Is-grŵp Caffael: gweithdrefnau

Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol Cymru a’r Is-grŵp Caffael 

Mae Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 ("y Ddeddf") yn sefydlu Cyngor Partneriaeth Gymdeithasol Cymru ("yr CPG") fel trefniant partneriaeth gymdeithasol deirochrog, a chanddo aelodaeth sy'n cynrychioli cyflogwyr, gweithwyr a Llywodraeth Cymru.

Mae’r Ddeddf yn gorfodi’r CPG i “gymryd pob cam rhesymol i sefydlu Is-grŵp caffael cyhoeddus o fewn 6 mis gan ddechrau drannoeth y diwrnod y daw’r is-adran hon (9(1)) i rym”.

Fel y sefydlir yn Adran 8 o’r Ddeddf, rôl yr Is-grŵp ydy cyflawni unrhyw swyddogaeth a ddirprwyir iddo gan yr CPG a chynorthwyo’r CPG i gyflawni ei swyddogaethau ei hun.

Caiff yr Is-grŵp caffael cyhoeddus ddarparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG ynghylch y swyddogaethau a roddir i awdurdodau contractio a Gweinidogion Cymru o dan Ran 3 (caffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol).

Diben y ddogfen hon

Mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i Weinidogion Cymru bennu a chyhoeddi cworwm yr Is-grŵp a gweithdrefnau i'w dilyn gan yr Is-grŵp sydd heb eu nodi yn y Ddeddf ei hun.

Rhaid i weithdrefnau’r Is-grŵp caffael cyhoeddus gynnwys:

1. y gweithdrefnau ar gyfer trefnu cyfarfodydd gan gynnwys y rhybudd sydd i’w roi i’r mynychwyr a sut y caiff mynychwyr ychwanegu eitemau at agenda cyfarfodydd;
2. y weithdrefn ar gyfer datrys anghytuno rhwng aelodau mewn perthynas ag arfer swyddogaethau’r Is-grŵp;
3. y gweithdrefnau ar gyfer darparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG a Gweinidogion Cymru.

Mae Rhan 1 o'r ddogfen hon yn nodi trefniadau'r cworwm ar gyfer yr Is-grŵp, yn cynnwys manylion pellach ar bolisïau mynychu ac ymddygiad yn Atodiad A. Mae Rhan 2 yn nodi'r gweithdrefnau gweinyddol a gweithredol ar gyfer yr Is-grŵp. Nodir darpariaethau perthnasol y Ddeddf yn Atodiad B.

Aelodaeth

Bydd yr Is-grŵp yn cynnwys 12 aelod a benodir gan yr CPG. Bydd aelodaeth yr Is-grŵp yn cynnwys dau gyd-gadeirydd sydd angen dod o’r CPG ac sydd angen bod yn gynrychiolydd gweithwyr a chynrychiolydd cyflogwyr, ac yn ogystal â’r Cyd-gadeirydd, bydd yr Is-grŵp yn cynnwys tri cynrychiolydd o blith cyflogwyr yng Nghymru ("cynrychiolwyr cyflogwyr") tri cynrychiolydd o blith gweithwyr yng Nghymru ("cynrychiolwyr gweithwyr"), a phedwar cynrychiolydd annibynnol sydd ganddynt arbenigedd masnachol, caffael neu arbenigedd arall.  

Cworwm

Y cworwm lleiaf ar gyfer unrhyw gyfarfod o'r Is-grŵp fydd y mwyafrif o’r rhif cyfan o’r aelodaeth, sef cyfanswm o saith. Hynny yw, pedwar aelod wedi'u dosbarthu'n gyfartal ar draws cynrychiolwyr o blith gweithwyr a chyflogwyr (sef bod o leiaf dau gynrychiolydd gweithwyr a dau gynrychiolydd cyflogwyr yn bresennol), dau gynrychiolydd annibynnol ac o leiaf un o’r Cyd-gadeirydd.

