Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal a Chymorth a Cyfrifiad Plant sy'n Derbyn Gofal: hysbysiad prefiatrwydd

Mae’r hysbysiad hwn yn hysbysu plant sy’n derbyn gofal a chymorth gan awdurdodau lleol sydd dros 12 oed a’u rhieni neu ofalwyr, a rhieni neu ofalwyr plant o’r fath sydd dan 12 oed, am brosesu eu data personol gan Lywodraeth Cymru ac am sut y bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio eu data.

Bydd rhywfaint o’r wybodaeth y mae’r awdurdod lleol yn ei chasglu gan blant wrth ddarparu eu gwasanaethau yn cael ei drosglwyddo i Lywodraeth Cymru bob blwyddyn. Y bwriad yw helpu Llywodraeth Cymru i gynnal ymchwil a dadansoddiad ystadegol i wella’r gofal a’r cymorth sy’n cael eu darparu i bobl yng Nghymru. Mae’r setiau data canlynol yn cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru:

• Cyfrifiad Plant sy’n Derbyn Gofal a Chymorth (CRCS)
• Cyfrifiad Plant sy’n Derbyn Gofal (LAC)

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ffactor adnabod.

Mae’r canlynol yn grynodeb o’r data y bydd awdurdodau lleol yn eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru yn y setiau data CRCS/LAC:

• gwybodaeth bersonol gan gynnwys enw, cod post, dyddiad geni a rhywedd
• categorïau arbennig o wybodaeth bersonol fel grŵp ethnig, statws anabledd a gwybodaeth arall am iechyd
• ffactorau ar ddyddiad y cyfrifiad, gan gynnwys gwybodaeth am y rhieni
• rhif unigryw’r disgybl

Mae rhestr gyflawn o’r eitemau data sy’n ofynnol gan Lywodraeth Cymru i’w gweld ar wefan Llywodraeth Cymru.

Mae’r wybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn y cyfrifiad yn golygu ei bod yn bosibl adnabod plant unigol. Felly, mae’n cael ei hystyried yn ddata personol ac yn ddarostyngedig i Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (GDPR).

Y rheolydd data yw’r awdurdod cyhoeddus sydd, wrth ei hun neu gydag eraill, yn penderfynu ar ddiben a dull prosesu data personol. Yn achos yr wybodaeth y mae’r awdurdod lleol yn ei chasglu gan blant wrth ddarparu gwasanaethau, yr awdurdod hwnnw sy’n dal ac yn prosesu’r wybodaeth, felly’r awdurdod ei hun yw’r rheolydd data ar gyfer data’r holl blant y mae’n gyfrifol amdanynt.

Fodd bynnag, pan fydd setiau data CRCS/LAC pob awdurdod lleol yn cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru, mae hynny yn creu set ddata newydd ar gyfer Cymru gyfan, a Llywodraeth Cymru sy’n penderfynu ar gyfer pa ddibenion y bydd y set ddata ehangach hon yn cael ei defnyddio. Llywodraeth Cymru yw’r rheolydd data ar gyfer y setiau data dan sylw yn yr hysbysiad hwn felly.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus; sef, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru.

Dim ond drwy ddulliau diogel y bydd setiau data CRCS/LAC yn cael eu trosglwyddo, a dim ond y rhai sy’n gweithio ar y prosiect fydd yn gallu gweld y data.

Llywodraeth Cymru fydd yn gyfrifol am y data hyn o’r adeg pan fyddant wedi’u trosglwyddo iddi, ond bydd yr awdurdodau lleol yn cadw’r cyfrifoldeb am unrhyw ddata y byddant yn parhau i’w dal ar eu systemau hwy. Mae’r data sy’n cael eu trosglwyddo yn cael eu storio mewn cronfa ddata ddiogel, a dim ond defnyddwyr a lleoliadau Llywodraeth Cymru sydd wedi’u cymeradwyo fydd yn gallu gweld y data.

Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw’r data cyhyd ag y bo’n ddefnyddiol at ddibenion ymchwil ac ystadegol, a gan fod data hanesyddol yn gallu bod yn ddefnyddiol iawn yn y cyd-destun hwn, mae’n debygol o’u cadw am nifer mawr o flynyddoedd. Er enghraifft, ar hyn o bryd, mae Llywodraeth Cymru yn dal data manwl ar Blant sy’n Derbyn Gofal sy’n dyddio’n ôl i 2002.

