Gwasanaeth Adborth Caffael: cwmpas a chylch gwaith

Cafodd ei lansio'n wreiddiol yn 2016 fel y Gwasanaeth Gwrando ar Gyflenwyr, a chafodd y gwasanaeth ei ailfrandio fel y Gwasanaeth Adborth Caffael ac mae bellach yn rhan o Uned Adolygu Caffael Cymru.

Mae'r Gwasanaeth Adborth Caffael yn helpu i sicrhau bod caffael yng Nghymru yn cydymffurfio â'r rheolau a nodir yn Neddf Caffael 2023. Drwy ddefnyddio’r gwasanaeth hwn, mae cyflenwyr yn cyfrannu at wella arferion a chanlyniadau caffael ledled Cymru.

Mae'r Gwasanaeth Adborth Caffael yn ymchwilio i bryderon a godwyd gan gyflenwyr ynghylch prosesau caffael a gynhelir gan awdurdodau contractio yng Nghymru. Pan fo'n briodol, gall y Gwasanaeth Adborth Caffael gyhoeddi argymhellion nad ydynt yn rhwymol i'r awdurdodau contractio hyn i helpu i wella safonau, a all arwain at addasu neu adolygu caffaeliadau byw. Rhaid bod problemau wedi digwydd o fewn y ddwy flynedd ddiwethaf a gallant ymwneud ag unrhyw gam o gylchred oes y caffael.

Mae'r gwasanaeth hwn ar gael i gyflenwyr o bob maint a lleoliad sy'n dymuno codi pryderon ynghylch caffael, contract neu fframwaith penodol.

Gallwch gysylltu â'r Gwasanaeth Adborth Caffael i:

• Godi pryderon ynghylch caffael penodol rydych chi wedi bod yn rhan ohono, neu rydych chi'n bwriadu cymryd rhan ynddo.
• Adrodd am bryderon ynghylch cydymffurfiaeth awdurdod contractio â'r Ddeddf mewn perthynas â chaffael penodol.
• Adrodd am bryderon ynghylch cydymffurfio â rheolau neu delerau contract neu fframwaith penodol.

Cyn codi pryder gyda'r Gwasanaeth Adborth Caffael, fe'ch anogir i geisio datrys y mater yn uniongyrchol gyda'r awdurdod contractio perthnasol yn gyntaf.

Nid yw'r Gwasanaeth Adborth Caffael yn rhoi cyngor cyfreithiol nac yn cynorthwyo gyda hawliadau iawndal. Mae unrhyw ganlyniad ysgrifenedig yn adlewyrchu barn nad yw'n rhwymol ac ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol na thystiolaeth.

Nid yw'r Gwasanaeth Adborth Caffael yn cymryd lle camau cyfreithiol ac ni ddylid ei ddefnyddio fel rhagflaenydd iddo. Dylai cyflenwyr sy'n ystyried iawndal cyfreithiol geisio cyngor cyfreithiol annibynnol.

Nid yw cyflwyniadau i'r Gwasanaeth Adborth Caffael yn gyfystyr â her ffurfiol i broses gaffael. Rhaid cyflwyno unrhyw her ffurfiol yn uniongyrchol i'r awdurdod contractio perthnasol.

Er mwyn defnyddio'r Gwasanaeth Adborth Caffael yn briodol ac yn effeithiol, rhaid i gyflwyniadau fodloni meini prawf cymhwysedd penodol:

• Rhaid i'r mater ymwneud â gweithgareddau caffael a gyflawnir gan awdurdod Cymreig datganoledig fel y'i diffinnir yn Neddf Caffael 2023 a'r canllawiau cysylltiedig. Mae hyn yn cynnwys y rhan fwyaf o gyrff y sector cyhoeddus gan gynnwys awdurdodau lleol, gwasanaethau brys a chyrff iechyd.
• Rhaid i'r mater neu'r pryder ymwneud â chaffael sy'n dod o dan gyfundrefn Deddf Caffael 2023 a rhaid iddo fod wedi codi o fewn y ddwy flynedd ddiwethaf.
• Ni ddylai'r ymarfer caffael fod yn ystod y cyfnod segur.
• Ni ddylai'r mater fod yn ymwneud â materion talu'n hwyr neu ddiffyg talu.
• Ni ddylai'r mater fod yn destun achos ffurfiol na chyfreithiol, gan gynnwys cyhoeddi llythyr cyn-gweithredu. Rhaid i gyflenwyr hysbysu'r Gwasanaeth Adborth Caffael ar unwaith os cychwynnir achos cyfreithiol.
• Ni ddylai'r mater fod yn destun unrhyw ymchwiliad sydd wedi’i gynllunio, sy’n digwydd ar y pryd neu sydd wedi'i gwblhau gan gorff sydd â phwerau statudol i ymchwilio i gwynion, fel, ombwdsmon neu awdurdod tebyg.
• Ni fydd y Gwasanaeth Adborth Caffael yn ymateb i geisiadau am wybodaeth am gaffaeliadau, contractau neu fframweithiau penodol, fel gofyn i bwy mae contract wedi'i ddyfarnu. Dylid cyfeirio'r rhain at yr awdurdod contractio perthnasol.
• Ni fydd cyflwyniadau a ystyrir yn sarhaus, yn fygythiol, yn faleisus, neu'n flinderus yn cael eu hymchwilio.

