Gwneud cais o dan y Rheolau Penodiadau Busnes: canllawiau i weinidogion

Nod y Rheolau yw diogelu uniondeb y llywodraeth, gan alluogi unigolion i symud i rolau y tu allan i'r llywodraeth. Ar gyfer cyn-Weinidogion, mae'r Rheolau yn cael eu gweinyddu gan y Cynghorydd Annibynnol ar Safonau Gweinidogol.

O dan y Rheolau, am gyfnod o ddwy flynedd ar ôl gadael eu swydd, mae angen i gyn-Weinidogion gyflwyno ffurflen gais i ofyn am gyngor y Cynghorydd Annibynnol ar Safonau Gweinidogol ar gyfer yr holl waith y maent yn dymuno ei wneud, gan gynnwys penodiadau â thâl a di-dâl.

Mae'r disgwyliad i gydymffurfio â'r Rheolau wedi'i nodi yn adran 5.27 o God y Gweinidogion.

Mae dau fath o gais:

• Lefel 1 ar gyfer rolau di-dâl a phenodiadau eraill pan fo'r risgiau i uniondeb y llywodraeth yn isel.
• Lefel 2 ar gyfer pob rôl a phenodiad arall, gan gynnwys rolau â thâl a sefydlu ymgyngoriaethau.

Mae Llywodraeth Cymru yn cydnabod bod amrywiaeth o rolau nad ydynt yn peri risg mor sylweddol i uniondeb y llywodraeth ag eraill, er enghraifft, gwaith di-dâl neu swyddi academaidd neu rolau newyddiadurol.

Ar gyfer swyddi o'r fath, defnyddir ffurflen gais Lefel 1 fyrrach a phroses gynghori symlach.

Yn dibynnu ar gynnwys y cais, efallai y gofynnir ichi ddarparu rhagor o wybodaeth.

Dylech gyflwyno ffurflen gais Lefel 1 os yw eich darpar rôl yn dod o dan unrhyw un o'r mathau o rolau a restrir isod. Cymerwch sylw o'r wybodaeth ychwanegol yn erbyn pob rôl, fodd bynnag, gan fod yr wybodaeth hon yn nodi eithriadau.

• Rolau di-dâl - Ystyrir bod rolau yn rhai di-dâl dim ond os nad oes disgwyliad rhesymol o unrhyw fath o gydnabyddiaeth – megis cyflog, bonysau ac opsiynau cyfranddaliadau – gan gynnwys pan fydd y gydnabyddiaeth yn cael ei hepgor neu ei rhoi i elusen neu i dderbynwyr eraill yn hytrach nag ichi.
  Os yw'r math hwn o gydnabyddiaeth i'w wneud, yna dylech ddefnyddio'r ffurflen Lefel 2.
• Rolau elusennol anweithredol, e.e. ymddiriedolaethau - Nid yw gweithio i elusen mewn swydd weithredol yn dod o dan y categori hwn a dylid defnyddio ffurflen Lefel 2.
• Rolau academaidd, megis addysgu, ymchwilio neu adolygu gwaith cymheiriaid - Nid yw gweithio mewn rolau anacademaidd mewn sefydliadau addysgol yn dod o dan y categori hwn a dylid defnyddio ffurflen Lefel 2.
• Newyddiaduraeth ac ymddangosiadau yn y cyfryngau – e.e. ysgrifennu colofn mewn papur newydd, cyfres o ymddangosiadau ar y teledu, ar y radio neu ar bodlediad - Nid yw rolau corfforaethol neu reoli mewn sefydliadau'r cyfryngau yn dod o dan y categori hwn a dylid defnyddio ffurflen Lefel 2.
  Nid oes angen unrhyw gais ar gyfer ymddangosiadau untro yn y cyfryngau (gweler rhagor o fanylion isod).
• Ymuno ag asiantaethau siarad - Nid oes angen unrhyw gais ar gyfer ymrwymiadau siarad untro (gweler rhagor o fanylion isod).

