Cyfarfod Grŵp Llywio Symleiddio Budd-daliadau Cymru: 28 Ebrill 2025

• Fran Targett, Cadeirydd
• Victoria Lloyd, Age Cymru
• Nigel Griffiths, Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
• Rachel Thomas, Comisiynydd Plant
• Miranda Evans, Anabledd Cymru
• Myra Hunt, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Joanna Goodwin, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Simon Hatch, Cyngor ar Bopeth Cymru
• Matthew Evans, Cadeirydd Grŵp Uwch-swyddogion Cyfrifol
• Sarah Price, Is-gadeirydd Grŵp Uwch-swyddogion Cyfrifol
• Steffan Evans, Sefydliad Bevan
• Katie Till, Ymddiriedolaeth Trussell
• Claire Germain, Llywodraeth Cymru
• Lindsey Phillips, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC)  

Hefyd yn bresennol

• Adam Hardy, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Poppy Evans, Y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS)
• Adrian Devereux, Llywodraeth Cymru
• Glyn Jones, Llywodraeth Cymru
• Launa Anderson, Llywodraeth Cymru
• David Willis, Llywodraeth Cymru
• Joanna Leek, Llywodraeth Cymru
• Paul Neave, Llywodraeth Cymru
• Emma Willis, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru

Ymddiheuriadau

Amanda Main (Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili), Claire Flint (Cyngor Sir y Fflint), Sean O'Neill (Plant yng Nghymru), Helal Uddin (Tîm Cymorth Lleiafrifoedd Ethnig ac Ieuenctid Cymru), Mel James (Llywodraeth Cymru), Leah Whitty (Llywodraeth Cymru), Micheal Viney (Llywodraeth Cymru), Angela Endicott (Llywodraeth Cymru).

Agorwyd y cyfarfod, a rhoddodd y rhai a oedd yno’n bersonol gyflwyniadau er budd y rhai a oedd wedi ymuno dros y we.

Rhoddodd Cadeirydd y Grŵp Uwch-swyddogion Cyfrifol ddiweddariad ar weithgareddau’r Grŵp a chadarnhaodd y byddai adroddiad ysgrifenedig yn cael ei roi i'r Grŵp Llywio. Mae crynodeb o'r diweddariad i’w gael isod. 

Gweithdai

• Cynhaliwyd gweithdai yn Wrecsam a Chaerdydd ym mis Mawrth i gasglu barn Awdurdodau Lleol ac i drafod prosesau sy'n ymwneud â Phrydau Ysgol am Ddim (FSM), Grant Hanfodion Ysgolion (SEG), a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor (CTRS). Nod y gweithdai oedd deall y materion sy'n wynebu Awdurdodau Lleol ac i gasglu gwybodaeth am hygyrchedd digidol ac am gydgrynhoi data.
• Daeth 18 o’r 22 Awdurdod Lleol i’r gweithdai. Mae ymdrechion yn cael eu gwneud i gasglu ymatebion y pedwar sy'n weddill. Roedd y gweithdai yn annog trafodaethau defnyddiol ynghylch mapio prosesau cyfredol a nodi meysydd i'w gwella.
• Dim ond ychydig o Awdurdodau Lleol sydd wedi cynnal gwaith mapio prosesau i ddeall a gwella eu darpariaeth gwasanaeth. Nod y gweithdai oedd annog mwy o Awdurdodau Lleol i gymryd rhan mewn gwaith mapio prosesau er mwyn nodi a mynd i'r afael â materion o ran eu darpariaeth o wasanaethau.
• Nodwyd sawl mater sy’n gyffredin i’r Awdurdodau Lleol, gan gynnwys hygyrchedd digidol, cydgrynhoi data, a'r angen am ganllawiau wedi'u diweddaru ar drothwyon cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor, gan gynnwys y trothwyon caled.

Trawsnewid digidol

• Mae llawer o Awdurdodau Lleol yn symud tuag at wasanaethau digidol i wella effeithlonrwydd ac i wella’r modd y caiff gwasanaethau eu darparu. Mae Awdurdodau Lleol yn cydbwyso gwasanaethau digidol gyda chymorth ffôn i gynorthwyo defnyddwyr sy'n wynebu anawsterau gyda ffurflenni digidol.
• Mae sgiliau digidol yn her i ddefnyddwyr ac i’r Awdurdodau Lleol. Mae rhai Awdurdodau Lleol wedi mynd ymhellach na’i gilydd ar eu teithiau digidol, tra bo galluoedd digidol Awdurdodau eraill yn dal i ddatblygu.
• Mae deall yr hyn sy’n rhwystro darparu gwasanaethau yn bwysig, yn ogystal â sicrhau bod gwaith ar drawsnewid digidol yn gynhwysol ac yn hygyrch i bob defnyddiwr, waeth pa sgiliau digidol sydd ganddynt.