Cyhoeddir nad oes cworwm ar gyfer cyfarfod o'r Is-grŵp os nad oes digon o aelodau yn bresennol ar ddechrau'r cyfarfod, neu os nad yw dosbarthiad yr aelodau yn cynnwys digon o gynrychiolwyr gan bartneriaid cymdeithasol, sef cynrychiolwyr cyflogwyr a chynrychiolwyr gweithwyr (sef dau aelod o'r naill a'r llall). Os cyhoeddir nad oes digon o aelodau yn bresennol yn y cyfarfod ar gyfer cworwm, bydd y Cadeirydd yn gohirio'r cyfarfod nes bod cworwm yn bresennol. Os na fydd cworwm yn bresennol o fewn 20 munud, caiff y cyfarfod ei ohirio i ddyddiad ac amser a bennir gan y Cadeirydd cyn gynted ag y bod yn ymarferol bosibl.

Presenoldeb gan rai nad ydynt yn aelodau

Caiff y Cadeirydd, fel y gwelo'n ddoeth, wahodd unigolion eraill i gyfarfodydd yr Is-grŵp – er enghraifft pan fo'r Is-grŵp wedi comisiynu gwybodaeth gan sefydliad allanol ar fater penodol, gellir gwahodd cynrychiolydd o'r sefydliad hwnnw i gyflwyno neu gefnogi trafodaeth ar y pwnc dan sylw. Mae hefyd yn bosibl i arsylwyr fod yn bresennol os yw’r Cadeirydd o’r farn bod hynny’n briodol (gallai sylwedydd fod yn rhywun sy'n bresennol ar ran aelod nad yw'n gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod, neu rywun sy'n dod gydag aelod).  Dylid gwneud cais drwy'r ysgrifenyddiaeth i sylwedydd fod yn bresennol mewn cyfarfod, a hynny cyn y cyfarfod perthnasol.  Ni chaniateir i sylwedyddion gymryd rhan ym musnes yr Is-grŵp, ac felly ni fyddant yn cyfrannu at y cworwm.

Penodi aelodau a hyd y penodiadau

Mae adran 9 o’r Deddf yn gorfodi’r CPG i “gymryd pob cam rhesymol i sefydlu Is-grŵp caffael cyhoeddus”.

Mae aelodau yn cael eu penodi gan yr CPG, yn dilyn gwahoddiad oddi wrth y Prif Weinidog, am gyfnod o dair blynedd. Gall aelod ymddiswyddo neu gall yr CPG derfynu ei dymor o dan rai amgylchiadau, fel y nodir yn nhelerau ac amodau'r penodiad.

Hyfforddiant a chyrsiau cynefino ar gyfer aelodau

Bydd pecyn cynefino a gwybodaeth gefndir yn cael eu rhoi i'r holl aelodau sydd newydd eu penodi i'r Is-grŵp. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am rôl a chylch gwaith yr Is-grŵp, a gwybodaeth berthnasol arall.

Yr Ysgrifenyddiaeth

Bydd y gwaith o drefnu cyfarfodydd, dosbarthu papurau a materion eraill cysylltiedig yn cael ei wneud drwy swyddogaeth ysgrifenyddiaeth a ddarperir gan swyddogion Llywodraeth Cymru.

Amlder y cyfarfodydd

Bydd yr Is-grŵp yn cwrdd o leiaf unwaith bob chwe mis, gyda darpariaeth ar gyfer rhagor o gyfarfodydd fel y cytunwyd gan aelodau neu yn ôl gofynion y CPG neu Weinidogion. Bydd disgwyliad ar aelodau fynychu bob cyfarfod, a phob cyfarfod heb fod yn fwy na dwy awr o hyd. Os bydd yr Is-grŵp yn penderfynu cynnal cyfarfodydd ychwanegol, bydd trefniadau cworwm  dal i fod yn berthnasol.

