Defnyddwyr Offerynnau e-Gaffael: hysbysiad preifatrwydd

Pan fyddwch yn defnyddio'r offerynnau hyn, rydyn ni'n casglu ac yn prosesu data (gwybodaeth) amdanoch chi. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio'r mathau o ddata sy'n cael e gasglu gennyn ni, y ffordd rydyn ni'n ei  drin a'i storio, a'ch hawliau cyfreithiol mewn perthynas â'ch data.

Rhestr o'r offerynnau a ddefnyddir gan Lywodraeth Cymru (LlC) ar draws Sector Cyhoeddus Cymru (SCC)

e-Dendrocymru

Fe'i defnyddir gan LlC ac SCC fel system gaffael electronig, cydymffurfiol a diogel ar gyfer tendro.

AWARD

Fe'i defnyddir gan LlC ac SCC fel offeryn gwerthuso i gefnogi caffaeliadau strategol, cymhleth neu risg uchel.

e-Anfonebu

Fe'i defnyddir gan SCC i brosesu anfonebau electronig.

Dunn & Bradstreet

Fe'i defnyddir gan SCC i ddod o hyd i wybodaeth ariannol i gefnogi gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn ystod y broses gaffael a thrwy gydol oes contract.

Atamis

Fe'i defnyddir gan LlC ac SCC i gyflwyno, casglu, dadansoddi ac adrodd ar wybodaeth am wariant.

Rhestr o offer (a ddefnyddir gan Lywodraeth Cymru yn fewnol yn unig)

Contract Proactis Source 2

Fe'i defnyddir fel system gaffael electronig, gydymffurfiol a diogel ar gyfer tendro, rheoli contractau ac adrodd gwybodaeth.

Docusign

Fe'i defnyddir i wneud llofnodion electronig ar amryw ddogfennau swyddogol.

Atamis

Fe'i defnyddir gan LlC i gasglu, dadansoddi ac adrodd ar wybodaeth am wariant a rheoli.

Companywatch

Fe'i defnyddir i fonitro sgoriau iechyd ariannol cyflenwyr allweddol ar draws nifer o bortffolios, ac i gael adroddiadau ar iechyd ariannol / diwydrwydd dyladwy yn ôl yr angen.

AWARD

Fe'i defnyddir fel offeryn gwerthuso i gefnogi caffaeliadau strategol, cymhleth neu risg uchel.

Y data personol y gallwn ei gasglu:

• enw llawn
• cyfeiriad e-bost
• teitl swydd
• enw'r sefydliad

Rydyn ni'n casglu eich data pan fyddwch yn rhyngweithio â'r offerynnau e-Gaffael yn y ffyrdd canlynol:

Cymryd rhan mewn ymgynghoriadau ac arolygon ar-lein

Rydyn ni'n casglu gwybodaeth o bryd i'w gilydd gan ddefnyddio SmartSurvey. Mae data a gesglir drwy'r gwasanaethau hyn yn cael ei gadw yn yr Unol Daleithiau. Mae Smartsurvey wedi cyhoeddi sicrwydd eu bod yn bodloni Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR).

Darllenwch ddatganiad preifatrwydd SmartSurvey.

Rhyngweithio â ni mewn cyfarfodydd ar-lein

Weithiau rydyn ni'n recordio cyfarfodydd i alluogi pobl nad oedden nhw'n gallu mynychu cyfarfod ei weld yn nes ymlaen.

Cyrchu gwasanaethau Llywodraeth Cymru a gwefannau eraill

Pan fyddwch yn rhyngweithio â gwasanaethau Llywodraeth Cymru, mae'n bosibl y bydd y gwasanaethau hynny'n casglu eich data. Mae gan wasanaethau unigol eu hysbysiadau preifatrwydd eu hunain, sy'n nodi'r data maen nhw'n ei gasglu, y ffordd mae'n cael ei drin a sut i gysylltu â nhw.

Os byddwch yn dilyn dolen i wefan neu wasanaeth a ddarperir gan adran arall y llywodraeth, asiantaeth neu awdurdod, bydd y sefydliad hwnnw:

• yn gyfrifol am brosesu unrhyw ddata rydych yn ei rannu â nhw
• yn cyhoeddi eu hysbysiad preifatrwydd e hunain gyda manylion sut i gysylltu â nhw

Mae gwybodaeth am wariant a manylion cyswllt cyflenwyr Llywodraeth Cymru yn cael eu cyflwyno i ddarparwr dadansoddi gwariant Llywodraeth Cymru i gynorthwyo i ddarparu gwasanaethau adrodd.