Ffurflen gais Lefel 1

Ar gyfer pob rôl arall â thâl, gan gynnwys cynigion i sefydlu ymgyngoriaethau, rhaid gwneud cais Lefel 2.

Wrth lenwi eich ffurflen gais Lefel 2, mae angen ichi ddarparu tystiolaeth glir bod y darpar rôl rydych chi am ymgymryd â hi yn briodol ar gyfer rhywun a oedd yn dal eich swydd yn y llywodraeth.

Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth lawn, fanwl am y rôl ac unrhyw ran a gawsoch mewn materion sy'n ymwneud â'r rôl yn ystod eich cyfnod fel Gweinidog. Gofynnir i adrannau perthnasol yn y llywodraeth wirio'r wybodaeth hon a rhoi barn ar fesurau lliniaru priodol.

Mae camau'r broses fel a ganlyn:

Y broses ymgeisio - camau

Mae'r isod yn enghraifft o'r prif gamau y mae ceisiadau'n mynd drwyddynt:

1. Mae'r ymgeisydd yn cwblhau'r ffurflen gais ac yn ei hanfon at y Cynghorydd Annibynnol ar Safonau Gweinidogol drwy e-bost i CynghoryddAnnibynnolCymru@llyw.cymru.
2. Mae'r Cynghorydd Annibynnol yn ymgynghori â'r Cyfarwyddwr Cyffredinol perthnasol / Cyfarwyddwr cyn adran/adrannau'r ymgeisydd. Pan fo hynny'n briodol, cysylltir ag adrannau perthnasol eraill hefyd.
3. Mae'r Cynghorydd Annibynnol yn ystyried yr wybodaeth a ddarperir gan yr adrannau a chaniateir iddo ofyn am wybodaeth ychwanegol lle bo angen.
4. Mae'r Cynghorydd Annibynnol yn datblygu argymhelliad dros dro ar y penodiad a'r amodau y dylid eu cymhwyso o dan Reolau Penodiadau Busnes Llywodraeth Cymru.
5. Mae'r Cynghorydd Annibynnol yn darparu ei argymhelliad dros dro i'r ymgeisydd.
6. Gofynnir i'r ymgeisydd gadarnhau a yw'n fodlon â'r argymhelliad dros dro gan gynnwys yr amodau sydd ynghlwm wrth y penodiad. Dyma gyfle i'r ymgeisydd ofyn cwestiynau neu ddarparu rhagor o wybodaeth pan fo hynny'n berthnasol.
7. Anfonir cyngor terfynol y Cynghorydd Annibynnol at yr ymgeisydd, unwaith y bydd wedi cadarnhau ei fod yn fodlon derbyn y cyngor a chydymffurfio â'r cyngor.
8. Bydd swyddfa'r Cynghorydd Annibynnol yn hysbysu'r darpar gyflogwr am y cyngor a'r amodau y disgwylir y cydymffurfir â hwy ar y cam hwn.
9. Rhaid i'r ymgeisydd roi gwybod i'r Cynghorydd Annibynnol os/pryd y caiff y penodiad ei dderbyn/ei gyhoeddi.
10. Ar ôl cael ei hysbysu neu ei wneud yn ymwybodol bod y penodiad yn cael ei dderbyn, cyhoeddir crynodeb o gyngor y Cynghorydd Annibynnol ar y dudalen hon Cynghorydd Annibynnol ar Safonau Gweinidogol (Cymru).

Ffurflen gais Lefel 2

Os nad ydych yn siŵr a oes angen ichi wneud cais neu ba fath o gais y dylech ei gyflwyno, cysylltwch â CynghoryddAnnibynnolCymru@llyw.cymru. Anogir ceisiadau cynnar, a gall y Cynghorydd Annibynnol ddarparu cyngor ar unrhyw gam yn y broses recriwtio/cynnig, cyn belled â bod y cais am gyngor yn cael ei wneud cyn i'r rôl gael ei chyhoeddi neu ei derbyn.