Cynhelir cyfarfodydd ar-lein am hygyrchedd, gyda darpariaeth am gyfarfodydd hybrid neu wyneb yn wyneb lle bo aelodau yn cytuno.  

Yn ogystal â chyfarfodydd ffurfiol, gall yr Is-grŵp weithio drwy ohebiaeth am ystyriaeth ac ymatebion cyflymach. Bydd hynny’n digwydd ar sail unigol, fel y cytunwyd gan gyd-gadeirydd yr Is-grŵp.  

Hysbysu am gyfarfodydd

Rhoddir o leiaf 20 diwrnod gwaith o rybudd ar gyfer unrhyw gyfarfodydd wedi’u trefnu, gyda phapurau cyfarfod ar gael 5 diwrnod cyn y cyfarfod, ac eithrio pan fydd cyfarfodydd yn cael eu galw ar frys neu o dan amgylchiadau eithriadol.

Agendâu a phapurau

Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn paratoi agendâu drafft ar ôl ymgynghori â'r Cyd-gadeirydd ac yn eu dosbarthu 15 diwrnod gwaith cyn y cyfarfod.  Gall aelodau cynnig eitemau drwy gyflyno ceisiadau o leiaf 10 diwrnod gwaith cyn y cyfarfod.  Gellir ychwanegu eitemau brys yn ôl disgresiwn y Cyd-gadeirydd.  Gellir dosbarthu papurau o fewn cyfnod byrrach o dan amgylchiadau eithriadol. Bydd agendau drafft yn nodi unrhyw sefydliadau neu gwmnïau sydd am drafod o dan eitemau agenda er mwyn gadael amser i ystyried unrhyw wrthdaro buddiannau posib. 

Cofnodion

Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn llunio nodyn o bob cyfarfod, gan gofnodi pwyntiau allweddol y drafodaeth a'r camau gweithredu. Bydd y cofnodion a'r camau gweithredu yn cael eu cynhyrchu a'u dosbarthu o fewn 10 diwrnod gwaith o'r cyfarfod. Anfonir y rhain at yr holl aelodau er mwyn iddynt wirio eu cywirdeb, ac at y Cyd-gadeirydd er mwyn cael ei gymeradwyaeth derfynol.

Cyhoeddi agendâu, papurau, a chofnodion

Bydd agendâu a phapurau cyfarfodydd sydd wedi'u marcio'n 'UNCLASSIFIED' yn cael eu cyhoeddi ar wefan yr CPG.

Bydd dogfennau sydd wedi'u marcio'n 'PROTECT/MEMBERS ONLY' yn cael eu trin yn gyfrinachol, ac yn cael eu rhoi i'r aelodau yn unig i'w hystyried.

Presenoldeb ac ymddygiad yr aelodau

Mae gan aelodau'r CPG gyfrifoldeb unigol ac ar y cyd am sicrhau bod yr Is-grŵp yn cydymffurfio â'r holl ofynion statudol perthnasol. Wrth wneud hynny, bydd gofyn iddynt ddeall a dehongli gwybodaeth fanwl a rhoi cyngor a barn ar amrediad eang o faterion polisi a/neu weithredol er mwyn hyrwyddo'r swyddogaethau a roddir i'r Is-grŵp o dan adran 10 o'r Ddeddf. Bydd hefyd yn ofynnol i aelodau arddangos barn bwyllog a sgiliau cyfathrebu da, gan gynnwys y gallu i weithio mewn ffordd adeiladol ag aelodau eraill o'r Is-grŵp a’r ysgrifenyddiaeth i gyflawni consensws.

Mae disgwyl i'r aelodau fynd i bob cyfarfod. Os nad yw hynny'n bosibl, dylent hysbysu'r ysgrifenyddiaeth cyn gynted ag y bo modd. Gallai colli cyfarfodydd yn aml arwain at derfynu penodiad aelod o'r Is-grŵp.