Bydd y setiau data CRCS/LAC yn cael eu defnyddio gan y llywodraeth fel a ganlyn:

• i fonitro’r cynnydd tuag at gyflawni canlyniadau cenedlaethol, gan gynnwys cyhoeddi ystadegau swyddogol
• i fonitro perfformiad a chyllid yr awdurdodau lleol
• i ddatblygu a gwerthuso polisi
• i nodi arferion da a helpu i’w datblygu
• i gefnogi ymchwil sy’n ymwneud â llesiant plant

Gall hyn gynnwys cysylltu neu gyfuno’r wybodaeth â data eraill am blant yng Nghymru, er enghraifft mae Llywodraeth Cymru yn cysylltu data CRCS â data am addysg plant sy’n cael eu darparu gan eu hysgolion. Gall hyn hefyd gynnwys cysylltu’r data, drwy ddulliau diogel, wedi’u hanonymeiddio, â setiau data eraill.

Bydd Llywodraeth Cymru ond yn defnyddio’r agweddau adnabyddadwy ar y data i gefnogi unrhyw brosesau ystadegol neu ymchwil sy’n ofynnol ar gyfer defnydd a nodir uchod, ond ni fydd yn defnyddio’r agweddau adnabyddadwy ar y data nac yn prosesu’r data er mwyn:

• cymryd camau neu gefnogi mesurau neu benderfyniadau ynghylch plant unigol neu eu teuluoedd
• achosi unrhyw niwed neu ofid i blant unigol neu eu teuluoedd
• adnabod unrhyw blant unigol mewn adroddiadau

Bydd canlyniadau o ddadansoddiadau sy’n cael eu gwneud gan ddefnyddio’r data ar gael mewn cyhoeddiadau ystadegol neu ymchwil a fydd yn cael eu rhyddhau drwy wefan Ystadegau ac Ymchwil Llywodraeth Cymru a hefyd drwy ddata a fydd yn cael eu rhoi ar wefan StatsCymru (gwasanaethau i blant).

Bydd defnyddwyr allanol fel yr awdurdodau lleol a’r cyhoedd yn ehangach yn gallu defnyddio’r wybodaeth hon sydd wedi’i chyhoeddi at eu dibenion eu hunain, fel mesur neu reoli perfformiad, gwella arferion a dwyn y llywodraeth i gyfrif.

Fel rhan o’i rôl fel y rheolydd data ar gyfer is-set CRCS/LAC o’r data sy’n cael eu trosglwyddo i Lywodraeth Cymru, gall Llywodraeth Cymru rannu’r data sy’n cael eu darparu iddi ag asiantaethau ac ymchwilwyr nad ydynt yn rhan o'r llywodraeth, ond dim at ddibenion ystadegol neu ymchwil. Ym mhob achos, bydd Prif Ystadegydd Llywodraeth Cymru yn craffu ar unrhyw ddatgeliad o’r fath ac, os bydd yn cael ei gymeradwyo, bydd y datgeliad yn cael ei reoli gan gytundeb mynediad at ddata priodol gan Lywodraeth Cymru a fydd:

• yn sicrhau bod y data yn cael eu trosglwyddo, eu storio a’u dinistrio yn y pen draw, yn ddiogel
• yn sicrhau mai dim ond ar gyfer y gofyniad penodol a nodwyd y bydd y data yn cael eu defnyddio, ac na fydd modd adnabod unigolion mewn unrhyw adroddiadau a fydd yn cael eu cyhoeddi
• yn rhoi caniatâd i’r data gael eu storio am gyfnod y prosiect ymchwil yn unig, a’i gwneud yn ofynnol i’r data gael eu dinistrio wedi’r cyfnod hwnnw

Y broses o ddod â chofnodion ar lefel person o wahanol ffynonellau ynghyd yw cysylltu data.

