Meini prawf ar gyfer cofrestru Landlordiaid Cymdeithasol newydd yng Nghymru

Mae adran 5 o Ddeddf Tai 1996 yn darparu y bydd Gweinidogion Cymru yn sefydlu (a gallant amrywio o bryd i'w gilydd) y meini prawf y dylid eu bodloni gan gorff sy'n ceisio cofrestru fel landlord cymdeithasol. Wrth benderfynu a ddylid cofrestru'r corff, bydd Gweinidogion Cymru yn ystyried a fodlonir y meini prawf hynny.

Bydd y broses ymgeisio yn broses dau gam a hynny er mwyn cefnogi sefydliad sy'n gwneud cais ac i reoli llwyth gwaith y tîm rheoleiddio gyda cheisiadau gwannach. I ddechrau, rhaid i sefydliadau sy'n gwneud cais i gofrestru allu dangos bod eu cynigion yn bodloni'r gofynion cymhwysedd statudol (Atodiad A).

Unwaith y bydd y Tîm Rheoleiddio wedi penderfynu eu bod yn bodloni'r gofynion hynny, bydd ymgeiswyr yn cael eu hasesu yn erbyn y meini prawf cofrestru y mae'r rheoleiddiwr wedi'u gosod (yn unol ag adran 5 o Ddeddf Tai 1996) sy'n ymwneud yn bennaf â hyfywedd ariannol, cyfansoddiad a threfniadau rheoli eraill ymgeisydd fel y'u nodir yn y Safonau Rheoleiddio.

Bydd y broses ymgeisio yn ailadroddol, a bydd ymgeiswyr yn cael cyfle i ddarparu gwybodaeth neu eglurhad ychwanegol yn ystod y broses ymgeisio. Bydd y broses asesu yn rhoi sylw dyledus i bolisi a dyletswyddau cyhoeddus Llywodraeth Cymru gan gynnwys darpariaethau'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, GDPR a Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus.

Wrth ymgeisio, bydd gofyn i'r ymgeisydd egluro sut mae'n cydymffurfio â'r safonau rheoleiddio statudol mewn perthynas â Llywodraethu a Hyfywedd Ariannol – Safon Reoleiddiol (RS)1, RS2 ac RS7. Wrth gofrestru, bydd angen tystiolaeth o gydymffurfiaeth â'r safonau hyn a sut mae'r Bwrdd yn cael sicrwydd o gydymffurfiaeth yr ymgeisydd â'r safonau.

Wrth ymgeisio, rhaid i'r ymgeisydd gynnig tystiolaeth bod ganddo drefniadau rheoli ar waith a fydd yn darparu'r sgiliau a'r gallu i gydymffurfio â gweddill y safonau rheoleiddio RS3,4,5,6,8,9 o'r pwynt cofrestru.

Wrth ymgeisio, rhaid i'r ymgeisydd gynnig tystiolaeth bod ei gynigion yn cael eu cefnogi gan randdeiliaid allweddol, gan gynnwys unrhyw awdurdodau lleol perthnasol a chymunedau lleol yn yr ardaloedd y mae'n bwriadu gweithredu ynddynt.

Os yw'r ymgeisydd yn is-gwmni, rhaid datgelu ei drefniadau llywodraethu gyda'r rhiant-sefydliad, gan gynnwys trefniadau rheoli a chyllid. 

Ar ôl derbyn yr holl wybodaeth ofynnol, bydd y tîm rheoleiddio yn cwblhau ei asesiad gan ystyried a yw'r wybodaeth yn dangos bod y meini prawf cofrestru wedi'u bodloni. Yna bydd argymhelliad yn cael ei roi ar ffurf cyngor i'r gweinidog portffolio sy'n gyfrifol am dai.

Er mwyn cefnogi cais, rhaid i'r ymgeisydd ddangos bod modd cyflawni cynlluniau, bod unrhyw risgiau i gyflawni'r cynlluniau yn cael eu nodi a'u rheoli a bod rhagdybiaethau ynghylch mesurau ariannol allweddol yn rhesymol.

Er mwyn asesu cydymffurfiaeth â'r meini prawf cymhwysedd a'r meini prawf cofrestru, bydd gofyn i ymgeiswyr lenwi ffurflenni cais a fydd yn cynnwys darparu'r wybodaeth i gefnogi cais a nodir yn Atodiad B yn ogystal â manylion cyffredinol sy'n ymwneud â'r sefydliad. Bydd angen i'r wybodaeth y gofynnir amdani gynnig tystiolaeth o gydymffurfiaeth â phrosesau llywodraethu a rheoli risg a hyfywedd ariannol fel y nodir yn y meini prawf cofrestru. Bydd yr asesiad hefyd yn gofyn am gyfres o ddogfennau ychwanegol gan gynnwys cynllun busnes, trefniadau benthyciadau a chyllid, ac yn y blaen. 