Disgwylir i aelodau allu neilltuo digon o amser i'w dyletswyddau ar gyfer yr Is-grŵp a mynychu cyfarfodydd yn rheolaidd  Mae cymryd rhan yn y cyfarfodydd hyn yn rhan hanfodol o rôl aelod i sicrhau effeithiolrwydd yr Is-grŵp.  Rhoddir ystyriaeth i'r cofnod o bresenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd pan fydd angen ystyried ailbenodi aelod.

Darparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG a Gweinidogion Cymru

Disgwylir i aelodau gyfrannu at drafodaethau er mwyn darparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG am y swyddogaethau sydd wedi’u chyflwyno ar awdurdodau contractio a Gweinidogion Cymru o dan Ran 3 (caffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol). 

Dylai pob cais am wybodaeth neu drafodaeth yn cael eu cynnwys yn y blaen raglen waith, ac eithrio lle bo’r Cyd-gadeirydd yn cytuno materion o frys o dan baragraff 20 uwchben. 

Yn dilyn bob cyfarfod, bydd nodyn o ystyriaethau’r Is-grŵp yn cael ei dosbarthu at yr CPG, gyda gwybodaeth yn cael ei gyhoeddi ar wefan y CPG lle bo’n berthnasol o dan y Ddeddf. 

Datrys anghytundebau rhwng aelodau

Rhaid i bob aelod sy'n bresennol yn y cyfarfod gytuno ar yr wybodaeth a'r cyngor sydd i'w cyflwyno i Weinidogion Cymru (fel y rhestrir yn adran 30(2) (d) neu 36(2)(d)) neu i’r CPG, yn amodol ar baragraffau 31 a 32 isod.

Os na ellir dod i gytundeb, bydd yr aelodau'n cael cyfle i gyflwyno eu dadl er mwyn dod o hyd i rywfaint o gyfaddawd neu dir cyffredin. Os na ellir dod i gonsensws, yna mae angen cyfaddawd. Bydd hyn yn seiliedig ar benderfyniad mwyafrifol. Gellir cyflwyno cyngor i Weinidogion Cymru (fel y rhestrir yn adran 30(2) (d) neu 36(2)(d)) neu’r CPG sy'n cynnwys cafeat nad oedd rhai o'r aelodau'n cytuno. Gellir hefyd gynnwys rhesymeg yr aelodau nad oedd yn cytuno, ac unrhyw ddull(iau) amgen a gynigiwyd.

Bydd anghytundebau ynghylch materion polisi neu weithdrefnau yn cael eu cofnodi yn y cofnodion. Bydd gwahaniaeth barn unigolion ar faterion y cytunwyd arnynt yn gyffredinol yn cael ei gofnodi ar gais unrhyw aelod.

Datganiadau o fuddiant

Wrth gyflwyno eitemau arfaethedig ar yr agenda, ac o leiaf 10 diwrnod gwaith cyn pob cyfarfod o'r Is-grŵp (neu gyn gynted â phosib ar gyfer eitemau o frys), bydd rhaid i aelodau ddatgelu i'r ysgrifenyddiaeth unrhyw fuddiant (naill ai buddiant ariannol neu unrhyw fuddiant arall a allai godi cwestiwn ynghylch didueddrwydd yr Is-grŵp ar fater) sy'n berthnasol i'r eitemau ar yr agenda a'r trafodaethau dilynol – hynny yw, lle gallai fod achos canfyddedig neu wirioneddol o wrthdaro buddiannau. Gall y Cyd-gadeirydd benodi aelodau cyfethol ar gyfer eitemau penodol neu fynd ymlaen heb yr aelodau sydd ganddynt wrthdaro (os nad yw’n achosi’r Is-grŵp i fod heb gworwm). 

Y Gymraeg

Er nad yw Safonau'r Gymraeg fel y nodir ym Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011 yn berthnasol yn uniongyrchol i'r Is-grŵp, ni fydd yr Is-grŵp yn trin y Gymraeg yn llai ffafriol na'r Saesneg.

