Cyfarfod Grŵp Llywio Symleiddio Budd-daliadau Cymru: 25 Mawrth 2026

• Fran Targett, Cadeirydd
• Steffan Evans, Sefydliad Bevan
• Harriet Green, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Paul Lewis, Comisiynydd Plant
• Simon Hatch, Cyngor ar Bopeth Cymru
• Rachel Bowen, Comisiynydd Pobl Hŷn Cymru
• Matthew Evans, Cadeirydd Grŵp Uwch-swyddogion Cyfrifol (SRO)
• Serretta Bebb, Trussell
• Claire Germain, Llywodraeth Cymru
• Lindsey Phillips, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Hefyd yn bresennol

• Adam Hardy, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Sarah Floyd, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Jo Goodwin, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Lauren Grech, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Glyn Jones, Llywodraeth Cymru
• Mel James, Llywodraeth Cymru
• Paul Neave, Llywodraeth Cymru
• Joanna Leek, Llywodraeth Cymru
• Danny Owen, Llywodraeth Cymru
• Alex Perry, Llywodraeth Cymru
• Lisa Hayward, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
• Emma Willis, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
• Aled Evans, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
• Michelle Schutte, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru
• Nathan Drave, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Ymddiheuriadau

Victoria Lloyd (Age Cymru), Mabli Jones (Sefydliad Bevan), Nigel Griffiths (Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr), Amanda Main (Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili), Sean O'Neill (Plant yng Nghymru), Toby Jones (Cyngor ar Bopeth Cymru), Rhian Davies (Anabledd Cymru), Miranda Evans (Anabledd Cymru), Helal Uddin (EYST), Claire Flint    (Cyngor Sir y Fflint), Sarah Price (Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful), Nigel Oanea-Cram (Trussell), David Willis (Llywodraeth Cymru), Ben Gibbs (Llywodraeth Cymru), Launa Anderson (Llywodraeth Cymru), Nerys Jones (Llywodraeth Cymru).

Agorodd y cadeirydd y cyfarfod ac estyn croeso i Serretta Bebb a Nigel Oanea-Cram o Trussell a oedd yn cymryd lle Katie Till, a Paul Lewis o swyddfa Comisiynydd Plant Cymru, a oedd yn cymryd lle Rachel Thomas.

Cymerwyd eiliad i gydnabod cyfraniad dau aelod o'r grŵp a fyddai’n gadael cyn bo hir: 

• Jo Goodwin: wrth ei gwaith gyda’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) mae hi wedi gwneud cyfraniad sylweddol i'r grŵp ers y dechrau, a dymunodd y Cadeirydd yn dda iddi yn ei swydd newydd.
• Lisa Hayward: tynnwyd sylw at gyfraniadau sylweddol Lisa i'r grŵp a’i gwaith ehangach drwy CLlLC; nodwyd ei hymddeoliad rhannol a mynegwyd diolchgarwch a dymuniadau gorau iddi ar gyfer y dyfodol.

Cyflwynodd y tîm CDPS ddiweddariad ar brototeip y ffurflen gais sengl, a oedd yn cynnwys profion defnyddwyr, gwybodaeth ar ddefnyddioldeb, profion prosesau swyddfa gefn, dichonoldeb technegol, ac argymhellion terfynol.

Roedd canlyniadau profion defnyddwyr a phrofion swyddfa gefn ar y ffurflen gais sengl newydd yn tynnu sylw at welliannau sylweddol ym mhrofiad y defnyddiwr ac effeithlonrwydd gweithredol, a chafwyd mewnbwn gan Gyngor Torfaen ac adborth gan aseswyr a defnyddwyr.

Dangosodd profion wedi'u hamseru mai 8 munud yr oedd yn ei chymryd i gwblhau’r ffurflen gais sengl newydd, o gymharu â’r 27 munud blaenorol, a bod defnyddwyr yn gweld y broses yn haws ac yn llai ailadroddus.

Roedd y profion defnyddioldeb yn dangos fod yr holl gyfranogwyr wedi llwyddo i gwblhau'r ffurflen, gan gynnwys y rhai sydd fel arfer angen cefnogaeth, ac roedd defnyddwyr yn werthfawrogol o rai nodweddion penodol, megis un cwestiwn fesul tudalen, gwybodaeth ar gymhwysedd, a thudalennau crynhoi i edrych dros yr wybodaeth a'i golygu.

Roedd profion hygyrchedd wedi'u cyfyngu i'r prototeip yn unig, ac argymhellwyd gwneud rhagor o waith ymchwil yn yr amgylchedd byw, yn enwedig o ran meysydd fel ôl-ddyddio ceisiadau a'r blwch testun rhydd 'unrhyw beth arall'.