Ar ôl cofrestru, rhaid i bob Landlord Cymdeithasol Cofrestredig (RSLs) gydymffurfio â'r Safonau Rheoleiddio a byddant yn destun goruchwyliaeth reoleiddio. Mae'r safonau a'r trefniadau goruchwylio wedi'u nodi yn Y Fframwaith Rheoleiddio ar gyfer Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig yng Nghymru. Mae cyrff cofrestredig wedi'u rhestru ar y Gofrestr gyhoeddedig a gynhelir gan y rheoleiddiwr.

Deddf Tai 1996 - Gofynion Cymhwysedd

Mae Rhan 1 o Ddeddf Tai 1996 ("HA 1996") yn darparu ar gyfer cofrestru Landlord Cymdeithasol Cofrestredig. Er mwyn bod yn gymwys i gael ei gofrestru yng Nghymru, rhaid i landlord cymdeithasol fod yn:

1. Elusen gofrestredig sy'n gymdeithas dai; 
2. Cymdeithas sydd wedi'i chofrestru o dan Ddeddf Cymdeithasau Cydweithredol a Chymdeithasau Budd Cymunedol 2014 ac sy'n bodloni'r gofynion yn adran 2(2) o HA 1996; neu 
3. gwmni sy'n bodloni amodau penodol fel y nodir yn adran 2(2) o HA 1996.

Mae adran 1A o HA 1996 yn darparu bod 'corff Cymreig' yn gymwys i gael ei gofrestru fel landlord cymdeithasol os yw'n:

• elusen gofrestredig y mae ei chyfeiriad cofrestredig yng Nghymru; 
• cymdeithas gofrestredig y mae ei swyddfa gofrestredig yng Nghymru; neu 
• gwmni sydd â'i swyddfa gofrestredig yng Nghymru. 

Yr amodau i gymdeithas gofrestredig neu gwmni yn adran 2(2) yw:

• bod yn rhaid i'r corff ymwneud yn bennaf â thai yng Nghymru (h.y. yn berchen ar dai yng Nghymru yn unig neu’n bennaf, neu fod ei weithgareddau’n cael eu cyflawni’n bennaf mewn perthynas â Chymru) 
• bod yn rhaid iddo fod yn gorff dielw; a 
• bod yn rhaid i'r corff fod yn darparu, adeiladu, gwella neu reoli tai i'w gosod, tai ar gyfer eu meddiannu gan aelodau'r corff neu hosteli. Mewn perthynas â'r gofyniad hwn, caniateir i'r gymdeithas neu'r cwmni cofrestredig gael dibenion eraill hefyd ar yr amod eu bod yn dod o fewn y categorïau a bennir yn adran 2(4).

Y dibenion eraill a ganiateir gan adran 2(4) yw, yn gryno: 

• darparu tir, amwynderau neu wasanaethau, neu ddarparu, neu wella adeiladau, i'w breswylwyr; 
• caffael, gwella neu drosi tai i'w gwerthu, eu prydlesu neu ranberchnogaeth; 
• adeiladu tai ar gyfer rhanberchnogaeth; 
• rheoli tai eraill sy'n cael eu gosod neu flociau o fflatiau; 
• darparu gwasanaethau i berchnogion neu feddianwyr tai; 
• darparu cyngor a gwasanaethau mewn perthynas â chymdeithasau tai. 

Mae yna hefyd nifer o Orchymynion a wnaed o dan adran 2 o HA 1996, sy'n pennu dibenion neu wrthrychau ychwanegol a ganiateir: 

• Gorchymyn Landlordiaid Cymdeithasol (Dibenion neu Wrthrychau Ychwanegol a Ganiateir) 1996; 
• Gorchymyn Landlordiaid Cymdeithasol (Dibenion neu Wrthrychau Ychwanegol) 1999; a 
• Gorchymyn Landlordiaid Cymdeithasol (Dibenion neu Wrthrychau Ychwanegol) (Rhif 2) 1999. 

Yn gryno, mae'n cwmpasu:

• gwaredu eiddo am lai na gwerth y farchnad i breswylwyr;
• caffael, gwella neu drosi ar gyfer trefniadau canran ecwiti;
• galluogi neu gynorthwyo preswylwyr i gaffael tai, a darparu grantiau;
• darparu benthyciadau wedi'u gwarantu gan forgeisi i gynorthwyo pobl i gaffael tai ar gyfer eu meddiannaeth eu hunain;
• darparu cyfleusterau neu wasanaethau i breswylwyr mewn fflatiau;
• cynnal gweithgareddau adfywio er budd personau sydd fel arall yn elwa ar weithgareddau'r Landlord Cymdeithasol Cofrestredig.

