Cofnodion Bwrdd Awdurdod Cyllid Cymru: Mehefin 2018

Aelodau

• Kathryn Bishop, Cadeirydd
• Jocelyn Davies, Anweithredol
• Dyfed Edwards, Anweithredol
• David Jones, Anweithredol
• Lakshmi Narain, Anweithredol
• Martin Warren, Anweithredol
• Dyfed Alsop, Prif Swyddog Gweithredol
• Sean Bradley, Prif Swyddog Cyfreithiol a Pholisi
• Rebecca Godfrey, Prif Swyddog Strategaeth

Ymgynghorwyr

• Andrew Jeffreys, Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru
• Catrin Millar, Pennaeth Cyfathrebu
• Melissa Quignon-Finch, Pennaeth AD
• Teresa Platt, Prif Swyddog Cyllid

Yn cyflwyno neu mynychu

• Gweithiwr Achos Technegol Arweiniol TTT
• Pennaeth Digidol
• Rheolwr Polisi Dyled
• Rheolwr Polisi TTT

Ysgrifenyddiaeth

• Ceri Sullivan, Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

1. Croeso a chyflwyniadau, gwrthdaro buddiannau ac ymddiheuriadau, cofnodion y cyfarfod diwethaf, materion yn codi

1. Croesawodd y Cadeirydd aelodau’r Bwrdd a’r ymgynghorwyr i’r cyfarfod. Ni chodwyd unrhyw wrthdaro buddiannau.
    
2. Cafwyd ymddiheuriadau gan Jo Ryder, Dave Mathews a Sam Cairns. Roedd Nina Engelhardt yn dirprwyo ar ran Sam.
    
3. Cytunodd y Bwrdd fod y cofnodion yn ddisgrifiad cywir o’r hyn a drafodwyd yn y cyfarfod diwethaf. Trafodwyd y camau gweithredu a oedd heb eu cwblhau a chytunwyd y byddai pedwar ohonynt yn parhau ar agor.
    
4. Bu’r Cadeirydd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gam gweithredu blaenorol (A18-01-06). Crëwyd cais Rhyddid Gwybodaeth ffug i brofi canllawiau a phroses Rhyddid Gwybodaeth YR AWDURDOD, ac i helpu gyda’r penderfyniad am gyhoeddi Memoranda Cyd-ddealltwriaeth(MC)/ Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (SRhA) gydag adrannau llywodraeth eraill.
    
5. Datgelodd yr ymarfer y byddai swmp yr wybodaeth yn y MC/SRhA yn cael ei wneud ar gael pe gofynnid amdano o dan ddeddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth ac felly nad oedd yr un rheswm pam na ellid cyhoeddi’r dogfennau. Er nad oedd hyn yn arfer cyffredin, cytunodd y Bwrdd i gyhoeddi MC ac SRhA gorffenedig lle byddai angen eu rhyddhau o dan ddeddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a lle cytunwyd i’r cyhoeddi ymlaen llaw â’r partneriaid perthnasol. Awgrymwyd i’r cyhoeddi ddigwydd ar adeg briodol nad yw’n tarfu ar unrhyw gyfathrebu arall.

2. Adroddiad y Cadeirydd

1. Dathlodd y Cadeirydd lwyddiant diweddar yn y sefydliad. Roedd ail gyhoeddiad data ystadegol wedi digwydd yn gynharach yr wythnos honno; defnyddiwyd darn o waith yr oedd Trysorlys Cymru (TC) a’r Awdurdod wedi’i ddatblygu ar ddehongliadau i hysbysu’r trafodaethau ac arwain yr agenda mewn digwyddiad diweddar Grŵp Ymarferwyr Treth Stamp; roedd y tîm Treth Gwarediadau Tir (TGT) a Chyfoeth Naturiol Cymru wedi cynnal naw ymweliad ledled Gogledd Cymru a Gogledd-orllewin Lloegr i lywio penderfyniadau ar geisiadau disgownt dŵr; roedd YR AWDURDOD wedi ymateb i’w farn dreth gyntaf am ymholiad cymhleth am dreth trafodiadau tir; roedd y ddesg gymorth yn dal i gael adborth cadarnhaol ynghylch ei dull; a sefydlwyd y Pwyllgor Pobl yn ffurfiol ac roedd wedi cwrdd am y tro cyntaf ar 13 Mehefin.
    