Fel canllaw, nod y Cynghorydd Annibynnol yw darparu cyngor o fewn pythefnos ar ôl i'ch cais ddod i law. Fodd bynnag, mae natur gymhleth rhai ceisiadau, a'r angen i geisio gwybodaeth gan adrannau, yn golygu efallai na fydd bob amser yn bosibl cwrdd â'r amserlen hon. Bydd Ysgrifenyddiaeth y Cynghorydd Annibynnol yn cysylltu â chi os yw hyn yn wir.

Rhaid ichi beidio ag ymrwymo i gytundeb contractiol gyda darpar gyflogwr neu gleient hyd nes y byddwch wedi cael cyngor terfynol y Cynghorydd Annibynnol. Mae'n groes i'r Rheolau i dderbyn neu gyhoeddi rôl cyn i'r Cynghorydd Annibynnol ddarparu ei gyngor llawn a terfynol.

Ar ôl i'ch cais ddod i law, bydd yn cael ei ystyried gan adrannau perthnasol yn y llywodraeth a'r Cynghorydd Annibynnol. Byddwch yn cael cyngor dros dro cyn i'r Cynghorydd Annibynnol lunio ei gyngor terfynol.

Bydd unrhyw rôl a dderbynnir yn ddarostyngedig i'r amodau safonol canlynol am gyfnod o ddwy flynedd ar ôl gadael y swydd:

Amodau safonol

• Amod gwybodaeth freintiedig - Gallwch fanteisio ar sgiliau a phrofiadau a gawsoch yn ystod eich cyfnod yn y swydd. Fodd bynnag, rhaid ichi beidio â manteisio ar unrhyw wybodaeth freintiedig a gawsoch yn ystod eich cyfnod yn y swydd (na datgelu unrhyw wybodaeth o'r fath er budd eich hun neu eraill) (gweler y 'Canllawiau pellach' isod am ragor o wybodaeth).
• Amod lobïo - Rhaid i unrhyw gyswllt â Llywodraeth Cymru, yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, ddigwydd dim ond lle na ellid yn rhesymol ystyried ei fod yn lobïo (gweler y 'Canllawiau pellach' isod am ragor o wybodaeth).
• Amod contractau a cheisiadau - Rhaid ichi beidio â gweithio na chynghori ar unrhyw geisiadau i sicrhau cyllid neu gontractau'r llywodraeth. Dim ond ar faterion contractau presennol sydd gan y sefydliad gyda'r llywodraeth (neu faterion cysylltiedig) y gallwch weithio neu gynghori, ar yr amod nad ydych yn manteisio ar unrhyw wybodaeth neu gysylltiadau breintiedig o'ch cyfnod yn y swydd (yn unol â'r amod uchod).

Amodau ychwanegol

Pan fo cais yn arwain at fwy o risgiau o dan y Rheolau Penodiadau Busnes, bydd amodau pellach yn cael eu hystyried. Er enghraifft, os oes gorgyffwrdd cryf rhwng cyfrifoldebau Gweinidogol blaenorol ymgeisydd a'r rôl y mae'n ceisio ei derbyn.

Mae enghreifftiau o'r amodau y caniateir i'r Cynghorydd Annibynnol eu cymhwyso mewn achosion mwy cymhleth yn cynnwys cyfyngiadau ar y defnydd o gysylltiadau a gafwyd tra yn y swydd, amodau sy'n atal gweithio ar feysydd pwnc penodol neu y dylid cymhwyso cyfnod aros cyn i'r rôl gael ei derbyn.

Efallai y bydd amgylchiadau pan na ellir lliniaru'r risgiau a gyflwynir gan rôl. Mewn achosion o'r fath, bydd y Cynghorydd Annibynnol yn cynghori ei bod yn amhriodol i ymgeisydd dderbyn y swydd yn ystod y cyfnod o ddwy flynedd y mae'r Rheolau Penodiadau Busnes yn berthnasol.

Yn gyffredinol, mae'r risgiau yn is pan fo ymgeiswyr yn dychwelyd i hen broffesiwn / gyrfa a bydd hyn yn cael ei ystyried.

