Hysbysiad preifatrwydd y Fenter Twyll Genedlaethol

Mae'r Fenter yn gweithio wrth i sefydliadau roi gwahanol setiau o ddata o wahanol systemau gwybodaeth, mewn meysydd fel:

• cyflogres
• pensiynau
• tai cymdeithasol
• budd-dal tai
• budd-daliadau eraill y wladwriaeth
• dyfarniadau myfyrwyr
• taliadau i gyflenwyr
• eithriadau'r GIG
• cofnod o farwolaeth

Mae'r data a gyflenwir yn cael ei gofnodi ar gronfa ddata ddiogel, wedi'i chynllunio er mwyn paru eitemau data ac adnabod:

• twyll posibl
• gweithgaredd amhriodol
• taliadau anghywir

Rydym yn cyflwyno setiau data am ein cyflogeion drwy borth TG diogel.

Gweler Atodiad A am feysydd data a gyflwynir gennym.

Mae'n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith ddiogelu'r arian cyhoeddus yr ydym yn ei weinyddu. Gallwn rannu gwybodaeth a ddarperir gydag eraill sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll.

Sail gyfreithlon y GDPR y DU ar gyfer prosesu yw Erthygl 6(1)(e) - mae prosesu’n angenrheidiol er mwyn ymgymryd â thasg a gyflawnir er budd y cyhoedd.

Nodir ein tasg gyhoeddus yn adrannau a12(4) ac a33 o Ddeddf Casglu a Rheoli Trethi (Cymru) 2016, sy'n disgrifio ein swyddogaethau a chyfrifoldeb y Swyddog Cyfrifyddu. am arian cyhoeddus.

Bydd y data a gyflwynwn yn cael ei rannu â Swyddfa'r Cabinet er mwyn i'r data gael ei baru. Mae Swyddfa'r Cabinet yn rhannu'r data yn ôl yr angen er mwyn atal a chanfod twyll, gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Os bydd data a gyflwynir gan un cyfranogwr yn cyfateb i un arall, byddwn yn rhannu gwybodaeth gryno gyda nhw.

Dychwelir y gwaith paru data at gyfranogwyr mewn cyfres o adroddiadau. Adolygir y gwaith paru er mwyn penderfynu a ydynt yn arwyddocaol ac, os felly, yn caniatáu cynnal ymchwiliadau pellach. Mae'r adroddiadau a ddychwelwyd yn cynnwys:

• unigolion sy'n hawlio budd-daliadau mewn mwy nag un awdurdod
• unigolion sydd ar gyflogres a hefyd yn hawlio budd-dal
• unigolion a gofnodir ar fwy nag un gyflogres
• ceiswyr lloches aflwyddiannus neu rai nad oes ganddynt hawl i weithio yn y DU
• taliadau dyblyg i gyflenwyr

Bydd yr adroddiad sy'n tynnu sylw at staff sy’n cael eu cyflogi gan fwy nag un cyfranogwr hefyd yn cael ei ddefnyddio i arddangos ein dyletswydd gofal i gyflogeion, i gadarnhau bod terfynau oriau gwaith yn cael eu cyfyngu i’r hyn a nodir yn y Gyfarwyddeb Oriau Gwaith.

Pan geir cadarnhad bod y cyflwyniad data i Swyddfa'r Cabinet wedi bod yn llwyddiannus, byddwn yn dinistrio'r data a gasglwyd o'n systemau.

Bydd Swyddfa'r Cabinet yn cadw data yn unol â'u Hamserlen Dileu Data. Mae hon yn cael ei diwygio ar hyn o bryd yn dilyn ymgynghoriad a bydd ar gael, drwy'r ddogfen hon, pan gaiff ei chyhoeddi.

Pan fyddwn yn prosesu eich data personol, mae gennych yr hawl i:

• ofyn am wybodaeth am sut mae’n cael ei phrosesu
• gofyn am gopi
• gofyn i ni gywiro unrhyw gamgymeriadau’n ddi-oed
• gofyn am i unrhyw ddata anghyflawn gael ei gwblhau
• gofyn i'ch data gael ei ddileu os nad oes ei angen arnom mwyach

Weithiau, mae gennych hawl hefyd i ofyn am gyfyngu ar brosesu eich data personol. Er enghraifft, lle cwestiynir y cywirdeb.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am sut rydym yn prosesu data personol, cysylltwch â ni:

Gallwch hefyd gwyno'n uniongyrchol i Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth (ICO). Yr ICO yw awdurdod goruchwylio'r DU ar gyfer materion diogelu data.

Gofynion y gyflogres

• Dylai'r data a gyflwynir fodloni'r fanyleb ddata hon a chynnwys yr holl enwau meysydd a restrir.
• Dylid cyflwyno data drwy'r cyfleuster Uwchlwytho Ffeiliau Data (DFU) yn unig. Dyma'r unig ddull derbyniol o gyflenwi data erbyn hyn. Os defnyddir dull cyflwyno arall ein polisi yw hysbysu'r Uwch Swyddog Cyfrifol/Cyfarwyddwr Cyllid bod data wedi'i beryglu’n ddiangen.
• Dylid darparu pob cyflogres (er enghraifft, misol, wythnosol a chwarterol, aelodau/cynghorwyr, ysgolion ac athrawon). Fodd bynnag, ni ddylid darparu data mewn perthynas â chyflogresi a brosesir ar gyfer sefydliadau eraill ar sail asiantaeth oni bai:
  • bod hyn wedi’i awdurdodi gan y sefydliad; a
  • bod y sefydliad wedi cadarnhau bod Hysbysiad Preifatrwydd wedi'i gyhoeddi.
• Sicrhewch fod un ffeil yn cael ei huwchlwytho ar gyfer pob sefydliad, er enghraifft, peidiwch â chyflwyno un ffeil sy'n cynnwys gweithwyr yr Heddlu, y Gwasanaeth Tân a'r Cyngor Sir.
• Sicrhewch mai dim ond un cofnod sydd ar gyfer pob cyflogai; dylid cyfuno manylion cyflogeion unigol sydd â mwy nag un swydd, er mwyn creu un cofnod. Er enghraifft, ar gyfer cyflogeion sydd â mwy nag un swydd dylid cyfuno 'Tâl gros hyd yma' ac 'Oriau safonol yr wythnos' ar gyfer pob swydd er mwyn rhoi cyfansymiau ar gyfer y 2 faes hynny. Ar gyfer meysydd eraill fel 'Dyddiad dechrau', 'Cod didoli' a 'Chyfrif banc' dylid darparu manylion y brif swydd (yr un sydd â’r cyflog uchaf).
• Dylid cynnwys gweithwyr presennol yn unig.