnes.

Bydd yr unigolyn yn cael ei restru ynghyd â'i rôl o fewn y busnes a'i gyfeiriad e-bost.  Mae statws ar-lein yr unigolyn hefyd yn cael ei arddangos a bydd yn un o'r canlynol:

Dim: nid yw'r unigolyn wedi cael ei wahodd ac nid yw'n weithredol ar-lein

Gwahoddwyd: mae unigolyn wedi ei wahodd ond nid yw eto wedi derbyn/gwrthod y gwahoddiad.

Gweithredol: unigolyn wedi'i gofrestru ac yn weithredol ar-lein

Wedi'i ddileu: roedd unigolyn wedi'i gofrestru ond mae ei fynediad wedi'i ddileu 

Ar sgrin Rheoli Unigolion y cwsmer, dewiswch y botwm glas Ychwanegu Unigolyn i  agor y sgrin Ychwanegu Unigolyn. Mae pob maes wedi'i farcio â seren yn orfodol. Rhowch fanylion yr unigolyn. Os yw'r unigolyn i'w wahodd i'r busnes, rhaid darparu cyfeiriad e-bost cyfredol, a rhaid iddo fod yr un fath â'r e-bost a ddefnyddir ar gyfer eu cyfrif One Login. Gall asiantiaid ychwanegu neu ddiweddaru manylion unigolion ond ni allant wahodd unigolion i ymuno â busnes cwsmer.

Gellir ychwanegu, dileu, gwahodd neu dynnu unigolion o fusnes yr asiant trwy'r sgrin Rheoli Unigolion yr asiant. Wrth ychwanegu unigolyn, rhaid i chi neilltuo rôl fusnes iddynt. Amlinellir y dewisiadau rôl hyn isod.

Mae gan Aelod Busnes fynediad llawn a gallant weld a newid unrhyw fanylion sy'n gysylltiedig â'r CRN o fewn RPW Ar-lein gan gynnwys:

• manylion y busnes/unigolion
• ffurflenni a cheisiadau
• dyfarniadau grant – gan gynnwys eu derbyn neu eu gwrthod.
• dogfennau ariannol a hanes taliadau 
• Plan coetir
• negeseuon
• FARMDATA+

Rolau aelodau busnes a diffiniadau 

Perchennog / Unig Fasnachwr: Unigolyn sy'n berchen ar y busnes heb unrhyw bartneriaid busnes cysylltiedig
Partner Busnes: Unigolyn sy'n gyd-berchennog ar y busnes
Cyfarwyddwr: Unigolyn sy'n goruchwylio'r gwaith o redeg y busnes a'i amcanion
Gweithiwr gydag awdurdod wedi'i ddirprwyo iddo: Unigolyn sy'n cael yr awdurdod ffurfiol gan y busnes i wneud tasgau a phenderfyniadau ar ran y busnes
Cadeirydd / Ymddiriedolwr: Unigolyn sy'n ysgwyddo'r cyfrifoldeb am reoli arian neu asedau sydd wedi'u neilltuo mewn ymddiriedolaeth er budd y busnes
Trysorydd/Aelod o'r Pwyllgor: Unigolyn a benodir i weinyddu neu reoli asedau ariannol a rhwymedigaethau busnes/aelod o bwyllgor
Ysgrifennydd Cwmni: Unigolyn sydd ag arbenigedd mewn llywodraethiant corfforaethol, cydymffurfedd cyfreithiol a rheolaeth weinyddol
Gweinyddwr Personol: Unigolyn sy'n cynrychioli'r busnes yn dilyn hysbysiad o farwolaeth

Gall rôl Aelod nad yw'n Aelod Busnes gael ei haddasu gan Aelod Busnes neu Aelod nad yw'n Fusnes sydd wedi cael Awdurdod Gweinyddol. Rolau yr Aelodau nad ydynt yn Aelodau Busnes yw:

