Cod ymddygiad ar gyfer arolygwyr adeiladau cofrestredig (Cymru) (Drafft)

Mae'r cod ymddygiad hwn yn gymwys i Arolygwyr Adeiladu Cofrestredig yng Nghymru. Gweinidogion Cymru yw'r ‘awdurdod rheoleiddio’ ar gyfer arolygwyr adeiladu cofrestredig o dan adran 58A o Ddeddf Adeiladu 1984 (fel y'i diwygiwyd) (‘y Ddeddf’). Caiff y cod ymddygiad hwn ei baratoi a'i gyhoeddi'n unol ag adran 58F o'r Ddeddf. 

Teitl cyfreithiol yw Arolygydd Adeiladu Cofrestredig ac mae'n drosedd dynwared arolygydd o'r fath neu wneud unrhyw beth sy'n awgrymu eich bod yn arolygydd o'r fath, os nad ydych wedi'ch cofrestru felly. 

Mae'r cod ymddygiad hwn yn nodi'r safonau ymddygiad ac ymarfer proffesiynol a ddisgwylir gan arolygwyr adeiladu cofrestredig. Mae'n rhan greiddiol o'r proffesiwn rheoli adeiladu rheoleiddiedig, lle mae'n ofynnol i chi gymryd cyfrifoldeb ac atebolrwydd unigol dros eich penderfyniadau, eich gweithredoedd a'ch ymddygiad. 

Mae'r cod ymddygiad hwn yn defnyddio dulliau rheoleiddio yn seiliedig ar egwyddorion ar gyfer y proffesiwn rheoli adeiladu. 

Gall mynd yn groes i'r cod ymddygiad hwn, neu ymddygiad sy'n debygol o ddwyn gwarth ar broffesiwn arolygwyr adeiladu cofrestredig, arwain at gamau disgyblu, gan gynnwys diddymu eich cofrestriad. 

Mae'n hanfodol eich bod yn darllen y cod ymddygiad hwn yn llawn a'ch bod yn deall y safonau a'r egwyddorion y mae'n rhaid i chi gydymffurfio â nhw. 
Gellir diwygio'r cod ymddygiad hwn, a rhaid ei gyhoeddi eto os caiff ei ddiwygio.

Yr egwyddorion yw'r darpariaethau allweddol sy'n sail i bob cam gorfodi. Mae'r safonau yn ategu'r egwyddorion ac yn dangos yr ymddygiad a ddisgwylir gan Arolygwyr Adeiladu Cofrestredig. 

Rhaid i chi wneud y canlynol: 

1. Ymddwyn mewn ffordd onest 
2. Ymddwyn ag uniondeb 
3. Cynnal eich cymhwysedd proffesiynol 
4. Darparu gwasanaethau gan ddangos sgiliau proffesiynol a gofal 
5. Cynnal ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd yn y gwasanaethau a ddarperir ac yn y proffesiwn 
6. Annog a hyrwyddo cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant

1.1    Rhaid i chi gydymffurfio â'r holl ofynion cyfreithiol a rheoleiddiol perthnasol: 

a)    wrth ymgymryd â gweithgareddau gwaith; 
b)    mewn perthynas â gorfodi cydymffurfiaeth sy'n gysylltiedig â gweithgareddau gwaith yn y proffesiwn;  
c)    sy'n gymwys wrth ymgymryd â'ch gweithgareddau gwaith, er enghraifft, atal achosion o wyngalchu arian, atal achosion o lwgrwobrwyo a llygredd, diogelu data a Deddf Cydraddoldeb 2010. 

1.2    Rhaid i chi gydymffurfio â'ch rhwymedigaethau i'r awdurdod rheoleiddio o dan y cod ymddygiad hwn, fel y'u nodir yn Atodiad 1, ac unrhyw rwymedigaethau i awdurdodau rheoleiddio eraill, awdurdodau lleol neu gyrff proffesiynol, lle y bo'n berthnasol. 

1.3    Dylech gydymffurfio â safonau'r diwydiant ac ystyried yr arferion gorau lle y bo'n briodol. 

1.4    Rhaid i chi weithredu mewn ffordd sy'n dangos annibyniaeth a didueddrwydd proffesiynol wrth ymgymryd â gweithgareddau gwaith. 

1.5    Rhaid i chi gymryd camau priodol i sicrhau bod y gwaith a wneir gan unigolion sy'n cael eu goruchwylio gennych yn cydymffurfio â'r gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol perthnasol. 