Dangosodd profion swyddfa gefn gyda Chyngor Torfaen fod y broses newydd yn gynt o 16%, ei bod yn cael ei ffafrio gan aseswyr mewn 71% o achosion, ei bod yn cyflwyno llai o risg mewn 64% o achosion, gyda gwybodaeth ar gael o ffynonellau data amgen.

Profwyd dichonoldeb technegol y ffurflen o fewn systemau Torfaen, gan gynnwys y modelu rhesymeg, prototeip ffurflen ddwyieithog, siartiau llif prosesau, dogfennau cynnwys, a mapio data sydd ar gael i bob awdurdod lleol.

Cynigwyd tri argymhelliad: 

• Symud ymlaen i gam beta, profi'r ffurflen mewn amgylchedd byw gydag awdurdod partner i gasglu adborth yn y byd go iawn a mynd i'r afael â materion defnyddioldeb a hygyrchedd sy'n weddill cyn ei gyflwyno'n ehangach.
• Yr angen am ddull cenedlaethol cydgysylltiedig oherwydd amrywiadau sylweddol mewn gweinyddu budd-daliadau, gyda'r nod o sefydlu dealltwriaeth a rennir ac un ffynhonnell wirionedd ar gyfer Awdurdodau Lleol.
• Pwysigrwydd cynnwys mwy o Awdurdodau Lleol mewn profion er mwyn casglu gwybodaeth am amrywiol gyd-destunau gweithredu, gyda gwaith CLlLC i fapio’r broses yn cael ei ystyried yn hanfodol ar gyfer deall heriau technegol a chapasiti.

Roedd sylwadau gan y grŵp yn cynnwys holi a oedd y prototeip wedi'i brofi o ran darllenadwyedd a rhesymeg, a chadarnhawyd ei fod, fodd bynnag roedd angen profion hygyrchedd pellach mewn amgylcheddau byw. Holwyd a oedd y ffurflen yn ddwyieithog, a chadarnhawyd ei bod. Nodwyd angen i sicrhau bod y cynnydd a wnaed ar atebion digidol yn cael ei gyfateb â chefnogaeth i hawlwyr na allant ymgysylltu'n ddigidol.

Pwynt gweithredu 1: ystyried symud y prototeip i gam beta byw gyda'r awdurdod partner a chynnal profion hygyrchedd (Tîm Craidd / ALl Partner).

Pwynt gweithredu 2: canolbwyntio ar sicrhau cynnydd gyda llwybrau ar wahân i rai digidol ochr yn ochr â gwelliannau digidol. (Pawb).

Gwaith Ymchwil ar Gwynion a Chysylltiadau 

Cyflwynodd tîm CLlLC ganfyddiadau arolwg a gynhaliwyd ar draws gweithluoedd Awdurdodau Lleol ynghylch cysylltiadau a chwynion a oedd yn ymwneud â thri budd-dal Cam Un: Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor (CTRS), Prydau Ysgol Am Ddim (FSM) a Grant Hanfodion Ysgol (SEG). Diben hyn oedd deall nifer yr ymholiadau, y sianeli a ddefnyddiwyd, y rhesymau dros gysylltu, lefelau staffio, ac arferion cytundeb lefel gwasanaeth. Holiadur ar-lein 10 cwestiwn oedd yr arolwg, a fe’i cynhaliwyd rhwng 22 Ionawr a 6 Chwefror. Cafwyd 18 o ymatebion gan 22 Awdurdod Lleol, a chynhyrchwyd 55 o arolygon wedi'u cwblhau.

Canfyddiadau:

• Ni all y rhan fwyaf o Awdurdodau Lleol ddweud beth yw niferoedd ymholiadau yn gyson.
• Mae mwyafrif helaeth y cysylltiadau yn digwydd dros y ffôn ac e-bost, gydag amrywiad mawr rhwng gwahanol Awdurdodau Lleol.
• Ymholiadau ynghylch pwy sy’n gymwys a diweddaru statws yw'r achosion mwyaf cyffredin dros gysylltu.
• Mae rhai Awdurdodau Lleol yn cael dros 80% o’u hymholiadau trwy ffurflenni gwe, byddai’n werth chweil dadansoddi’r amrywiad hwn ymhellach.
• Mae SLAs yn amrywio'n sylweddol; mae SLAs ffurfiol yn brin.
• Mae amrywiadau Credyd Cynhwysol yn creu heriau rheolaidd, yn enwedig gyda newidiadau i'r dreth gyngor.