Cyn i'r aelodau fynd i'w cyfarfod cyntaf o'r Is-grŵp, gofynnir iddynt beth yw eu dewis iaith ar gyfer cyfrannu yn ystod y cyfarfodydd, ac ar gyfer unrhyw ohebiaeth, gwybodaeth a phapurau a gaiff eu hanfon atynt. Caiff cyfarfodydd eu trefnu yn unol â dewis iaith yr aelodau (e.e. drwy ddarparu cyfieithu ar y pryd a fersiynau Cymraeg o bapurau ar gyfer cyfarfodydd).

Bydd unrhyw bapurau sy'n cael eu cynhyrchu a'u comisiynu gan yr Is-grŵp yn cael eu cyhoeddi ar wefan llyw.cymru/gov.wales yn ddwyieithog.

Cyfrinachedd

Er mwyn hwyluso trafodaeth agored, bydd rhai o'r dogfennau i'w trafod yng nghyfarfodydd yr Is-grŵp yn cael eu marcio'n 'Protect/Members Only', ac fe'u cyhoeddir i'w hystyried gan yr aelodau yn unig.

Rhaid i aelodau beidio â chysylltu â'r wasg neu gyfryngau eraill i drafod unrhyw fater sydd i ymwneud â’r Is-grŵp, neu unrhyw fater 'gyfrinachol' sydd wedi'i nodi'n 'Protect/Members Only', na'i drafod mewn unrhyw gyd-destun lle gall ddod yn wybodaeth gyhoeddus neu gael ei godi gan y wasg/y cyfryngau, heb gysylltu ag ysgrifenyddiaeth Llywodraeth Cymru yn gyntaf.

Fodd bynnag, os bydd y wasg neu'r cyfryngau yn cysylltu ag aelod i ofyn ei farn am waith yr Is-grŵp a/neu bryderon polisi'r Is-grŵp, dylent ymateb fel a ganlyn:

1. os yw'r cwestiwn yn ymwneud â chadarnhau mater y mae’r aelod yn hyderus ei fod eisoes yn gyhoeddus, dylai gyfyngu ei sylwadau i wybodaeth ffeithiol. Ni ddylai roi ei farn ar y mater gan y gellid ystyried honno fel barn gyffredin yr Is-grŵp ar y cyd. Dylai hefyd roi gwybod i'r Cyd-gadeirydd a'r ysgrifenyddiaeth am y sgwrs yn syth ar ôl iddi ddigwydd;
2. os yw'r cwestiwn yn amlwg yn sensitif a gallai'n hawdd cyrraedd tudalennau blaen y cyfryngau, ni ddylai'r aelod wneud sylw a dylai gyfeirio'r newyddiadurwr yn uniongyrchol at y Cyd-gadeirydd a'r ysgrifenyddiaeth;
3. os yw aelod yn gwneud sylwadau anfwriadol am yr Is-grŵp i rywun y mae'n sylweddoli yn ddiweddarach ei fod yn aelod o'r wasg neu o gyfryngau eraill, dylai hysbysu'r Cyd-gadeirydd a'r ysgrifenyddiaeth cyn gynted ag y bo modd;
4. ac eithrio yn dilyn cael caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gan Weinidogion Cymru, ni fydd aelodau yn gwneud unrhyw gyhoeddiadau i'r wasg yn rhinwedd eu rôl fel aelod o'r Is-grŵp. Bydd yr amodau hyn yn berthnasol yn ystod cyfnod eu penodiad.

Cofnodion cyhoeddus

Bydd yr holl gofnodion cyhoeddus a gedwir gan yr Is-grŵp yn dod o dan berchnogaeth Llywodraeth Cymru, ac felly'n dod o dan bolisïau cofnodion cyhoeddus presennol.