1.6    Os byddwch yn dod yn ymwybodol o achos o dorri Deddf Adeiladu 1984 (fel y'i diwygiwyd) a/neu ddeddfwriaeth gysylltiedig, rhaid i chi ddefnyddio eich pwerau rheoleiddiol i sicrhau cydymffurfiaeth. Os na allwch sicrhau cydymffurfiaeth o fewn amserlen resymol, rhaid i chi roi gwybod am unrhyw waith nad yw'n cydymffurfio i'r awdurdod rheoli adeiladu perthnasol. 

1.7    Rhaid i chi gydweithio â'r gwasanaethau tân ac achub, ymgymerwyr statudol a sefydliadau tebyg. 

1.8    Rhaid i chi wneud yn siŵr y caiff y termau ‘arolygydd adeiladu cofrestredig’ ac RBI eu defnyddio'n gywir ac yn unol â thelerau eich cofrestriad â'r awdurdod rheoleiddio. 

1.9    Ni ddylech gamddefnyddio eich teitl na'ch swydd fel arolygydd adeiladu cofrestredig er mwyn sicrhau budd masnachol neu bersonol amhriodol. 

1.10    Ni ddylech roi cyngor dylunio na gweithredu fel prif ddylunydd fel arolygydd adeiladu cofrestredig.

Gofynion yswiriant 

2.1    Dim ond gwaith y mae gennych chi (lle y bo'n gymwys) neu eich cyflogwr yswiriant addas ar ei gyfer y dylech ymgymryd ag ef. 

2.2    Rhaid i chi drefnu yswiriant addas (lle y bo'n gymwys).

2.3    Rhaid i chi gydymffurfio'n llawn â'r gofynion yswiriant perthnasol, gan gynnwys y ddyletswydd i roi gwybod i ddarparwr eich yswiriant am gwynion a hawliadau yn unol â'r terfynau amser a nodir yn y polisi perthnasol (lle y bo'n gymwys) neu'n unol â pholisi eich sefydliad ar gyfer rhoi gwybod amdanynt. 

Priodoldeb ariannol  

2.4    Rhaid i chi sicrhau y caiff cyllid proffesiynol ei reoli mewn ffordd gyfrifol (lle y bo'n berthnasol).

2.5    Rhaid i chi gydymffurfio â rheolaethau cyfrifyddu (lle y bo'n berthnasol).

2.6    Ni ddylech hwyluso trosedd ariannol, gan gynnwys gwyngalchu arian, cyllido terfysgwyr, llwgrwobrwyo a llygredd neu efadu trethi. 

2.7    Ni ddylech bennu prisiau penodol na chymryd rhan mewn arferion gwrthgystadleuol. 

2.8    Lle y bo'n berthnasol, rhaid i chi sicrhau bod eich costau proffesiynol yn deg ac yn gymesur. 

Gwrthdaro buddiannau 

2.9    Rhaid i chi gymryd camau i nodi achosion o wrthdaro buddiannau ac achosion posibl o wrthdaro buddiannau cyn dechrau eich  gwaith ac yn ystod y gwaith hwnnw. 

2.10    Ni ddylech gytuno i ymgymryd â gwaith, neu barhau i ymgymryd â gwaith, lle caiff achos o wrthdaro buddiannau ei nodi. 

2.11    Lle caiff achos o wrthdaro buddiannau ei nodi, rhaid i chi hysbysu'r cleient a rhoi'r gorau i weithredu fel arolygydd. 

Defnyddio technoleg a rheoli data 

2.12    Lle y bo'n berthnasol, rhaid i chi sicrhau eich bod yn cymryd camau i nodi unrhyw risgiau mewn perthynas â defnyddio technoleg berthnasol er mwyn helpu i gyflawni eich gwaith, a lliniaru'r risgiau hynny. 

2.13     Yn ogystal â chydymffurfio â gofynion diogelu data, rhaid i chi gymryd camau i sicrhau y caiff data masnachol eu storio'n briodol. 

Chwythu'r chwiban 

2.14     Rhaid i chi ymgyfarwyddo â pholisi eich sefydliad ar gyfer chwythu'r chwiban a rhoi gwybod am bryderon yn unol â'r polisi hwnnw. 

2.15    Ni ddylech ymddwyn mewn ffordd sy'n atal unigolion rhag chwythu'r chwiban neu'n eu hannog i beidio â gwneud hynny. 

2.16    Rhaid i chi ystyried unrhyw bryderon chwythu'r chwiban y byddwch yn eu cael mewn ffordd deg, yn unol â'r deddfau perthnasol a chadw cofnodion am o leiaf 6 mlynedd o'r dyddiad y rhoddir gwybod amdanynt. 

Ymdrin â chwynion 

2.17     Lle y bo'n gymwys, rhaid i chi gyhoeddi polisi ymdrin â chwynion a sicrhau ei fod yn hygyrch i'r bobl berthnasol [1].