Mae data gwariant yn cael ei ddarparu i'r darparwr dadansoddi gwariant gan sefydliadau'r sector cyhoeddus. Mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio'r data hwn at ddibenion dadansoddi gwariant, adrodd a chyflawni prosiectau/gwasanaethau.

Dibenion prosesu eich data personol

Rydyn ni'n prosesu eich data personol i:

• ddarparu a sicrhau eich bod yn derbyn y cynnyrch, y gwasanaeth neu'r wybodaeth rydych wedi gofyn amdano
• darparu diweddariadau a gwybodaeth ichi am ddatblygiadau cynhyrchion
• gweinyddu eich trwyddedau
• cyfathrebu â chi yn y ffordd sy'n well gennych chi
• gwella ein gwefan a'n gwasanaethau drwy ddeall ein cwsmeriaid yn well
• dadansoddi gwariant, cyflawni ac adrodd ar brosiectau / gwasanaethau.
• Diwydrwydd dyladwy

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU, rydyn ni'n prosesu eich data personol fel y mae angen i gyflawni tasg a gyflawnir wrth arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi inni.

Rhannu a throsglwyddo data

Rydyn ni'n defnyddio'r gwasanaethau trydydd parti canlynol i brosesu eich data:

• eTenderwales (Jaggaer)
• AWARD (Penderfyniadau Masnach)
• e-Anfonebu (Basware)
• Dunn & Bradstreet (DnB)
• Dadansoddi Gwariant (Atamis)
• Diwydrwydd Dyladwy (Company Watch)

Mae'r darparwyr hyn yn gyfrifol am brosesu unrhyw ddata rydych yn ei rannu â nhw, ac mae'n nhw'n cyhoeddi eu hysbysiadau preifatrwydd eu hunain, sy'n nodi sut i gysylltu â nhw. I holi am hysbysiadau preifatrwydd darparwr cysylltwch ag:

• e-Dendrocymru (Jaggaer) – gfoster@jaggaer.com 
• Penderfyniadau Masnach (AWARD) – jcmarshall@commercedecisions.com
• e-Anfonebu (Basware) – paul.newman@basware.com
• Dunn & Bradstreet – lotenc@dnb.com
• Dadansoddi Gwariant (Atamis) – Mike.Hills@atamis.co.uk
• Diwydrwydd Dyladwy (Company Watch) – girish.patel@companywatch.net

Dim ond cyhyd ag y bydd ei angen er mwyn cyflawni'r dibenion y gwnaethon ni ei gasglu ar eu cyfer y byddwn yn cadw eich data personol, gan gynnwys bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.

O dan GDPR y DU, mae gennych hawliau fel unigolyn ynghylch yr wybodaeth rydyn ni'n ei chadw amdanoch chi, gan gynnwys yr hawl i weld, cywiro neu ddileu eich data personol.

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i sicrhau bod eich data personol yn cael ei drin yn ddiogel, a dim ond cyhyd ag y mae angen inni wneud hynny.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynglŷn â'r ffordd rydyn ni'n defnyddio eich data personol, y peth gorau yn y lle cyntaf fyddai ichi eu codi gyda'r tîm perthnasol:

OfferCaffaelDigidol@llyw.cymru

Gallwch hefyd gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data drwy e-bostio SwyddogDiogeluData@llyw.cymru neu ysgrifennu:

Os hoffech wneud cwyn ffurfiol am y ffordd y mae Llywodraeth Cymru wedi prosesu eich data personol, mae sawl ffordd o wneud hynny:

Complete our ffurflen gwyno ar-lein neu lawrlwytho'r ffurflen a'i hanfon drwy e-bost at cwynion@llyw.cymru.

Cwblhewch ein ffurflen gwyno ar-lein neu lawrlwythwch y ffurflen a'i e-bostio i complaints@gov.wales.

Byddwn yn cydnabod eich cwyn ac yn ymateb o fewn amserlen briodol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data a'n proses gwyno.

Os na allwn ddatrys eich cwyn ynghylch diogelu data, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Yr ICO yw rheoleiddiwr diogelu data'r DU. Fodd bynnag, bydd yr ICO yn disgwyl ichi godi eich pryderon gyda ni yn y lle cyntaf. Dyma fanylion cyswllt yr ICOe:

Rydyn ni'n adolygu’r dudalen hon o bryd i'w gilydd er mwyn sicrhau eich bod yn ymwybodol bob amser pa wybodaeth rydym yn ei chasglu, sut y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth honno ac o dan ba amgylchiadau (os o gwbl) y byddwn yn ei rhannu â thrydydd partïon.

Cafodd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru diwethaf ar 28 Medi 2026.