2. Rhoes y Cadeirydd wybod i’r Bwrdd ei bod wedi cwrdd ag Ysgrifennydd y Cabinet y mis blaenorol am y cyntaf o’u cyfarfodydd chwarterol. Roedd y cyfarfod yn gadarnhaol iawn a rhannodd Ysgrifennydd y Cabinet ei ymdeimlad o gyfrifoldebau’r sefydliad; byddai’r rhain yn cael eu defnyddio i fframio trafodaethau diwrnod cwrdd i ffwrdd y Bwrdd ym mis Gorffennaf.
    

3. Byddai’r Cadeirydd yn cwrdd â’r Ysgrifennydd Parhaol am y nesaf o’u cyfarfodydd Grŵp Sicrhau chwarterol ac yn cwrdd ag Ysgrifennydd y Cabinet am yr ail o’u cyfarfodydd chwarterol ym mis Gorffennaf. Atgoffwyd yr Aelodau o ddau ddigwyddiad TC a oedd ar ddod ar bolisi treth a datganoli ariannol.

4. Diolchodd y Cadeirydd i aelodau’r Bwrdd am gymryd amser i gwrdd â hi am eu hadolygiadau canol blwyddyn unigol; roedd y cyfarfodydd wedi esgor ar rai awgrymiadau a mewnwelediadau defnyddiol iawn.                             

3. Adroddiad y Prif Weithredwr (perfformiad sefydliadol)

1. Cyflwynodd y Prif Weithredwr y papur perfformiad sefydliadol. Roedd rhai adroddiadau amlinellol o ddata perfformiad wedi’u rhannu gyda’r Bwrdd cyn y cyfarfod. Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd fod y gwaith hwn yn mynd rhagddo ac y byddai rhagor o adroddiadau’n cael eu cynhyrchu dros amser.
    
2. Darparwyd trosolwg o gyfarfod diweddaraf y Pwyllgor Gweithredol ynghyd â’r wybodaeth ddiweddaraf am bobl. Am fod gan y sefydliad bellach y rhan fwyaf o’r bobl a’r sgiliau sy’n ofynnol, mae’r broses recriwtio wedi arafu rhywfaint, er bod rhai penodiadau i’w gwneud o hyd yn ystod yr haf.
    
3. Roedd nifer y ffurflenni Treth Trafodiadau Tir (TTT) a gafwyd yn ystod deufis cyntaf y gweithrediadau yn fras unol â’r disgwyliadau. Cydnabu’r Bwrdd fod hyn yn beth cadarnhaol ac efallai o ganlyniad i gyfathrebu ac ymgysylltu helaeth â rhanddeiliaid.
    
4. Ni chafwyd ymholiadau o gwbl am y ddau gyhoeddiad cyntaf o ddata ystadegol. Byddai cyfathrebu pellach yn cael ei wneud tuag adeg y cyhoeddiadau data yn y pedwerydd chwarter, oherwydd byddai digon o ddata erbyn hynny i’w ddehongli.
    
5. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar fformat yr adroddiadau am berfformiad sefydliadol. Nodwyd y bydd y Pwyllgor Gweithredol yn dymuno codi unrhyw bryderon sydd ganddo am berfformiad gyda’r Bwrdd drwy’r adroddiadau hyn

4. Perfformiad ariannol  

Gwybodaeth wedi’i thynnu allan (Troednodyn 1).

5. Adroddiad gan bwyllgorau

1. Rhoes Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (ARAC) drosolwg o weithgarwch diweddar. Bu’r pwyllgor yn canolbwyntio ar brosesau a gweithdrefnau ac ar sicrhau bod polisïau priodol ar waith. Ochr yn ochr â hyn, roedd gwaith hefyd yn cael ei wneud i sicrhau bod risg yn cael ei ystyried a’i reoli’n briodol yn y sefydliad. Roedd gwaith ar ddatblygu cofrestr risg wedi’i ystyried gan ARAC. Fodd bynnag, roedd angen gwneud gwaith i bennu archwaeth risg y Bwrdd, a byddai hwn yn cael ei drafod yn niwrnod cwrdd i ffwrdd y Bwrdd ym mis Gorffennaf.
    