2.18    Lle y bo'n gymwys, rhaid i chi sicrhau eich bod yn rhoi prosesau a gweithdrefnau effeithiol ar waith ar gyfer rheoli cwynion a'u datrys mewn modd amserol. 

2.19     Lle y bo'n gymwys, rhaid i chi roi mesurau ar waith i fonitro effeithiolrwydd eich gweithdrefnau ymdrin â chwynion. 

Diwylliant 

2.20     Rhaid i chi hysbysu'r awdurdod perthnasol am unrhyw bryderon mewn perthynas â chaethwasiaeth fodern, camddefnyddio llafur neu arferion llafur camdriniol. 

2.21    Rhaid i chi weithredu mewn ffordd sy'n cefnogi diwylliant o gynhwysiant, gan hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth.

Dysgu a datblygu 

2.22    Yn ogystal â'r darpariaethau a gynhwysir yn Safon 3, rhaid i chi sicrhau eich bod yn ymgymryd â hyfforddiant rheolaidd a chyfredol mewn perthynas â'r canlynol: 

• atal achosion o wyngalchu arian a chyllido terfysgwyr ac atal llwgrwobrwyo a llygredd; 
• gofynion diogelu data; 
• cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant

  [1] Pobl berthnasol: unrhyw bobl ag angen dilys i gael gafael ar bolisïau o'r fath 

3.1.    Yn ddarostyngedig i Safon 3.2, dim ond gwaith yr ydych wedi'ch cofrestru ar ei gyfer ac y mae gennych y cymhwysedd angenrheidiol i'w gyflawni y dylech ymgymryd ag ef. 

3.2    Dim ond o dan oruchwyliaeth uniongyrchol arolygydd adeiladu cofrestredig â chymwysterau addas y dylech ymgymryd â gwaith nad ydych yn gymwys i'w gyflawni. 

3.3    Ni ddylech ymgymryd â rôl reoli na chydymffurfio, na goruchwylio gwaith eraill, oni bai bod gennych y cymhwysedd angenrheidiol i wneud hynny.

3.4    Rhaid i chi gynnal eich cymhwysedd proffesiynol a chydymffurfio ag unrhyw ofynion Datblygiad Proffesiynol Parhaus a gyhoeddir gan yr awdurdod rheoleiddio, neu a gyhoeddir ar ei ran. 

3.5    Os ydych yn rheolwr neu'n oruchwyliwr, rhaid i chi gymryd camau i sicrhau cymhwysedd parhaus yr unigolion hynny rydych yn gyfrifol am eu goruchwylio. 

3.6    Rhaid i chi fyfyrio'n ffurfiol ar eich anghenion datblygu a chofnodi eich canfyddiadau a'r camau gweithredu rydych yn bwriadu eu cymryd yn unol â'r gofynion Datblygiad Proffesiynol Parhaus. 

3.7    Rhaid i chi sicrhau eich bod yn meddu ar ddealltwriaeth gyfredol o'r canlynol mewn perthynas â chi'ch hun neu'ch cyflogwyr: 

• Achosion o wrthdaro buddiannau 
• Trefniadau yswiriant 
• Polisi ymdrin â chwynion
• Polisi cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant
• Polisi iechyd, diogelwch a llesiant 
• Polisïau atal achosion o wyngalchu arian a chyllido terfysgwyr ac atal llwgrwobrwyo a llygredd
• Polisi diogelu data 
• Polisi chwythu'r chwiban 
• Polisi ymddygiad staff (os yw'n briodol) 
• Polisi dysgu a datblygu 

3.8    Rhaid i chi gadw eich cofnod myfyrio datblygiadol am o leiaf 4 blynedd. 

3.9    Rhaid i chi gadw portffolio o dystiolaeth i ddangos eich cymhwysedd. Dylai eich portffolio gynnwys cofnodion o'r hyfforddiant, y gweithgareddau datblygu a'r gweithgareddau cymhwysedd rydych wedi ymgymryd â nhw yn ystod y cyfnod o 4 blynedd diwethaf o leiaf.

4.1     Wrth ymgymryd â'ch gwaith, rhaid i chi ymddwyn: 

(a)    mewn ffordd deg a gwrthrychol; 
(b)    mewn ffordd ddiwyd; 
(c)     mewn ffordd gydwybodol;  
(d)     er budd pennaf y proffesiwn wrth ymdrin ag unigolion, gweithwyr proffesiynol eraill neu'r cyhoedd. 