Os oes rheswm i ystyried bod y Rheolau wedi'u torri, caniateir i'r Prif Weinidog ofyn i'r Cynghorydd Annibynnol ymchwilio i'r mater.

Bydd hyn yn cynnwys:

• Ystyried a oedd y Rheolau yn cael eu dilyn yn rhannol neu'n llawn o ran ceisio cyngor cyn derbyn rôl.
• P'un a gafodd y rôl ei derbyn neu ei chyhoeddi cyn i'r Cynghorydd Annibynnol ddarparu ei gyngor llawn a terfynol.
• P'un a gydymffurfiwyd â'r cyngor a ddarparwyd gan y Cynghorydd Annibynnol.

Ar ôl cwblhau'r ymchwiliad, bydd y Cynghorydd Annibynnol yn rhoi cyngor i'r Prif Weinidog, gyda'r cyngor hwnnw'n cael ei gyhoeddi. Caiff y Cynghorydd Annibynnol hefyd gynnwys gwybodaeth am dorri'r Rheolau yn ei gyfraniad i'r adroddiad blynyddol.

Mae'n bwysig deall mai uniondeb y llywodraeth yw unig ffocws y Rheolau, a bydd y cyngor a ddarperir i ymgeiswyr yn mynegi barn ar y mater hwn yn unig. Nid yw unrhyw lythyr cyngor a gyhoeddir yn cymeradwyo'r fenter na'i chydnabyddiaeth fel un sy'n addas ar gyfer cyn-Weinidog - mae hynny'n fater i'r unigolyn a/neu ei gyflogwr ei gyfiawnhau.

Ar ôl ichi dderbyn, neu gyhoeddi eich penodiad, bydd y Cynghorydd Annibynnol yn cyhoeddi ei gyngor. Os na fyddwch yn derbyn rôl, ni fydd y cyngor yn cael ei gyhoeddi.

Mae gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data. Gellir dod o hyd i ragor o fanylion am sut yr ymdrinnir â'ch gwybodaeth bersonol yn y datganiad preifatrwydd perthnasol.

Mae'r Cynghorydd Annibynnol yn ymateb i geisiadau am wybodaeth a gedwir nad yw eisoes wedi'i chyhoeddi yn unol â darpariaethau Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Methu datgelu gwybodaeth freintiedig

Ystyr 'gwybodaeth freintiedig' yw gwybodaeth swyddogol y mae Gweinidog wedi cael mynediad ati o ganlyniad i'w waith yn y llywodraeth, nad yw ar gael i'r cyhoedd. Yn ogystal â'ch rhwymedigaeth i ddiogelu gwybodaeth freintiedig, efallai y byddwch hefyd yn ddarostyngedig i ddyletswyddau cyfrinachedd eraill fel y Ddeddf Cyfrinachau Swyddogol yn ogystal ag eraill. Ceir rhagor o wybodaeth am rwymedigaethau cyn-Weinidogion ar ôl gadael eu swydd yn adrannau 6.14, 6.16 ac 8.10 o God y Gweinidogion.

Amodau/cyfyngiadau lobïo

Mae'n amod safonol o dan y Rheolau na ddylai cyn-Weinidogion ymgymryd â gweithgareddau y gellid eu hystyried yn lobïo yn ystod y ddwy flynedd ar ôl iddynt adael eu swydd. Mae hyn yn golygu na ddylech gymryd rhan mewn cyfathrebu â llywodraeth Cymru (gan gynnwys Gweinidogion, cynghorwyr arbennig a swyddogion/deiliaid swyddi cyhoeddus), ble bynnag y mae'n digwydd, i ddylanwadu ar benderfyniadau, polisïau, neu ddyfarniad contractau neu gyllid er budd eich hun neu sefydliad rydych chi'n ei gynrychioli.

Caniateir cyswllt â chyn-gydweithwyr yn y llywodraeth pan fo'n amlwg nad yw'n gysylltiedig â lobïo, gan gynnwys mewn cyd-destun cymdeithasol neu gyd-destun sy'n gysylltiedig â gwleidyddiaeth plaid.