Materion a rhwystrau cyffredin

• Mae rhywfaint o'r ddeddfwriaeth sy'n llywodraethu Prydau Ysgol am Ddim a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor bellach yn hen, ac mae angen ei diweddaru i adlewyrchu anghenion ac amgylchiadau cyfredol.
• Mae rhannu data yn her sylweddol i Awdurdodau Lleol. Gall rhai materion greu rhwystrau rhag darparu gwasanaethau yn effeithlon, ac mae angen gwell mecanweithiau ar gyfer rhannu data.
• Mae angen canllawiau wedi'u diweddaru ar drothwyon cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Dylid adolygu'r trothwyon presennol er mwyn sicrhau eu bod yn deg ac yn effeithiol.
• Mae angen canllawiau wedi'u diweddaru ar brosesau adolygu Prydau Ysgol am Ddim a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Mae prosesau adolygu clir a chyson yn hanfodol wrth sicrhau bod unigolion cymwys yn cael y gefnogaeth angenrheidiol (yn berthnasol i amlder adolygiadau a throthwyon).

Cydgrynhoi data

• Mae rhai Awdurdodau Lleol yn wynebu heriau wrth reoli data ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Mae cydgrynhoi data yn hanfodol ar gyfer gwella’r ddarpariaeth o wasanaethau ac i leihau dyblygu.
• Mae rhai Awdurdodau Lleol wedi awtomeiddio eu prosesau ar gyfer rheoli data, gan wella effeithlonrwydd a lleihau'r angen am ymyrraeth â llaw. Fodd bynnag, nid yw pob Awdurdod Lleol yn defnyddio prosesau awtomataidd, ac mae rhai yn dal i ddibynnu ar reoli data â llaw.

Gwaith ymchwil ar ddefnyddwyr ac ailgynllunio gwasanaethau

• Mae rhai Awdurdodau Lleol wedi cynnal gwaith ymchwil ar eu defnyddwyr er mwyn dod i ddeall eu hanghenion a’u profiadau, gan ganolbwyntio'n bennaf ar wasanaethau digidol ac ar ailgynllunio gwasanaethau i wella’r ddarpariaeth.
• Mae ailgynllunio gwasanaethau yn hanfodol er mwyn gwella’r ddarpariaeth. Mae deall a mynd i'r afael â’r pethau sy’n rhwystro’r ddarpariaeth o wasanaethau trwy ailgynllunio yn hanfodol er mwyn sicrhau bod defnyddwyr yn cael y gefnogaeth angenrheidiol.

Pwynt Gweithredu 1: Matthew i gysylltu â Glyn i gytuno ar y camau nesaf ynghylch rhannu data.

Pwynt Gweithredu 2: Y Grŵp Craidd i ystyried goblygiadau cost unrhyw newidiadau arfaethedig wrth ymateb neu wneud cynigion i Ysgrifennydd y Cabinet.

Pwynt Gweithredu 3: Y Grŵp Craidd a Rachel Thomas i drafod sut gellid gwella cyfathrebu ac ymwybyddiaeth o’r angen i gofrestru ar gyfer Prydau Ysgol Am Ddim i Holl Blant Ysgolion Cynradd (UPFSM) er mwyn cael mynediad at y Grant Hanfodion Ysgolion. 

Pwynt Gweithredu 4: Steffan Evans i ailrannu gwaith ymchwil a wnaed yn y gorffennol ynghylch diffyg hawlio, gan gynnwys profiad byw.

Pwynt Gweithredu 5: LlC i gael trafodaeth â chydweithwyr Addysg ynglŷn ag adolygu a diweddaru'r canllawiau ar ba mor aml y dylid gwirio cymhwysedd ar gyfer prydau ysgol am ddim, gan ystyried yr awgrym o ddwywaith y flwyddyn.

Dangoswyd prototeip o'r profiad symlach i hawlwyr budd-daliadau a ddatblygwyd gan y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS), sy'n dangos sut y gallai'r broses weithio i ddefnyddwyr. Roedd y prototeip yn cynnwys nodweddion fel gwybodaeth wedi'i llenwi ymlaen llaw o ffynonellau data presennol a phroses ymgeisio symlach.

Trafodwyd y manteision posibl o gael profiad hawlio symlach i breswylwyr, a oedd yn cynnwys llai o gymhlethdod, lleihau cymaint â phosibl ar y baich gwybodaeth, a phroses ymgeisio symlach. Nod y model / prawf cysyniad yw ei gwneud hi'n haws i breswylwyr gael mynediad at y budd-daliadau y mae ganddynt hawl i’w cael.