4.2     Wrth ymgymryd â'ch gwaith, rhaid i chi:

(a)    bod yn atebol am eich penderfyniadau; 
(b)    bod yn atebol am waith a wneir o dan eich goruchwyliaeth. 

4.3    Rhaid i chi ymgysylltu â phrosesau a gweithdrefnau sicrhau ansawdd eich cyflogwr ac os ydych yn cael eich goruchwylio, ymgysylltu â'ch goruchwyliwr. 

4.4    Rhaid i chi sicrhau na fydd hunanfuddiannau, rhagfarn, tuedd nac agenda bersonol yn dylanwadu'n amhriodol ar gyngor neu benderfyniadau proffesiynol. 

4.5    Rhaid i chi ystyried yr amser a/neu'r adnoddau sydd ar gael i chi i gwblhau'r gwaith cyn cytuno i ymgymryd ag ef a chodi unrhyw bryderon â'ch cyflogwr. 

5.1    Rhaid i chi gymryd pob cam rhesymol i gadarnhau bod eich gwasanaethau yn hygyrch. 

5.2    Rhaid i chi gadarnhau bod manylion adnabod eich cleient [2]  wedi'u cadarnhau, bod cofnod o'r gwasanaethau y gwnaed cais amdanynt a bod y cleient wedi cael esboniad o'r gwasanaethau y gallwch eu darparu. 

5.3     Rhaid i chi gadarnhau a nodi unrhyw gyfyngiadau sy'n gymwys i'ch cofrestriad wrth ymgymryd â rôl arolygydd adeiladu cofrestredig. 

5.4     Ni ddylech ymgymryd ag unrhyw waith hyd nes y byddwch wedi cadarnhau bod eich cleient wedi cael y llythyr telerau ymgysylltu, fel y manylir yn Atodiad 2, a'i fod wedi cytuno'n ysgrifenedig â thelerau'r llythyr hwnnw. 

5.5     Rhaid i chi gadarnhau a yw eich cleient wedi cael gwybod am unrhyw newidiadau i'r telerau mewn perthynas â'i waith, gan gynnwys amcangyfrifon o gostau neu amser. 

5.6     Rhaid i chi drin gwybodaeth a geir gan eich cleient fel gwybodaeth gyfrinachol a dim ond os bydd un neu fwy o'r amodau canlynol yn gymwys y dylech ei datgelu: 

(a)     Fel rhan o'r erlyniad neu'r amddiffyniad mewn achos cyfreithiol
(b)     Gyda chaniatâd ysgrifenedig datganedig eich cleient 
(c)     Pan fydd yn ofynnol i chi wneud hynny neu pan awdurdodir i chi wneud hynny gan y gyfraith 
(d)     Er mwyn rhoi gwybod am drosedd neu achos o dorri rheoliadau adeiladu 

5.7    Rhaid i chi gadarnhau bod eich cleient wedi cael gwybod y gall fod yn ofynnol i chi ddatgelu gwybodaeth i'r awdurdod rheoleiddio, Awdurdodau Lleol ac awdurdodau rheoleiddio eraill. 

5.8    Yn ddarostyngedig i unrhyw hawl i gadw taliadau arfaethedig, rhaid i chi gadarnhau bod eich cleient wedi cael yr holl wybodaeth berthnasol a chopi o'i ffeil ar gais. Nid yw'r safon hon yn ei gwneud hi'n ofynnol i chi ddatgelu unrhyw wybodaeth na ellir ei datgelu'n gyfreithlon. 

5.9    Rhaid i chi gadw a datgelu unrhyw enghreifftiau o'r canlynol: 

• Tystiolaeth; 
• Cyfarwyddiadau; 
• Cyngor;  
• Dyfarniadau a phenderfyniadau proffesiynol 
• am 4 blynedd o ddyddiad y cyfarwyddyd yn unol â phrosesau adrodd eich sefydliad.  

  [2]  Ystyr cleient yw'r bobl sy'n eich cyflogi i ymgymryd â gwaith rheoli adeiladu

Rhaid i chi gydweithredu â'r awdurdod rheoleiddio, neu ei ddirprwy, wrth iddo ymgymryd â'i swyddogaethau fel awdurdod rheoleiddio ac arfer ei bwerau statudol, rhaid i chi ddarparu gwybodaeth pan fydd yr awdurdod rheoleiddio yn gofyn i chi amdani ac: 

• yn unol â'r terfynau amser statudol perthnasol; neu 
• lle nad yw'r cais yn ymwneud ag arfer pwerau statudol, cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol. 