Gwybodaeth Sydd ei Hangen i Gefnogi Cais i Gofrestru

Cydymffurfio â Safonau Rheoleiddio (RS) 1 ac RS2 - Llywodraeth a Rheoli Risg

• Manylion llawn y Bwrdd a'r strwythur gweithredol a rolau a chyfrifoldebau cymharol y partïon hyn (gan gynnwys proffiliau aelodau'r Bwrdd a'r aelodau gweithredol).
• Manylion llawn ei aelodaeth cyfranddaliadol (neu gyfwerth) gan gynnwys unrhyw gadwyn berchnogaeth hyd at a chan gynnwys y perchnogion terfynol / rhiant-gwmni.
• Sut mae'r rolau, y cyfrifoldebau a'r atebolrwydd ar gyfer Bwrdd, cadeirydd a phrif weithredwr yr ymgeisydd wedi'u sefydlu (gan gynnwys sut maent yn cael eu hadlewyrchu yn nogfennau llywodraethu'r ymgeisydd).
• Sut mae'r Bwrdd wedi adolygu'r sgiliau sydd ar gael iddo a pham ei fod o'r farn bod y rhain yn ddigonol i gyflawni ei gyfrifoldebau yn llawn.
• Trefniadau uniondeb mewn lle, sut maent yn cael eu hadlewyrchu yn y dogfennau llywodraethu a pham mae'r Bwrdd o'r farn bod y rhain yn briodol. Rhaid i hyn gynnwys manylion am sut mae'n sicrhau nad yw'n ymrwymo i drefniadau a fyddai'n hyrwyddo buddiannau trydydd partïon yn amhriodol, neu y gallai'r rheoleiddiwr ddod i'r casgliad rhesymol y byddai'n gwneud hynny.
• A yw'r ymgeisydd yn masnachu gyda sefydliad y mae gan gyfranddalwyr neu gyfarwyddwyr yr ymgeisydd fuddiant ynddo neu a yw'n bwriadu gwneud hynny ac a oes gan yr ymgeisydd unrhyw fenthyciadau gan gyfranddalwyr neu gyfarwyddwyr neu a yw'n bwriadu benthyg ganddynt? A yw'r ymgeisydd wedi lesio neu brynu eiddo gan ei gyfranddalwyr neu gyfarwyddwyr? A yw'n bwriadu gwneud hynny? Bydd angen naratif hefyd sy'n amlinellu'r sail y gwnaeth ymrwymo i unrhyw un o'r trefniadau a ddatgelwyd mewn ateb i'r cwestiynau hyn a sut mae'r Bwrdd yn fodlon bod y trefniadau hyn yn briodol. Yn ogystal, os nad yw'r ymgeisydd wedi ymrwymo i unrhyw drefniadau o'r fath ond yn bwriadu gwneud hynny, rhaid iddo amlinellu'r sail y bydd yn ymrwymo i unrhyw un o'r trefniadau a sut y byddai'r Bwrdd yn fodlon bod y trefniadau'n briodol.
• Amlinellwch sut y bydd gwrthdaro buddiannau yn cael eu rheoli, yn enwedig mewn perthynas ag unrhyw gysylltiadau â thrydydd partïon fel yn y gofyniad blaenorol a sut mae hyn yn cael ei adlewyrchu yn nogfen lywodraethu yr ymgeisydd.
• Manylion y cod llywodraethu a fabwysiadwyd gan yr ymgeisydd a pham mae'r Bwrdd o'r farn bod hyn yn briodol. Bydd angen manylion am sut y cafodd cydymffurfiaeth â'r cod llywodraethu a ddewiswyd ei asesu, copi o'r asesiad ac esboniad o unrhyw feysydd lle ceir diffyg cydymffurfio a pham mae Bwrdd yr ymgeisydd yn fodlon bod diffyg cydymffurfio yn briodol. Pan fydd camau gweithredu wedi'u cynllunio i fynd i'r afael ag unrhyw ddiffyg cydymffurfio â'r cod llywodraethu a nodwyd, dylai'r ymgeisydd esbonio'r diffyg cydymffurfio, pa gamau gweithredu sydd wedi'u cynllunio a'r amserlen ar gyfer gweithredu.
• Disgrifiad o ddull yr ymgeisydd o reoli risg – nodi, monitro a lliniaru gan gynnwys manylion fframwaith sicrwydd ffurfiol y Bwrdd neu debyg.
• Disgrifiad o'r risgiau allweddol a nodwyd gan yr ymgeisydd, pam mai nhw yw'r risgiau allweddol a'r trefniadau ar gyfer monitro a lliniaru risgiau o'r fath.
• Manylion unrhyw gynlluniau i gontractio allan y gwasanaethau y bydd yn dibynnu arnynt i gydymffurfio â'r safonau rheoleiddio, (er enghraifft gwasanaethau corfforaethol, atgyweiriadau, cynnal a chadw a/neu reoli tai), gan nodi beth yw'r gwasanaethau hynny a sut mae gan ei Fwrdd sicrwydd na fydd y trydydd parti yn peryglu ei allu i fodloni'r safonau hyn.

