Cronfa Cymorth Dewisol: cwynion

Yn unol â’n diffiniad a roddir uchod, gallwch wneud cwyn os ydych yn anfodlon ar ein gwasanaeth neu’r ffordd y mae staff wedi eich trin chi, er enghraifft:

• e-bostio daf.feedback@necsws.com
• ysgrifennu at y Gronfa Cymorth Dewisol, Blwch Post 2377, Wrecsam, LL11 0LG
• ffonio DAF ar 0800 859 5920

Bydd unrhyw gais i godi cwyn nad yw’n dod o fewn cylch y diffiniad uchod yn cael ei godi’n awtomatig fel adolygiad ar eich rhan.

Beth yw cwyn?

Gallwch wneud cwyn am rywbeth nad ydych yn hapus yn ei gylch o ran y gwasanaeth yr ydych wedi’i dderbyn. Mae hyn yn wahanol i beidio â chytuno â’r penderfyniad a wnaed am eich cais i’r Gronfa Cymorth Dewisol. Os nad ydych yn cytuno â’r penderfyniad a wnaed, gallwch wneud cais o dan Cronfa Cymorth Dewisol Cymru: proses adolygu.

Ein nod yw gwella’r gwasanaethau sy’n rheoli’r Gronfa Cymorth Dewisol yng Nghymru yn barhaus. Yn anffodus, gall camgymeriadau ddigwydd. Weithiau gall ein gwasanaeth, neu’r ffordd yr ydym yn ymateb i chi fod yn brin o’n haddewidion neu eich disgwyliadau. Os bydd hyn yn digwydd, mae angen i chi ddweud wrthym er mwyn i ni allu gwneud gwelliannau. Rhowch y cyfle i ni unioni pethau ac i atal y peth rhag digwydd eto. Os ydych chi’n anhapus â’r gwasanaeth rydych chi’n ei dderbyn, mae gennych chi’r hawl i gwyno.

Pryd ddylech chi gwyno?

Yn unol â’n diffiniad a roddir uchod, gall cwynion gael eu gwneud os ydych yn anfodlon ar ein gwasanaeth neu’r ffordd y mae staff wedi eich trin chi, er enghraifft:

• os ydych yn teimlo bod staff yn anghwrtais neu’n amharod i helpu
• os ydych yn credu bod yr wybodaeth a roddwyd i chi yn gamarweiniol neu’n anghywir
• os ydych yn teimlo y methodd aelod o’r staff ddilyn polisïau, rheolau gweithdrefnau

Bydd unrhyw gais i godi cwyn nad yw’n dod o fewn cylch y diffiniad uchod yn cael ei godi’n awtomatig fel adolygiad ar eich rhan.

Gwneud cwyn

Os ydych yn gwneud cwyn, er mwyn ei datrys cyn gynted ag y bo’n bosib, bydd angen i ni gael gwybod:

• eich enw
• ble y gallwn gysylltu â chi (eich cyfeiriad a/neu e-bost a hefyd eich rhif ffôn) a gwybodaeth am sut yr ydych am i ni gysylltu â chi
• os oes angen unrhyw help arnoch chi i wneud y gŵyn (fel rhywun i weithredu ar eich rhan neu gyfieithydd)
• manylion am eich cwyn - beth yn eich barn ni y bu i ni ei wneud yn anghywir neu fethu yn eich barn ni y bu i ni ei wneud yn anghywir neu fethu â’i wneud
• yr adeg roeddech chi’n dod yn ymwybodol o’r broblem a/neu’r dyddiad y digwyddodd yr hyn yr ydych yn cwyno amdano
• os ydych chi wedi sôn am eich pryder neu eich cwyn i aelod o’r staff yn barod
• beth yr hoffech chi i ni ei wneud er mwyn unioni pethau ar eich cyfer chi

Y broses cwyno

Mae tri cham yn ein proses cwyno.

Cam 1: datrysiad anffurfiol gan NECSWS

Ein blaenoriaeth yw ceisio datrys eich cwyn ac unioni pethau cyn gynted ag y bo’n bosibl lle bo modd. Bydd hyn yn cael ei wneud gan uwch aelod o dîm Cronfa Cymorth Dewisol NECSWS. Os nad ydych yn cytuno â’r canlyniad, gallwch uwchgyfeirio eich cwyn i’r cam nesaf. 

Cam 2: ymchwiliad gan NECSWS

Os nad yw Cam 1 yn datrys y gŵyn yn foddhaol, gellir ymchwilio iddi yn fwy ffurfiol gan Reolwr Gweithrediadau NECSWS. Yn y cam hwn, byddwn yn ysgrifennu atoch o fewn 5 diwrnod gwaith i dderbyn y gŵyn. Yna byddwn yn ymchwilio ac yn ysgrifennu atoch gyda’n canfyddiadau o fewn 15 diwrnod gwaith i dderbyn eich cwyn.

Cam 3: cwyn i Lywodraeth Cymru

Os ydych yn dal yn anfodlon ar ôl i ni ymchwilio i’ch cwyn, gallwch ofyn am i’ch cwyn gael ei ailystyried gan Lywodraeth Cymru. Rhaid i’r cais hwn gael ei wneud yn ysgrifenedig o fewn 15 diwrnod gwaith ar ôl i chi dderbyn ein canfyddiadau yng Ngham 2. Bydd Llywodraeth Cymru yn adolygu’r ffordd mae’r gŵyn wedi ei thrin, a hefyd y penderfyniad a wnaed mewn perthynas â’ch cwyn, ac yna yn ymateb yn ysgrifenedig o fewn 10 diwrnod gwaith.

Ni fydd gwneud cwyn am y Gronfa Cymorth Dewisol yn effeithio ar unrhyw gyswllt a gewch â ni yn y dyfodol. Ni fydd chwaith yn effeithio ar unrhyw benderfyniad ynghylch ceisiadau y byddwch efallai yn eu gwneud i’r Gronfa.

Bydd angen i’r person sydd yn edrych ar eich cwyn weld yr holl gofnodion perthnasol sydd gennym amdanoch chi. Gall hyn gynnwys recordiadau o sgyrsiau dros y ffôn sydd yn ymwneud â cheisiadau DAF, nodiadau o sgyrsiau, llythyron, negeseuon E-Bost, neu beth bynnag sydd yn berthnasol am eich pryder penodol. Os nad ydych chi am i hyn ddigwydd mae’n bwysig eich bod yn dweud wrthym. Gall gwrthod gadael i ni edrych ar yr holl wybodaeth a’r dystiolaeth berthnasol, fodd bynnag, effeithio ar ein gallu i ymchwilio i’ch cwyn a’i datrys.

Os byddwch yn gwneud cwyn, byddwn yn parchu eich hawl i gyfrinachedd. Er y bydd angen i ni rannu’r wybodaeth rydych wedi ei rhoi i ni ag eraill sydd yn ymdrin â’ch cwyn, ni fyddwn yn gwneud hyn ond os oes angen. Ni fyddwn yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth oni bai bod yn rhaid gwneud hynny yn ôl y gyfraith, ac ni fyddwn ond yn trosglwyddo i eraill yr hyn sydd ei angen.

Nodwch: Mae’r wybodaeth yma ar gael yn Saesneg, print bras a gellir ei chael mewn fformatau eraill (ar ffurf Braille, ieithoedd gwahanol neu ar ddisg).

NEC Software Solutions (NECSWS) yw’r sefydliad sy’n darparu’r Gronfa Cymorth Dewisol ar ran Llywodraeth Cymru. NECSWS yw adolygwyr mewnol y Gronfa.