2. Dywedodd Cadeirydd y Pwyllgor Pobl wrth y Bwrdd fod y pwyllgor wedi cwrdd am y tro cyntaf yr wythnos flaenorol. Yn y cyfarfod, bu’r aelodau’n trafod ac yn cytuno ar gylch gorchwyl ac amlder cyfarfodydd y pwyllgor. Awgrymwyd gwahodd mynychai annibynnol yn ôl yr angen, yn lle cael gwahoddiad parhaol i gyfarfodydd pwyllgor. Bu’r aelodau’n ystyried ac yn trafod y cynllun sefydliadol a phroffil staff, ac awgrymwyd y dylai trosolwg o’r wybodaeth hon gael ei rannu gyda’r Bwrdd er gwybodaeth. O ystyried bod y sefydliad dan gryn bwysau, nodwyd ei bod yn bwysig cadw llesiant staff mewn golwg ac roedd y pwyllgor yn bwriadu cynnwys hwn ar agenda yn y dyfodol.
    
3. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod YR AWDURDOD wedi cydnabod yn ffurfiol yn ddiweddar yr un tair undeb â LlC, er bod YR AWDURDOD yn cael ei gydnabod gan yr undebau yn rhywbeth ar wahân i LlC. Trafododd y Bwrdd yr angen am gynlluniau wrth gefn ar gyfer diwrnodau streic posibl.                

6. Adroddiad Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru

1. Bu Cyfarwyddwr Trysorlys Cymru (TC) yn rhoi gwybod am weithgarwch diweddar. Cafwyd llawer o gydweithio da rhwng TC a’r Awdurdod. Roedd cynllun cydweithio ar y gweill, a hwnnw’n gwneud cynnydd da. Yn rhan o’r gwaith hwn, roedd goblygiadau posibl mewn cysylltiad â chyllideb flynyddol y DU yn cael eu hystyried. Roedd cydweithio hefyd yn digwydd ar ddatganoli treth incwm, a byddai brîff yn cael ei rannu gyda’r Bwrdd yn yr hydref.
    
2. Cafodd y Bwrdd wybod bod y gwaith ar dreth tir gwag hefyd yn gwneud cynnydd da ac y byddai cymhwysedd deddfwriaethol yn cael ei geisio er mwyn i Gymru gyflwyno’r dreth. Byddai adroddiad ‘Talu am Ofal Cymdeithasol’ gan yr Athro Gerald Holthom yn cael ei gyhoeddi tua diwedd mis Mehefin.
    
3. Roedd darn o waith am risgiau a chyfleoedd sail dreth Cymru yn cael ei wneud a byddai’n cael ei gyhoeddi’n ddiweddarach y mis hwnnw.

7. Aelod etholedig o staff 

1. Gofynnodd y Cadeirydd i’r ymgynghorwyr adael y cyfarfod ar gyfer yr eitem i osgoi ymdeimlad fod gan y rhai presennol unrhyw fantais yn yr etholiad. Nododd y Cadeirydd fod saith penderfyniad yn ofynnol o dan yr eitem, a phedwar ohonynt ar gyfer y Bwrdd cyfan a thri ar gyfer yr aelodau anweithredol.
   
   Penderfyniadau gofynnol gan y Bwrdd:

2. Cytuno ar y rheolau cymhwyster ar gyfer pleidleisio a sefyll yn yr Etholiad: Roedd aelodau’r Bwrdd yn fodlon ar y rheolau cymhwyster arfaethedig. Fodd bynnag, gofynasant y gallai ymgeisydd sefyll am ddau dymor olynol yn unig. Byddai hyn yn rhoi digon o amser i unigolion ymgartrefu yn y rôl. Cytunasant hefyd y gallai staff ymgeisio am ail dymor yn dilyn cyfnod braenaru.
    
3. Cytuno ar y weithdrefn enwebu: Cytunodd y Bwrdd ar y weithdrefn enwebu arfaethedig. Byddai gofyn dau gefnogwr ar enwebeion a byddai staff yn gallu cefnogi mwy nag un enwebai.
    

4. Y dull pleidleisio i’w ddefnyddio, mwyafrif syml neu bleidlais atodol: Cytunodd y Bwrdd i broses pleidlais atodol.

5. Cymeradwyo’r dyddiadau arfaethedig ar gyfer yr Etholiad i ddod: Cytunodd y Bwrdd i’r dyddiadau arfaethedig ar gyfer yr etholiad i ddod, yn amodol ar un ychwanegiad. Gofynnodd yr Aelodau fod amser yn cael ei gynnwys yn yr amserlen i’r Bwrdd gytuno’n rhithiol ar benodi’r unigolyn etholedig rhwng cau’r bleidlais a chyhoeddi’r canlyniadau, fel y mae’r ddeddfwriaeth yn ei nodi.
   
