Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: 23 Chwefror 2022

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Dyfed Edwards, Is-gadeirydd
• Mary Champion, Aelod Anweithredol
• Jocelyn Davies, Aelod Anweithredol
• Rheon Tomos, Aelod Anweithredol
• Jim Scopes, Aelod Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu
• Sam Cairns, Prif Swyddog Gweithrediadau
• Melissa Quignon-Finch, Prif Swyddog Pobl a Chyfathrebu
• Karen Athanatos, Aelod Staff Etholedig

Ymgynghorwyr

• Anna Adams, Dirprwy Gyfarwyddwr, Strategaeth Trethi a Chysylltiadau Rhynglywodraethol, Trysorlys Cymru

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau

1. Croesawodd y Cadeirydd bawb. Roedd Jim Scopes yn mynychu ei gyfarfod ACC.

2. Ni adroddwyd am unrhyw wrthdrawiadau buddiannau newydd.

2. Cofnodion y cyfarfod diwethaf

Mewn perthynas â'r Cofnodion blaenorol, gwnaed cais bod diweddariad yn cael ei roi mewn cyfarfod yn y dyfodol ar Safonau'r Gymraeg a pharatoadau ACC o dan y ddeddfwriaeth. Byddai nodyn yn cael ei wneud yn rhagolwg y Bwrdd.

3. Materion yn codi

Ni chodwyd unrhyw faterion eraill a godwyd o'r Cofnodion blaenorol. 

4. Prosiect Data Tir ac Eiddo

1. Rhoddodd Richard Pope ac Anthony Pritchard gyflwyniad diweddariad ar y prosiect data. Roeddem ar wythnos 6 o 12 o'r cyfnod darganfod, ac yn gweithio ar y Dreth Trafodiadau Tir ar hyn o bryd, cyn ystyried yr Ardoll Twristiaeth nesaf.  
2. Roedd y Gweinidog yn ymwybodol o'r dull gweithredu ac roedd yn fodlon ag ef. Roedd y dull gweithredu, nad yw’n ddull traddodiadol ar gyfer y gwasanaeth sifil, yn cynnwys gweithio’n agored, gyda phroses benagored a fyddai'n esblygu, yn hytrach na’r dull mwy nodweddiadol sef bod pwyntiau cyfnod terfynol sefydlog yn cyfateb i amserlen ddeddfwriaethol, ar gyfer pwyntiau cyhoeddi a dathlu y gellir eu hadnabod. Cyfunwyd tri gwasanaeth mewn un: cofrestru, cymorth cyfrifo, talu.
3. Wedi'i olygu.
4. Wedi'i olygu.
5. Trafodwyd natur y model cofrestru-cyfrifo-cymorth Roedd yn fodel defnyddiol ar gyfer esbonio segmentau a chyffyrdd y pecyn gwasanaeth, a oedd yn cysylltu swyddogion a chwsmeriaid. Byddai’r cynllun corfforaethol yn cyfeirio ato.
6. Rhoddwyd sicrwydd bod trafodaethau’n parhau ynghylch canlyniadau posibl yr astudiaeth 12 wythnos, a'r camau nesaf posibl ar gyfer sicrhau ymrwymiad ac adnoddau parhaus.

5. Cynllun Corfforaethol

1. Ymgynghorwyd â'r Gweinidog a'r staff, fel rhan o ddull ailadroddol. Roedd ymgysylltiad gweinidogol wedi bod yn angenrheidiol ar rai dewisiadau. Byddai'r drafft terfynol yn dod i'r Bwrdd, cyn mynd at y Gweinidog erbyn diwedd mis Mawrth, ac wedyn yn cael ei osod gerbron y Senedd. Byddai sylw dyledus yn cael ei roi i amserlenni. Nodwyd y byddai'r cyfranogwyr  yn y cynllun corfforaethol 2022-25 yn ehangach o gymharu â’r cynllun corfforaethol blaenorol.
2. Roedd y gwaith ymgysylltu â staff wedi bod yn gynhyrchiol, a byddai’r allbynnau'n ymddangos yn y cynllun corfforaethol, weithiau gair am air. Roedd y staff yn gwerthfawrogi’r cyfraniad gwerthfawr yma, ac roedd yn atgoffa pawb o bwysigrwydd cadw mynegiant dilys. 