Diogelu data

Nid yw'r Is-grŵp yn gorff cyfreithiol ar wahân. Felly, bydd unrhyw ddata personol sy'n eiddo i Lywodraeth Cymru yn destun ceisiadau prosesu data a ddaw i law Llywodraeth Cymru yn y ffordd arferol.

Ceisiadau rhyddid gwybodaeth

Gall dogfennau, gan gynnwys nodiadau cyfarfodydd, fod yn destun ceisiadau am wybodaeth a wneir o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Os derbynnir ceisiadau o'r fath, dilynir gweithdrefnau Rhyddid Gwybodaeth safonol Llywodraeth Cymru.

Adolygu a diwygio gweithdrefnau

Caiff y gweithdrefnau hyn eu hadolygu bob tair blynedd. Fodd bynnag, yn dilyn ymgynghoriad rhwng Gweinidogion Cymru a'r CPG, gellir diwygio'r gweithdrefnau hyn ar unrhyw adeg. Bydd unrhyw newidiadau o'r fath yn cael eu cyhoeddi cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol.

Prif Weinidog Cymru (Prif Weinidog) (neu Weinidog Cymru arall ar ran y Prif Weinidog) sy’n anfon gwahoddiad at bob aelod o'r Is-grŵp, ar ôl iddynt gael eu cadarnhau gan y CPG.

Os nad yw ymddygiad aelodau yn cyrraedd safonau'r Is-grŵp, yna bydd y Cyd-gadeirydd yn trafod gyda’r CPG a ddylai’r person hwnna barhau i fod yn aelod o’r Is-grŵp.  

Os yw'r CPG, yn dilyn y trafodaethau gyda'r Cyd-gadeirydd, o'r farn nad yw'r penodiad yn briodol mwyach, dylai’r CPG ofyn i’r Prif Weinidog hysbysu'r aelod yn ysgrifenedig. Yn yr un modd, os yw aelod yn teimlo nad yw'n gallu parhau yn y rôl, gall ymddiswyddo drwy ysgrifennu at y CPG.

Darperir rhagor o fanylion am yr hyn a ddisgwylir gan aelodau'r Is-grŵp isod. 

Presenoldeb  

Mae llwyddiant yr Is-grŵp yn dibynnu ar ymrwymiad ei aelodau. Mae cymryd rhan yng nghyfarfodydd y Cyngor (a fydd fel arfer ar-lein) yn rhan hanfodol o rolau a chyfrifoldebau'r aelodau, felly mae disgwyl y byddant yn gwneud pob ymdrech i fynychu holl gyfarfodydd yr Is-grŵp oni bai bod rheswm da am beidio mynychu. Os nad yw mynychu’n bosib, dylai’r aelod adael i’r ysgrifenyddiaeth wybod ar unwaith.

Mae gan yr Is-grŵp reolau ynghylch sicrhau cworwm (Rhan 1 o'r Gweithdrefnau) y mae angen eu cynnal a bydd methu â mynychu cyfarfodydd yr Is-grŵp heb reswm yn annerbyniol. Er y caniateir arsylwyr yn yr Is-grŵp yn ôl disgresiwn y Cyd-gadeirydd, nid ydynt yn gallu dirprwyo ar ran aelodau llawn o'r Is-grŵp ac nid ydynt yn cyfrif tuag at sicrhau bod cworwm mewn cyfarfod.

Cydnabyddir y bydd rhesymau dilys dros fethiant aelod i fynychu'r Is-grŵp megis argyfwng personol, salwch, gwyliau wedi'u trefnu o flaen llaw, newid rôl, neu gyfrifoldebau cyfreithiol e.e. dyletswydd rheithgor. Bydd y rhain yn cael eu hystyried yn absenoldebau "cymeradwy" ond ym mhob achos, disgwylir i aelodau hysbysu Ysgrifenyddiaeth yr Is-grŵp cyn gynted â phosibl os na allant fynychu cyfarfod neu barhau fel aelod o'r Is-grŵp.