   Penderfyniadau gofynnol gan aelodau Anweithredol:

6. Cytuno ar faint yr ‘amser cyfleuster’ a roir i’r Aelod Etholedig o Staff gyflawni ei ddyletswyddau: Teimlai’r aelodau anweithredol y dylai’r amser sy’n ofynnol ar gyfer ‘Busnes Bwrdd’ gael ei drafod a’i gytuno rhwng yr unigolyn a’i reolwr llinell, i gynnwys gwaith paratoi ar gyfer y cyfarfodydd, mynychu’r cyfarfod ac ar gyfer unrhyw fusnes arall perthnasol i’r Bwrdd. Mewn trafodaeth rithiol ddilynol, cytunodd mwyafrif yr aelodau anweithredol y dylai’r disgrifiad swydd nodi’r amser tebygol sy’n ofynnol, fel yr awgrymir yn y papur, sef 10 diwrnod.
    

7. A ddylai rôl yr Aelodau Etholedig o Staff gael taliad cydnabyddiaeth yn benodol: Ar ôl cryn drafod am arfer Gwasanaeth Sifil ar y mater hwn, cytunodd yr aelodau anweithredol y dylai fod yn gyfle di-dâl.

8. Cytuno ar hyd tymor yr Aelod Etholedig o Staff: Trafododd y Bwrdd bosibilrwydd tymor o ddwy neu dair blynedd. I sicrhau digon o amser i’r unigolyn ymgartrefu yn y rôl ac felly sicrhau nad oedd diwedd ei dymor yn cyd-daro â diwedd tymor cyntaf yr aelodau anweithredol, cytunwyd ar dair blynedd o dymor mewn swydd.

9. Awgrymwyd cynllunio’r broses i annog ystod amrywiol o geisiadau, gan gynnwys aelodau ieuengach o staff. Cytunodd y Bwrdd y byddai ymgyrchu ar gyfer y rôl yn amhriodol ac y dylai’r staff gael y cyfle i gyflwyno pleidlais bost.

10. Nodwyd y byddai’r penodiad yn cael ei wneud gan yr aelodau anweithredol ac felly y byddai terfyniad y penodiad hwnnw hefyd yn cael ei wneud gan aelodau anweithredol, yn unol â’r ddeddfwriaeth.

11. Cytunodd y Bwrdd fod angen rheoli cyfathrebu mewnol yn briodol a bod angen eglurder ar y staff am ddiben a chyfrifoldebau’r rôl. Awgrymwyd trefnu sesiwn anffurfiol i’r staff gwrdd â’r Bwrdd i drafod y rôl.

8. Blaenoriaethau’r flwyddyn gyntaf

1. Nododd y Cadeirydd fod hwn yn gyfle i’r Bwrdd roi sylwadau a gwneud penderfyniad am flaenoriaethau blwyddyn gyntaf y sefydliad. Byddai canlyniad yr eitem yn llywio penderfyniadau’r dyfodol a gwariant cyllideb YR AWDURDOD.

2. Rhoddwyd gwybod i’r Bwrdd fod angen i’r Awdurdod ganolbwyntio ar ei gyfres nesaf o nodau, am ei fod bellach wedi cyrraedd ei nod a’i ddiben gwreiddiol, sef sefydlu’r sefydliad. Roedd y tîm wedi dechrau ei waith ar y cynllun corfforaethol tair blynedd, a daeth i’r amlwg fod angen rhywbeth i arwain y sefydliad drwy’r cyfnod interim. Cynigiwyd y blaenoriaethau canlynol ar gyfer y flwyddyn gyntaf

   1. Mewnosod Ein Dull o Weithredu
   2. Datblygu dealltwriaeth o’n hamgylchedd a’n gweithrediadau
   3. Meithrin gallu
       
3. Cydnabu’r Cadeirydd fod y blaenoriaethau hyn yn cyfateb i ymdeimlad Ysgrifennydd y Cabinet o gyfrifoldebau’r sefydliadau.
    
4. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar flaenoriaethau arfaethedig y flwyddyn gyntaf. Fodd bynnag, pwysleisiwyd pwysigrwydd rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod ‘Ein Dull o Weithredu’ yn gweithio.

