Yn ddiweddar, gweithredodd tîm Caffael Digidol a TGCh Llywodraeth Cymru swyddogaeth llofnod digidol DocuSign i'w borth cyrchu a thendro, eDendroCymru, a ddarparwyd gan y darparwr gwasanaeth, JAGGAER.
Daeth y broses o weithredu llofnodion digidol ar gyfer contractau Digidol a TGCh cyn yr achosion o COVID-19, ac mae wedi profi'n fuddiol iawn i barhad busnes yn ystod cyfnodau o gyfyngiadau symud.
Yn dilyn yr angen i weithio o bell ers canol mis Mawrth 2020, mae cannoedd o ddogfennau contract Llywodraeth Cymru wedi'u llofnodi'n ddigidol ac yn ddiogel gan ddefnyddio DocuSign.
Buddion i'r cwsmer
- Mae anfon a llofnodi dogfennau'n ddigidol yn gyflymach ac yn fwy cost-effeithlon
- Swyddogaeth llofnod digidol DocuSign wedi'i gynnwys yn llif gwaith eDendroCymru
- Diogel a chyfleus i’w ddefnyddio yn ystod cyfyngiadau symud COVID-19
- Defnyddir trywydd archwilio i sicrhau cyfrinachedd yr holl drafodion
- Mae defnydd o dechnolegau digidol o bell wedi arwain at fwy o gynwysoldeb, cydweithredu ac ystwythder sefydliadol
- Dangos manteision ymarferol i gymuned gaffael ehangach y sector cyhoeddus
- Hyrwyddo cynllun gweithredu digidol eGaffael Llywodraeth Cymru
Barn y cwsmer
Dywedodd cynrychiolydd Caffael Digidol a TGCh Llywodraeth Cymru:
"Heb DocuSign, dydw i ddim yn gwybod sut y gallem fod wedi ymdopi yn ystod y pandemig. Cyn i ni gael llofnodion digidol, roedd yn rhaid i bob contract gael ei gymeradwyo gan berson gyda'r awdurdod i wneud hynny, a oedd yn gorfod bod yn bresennol yn gorfforol. Yna roedd yn rhaid eu sganio a'u lanlwytho i'r system rheoli dogfennau.
Gyda'r cyfyngiadau symud a chau swyddfeydd, roedd risg i iechyd ac oedi sylweddol posibl. Gallai gymryd ychydig wythnosau i gontract ffisegol gael ei gymeradwyo, ond gyda DocuSign, mae'n cymryd dim ond munudau ac mae'r contract wedi'i ffeilio yn y system rheoli dogfennau yn awtomatig.
Fel cymuned gaffael, mae angen inni fod yn meddwl yn ddigidol ac os oes unrhyw beth cadarnhaol yn dod allan o'r pandemig, derbyn technolegau digidol yn ehangach a derbyn yr angen am drawsnewid digidol yw hynny. Os caiff hyn ei ymestyn ar draws pob tîm caffael yn y sector cyhoeddus yng Nghymru, bydd y buddiant o ran cynhyrchiant yn enfawr."
Gwybodaeth bellach
Mae Llywodraeth Cymru yn canolbwyntio ar drawsnewid caffael yn ddigidol fel rhan o'i chynllun gweithredu digidol eGaffael. Mae tri phrif swyddog digidol newydd yn cael eu penodi ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru a byddant yn nodi eu strategaethau digidol. Byddant yn gyfrifol am gyrff iechyd, llywodraeth leol a chyrff hyd braich Llywodraeth Cymru. Bydd angen i sefydliadau hefyd fod yn ymwybodol o ystyriaethau deddfwriaethol megis Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, sy'n nodi dyletswyddau newydd i gyrff cyhoeddus, ac, wrth edrych ymlaen, nifer o ymrwymiadau maniffesto sy'n cysylltu â'r cynllun gweithredu digidol.
Mae DocuSign wedi'i integreiddio'n llawn ag eDendroCymru, sy'n feddalwedd hawdd ei defnyddio sydd ar gael i bob sefydliad yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae gan y darparwr gwasanaeth, JAGGAER, brofiad helaeth yn y sector cyhoeddus ac mae eDendroCymru yn cynnig ateb cyrchu a thendro llawn yn y Gymraeg a'r Saesneg.
Cyswllt: ICTProcurement@llyw.cymru