6. Llety

Wedi'i olygu.

7. Y Cadeirydd

1. Byddai Arolwg Effeithiolrwydd y Bwrdd yn cael ei gynnal erbyn diwedd mis Chwefror. Byddai aelodau'r bwrdd a mynychwyr rheolaidd yn cael eu gwahodd i roi mewnbwn. Byddai'r un cwestiynau ag o'r blaen yn cael eu gofyn, er mwyn gallu cymharu o flwyddyn i flwyddyn. Byddai'r Arolwg Effeithiolrwydd yn cael ei ddarparu fel tystiolaeth i gefnogi arfarniad personol y Cadeirydd, a byddai cydweithwyr yn cael eu gwahodd i roi mewnbwn. Byddai arfarniadau'r Bwrdd yn cael eu cynnal ym mis Ebrill ac ym mis Mai.
2. Soniodd y Cadeirydd bod Dangos a Dweud y prosiect data wedi bod yn llwyddiannus, a'i bod yn ddiddorol nodi sut roedd y prosiect wedi caniatáu i gysylltiadau defnyddiol gael eu gwneud a'u cynnal.

8. Y Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu

1. Cyflwynodd y Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu ei adroddiad mewn fformat arbrofol. Byddai adroddiadau Prif Swyddog Cyllid a’r Grŵp Arwain Darpariaeth Gwasanaethau (SDLG), yn dilyn hyn, yn rhan o'r adroddiad y Prif Weithredwr/Swyddog Cyfrifyddu. Derbyniwyd y cynllun hwn yn wresog. 
2. Wedi'i olygu.
3. Wedi'i olygu.
4. Nodwyd a chroesawyd cyflwyno patrymau adrodd chwarterol.

9. Diweddariad: Deddf yr Economi Ddigidol

Byddai ACC yn cael ei restru fel sefydliad a enwir pe bai ACC yn dymuno elwa, yn y pen draw, o ddarpariaethau'r Ddeddf. Roedd y Bwrdd yn fodlon â hyn.

10. Adroddiad y Grŵp Arwain Darpariaeth Gwasanaethau (SDLG)

1. Esboniwyd mesurau a pherfformiad, gan dynnu sylw at allanolion, a rhoddwyd sicrwydd ar ymchwiliadau ac allanolion yn y prosesau ad-dalu.
2. Roedd perfformiad dyled yn gryf, ac erbyn hyn dangosir perfformiad gyda gwell metrigau. Roedd perfformiad risg hefyd yn gryf, gyda gostyngiad nodedig mewn risg drwy ymgysylltu â chwsmeriaid. Er mwyn lleihau risg ymhellach, efallai y bydd angen gwneud newidiadau i'r system, er mwyn galluogi ymgysylltiad manylach â chwsmeriaid.
3. Wedi'i olygu.