Mae'r Rheolau hefyd yn caniatáu cyfathrebu â'r llywodraeth fel rhan arferol o rôl pan na fyddai gweithgaredd o'r fath yn amhriodol. Gall cyfathrebu sy'n debygol o gael ei ystyried yn gydnaws â'r amod lobïo gynnwys:

• rhannu gwybodaeth ffeithiol yn dryloyw (adrodd drwy ymchwil gyhoeddedig, darnau barn, adroddiadau, adroddiadau blynyddol, neu drwy ymgynghoriad ffurfiol), neu
• ddefnyddio fframweithiau presennol ac felly y cytunwyd arnynt yn ymhlyg ar gyfer cysylltiadau o fewn y llywodraeth (ond heb ddefnyddio rhwydweithiau breintiedig) ar gyfer cyfathrebu arferol. Mae hyn yn cynnwys: gofyn am/darparu gwybodaeth/diweddariadau ffeithiol ac ymateb i geisiadau gan y llywodraeth (e.e. gwahoddiad i gyfarfod neu i gymryd rhan mewn cyfarfod bord gron).

Bydd cyfathrebu arferol yn cael ei ystyried yn lobïo os yw'n cynnwys:

• cysylltu â'r llywodraeth ar ran y sefydliad i wneud cyflwyniadau neu i ofyn am gyfarfodydd
• gofyn i'r llywodraeth wneud penderfyniad, neu
• hyrwyddo safbwynt y sefydliad ar faterion i'r llywodraeth yn rhagweithiol - oni bai bod hynny'n cael ei wneud drwy broses ymgynghori ffurfiol neu broses arall a gychwynnwyd gan y llywodraeth.

Disgwylir hefyd na fydd ymgeiswyr yn derbyn rolau sy'n cynnwys lobïo 'mewnol' nac yn ymuno â chwmni lobïo heb i'w rôl gael ei diogelu'n glir rhag unrhyw waith lobïo gydag ymrwymiad gan y cyflogwr i ddangos sut y bydd gwaith yr ymgeisydd yn cael ei wahanu oddi wrth lobïo.

Sefydlu ymgynghoriaeth annibynnol

Ceisio cyngor ar sefydlu ymgynghoriaeth annibynnol yw'r cam cyntaf yn y broses. Bydd angen ichi gyflwyno cais am gyngor ar gyfer pob cleient rydych chi'n bwriadu ei dderbyn fel y gellir asesu natur y gwaith y byddwch yn ei wneud i'r cleient yng ngoleuni eich rôl Weinidogol flaenorol. Felly, bydd amod ar bob cais i sefydlu ymgynghoriaeth annibynnol sy'n ei gwneud yn ofynnol i ymgeisydd ddychwelyd am gyngor ar gyfer pob comisiwn.

Cleientiaid anhysbys

Pan fydd gan ddarpar gyflogwr gleientiaid anhysbys, ni fydd y Cynghorydd Annibynnol yn gallu asesu'r risgiau sy'n gysylltiedig â phob un. Yn yr achosion hyn, bydd cyfyngiad fel arfer yn cael ei gymhwyso i gyfyngu ar gwmpas eich rôl, er mwyn osgoi unrhyw wrthdaro a allai godi mewn perthynas â'ch cyfrifoldebau Gweinidogol blaenorol. Bydd hyn yn golygu na fydd yn ofynnol ichi gyflwyno ffurflen gais ar gyfer pob cleient.

Erthyglau, darllediadau, podlediadau ac areithiau

Nid yw'r Rheolau yn ystyried gweithgareddau 'untro' fel areithiau, darllediadau, neu erthyglau mewn papur newydd fel 'penodiadau neu gyflogaeth'. Serch hynny, disgwylir bod ymgeiswyr yn cynnal y safon uchaf o briodoldeb, gan gynnwys gweithredu yn unol â Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus a'u dyletswydd barhaus o gyfrinachedd wrth ymgymryd â gweithgareddau o'r fath.