Mae cysylltu gwybodaeth â chofnodion eraill:

• yn lleihau’r galw ar bobl i gymryd rhan mewn arolygon
• yn lleihau’n fawr y gost o gasglu gwybodaeth
• yn ei gwneud yn bosibl i fathau gwahanol o wybodaeth fod ar gael yn haws, ac felly i waith ymchwil gael ei gynnal yn gyflymach
• yn ei gwneud yn bosibl i wybodaeth sy’n bodoli eisoes gael ei defnyddio’n well

Bydd Iechyd a Gofal Digidol Cymru hefyd yn gallu gweld rhan o’ch data personol am gyfnod o dri mis, er mwyn gallu ymgymryd â'r gwaith o gysylltu’r data â banc data Cyswllt Diogel Gwybodaeth Ddienw (SAIL). Banc data sy’n cynnwys data wedi’u hanonymeiddio ar boblogaeth Cymru yw banc data SAIL. Mae’n cael ei gydnabod yn rhyngwladol am fod yn ddull cadarn a diogel o storio a defnyddio data sy’n seiliedig ar y person wedi’u hanonymeiddio at ddibenion ymchwil i wella iechyd, llesiant a gwasanaethau.

Nid yw enwau, cyfeiriadau a chodau post yn cael eu cynnwys yn y data cysylltiol. Mae’r wybodaeth yn cael ei defnyddio at ddibenion ymchwil yn unig.

Mae’r GDPR yn rhestru hawliau penodol sy’n berthnasol i unigolion yng nghyd-destun storio a defnyddio eu data personol. Mae’r hawliau sy’n cael eu rhoi i unigolion o dan y ddwy erthygl a ddyfynnir uchod fel a ganlyn:

• yr hawl i gael eich hysbysu (yr hysbysiad hwn)
• yr hawl i gael mynediad at y data personol sydd gan Lywodraeth Cymru amdanoch chi
• yr hawl i gywiro gwallau yn y data hynny
• (mewn rhai amgylchiadau) yr hawl i wrthwynebu i’ch gwybodaeth gael ei phrosesu neu i gyfyngu ar hynny
• (mewn rhai amgylchiadau) yr hawl i’ch data gael eu ‘dileu’

Mae hawl pellach yn bodoli sy’n caniatáu i unigolyn herio penderfyniad sy’n cael ei wneud ar sail proses awtomataidd, neu i beidio â bod yn ddarostyngedig i benderfyniad o’r fath. Fodd bynnag, fel y nodir yn ddiweddarach, ni fydd Llywodraeth Cymru byth yn defnyddio’r data CRCS/LAC sy’n cael eu trosglwyddo iddi i wneud penderfyniad am unigolyn penodol, boed hynny drwy broses awtomataidd neu beidio. Mae rhagor o arweiniad ar yr hawliau hyn i'w gael ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Dylid cyfeirio cwestiynau am yr hysbysiad hwn neu hawliau unigolion at Lywodraeth Cymru yn ysgrifenedig drwy’r cyfeiriad isod. Dylid cyfeirio cwynion at y cyfeiriad hwn hefyd yn y lle cyntaf, er y gallwch hefyd gwyno’n uniongyrchol wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Tîm Casglu Data
Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddi
Llywodraeth Cymru
Llawr 3, Craidd y Gogledd
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: ystadegau.gwascymdeithasol@llyw.cymru

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru)
Tŷ Churchill
17 Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Rhif ffôn: 029 2067 8400 neu 0303 123 1113
E-bost: casework@ico.org.uk
Gwefan: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:
Y Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: swyddogdiogeludata@llyw.cymru

Ffigur 1: Sut rydym yn cysylltu’ch atebion yn ddiogel â gwybodaeth arall?

Image

Disgrifiad o Ffigur 1

Sut rydym yn cyfeirnodi data ar gyfer prosiectau dadansoddi cymeradwy

Mae casglwyr data yn casglu eich data a'ch ymatebion. Caiff y rhain eu gwahanu yn ôl:

• manylion adnabod, data ac ymatebion
• manylion adnabod, enw, cyfeiriad, rhyw a dyddiad geni

Anfonir manylion adnabod, data ac ymatebion i fanc data SAIL.

Anfonir manylion adnabod, enw, cyfeiriad, rhyw a dyddiad geni i Iechyd a Gofal Digidol Cymru lle bydd:

• rhif cyfeirnod yn cael ei ychwanegu
• manylion personol yn cael eu dileu

Anfonir cyfeirnod y manylion adnabod i fanc data SAIL lle caiff ei ychwanegu at y manylion adnabod, y data a'r ymatebion ynghyd ag unrhyw rifau cyfeirnod eraill ar gyfer cofnodion.

Mae banc data SAIL ac Iechyd a Gofal Digidol Cymru yn Amgylcheddau Prosesu Achrededig Deddf yr Economi Ddigidol (Awdurdod Ystadegau'r DU).