11. Adroddiad y Prif Swyddog Cyllid

1. Canolbwyntiodd Adroddiad y Prif Swyddog Cyllid ar lywodraethiant Cyllid a Risg.  
2. Roedd cysyniad yr SDLG yn gweithio'n dda, gan ddarparu darlun mwy cyflawn o berfformiad nag a welwyd o'r blaen.  
3. Roedd y Gofrestr Risg Gorfforaethol bellach mewn fformat newydd, ac wedi cael derbyniad da. Treuliodd y Bwrdd lawer o amser yn trafod Risg, ond dan benawdau eraill. Mynegodd y Prif Swyddog Cyllid ddull ymwybodol risg fel un sy'n anelu at ‘ddilyn y Llyfr Oren o fewn y sefydliad’. Roedd tebygolrwydd wedi cynyddu ar gyfer yr holl risgiau.  
4. Wedi'i olygu.
5. Wedi'i olygu.
6. Roedd ARAC wedi cefnogi cysylltu'r datganiad archwaeth risg â datblygu polisi risg.  
7. Wrth gaffael, roedd ymgyrch recriwtio llwyddiannus wedi dod o hyd ymgeisydd rhagorol. Roedd ARAC yn cydnabod y gwaith da a wnaed yn y broses gaffael, a byddai'n parhau i gefnogi gwaith i wella perfformiad ACC dros amser. 
8. Roedd archwiliad yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar y trywydd iawn. Roedd yn bwysig gosod ein cyfrifon gerbron y Senedd cyn y toriad. Gall hyn effeithio ar amserlenni a gweithgareddau ARAC a'r Bwrdd. Byddai'r adrodd gwell ar ddyled, a'r prosesau y tu ôl iddo, yn gwella ein sefyllfa gyda'r Archwilydd a'n cwsmeriaid yn sylweddol, ac o ran llywodraethiant mewnol. Trafodwyd y tanwariant a'r posibilrwydd o’i ailddyrannu.  
9. Dywedodd y Prif Weithredwr, fel Swyddog Cyfrifyddu, ei bod yn ddefnyddiol cael sicrwydd gan SDLG, ARAC a’r Prif Swyddog Cyllid. Roedd cyd-destun pellach y RAS hefyd yn bwysig, roedd yn tarddu o ofynion y Gweinidogion ynglŷn â sut y dylai ACC weithredu, ac roedd yn gweddu'n dda i ddiwylliant sefydliadol ACC.

12. Cyflwyniad y Cadeirydd i sesiwn y prynhawn

Croesawodd y Cadeirydd y Bwrdd i sesiwn y prynhawn.

13. Adroddiad Trysorlys Cymru

Wedi'i olygu.

14. Pwyllgorau’r Bwrdd - ARAC

Wedi'i olygu.

15. Rhagolwg

1. Cytunwyd ar Atodlen Ddiwygiedig y Bwrdd 2022-23, a byddai dyddiadau’n cael eu dosbarthu.
2. Byddai fformat Sgwrs y Bwrdd yn cael ei ddatblygu yn ystod y misoedd nesaf. Gall nodiadau o'r Sgyrsiau fod yn ddefnyddiol, a darparu papurau ymlaen llaw lle bo hynny'n briodol. Un o swyddogaethau’r Sgyrsiau Bwrdd oedd gwella perfformiad mewn Cyfarfodydd Bwrdd.
3. Byddai blaenoriaethau’r Tîm Arwain yn arwain y gwaith o osod agenda ar gyfer Sgyrsiau’r Bwrdd. Gallai adran ‘Beth yw’r diweddaraf?’ fod yn ddefnyddiol mewn cyfarfodydd Bwrdd ffurfiol. Byddai'r Cadeirydd yn adolygu dyddiadur y Bwrdd er mwyn sicrhau bod busnes statudol yn cael ei gynnwys yn y cyfarfodydd nesaf.

16. Unrhyw fater arall

Nid oedd unrhyw fusnes arall.

17. Adolygiad o’r Cyfarfod

1. Adolygodd Karen Athanatos y cyfarfod. Roedd yr agenda yn llawn iawn ond yn amserol ac yn bwysig. Roedd diweddariad y prosiect data wedi bod yn werthfawr gan ei fod yn faes sy'n symud yn gyflym, ac yn gysylltiedig â'r agenda nesaf. Defnyddiwyd y swyddogaeth sgwrsio yn dda. Roedd yr eitem ar y llety, er ei fod wedi gor-redeg, yn haeddu'r amser a dreuliwyd arno gan ei fod yn bwysig. Roedd y graffigau wedi helpu i gyfleu negeseuon, ac roeddent yn arbennig o ddefnyddiol yn yr eitem SDLG.
2. I wella – roedd y cysylltiad rhyngrwyd yn amlwg wedi effeithio ar y cyfarfod ar y dechrau, a byddai cyfarfod personol yn ystod y misoedd nesaf yn dda pe bai hynny'n bosib.

18. Cyfarfod nesaf

Sgwrs y Bwrdd ar 23 Mawrth.

Gwybodaeth wedi’i golygu

Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.