Cydymffurfiaeth ag RS7 – Cynllunio/Hyfywedd Ariannol

• Manylion ei ragolygon ariannol ar gyfer o leiaf y pum mlynedd nesaf. Dylai hyn gynnwys Datganiad o Incwm Cynhwysfawr (Incwm a Gwariant gynt), Rhagolwg Llif Arian a Datganiad o Ragolwg Sefyllfa Ariannol (Rhagolwg Mantolen gynt). Rhaid i hyn gynnwys esboniad clir o unrhyw ragdybiaethau a wneir yn y rhagolygon a sut mae'r Bwrdd yn sicr bod y rhagdybiaethau yn rhesymol ac yn briodol (gyda dogfennaeth ategol).
• Dogfen(nau), a gymeradwywyd gan y Bwrdd, sy'n nodi risgiau a allai effeithio ar ragolygon ariannol yr ymgeisydd, a'r camau y mae'n eu cymryd (neu y bydd yn eu cymryd) i fonitro a lleihau'r posibilrwydd y bydd y risg yn digwydd.
• Esboniad o sut mae'r Bwrdd yn monitro ac yn cael sicrwydd bod y rheolaethau y mae'r ymgeisydd wedi'u nodi i leihau'r risgiau sy'n digwydd ar waith ac yn gweithredu fel y bwriadwyd. Rhaid darparu copïau o ddogfennau ategol a oedd yn caniatáu i Fwrdd yr ymgeisydd gael sicrwydd bod y rhain yn gweithredu fel y bwriadwyd hefyd.
• Manylion y profion straen a gynhaliwyd ar y risgiau a nodwyd. Dylai hyn gynnwys profion straen amlamryweb/ cyfunol, ac yn cael ei gynnal yn erbyn cyfamodau ariannol benthycwyr, lle mae neu lle y disgwylir dyled. Dylai hyn gynnwys manylion lliniaru mewn ymateb i'r profion straen a'r strategaethau sydd ar waith i ddelio â'r senarios a nodwyd.
• Naratif ar y risgiau, neu gyfuniad o risgiau, y byddai angen eu gwireddu i wneud sefyllfa ariannol yr ymgeisydd yn anghynaladwy.
• Sut mae Bwrdd yr ymgeisydd wedi cael sicrwydd y bydd gan yr ymgeisydd ddigon o hylifedd yn y tymor byr, canolig a hwy, gan gynnwys tystiolaeth ategol sydd wedi caniatáu i'r Bwrdd gael sicrwydd y bydd y categorïau allweddol o incwm arian parod ar gael.
• Manylion am sut mae'r Bwrdd wedi defnyddio ac yn bwriadu defnyddio'r cofnod o asedau a rhwymedigaethau wrth reoli risg.
• Manylion am sut y sicrhaodd y Bwrdd yr ymgeisydd nad yw unrhyw gysylltiadau â sefydliadau eraill neu weithgarwch tai nad ydynt yn dai cymdeithasol yn rhoi ei asedau tai cymdeithasol mewn perygl gormodol.
• Disgrifiad o sut y cafodd y Bwrdd sicrwydd bod y rhestr o asedau a rhwymedigaethau yn gyfredol ac yn gywir.
• Polisïau a gweithdrefnau allweddol sydd ar waith sy'n nodi'r rheolau ar gyfer trafodion ariannol e.e. gweithdrefnau ariannol ac yn darparu copi o'r rhain i gefnogi'r cais.
• Manylion am sut mae'r Bwrdd yn monitro perfformiad ariannol yr ymgeisydd wedi'u cefnogi gan y ddogfen ddiweddaraf a gyflwynwyd i'r Bwrdd yn adrodd perfformiad ariannol yr ymgeisydd a'r ddogfen ar ddiwedd y flwyddyn ariannol ddiwethaf sy'n adrodd perfformiad ariannol yn erbyn y gyllideb, lle mae'r ymgeisydd wedi bod yn gweithredu am fwy na blwyddyn.
• Manylion am sut mae'r Bwrdd yn cael sicrwydd bod y systemau monitro sydd ar waith yn effeithiol. Rhaid i ymgeiswyr ddarparu'r dystiolaeth sydd yn rhoi sicrwydd boddhaol i'r Bwrdd fod yr holl arian yn cael ei wario'n briodol ac yn gweithredu fel y bwriadwyd, gan gynnwys ar y rheolaethau sydd gan yr ymgeisydd ar waith.