• Unigolyn preifat
• Priod/aelod o'r teulu
• Gwarcheidwad
• Gweithiwr cyflog
• Trysorydd / aelod o’r pwyllgor
• Rheolwr
• Contractwr
• Asiant / Trydydd Parti
• Defnyddiwr ar-lein
• ysgrifennydd

Rolau aelodau nad yw'n aelod busnes a diffiniadau 

Unigolyn preifat: Unigolyn nad yw'n gysylltiedig â busnes
Priod/Aelod o’r Teulu    Gŵr/gwraig neu aelod agos arall o'r teulu
Gwarcheidwad: Unigolyn sy'n gyfrifol yn gyfreithiol am ofalu am rywun nad yw'n gallu rheoli ei faterion ei hun e.e. plentyn o dan 18 oed
Gweithiwr cyflog: Unigolyn a gyflogir gan y busnes
Trysorydd / Aelod o’r Pwyllgor: Unigolyn a benodir i weinyddu neu reoli asedau ariannol a rhwymedigaethau busnes/aelod o bwyllgor
Rheolwr: Unigolyn sy'n gyfrifol am reoli neu weinyddu sefydliad neu grŵp o staff
Contractwr: Unigolyn neu gwmni sy'n ymgymryd â chontract i ddarparu gwasanaeth neu wneud gwaith.
Asiant / Trydydd Parti: Unigolyn sy'n gweithredu ar ran person neu grŵp/busnes arall
Defnyddiwr ar-lein: Unigolyn sydd â chaniatâd cyfyngedig ar-lein
Ysgrifennydd: Unigolion a gyflogir i wneud tasgau gweinyddol

Ar dudalen Cynnal Unigolyn y cwsmer neu'r asiant, dewiswch enw'r unigolyn (wedi'i amlygu mewn glas) i agor Manylion Unigolyn. Defnyddiwch y botwm Yn ôl i ddychwelyd i'r dudalen Rheoli Unigolion os oes angen. Dewiswch y blwch Diweddaru'r wybodaeth hon ar frig dde y dudalen, yna byddwch yn gweld y dudalen Diweddaru Manylion Unigolyn. Cwblhewch y diwygiadau sydd eu hangen a dewiswch y botwm glas Cadw Newidiadau ar waelod y sgrin neu'r botwm canslo i ddiystyru'r newidiadau. 

Gwahodd unigolyn ar Gyfrif yr Asiant

 Dewiswch Hafan Asiant ac yna Rheoli Unigolion.  Dewiswch enw'r person (wedi'i amlygu mewn glas) yr hoffech ei wahodd i'r asiantaeth. Dim ond yr unigolion hynny sydd â 'Dim' neu 'Wedi'i Ddileu' yn y golofn Mynediad Ar-lein y gellir eu gwahodd. Bydd y rhai sydd eisoes wedi'u cofrestru yn dangos fel 'Gweithredol'.

Fe'ch cludir i'r dudalen Manylion Unigolyn. Os oes Awdurdod Gweinyddol gennych, bydd botwm glas Gwahodd yn cael ei arddangos o dan yr adran Mynediad Ar-lein.

Dewiswch y botwm Gwahodd a byddwch yn gweld y dudalen Mynediad Ar-lein ar gyfer sy'n gofyn am gadarnhad o'r unigolyn rydych chi am ei wahodd.

Mae dewis 'Na' yn eich dychwelyd i'r dudalen Manylion Unigolyn.

Mae dewis 'Ie' yn eich cyfeirio i'r dudalen Caniatâd Ar-lein

Mae'r adran hon yn gofyn i chi gadarnhau a ddylid rhoi hawliau Gweinyddwr ar gyfer eich busnes i'r unigolyn. Gall gweinyddwyr reoli mynediad ar-lein ar gyfer y CRN, gan gynnwys gwahodd defnyddwyr newydd ac addasu neu ddileu mynediad defnyddwyr presennol.