Dylai gwybodaeth a ddarperir i'r awdurdod rheoleiddio ddangos yn glir sut y gwnaed penderfyniadau/sut y lluniwyd barn a dylai fod yn addas at ddibenion archwilio a sicrhau ansawdd ac at ddibenion yr awdurdod rheoleiddio.  
Wrth geisio amrywio neu adnewyddu eich cofrestriad fel arolygydd adeiladu cofrestredig, rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth a nodir yn amodau'r cofrestriad i'r awdurdod rheoleiddio. 

Rhaid i chi roi sylw dyledus i'r canllawiau a gyhoeddwyd gan yr awdurdod rheoleiddio. 

Rhaid i chi hysbysu'r awdurdod rheoleiddio yn brydlon am unrhyw ymddygiad yr ydych yn ymwybodol ohono neu y byddwch yn dod yn ymwybodol ohono a allai: 

(a)    bod yn groes i'r Cod Ymddygiad ar gyfer Arolygwyr Adeiladau Cofrestredig (Cymru); 
(b)    bod yn groes i'r Rheolau Ymddygiad Proffesiynol ar gyfer Awdurdodau Rheoli Adeiladu Cofrestredig (Cymru); neu
(c)    yn ôl pob tebyg, ddwyn gwarth ar enw da'r proffesiwn arolygwyr adeiladu cofrestredig. 

Rhaid i chi hysbysu'r awdurdod rheoleiddio yn brydlon o dan yr amgylchiadau canlynol: 

(a)    os bydd Llys, Tribiwnlys neu awdurdod rheoleiddio yn ystyried eich bod wedi torri unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol berthnasol, neu wedi methu â chydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol berthnasol, wrth ymgymryd â'ch gwaith neu weithgareddau busnes; neu 
(b)    os cewch eich euogfarnu o drosedd neu drosedd reoleiddiol. 

Rhaid i chi hysbysu'r awdurdod rheoleiddio yn brydlon am unrhyw achosion o amhriodoldeb ariannol yr ydych yn ymwybodol ohonynt/y byddwch yn dod yn ymwybodol ohonynt, yn arbennig fethiant i gydymffurfio â gofynion mewn perthynas ag atal achosion o wyngalchu arian a chyllido terfysgwyr, atal llwgrwobrwyo a llygredd, efadu trethi, pennu prisiau penodol neu arferion gwrthgystadleuol neu godi tâl gormodol. 

Rhaid i chi hysbysu'r awdurdod rheoleiddio yn brydlon o dan yr amgylchiadau canlynol: 

(a) os byddwch yn ymrwymo i drefniant gwirfoddol unigol; 
(b) os byddwch yn dod yn destun gorchymyn rhyddhau o ddyled neu weinyddu; 
(c) os byddwch yn cael eich datgan yn fethdalwr; neu
(d) os byddwch yn cael eich diarddel fel Cyfarwyddwr. 

Rhaid i chi hysbysu'r awdurdod rheoleiddio yn brydlon os byddwch yn destun canfyddiadau disgyblu gan reoleiddiwr neu gorff proffesiynol arall. 
 

Er mwyn cydymffurfio â'ch rhwymedigaethau o dan Safon 5.5, rhaid i chi gadarnhau bod pob cleient wedi cael llythyr telerau ymgysylltu sy'n cynnwys y wybodaeth ganlynol: 

• Crynodeb clir o'r gwasanaethau y byddwch yn eu darparu; 
• Enw'r arolygydd adeiladu cofrestredig sy'n gyfrifol am oruchwylio neu gynnal y gwaith; 
• Unrhyw amodau ar eich cofrestriad, neu gofrestriad yr arolygydd adeiladu cofrestredig sy'n gyfrifol am oruchwylio neu gynnal y gwaith; 
• Amcangyfrif o'r amser y bydd ei angen arnoch i gwblhau'r gwaith, neu os caiff ei gynnal fesul cam, yr amcangyfrif ar gyfer pryd y caiff pob cam o'r gwaith ei gwblhau; 
• Disgrifiad clir a thryloyw o'ch ffioedd a'ch taliadau; 
• Manylion am unrhyw ffioedd atgyfeirio perthnasol rydych chi'n eu talu neu'n eu cael; 
• Amcangyfrif o gyfanswm y costau ar gyfer cwblhau eich gwaith; 
• Disgrifiad o sut y caiff gwybodaeth y cleient ei defnyddio a gwybodaeth am sut y gall gael gafael ar eich polisi diogelu data; 
• Manylion am eich polisi cwyno a sut y gall gwyno; 
• Manylion am yr yswiriant perthnasol sydd wedi'i drefnu gennych chi a/neu eich cyflogeion; 
• Datganiad clir eich bod yn cael eich rheoleiddio gan yr awdurdod rheoleiddio.