Bydd angen manylion hefyd mewn perthynas â strwythur y Grŵp/trefniadau is-gorff a sut mae'r trefniadau goruchwylio/rheoli ar waith. Bydd adran olaf y ffurflen gais yn gofyn am fanylion y trefniadau rheoli sydd ar waith er mwyn gallu cydymffurfio â phob un o'r safonau rheoleiddio eraill – RS 3,4,5,6,8 a 9.

Dogfennau Ychwanegol

Bydd angen i ymgeiswyr hefyd ddarparu'r dogfennau canlynol i'w cyflwyno ynghyd â'r manylion sy'n ofynnol ar y ffurflen gais. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y bydd natur y ddogfennaeth ategol yn amrywio o ymgeisydd i ymgeisydd. Er enghraifft, ar gyfer y rheini sy'n ymgeisio am y tro cyntaf, ni fydd datganiadau ariannol o flynyddoedd blaenorol ar gael, ac i'r rhai sy'n ceisio am gyllid grant neu fenthyciad, efallai na fydd cyllid yn cael ei gadarnhau wrth ymgeisio, gall fod yn ddibynnol ar gofrestru. 

Bydd y rheoleiddiwr felly yn ystyried yr ystod o dystiolaeth a gyflwynir yng nghyd-destun y sefydliad sy'n gwneud y cais.

• cynllun busnes sy'n nodi amcanion yr ymgeisydd, sut mae'n bwriadu eu cyflawni a sut y bydd yn monitro ei gynnydd tuag atynt
• rhagolygon ariannol o incwm a gwariant, sefyllfa ariannol (mantolen gynt) a llif arian am o leiaf y pum mlynedd nesaf
• naratif sy'n nodi'r rhesymeg a'r dystiolaeth dros y rhagdybiaethau a ddefnyddir yn y rhagolygon ariannol
• asesiad yr ymgeisydd o'r risgiau allweddol i gyflawni ei amcanion a sut mae'n bwriadu rheoli'r risgiau hynny
• profion straen i ddangos effaith ystod o newidiadau andwyol yn y rhagdybiaethau allweddol a wnaed yn y rhagolygon ariannol sy'n adlewyrchu risgiau allweddol yr ymgeisydd. Dylai hyn gynnwys profion straen amlamryweb/cyfunol, a chael ei brofi yn erbyn cyfamodau ariannol benthycwyr, lle mae dyled neu lle y rhagwelir y bydd dyled
• datganiadau ariannol dros gyfnod o ddwy flynedd a'r cyfrifon rheoli diweddaraf lle mae'r rhain ar gael
• tystiolaeth ynghylch lefelau gwirioneddol a thybiedig y cynnydd mewn lefelau rhent a chynnydd mewn rhent ac ystyriaeth y Bwrdd o'i ofynion statudol a rheoleiddio mewn perthynas â rhenti
• tystiolaeth i gefnogi cywirdeb y rhagdybiaethau a wneir ynghylch budd-dal tai sy'n daladwy am y llety i'w ddarparu
• pan fo hyfywedd ariannol yn dibynnu ar dderbyn cyllid benthyciad, tystiolaeth resymol y bydd yr arian ar gael ar yr adeg y mae ei angen ac ar delerau sy'n gyson â'r cynllun ariannol a'r asesiad risg,
• lle mae'r cynlluniau ariannol yn dibynnu ar gyllid grant, tystiolaeth o'r cyllid, neu gynnydd tuag at gael cyllid ac unrhyw amodau neu ofynion a allai fod yn berthnasol
• copi o asesiad yr ymgeisydd yn erbyn y Cod Llywodraethu a ddewiswyd
• copi o'r amserlenni gwneud penderfyniadau sy'n nodi sut mae penderfyniadau'n cael eu gwneud
• copi o'r polisïau ariannol sy'n nodi sut mae perfformiad ariannol yn cael ei fonitro a'i reoli.