Ar adegau efallai y bydd angen galw cyfarfod o'r Is-grŵp ar fyr rybudd; mewn achos o’r fath, rhaid i aelodau wneud pob ymdrech i flaenoriaethu presenoldeb, ond gwerthfawrogir efallai na fydd aelodau o dan yr amgylchiadau hyn yn gallu bod yn bresennol bob amser.

Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cadw cofnod o bresenoldeb mewn cyfarfodydd; gallai diffyg presenoldeb aml arwain at gychwyn gweithdrefnau gan yr CPG i geisio diddymu aelodaeth yr aelod hwnnw o'r Is-grŵp. Os bydd aelod o'r Is-grŵp methu â mynychu dau gyfarfod o fewn blwyddyn galendr, yna gall yr aelod , fel cam cyntaf, drafod a all gyflawni ei gyfrifoldebau gyda'r Cyd-gadeirydd. Lle mae gan y Cyd-gadeirydd bryderon, gall gysylltu ag ysgrifenyddiaeth yr CPG a chychwyn trafodaeth gyda'r CPG am ymarferoldeb parhad aelodaeth eu haelod. 

Cyfrinachedd  

Rhaid i aelodau gydymffurfio â'r amodau cyfrinachedd sydd wedi'u hymgorffori yn y Gweithdrefnau ar gyfer yr Is-grŵp. Er mwyn i’r Is-grŵp weithredu’n effeithiol, mae’n bwysig fod lle y gellir ymddiried ynddo lle gall aelodau fynegi eu barn yn rhydd a lle gellir darparu gwybodaeth gyfrinachol heb ofni iddi gael ei rhannu y tu allan i'r cyfarfod. Er bod yn rhaid i Aelodau drin trafodaethau a gwaith papur yr Is-grŵp sydd wedi'u marcio'n gyfrinachol yn gwbl gyfrinachol, mae hyn yn berthnasol i bob arsylwr hefyd. Bydd methu â chynnal y cyfrinachedd hwn  yn golygu y bydd yr CPG yn penderfynu a oes angen cymryd unrhyw gamau pellach. 

Gwrthdaro buddiannau 

Gofynnir i aelodau ddatgan unrhyw achosion posibl o wrthdaro buddiannau a sicrhau eu bod yn diweddaru’r wybodaeth honno a fydd yn cael ei chofnodi mewn cofrestr a gedwir gan Ysgrifenyddiaeth yr Is-grŵp. Gall methu â datgelu unrhyw achos o wrthdaro buddiannau olygu y bydd yr CPG yn archwilio pa mor ymarferol yw hi i’r person hwnnw barhau i fod yn aelod o'r Is-grŵp gyda'r Cyd-gadeirydd. 

Cyffredinol  

Gallai unrhyw achos sylweddol arall o dorri telerau ac amodau aelodaeth yr Is-grŵp yn arwain at y CPG yn ystyried gyda'r Cyd-gadeirydd a oes angen gweithredu pellach.

Is-grŵp caffael cyhoeddus

1. Rhaid i’r CPG gymryd pob cam rhesymol i sefydlu Is-grŵp caffael cyhoeddus o fewn 6 mis gan ddechrau drannoeth y diwrnod y daw’r is-adran hon i rym.
    
2. O fewn 6 mis gan ddechrau â thrannoeth y diwrnod y daw’r is-adran hon i rym, rhaid i Weinidogion Cymru bennu a chyhoeddi:
   1. y cworwm ar gyfer cyfarfodydd yr Is-grŵp caffael cyhoeddus, a
   2. y gweithdrefnau i’w dilyn gan yr Is-grŵp caffael cyhoeddus, i’r graddau nad ydynt wedi eu pennu yn y Ddeddf hon.
       
3. Caiff Gweinidogion Cymru ddiwygio unrhyw beth a bennir o dan is-adran 2 a rhaid iddynt gyhoeddi unrhyw ddiwygiadau o’r fath.
    