Ar ôl i chi gadarnhau'r caniatâd ar-lein ar gyfer yr unigolyn, byddwch yn cael eich cyfeirio at y dudalen Cadarnhau Manylion. Cadarnhewch fod y manylion yn gywir. Mae angen i'r cyfeiriad e-bost fod yn gyfredol ac yn ddilys gan y bydd y gwahoddiad yn cael ei anfon yn uniongyrchol at yr unigolyn hwn. Dewiswch Parhau i fwrw ymlaen, neu yn ôl os oes angen i chi ddiwygio'r manylion.

Bydd y dudalen hon yn dangos blwch gydag enw'r person sy'n cael ei wahodd a chod gwahoddiad. Gwnewch nodyn o'r cod gwahoddiad gan mai eich cyfrifoldeb chi yw rhoi'r cod hwn i'r unigolyn gwahoddedig.  Nid yw Llywodraeth Cymru yn cyhoeddi'r cod i'r unigolyn gwahoddedig. Bydd angen iddynt ddefnyddio'r cod hwn i gysylltu eu hunain â'r busnes.  Gwnewch yn siŵr eu bod wedi agor eu Cyfrif Mewngofnodi One Login GOV.UK. Os na, gellir dod o hyd i fanylion am sut i wneud hyn yn y Canllawiau Ffurflen Gofrestru Cwsmeriaid sydd ar gael yn https://www.gov.wales/rpw-online-guidance-customers.

Dewiswch Hafan Asiant, yna dewiswch Rheoli Unigolion o'r gwymplen ar y tab Manylion CRN . Ar y dudalen Rheoli Unigolion , dewiswch yr unigolyn yr hoffech ei ddileu oddi yno trwy glicio ar ei enw. Bydd hyn yn agor eu tudalen Manylion Unigolion , lle bydd botwm Dileu glas yn cael ei arddangos.

Dewiswch Dileu a dilynwch y cyfarwyddiadau ar y sgrin i gadarnhau. Bydd yr unigolyn yn parhau i gael ei restru fel Wedi'i ddileu ar eich tudalen Rheoli Unigolion, gan eich galluogi i'w hailwahodd yn y dyfodol os oes angen. Ar ôl eu dileu, ni fyddant bellach yn gallu cyrchu'r CRN pan fyddant yn mewngofnodi.

I ddileu unigolyn o'r busnes fel nad yw'n ymddangos ar y sgrin Rheoli Unigolyn, cliciwch ar yr unigolyn, dewiswch 'diweddaru'r wybodaeth hon' a newidiwch y rôl i Gadawodd y busnes. Cadwch y newid a bydd yr unigolyn yn cael ei ddileu o'r dudalen Rheoli Unigolion.

Os oes gan unigolyn fuddiannau mewn unrhyw fusnes arall sydd wedi'i gofrestru gydag un o bedair Asiantaeth Dalu'r DU, rhaid datgan y rhain. Bydd yr wybodaeth a ddarperir yn cael ei gwirio gan RPW i sicrhau bod unrhyw fuddiannau busnes eraill ar wahân i'r busnes y mae'r unigolyn yn cael ei wahodd iddo.

Os yw'r caniatâd priodol gennych, efallai y bydd angen i chi gwblhau'r adran hon ar ran eich cwsmer. I wneud hynny, ewch i Manylion CRN, yna Rheoli Unigolion, dewiswch yr unigolyn perthnasol, sgroliwch i waelod y dudalen, a dewiswch Ychwanegu Diddordeb Busnes Newydd.

Byddwch yn cael eich cyfeirio at dudalen Holiadur Busnes ar Wahân IACS. Mae'r ddogfen hon yn amlinellu pwrpas yr  wybodaeth sydd ei hangen ac yn darparu canllawiau ar lenwi'r holiadur. Rhaid cwblhau ffurflen ar wahân ar gyfer pob busnes y mae gan eich cwsmer ddiddordeb busnes ynddo.