Tynnwyd sylw hefyd at y manteision posibl i Awdurdodau Lleol, gan gynnwys gwell effeithlonrwydd, llai o faich gweinyddol, a gwell defnydd o ddata presennol. Gallai'r model / prawf cysyniad helpu Awdurdodau Lleol i symleiddio eu prosesau ac i wella’r ddarpariaeth o wasanaethau.

Rhannwyd adborth o brofion defnyddwyr. Roedd cyfranogwyr yn gwerthfawrogi'r broses syml a'r defnydd o ddata presennol i leihau cymaint â phosibl ar y baich gwybodaeth ar ddefnyddwyr.

Roedd adborth penodol gan hawlwyr i ddweud bod y broses yn hawdd ei deall a’u bod yn gwerthfawrogi llai o gymhlethdod. Roedd y defnydd o ddata presennol yn gwneud y broses ymgeisio yn fwy effeithlon ac yn llai o faich.

Awgrymodd gweithiwr achos dyledion y byddai’r cysyniad o fudd i'w cleientiaid. Roedd y gweithiwr achos dyledion yn gwerthfawrogi'r broses symlach a'r defnydd o ddata presennol i leihau'r baich gwybodaeth ar ddefnyddwyr.

Trafodwyd y camau nesaf ar gyfer archwilio'r model / prawf cysyniad, gan gynnwys gweithio gyda nifer fach o Awdurdodau Lleol i brofi'r prototeip ac i gasglu adborth pellach.

Roedd aelodau’n gytûn mai’r camau nesaf oedd i'r Grŵp Craidd a’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol archwilio'r cyfle i weithio gyda dau neu dri Awdurdod Lleol er mwyn profi ac adeiladu ar y prawf cysyniad yn erbyn prosesau presennol. Bydd hyn yn cynnwys profi i weld sut y gellir defnyddio'r egwyddorion / dull sy’n cynnal y prototeip mewn bywyd go iawn ac i weld a ellir gwella profiad y defnyddiwr o ganlyniad. Os bydd yn llwyddo i wella profiad y defnyddiwr a’u niferoedd, bydd tystiolaeth o'r gwelliannau hynny yn cael ei chasglu a'i rhannu ag Awdurdodau Lleol eraill, gan olygu bod y patrwm gwasanaeth ar gael yn ehangach i'r rhai sy’n awyddus i’w fabwysiadu. 

Pwysleisiwyd yr angen i gasglu adborth gan breswylwyr ac Awdurdodau Lleol yn ystod y cyfnod profi.

Pwynt Gweithredu 6: Matthew a David i drafod yr adborth gan y grŵp Uwch-swyddogion Cyfrifol ac anfon neges ddilynol i egluro model / cysyniad a chynnig y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol gan gynnwys y camau nesaf ar gyfer profion peilot posibl. 

Pwynt Gweithredu 7: Matthew i nodi a chadarnhau dau neu dri Awdurdod Lleol sy'n barod i gymryd rhan ym mhrofion peilot y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol. 

Pwynt Gweithredu 8: Yr Awdurdodau Lleol a ddewisir i weithio gyda’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol i ddatblygu a phrofi'r prawf cysyniad. 

Adolygwyd y gofrestr risg, a rhoddwyd sicrwydd bod y gwaith ar y trywydd iawn ar hyn o bryd. Bydd y Grŵp Craidd yn parhau i adolygu ac i ddiweddaru wrth i'r gwaith fynd rhagddo.

Nodwyd bod yr adroddiad amlygu yn hanfodol wrth olrhain cerrig milltir a chyflawniadau'r prosiect. Canmolwyd yr adroddiad am ei eglurder a pha mor gynhwysfawr ydoedd, gan helpu aelodau i gael gwaith i gyd-fynd â nodau ac amcanion y prosiect. Mae hefyd yn adnodd gwerthfawr ar gyfer sôn am gynnydd wrth randdeiliaid mewn ffordd dryloyw.

Adolygwyd y cofnodion am gywirdeb (29/01/2025) a chytunwyd arnynt. 

Bydd y cyfarfod nesaf yn cael ei drefnu ar gyfer mis Gorffennaf. Bydd y Grŵp Craidd yn cyhoeddi nod dyddiadur cyn bo hir ac mae'n debygol o ddigwydd yn yr wythnos sy'n dechrau ar 14 neu 21 Gorffennaf. Dyddiad y cyfarfod nesaf ar yr wythnos sy’n dechrau ar 14 neu 21 Gorffennaf.

Pwynt Gweithredu 9: Y Grŵp Craidd i gynnig dyddiad y cyfarfod nesaf a chyhoeddi nod dyddiadur.