4. Rhaid i weithdrefnau’r Is-grŵp caffael cyhoeddus gynnwys:
   1. y gweithdrefnau ar gyfer trefnu cyfarfodydd gan gynnwys y rhybudd sydd i’w roi i’r mynychwyr a sut y caiff mynychwyr ychwanegu eitemau at agenda cyfarfodydd;
   2. y weithdrefn ar gyfer datrys anghytuno rhwng aelodau mewn perthynas ag arfer swyddogaethau’r Is-grŵp;
   3. y gweithdrefnau ar gyfer darparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG a Gweinidogion Cymru.
       
5. Rhaid i Weinidogion Cymru ddyroddi canllawiau ynghylch cyfansoddiad yr Is-grŵp caffael cyhoeddus (gan gynnwys at ddiben sicrhau aelodaeth sydd â chynrychiolaeth briodol), a rhaid i’r CPG roi sylw i’r canllawiau hynny.

Darparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG gan yr Is-grŵp caffael cyhoeddus

1. Caiff yr Is-grŵp caffael cyhoeddus ddarparu gwybodaeth a chyngor i’r CPG ynghylch y swyddogaethau a roddir i awdurdodau contractio a Gweinidogion Cymru o dan Ran 3 (caffael cyhoeddus cymdeithasol gyfrifol).
    
2. Caiff yr CPG:
   1. darparu i Weinidogion Cymru wybodaeth neu gyngor a gafwyd oddi wrth yr Is-grŵp caffael cyhoeddus, neu
   2. diwygio gwybodaeth neu gyngor o’r fath a darparu’r wybodaeth neu’r cyngor fel y’i diwygiwyd i Weinidogion Cymru.
       
3. Os yw Gweinidogion Cymru yn gofyn am wybodaeth neu gyngor gan yr CPG ynghylch mater y cyfeirir ato yn is-adran (1), rhaid i’r CPG:
   1. ceisio’r wybodaeth honno neu’r cyngor hwnnw gan yr Is-grŵp caffael cyhoeddus, a
   2. darparu’r wybodaeth neu’r cyngor, neu ddiwygio’r wybodaeth neu’r cyngor a’i darparu neu ei ddarparu fel y’i diwygiwyd, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol.
       
4. Os yw Gweinidogion Cymru yn ymgynghori â’r Is-grŵp caffael cyhoeddus o dan adran 30(2)(d) neu 36(2)(d), rhaid i’r Is-grŵp caffael ddarparu i Weinidogion Cymru unrhyw wybodaeth a chyngor y mae’n ystyried eu bod yn briodol cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol.
    
5. Os nad oes Is-grŵp caffael cyhoeddus wedi ei sefydlu eto o dan adran 9(1), caiff yr CPG serch hynny ddarparu gwybodaeth a chyngor i Weinidogion Cymru ynghylch mater y cyfeirir ato yn is-adran (1).

Cyfarfod o bell

Caiff yr CPG neu Is-grŵp gynnal cyfarfod drwy gyfrwng unrhyw gyfarpar neu gyfleuster arall sy’n galluogi personau nad ydynt yn yr un lle i siarad â’i gilydd ac i gael eu clywed gan ei gilydd (pa un a yw’r cyfarpar neu’r cyfleuster yn galluogi’r personau hynny i weld ei gilydd ac i gael eu gweld gan ei gilydd ai peidio).

Treuliau

Caiff Gweinidogion Cymru dalu treuliau:

1. cynrychiolydd cyflogwyr;
2. cynrychiolydd gweithwyr;
3. aelod o Is-grŵp.

Pwerau atodol

Caiff yr CPG wneud unrhyw beth y bwriedir iddo hwyluso arfer ei swyddogaethau neu swyddogaethau Is-grŵp, neu sy’n ffafriol i hynny neu’n gysylltiedig â hynny.