9. Diogelwch digidol

1. Nododd y Cadeirydd fod yr eitem hon am sicrhau’r Bwrdd fod prosesau diogelwch cadarn ar waith.
    
2. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod LlC wedi cymeradwyo prosesau diogelwch YR AWDURDOD ac wedi cadarnhau eu bod yn bodloni ei gofynion. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar y lefel hon o sicrwydd, ond cydnabu fod rhyw lefel o ymosodiadau’n anochel. Byddai’r Bwrdd yn cael gwybod am ddigwyddiadau ar sail lefel y risg. Byddai prosesau diogelwch yn cael eu hadolygu a’u profi’n rheolaidd.
    
3. Byddai polisïau a gweithdrefn Diogelwch Digidol yn cael eu trafod yn ARAC yn rhan o’r gwaith yr oedd y pwyllgor yn ei wneud, a byddai crynodeb o gasgliadau’r pwyllgor yn cael ei rannu gyda’r Bwrdd yn rhan o’i adroddiad rheolaidd. Gofynnodd y Bwrdd am frîff diogelwch pellach yn yr hydref.                       

10. Gorfodi a chasglu dyled

1. Nododd y Cadeirydd fod yr eitem wedi’i dwyn gerbron y Bwrdd am drafodaeth gychwynnol ac y byddai pwnc y polisi gorfodi a chasglu dyled yn dychwelyd ym mis Medi i gytuno arno.
    
2. Dywedwyd wrth y Bwrdd fod y cynnig wedi ystyried barn Ysgrifennydd y Cabinet am orfodi a chasglu Dyled. Byddai’r tîm yn treialu gweithgarwch dyled yn fewnol ac yn profi’r polisi yn erbyn y data a gasglwyd.
    
3. Trafodwyd y risg i enw da sydd ynghlwm wrth ddyled, a phwysleisiwyd ei bod yn bwysig sicrhau bod prosesau’r Awdurdod yn cydredeg ag ‘Ein Dull o Weithredu’ a’r Siarter. Nododd y Bwrdd fod y papur yn ymdrin â chasglu a gorfodi ond awgrymodd y dylai’r tîm fod yn canolbwyntio mwy ar atal dyled cyn iddi ddigwydd ac ar gyfleoedd i newid y diwylliant ynghylch dyled oherwydd, gan amlaf, mae sefydliadau sy’n ymdrin â dyled mewn modd cadarnhaol yn cael canlyniadau mwy cadarnhaol.
    
4. Awgrymwyd i’r tîm gyflwyno eitem i’r Bwrdd ar broses dyled o’r dechrau i’r diwedd cyn cyfarfod nesaf y Bwrdd.

11. Unrhyw fater arall

1. Awgrymwyd ailystyried hyd y cyfarfodydd Bwrdd. O ystyried y byddai’r Bwrdd yn cwrdd yn llai aml, efallai y byddai angen estyn y cyfarfodydd.

12. Rhagolwg

1. Nododd y Cadeirydd fod y rhagolwg yn ddogfen weithiol, sy’n rhoi’r cyfle i’r Bwrdd roi sylwadau am agendâu’r dyfodol ymlaen llaw. Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr eitemau ar gyfer y cyfarfod canlynol.
    
2. Gofynnodd y Bwrdd am ychwanegu’r eitemau canlynol at y rhagolwg:
   • Brîff pellach ar Ddiogelwch Digidol
   • Proses dyled o’r dechrau i’r diwedd
      
3. Awgrymwyd hefyd y gallai rhai eitemau parhaol ddod allan ar gyfer diwrnod cwrdd i ffwrdd y Bwrdd ym mis Gorffennaf e.e. blaenoriaethau ac adrodd am risg, drafft cyntaf y cynllun corfforaethol.

13. Adolygiad o’r cyfarfod

Gwybodaeth wedi’i Golygu (Troednodyn 1).

[1] Mewn rhai amgylchiadau, nid yw’n briodol rhannu’r holl wybodaeth a gafodd ei chynnwys yng nghofnodion y Bwrdd, er enghraifft os yw’n cynnwys data personol neu fasnachol neu os yw’n gysylltiedig â ffurfio polisi llywodraeth ac ati neu gynnal materion cyhoeddus yn effeithiol. Mewn achosion o’r fath, tynnwyd yr wybodaeth allan a marciwyd yn glir ar y testun mai dyma sydd wedi digwydd.