Mapio prosesau

Cyflwynwyd canfyddiadau o weithdai mapio prosesau helaeth a gynhaliwyd gydag Awdurdodau Lleol. Cynhaliwyd 58 o weithdai dros gyfnod o 3 i 4 mis. Roedd pob gweithdy yn canolbwyntio ar un o'r tri budd-dal yng Nghymru, a'u nod oedd cyfleu’r prosesau cyfredol, materion trosfwaol a dealltwriaeth seiliedig ar dystiolaeth yn hytrach na chynnig atebion.

Nodwyd strwythur proses lefel uchel ar draws Awdurdodau Lleol, sef:

• gwneud cais a dilysu
• penderfynu a yw’n gymwys
• dyfarnu neu beidio â dyfarnu
• hysbysu (trefn yn amrywio)

Canfyddiadau:

• amrywiad a Chymhlethdod: Er bod yr un fframwaith deddfwriaethol yn berthnasol yn genedlaethol, mae amrywiad sylweddol yn bodoli o ran camau’r broses, lefelau awtomeiddio, cyfrifoldebau mewnol a’r systemau technegol a ddefnyddir
• heriau o ran y system ac integreiddio wrth i Awdurdodau Lleol ddefnyddio gwahanol systemau TG
• heriau ansawdd a dilysu data
• oedi wrth brosesu a dibyniaethau
• heriau profiad cwsmeriaid, prosesau dryslyd neu aneglur 
• risgiau capasiti a gwytnwch

Mae mapiau prosesau a rhestrau materion yn cael eu darparu i bob Awdurdod Lleol, gan eu galluogi i nodi aneffeithlonrwydd, dyblygiad ac amrywiad.

Cynigwyd argymhellion ar gyfer Llywodraeth Cymru a llywodraeth leol:

• Llywodraeth Cymru i ddefnyddio'r dystiolaeth i adolygu polisi, i ddarparu canllawiau cliriach, a lle bo'n bosibl, i ystyried newidiadau i leihau'r baich gweinyddol ac i symleiddio prosesau ymgeisio. 
• CLlLC i ddatblygu cynlluniau gweithredu mewn partneriaeth ag Awdurdodau Lleol unigol, sefydlu cymuned ymarfer, a defnyddio gweithgorau cydweithredol gan ddefnyddio offer megis Engage ar gyfer mapio prosesau.

Cadarnhawyd y byddai’r Grŵp Uwch-swyddogion Cyfrifol yn cael ei gynnal trwy’r cyfnod pontio i'r weinyddiaeth nesaf, gan sicrhau parhad a momentwm ar gyfer gwella prosesau.

Cadarnhawyd gwaith parhaus a pherchnogaeth strategol CLlLC wrth yrru'r prosiect ymlaen, gan ddefnyddio eu mynediad uniongyrchol i arweinwyr Awdurdodau Lleol i barhau i yrru gwelliant parhaus a chadw symleiddio budd-daliadau Cymru ar yr agenda.

Roedd yr Aelodau'n falch o glywed am y gwaith cynhwysfawr, a phwysleisiwyd fod y gwerth bellach i’w gael trwy weithredu ar y gwersi a ddysgwyd, nid eu dogfennu’n unig. Mynegodd yr Aelodau y dylai llywodraeth leol gyflwyno neges gref, unedig i Lywodraeth nesaf Cymru bod y gwaith hwn yn flaenoriaeth.

Pwynt gweithredu 3: cynhyrchu a dosbarthu adroddiadau mapio prosesau manwl i bob awdurdod (CLlLC).

Pwynt gweithredu 4: datblygu cynlluniau gweithredu lleol wedi'u llywio gan yr allbynnau mapio (ALlau).

Pwynt gweithredu 5: sefydlu a chynnull cymuned ymarfer ar gyfer dysgu a rennir (CLlLC).

Pwynt gweithredu 6: creu a chefnogi gweithgor cydweithredol gan ddefnyddio offer mapio prosesau (CLlLC).

Pwynt gweithredu 7: Llywodraeth Cymru i adolygu polisïau a chanllawiau cenedlaethol gan ddefnyddio'r sylfaen dystiolaeth (LlC).

Pwynt gweithredu 8: nodi cyfleoedd i leihau'r baich gweinyddol ar draws yr holl fudd-daliadau o fewn cwmpas (WG).

Pwynt gweithredu 9: pwysleisio pwysigrwydd parhau â'r rhaglen i’r weinyddiaeth nesaf (CLlLC).

Cyflwynodd y cadeirydd Adroddiad Cynnydd drafft y Grŵp Llywio ar gyfer Cam Un. Pwysleisiodd y cadeirydd bwysigrwydd yr adroddiad sy'n cyfleu'r gwaith sylweddol a gyflawnwyd yn ystod tymor y Senedd hon. Roedd yr adroddiad yn adlewyrchu ymdrech ar y cyd gan lywodraeth leol, sefydliadau partner, a thimau cenedlaethol. Mae cyhoeddi'r adroddiad yn bwysig i sicrhau tryloywder, i osgoi colli’r hyn a ddysgwyd yn ystod y cyfnod pontio gwleidyddol, i ddarparu parhad ar gyfer y weinyddiaeth nesaf, ac i ddangos lefel y gwaith a gwblhawyd a'r cymhlethdod a ddatgelwyd.