Os nad yw eich cyflwyniad yn bodloni'r amodau hyn, efallai y cewch eich ailgyfeirio at wasanaeth neu sefydliad mwy priodol (e.e. cyrff chwythu'r chwiban neu wasanaeth cymorth Busnes Cymru).

Pan fyddwch chi'n cyflwyno ymholiad i'r Gwasanaeth Adborth Caffael, byddwch chi'n derbyn e-bost cadarnhau o fewn pum diwrnod gwaith yn cadarnhau a oes digon o wybodaeth wedi'i darparu.

Unwaith y bydd gennym yr holl wybodaeth angenrheidiol, byddwn (yn dibynnu ar natur eich ymholiad) naill ai’n:

• ymateb i'ch cwestiwn neu ofyn am eglurhad, neu’n
• adolygu eich pryder ac yn darparu canlyniad ysgrifenedig i bob parti, a all gynnwys argymhellion nad ydynt yn rhwymol.

Ein nod yw ymchwilio i ymholiadau cymwys o fewn 30 diwrnod gwaith o'r pwynt y bydd gennym yr holl wybodaeth angenrheidiol. Ar adegau prysur, neu ar gyfer achosion cymhleth, efallai y bydd angen mwy o amser arnom.

Os byddwch yn codi problem neu gŵyn, byddwn yn:

• cysylltu â'r awdurdod contractio perthnasol i ofyn am ddogfennaeth;
• gofyn i'r awdurdod contractio ymateb i'r pryderon a godwyd, wedi'u cefnogi gan dystiolaeth;
• adolygu gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus (e.e. hysbysiadau GwerthwchiGymru neu wefan awdurdod contractio).

Os yw'r mater yn ymwneud â phrif gontractwr neu isgontractwr, bydd yr holl gyfathrebu'n cael ei reoli drwy'r awdurdod contractio perthnasol.

Unwaith y bydd y Gwasanaeth Adborth Caffael yn cyhoeddi ymateb terfynol, ystyrir bod yr achos wedi cau ac ni ellir ei ailagor.

Bydd y Gwasanaeth Adborth Caffael yn adolygu ymholiadau cymwys a gall ofyn am wybodaeth gan bartïon perthnasol i gefnogi ei asesiad. Os canfyddir problemau mewn caffaeliad byw, efallai y byddwn yn argymell camau gweithredu fel gohirio neu ailgychwyn y broses, er na allwn orfodi'r rhain. Ar gyfer caffaeliadau sydd wedi'u cwblhau, ein ffocws fydd helpu awdurdodau contractio i wella arferion yn y dyfodol.

Ni fydd y Gwasanaeth Adborth Caffael yn cyhoeddi enwau cyflenwyr sy'n defnyddio'r gwasanaeth. Gallwch ofyn am aros yn anhysbys yn ystod ymchwiliad, ac yna byddwn yn osgoi eich enwi mewn unrhyw gyfathrebiadau y tu allan i dîm y Gwasanaeth Adborth Caffael. Fodd bynnag, os yw natur y broblem yn gwneud hi’n amlwg pwy ydych chi, ni fyddwn yn ei gadarnhau.

Mae Llywodraeth Cymru yn ddarostyngedig i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth a roddwyd i'r Gwasanaeth Adborth Caffael.

Os bydd y Gwasanaeth Adborth Caffael yn derbyn cais Rhyddid Gwybodaeth sy'n cynnwys gwybodaeth rydych chi wedi'i chyflwyno, byddwn fel arfer yn cysylltu â chi a'r awdurdod contractio perthnasol i drafod y cais a'r datgeliad posibl. Os oes unrhyw ran o'ch gwybodaeth yn arbennig o sensitif, tynnwch sylw at hyn wrth gyflwyno'ch ymholiad.

Sylwer:

• Llywodraeth Cymru sy'n gyfrifol am y penderfyniad i ryddhau gwybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
• Gwneir penderfyniadau yn seiliedig ar y ffeithiau sydd ar gael ar y pryd.
• Efallai na fyddwn yn gallu sicrhau eich bod yn ddienw wrth ryddhau gwybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.