Gofynnodd y cadeirydd i'r aelodau fabwysiadu'r adroddiad yn y cyfarfod er mwyn iddo gael ei gyflwyno i Ysgrifennydd y Cabinet i'w gyhoeddi cyn i reolau cyn-etholiad atal cyhoeddiadau newydd.

Roedd y cadeirydd yn cydnabod, er bod cynnydd sylweddol wedi bod, bod mwy o waith i’w wneud, ac mae'r adroddiad wedi'i gynllunio i sicrhau bod yr anghenion i’r dyfodol yn weladwy, a gwahoddodd sylwadau gan aelodau.

Trafodwyd yr her o gael gwahanol ddehongliadau o lwyddiant ymhlith yr Awdurdodau Lleol, a nodwyd pwysigrwydd cydnabod eu teithiau amrywiol a'r angen am farn gyffredin ynghylch beth yw llwyddiant. Awgrymodd y cadeirydd, er nad oes angen diwygio'r adroddiad ar hyn o bryd, y dylid nodi'r mater hwn ar gyfer cam nesaf y gwaith o dan y weinyddiaeth nesaf.

Soniwyd am ymagwedd gytbwys a theg yr adroddiad a Siarter Budd-daliadau Cymru, gan bwysleisio pwysigrwydd gweithredu ymrwymiadau’r siarter ar draws pob Awdurdod Lleol. Yn y pen draw, gweithredu'r ymrwymiadau o fewn y Siarter yw'r mesur o lwyddiant i bob Awdurdod Lleol. Croesawodd y cadeirydd y myfyrdodau hyn, ac ailadroddodd, er bod Awdurdodau Lleol ar wahanol gamau o’r daith, mae'r ymrwymiad cyffredinol i wella profiad yr hawlwyr yn glir ac wedi gyrru'r gwaith yn ei flaen.

Cynigodd y cadeirydd grynodeb:

• Mae'r Adroddiad Cynnydd yn cofnodi'r cyflawniadau hyd yma a'r cymhlethdod sydd yn dal angen ei ddatrys.
• Mae'r adroddiad yn hanfodol er mwyn trosglwyddo’r gwaith i'r weinyddiaeth nesaf.
• Pwysigrwydd cysylltiadau â thystiolaeth fanwl (e.e., mapio ac ymchwil), y cyfeirir atynt yn yr adroddiad.
• Mae ymrwymiad parhaus yn hanfodol i sicrhau nad yw momentwm yn cael ei golli.
• Nododd pob aelod o'r Grŵp Llywio a oedd yn bresennol eu bod yn cymeradwyo'r adroddiad a’u bod yn gofyn i’w cydweithwyr yn Llywodraeth Cymru hwyluso ei gyhoeddiad a'i gyflwyno i Ysgrifennydd y Cabinet.
• Bydd y cadeirydd yn cyflwyno'r adroddiad i Ysgrifennydd y Cabinet i'w gymeradwyo a'i gyhoeddi cyn y cyfnod cyn-etholiad.

Pwynt gweithredu 10: Cyflwyno'r Adroddiad Cynnydd terfynol i Ysgrifennydd y Cabinet i'w gymeradwyo a'i gyhoeddi cyn y cyfyngiadau cyn-etholiad, ac i sôn wrth Ysgrifennydd y Cabinet am fyfyrdodau'r Grŵp Llywio o ran cysoni, gwaith yn y dyfodol, a phwysigrwydd cynnal momentwm y rhaglen. (Cadeirydd / LlC).

Adolygwyd y cofnodion un dudalen ar y tro. Ni ofynnwyd am unrhyw gywiriadau a ni chodwyd unrhyw faterion.

Ni chodwyd unrhyw eitemau ychwanegol.

Diolchodd y cadeirydd i'r holl gyfranogwyr am eu cyfraniadau, pwysleisiodd bwysigrwydd parhau â'r gwaith y tu hwnt i ddiwedd tymor presennol y Senedd, a mynegodd obaith y bydd y weinyddiaeth nesaf yn blaenoriaethu'r agenda hwn.

Diolchwyd i'r cyfranogwyr am eu hymroddiad a'u dylanwad, gyda chydnabyddiaeth benodol i waith sy'n gwella canlyniadau i bobl mewn tlodi yng Nghymru.