Gwerthusiad o'r rhaglen grant cyfalaf trawsnewid: 2017 i 2022 (crynodeb)

Cronfa a sefydlwyd i gefnogi amgueddfeydd, archifau a llyfrgelloedd lleol i foderneiddio eu cyfleusterau, i greu modelau cyflawni mwy cynaliadwy, i alluogi cydweithio rhwng gwasanaethau ac i wella’r hyn a gynigir i bobl a chymunedau yw'r rhaglen Grant Cyfalaf Trawsnewid (y Rhaglen). Caiff ei rheoli gan Is-adran Diwylliant Llywodraeth Cymru ac mae wedi dosbarthu bron i £5.2 miliwn o gyllid grant rhwng 2017 a 2022.

Nod y Rhaglen yw galluogi sefydliadau sy'n llwyddiannus yn eu ceisiadau am grant i drawsnewid eu gwasanaethau er mwyn:

• datblygu model mwy cynaliadwy o ddarparu gwasanaethau
• gwella gwasanaethau i bobl a’u cymunedau
• gwella datblygiad casgliadau, gofal amdanynt neu fynediad iddynt
• cyflawni yn erbyn blaenoriaethau a chanlyniadau strategol
• cynnal a datblygu ansawdd gwasanaethau

Comisiynwyd Ymchwil OB3 gan Lywodraeth Cymru i gynnal gwerthusiad proses o’r rhaglen Grant Cyfalaf Trawsnewid rhwng 2017 a 2022.

Mae'r gwerthusiad yn canolbwyntio ar ddeall sut y mae proses a mecanweithiau cyflawni'r Rhaglen yn gweithio, ac a yw buddsoddiadau'n cael eu targedu yn y ffordd orau i gyflawni'r canlyniadau a ddymunir. Bydd y canfyddiadau'n llywio'r gwaith o gynllunio a chyflawni cylchoedd cyllido yn y dyfodol.

Amcanion penodol yr astudiaeth oedd: 

• gwerthuso prosesau rheoli, monitro a gwerthuso a threfniadau llywodraethu'r rhaglen
• archwilio proffil a chymhellion ymgeiswyr llwyddiannus ac ymchwilio i pam mae sefydliadau cymwys yn dewis peidio â gwneud cais am grant
• gwerthuso canfyddiadau derbynyddion grant, a rhanddeiliaid o'r sector ehangach, a'u boddhad ynghylch priodoldeb ac effeithiolrwydd y rhaglen
• ystyried a yw'r rhaglen yn targedu ac yn ariannu'r sefydliadau sydd fwyaf mewn angen yn effeithiol
• gwerthuso i ba raddau y mae'r gweithrediadau'n gyson â blaenoriaethau polisi a blaenoriaethau strategol allweddol Llywodraeth Cymru 
• gwerthuso a yw amcanion y Rhaglen yn mynd i'r afael ag anghenion y sector
• darparu asesiad dangosol i weld a all prosiectau a ariennir gyflawni canlyniadau tymor hwy
• nodi unrhyw wersi allweddol a ddysgwyd a gwneud argymhellion ymarferol sy'n berthnasol i unrhyw gylchoedd cyllido rhaglenni yn y dyfodol

Roedd yr adolygiad, a gynhaliwyd rhwng mis Rhagfyr 2021 a mis Mehefin 2022, yn cynnwys:

• cyfarfod cychwynnol gyda grŵp llywio'r gwerthusiad yn Llywodraeth Cymru i gytuno ar y rhaglen waith 
• ymchwil desg, a oedd yn cynnwys adolygiad o ddogfennau polisi, cyllido ac adrodd perthnasol Llywodraeth Cymru
• adolygiad o ffynonellau tystiolaeth y DU gyfan mewn perthynas â'r cyllid cyfalaf sydd ar gael yn y sector
• cynnal cyfres o gyfweliadau cwmpasu cychwynnol a drafftio model rhesymeg Damcaniaeth Newid ar gyfer y Rhaglen
• paratoi ystod o ganllawiau trafod ansoddol ar gyfer cyfweld â swyddogion Llywodraeth Cymru, cynrychiolwyr y sector, derbynyddion grantiau a sefydliadau cymwys nad ydynt wedi cael cymorth eto
• paratoi a dosbarthu dau arolwg ar-lein i'r rhai a oedd wedi gwneud ceisiadau am grant yn flaenorol a sefydliadau cymwys nad ydynt erioed wedi gwneud cais
• cyfweld â deg o swyddogion Llywodraeth Cymru, naw rhanddeiliad ac 20 o dderbynyddion grant (a oedd yn cwmpasu 25 o brosiectau a ariannwyd), pedwar ymgeisydd grant aflwyddiannus a dau sefydliad cymwys nad oeddent wedi cael cymorth

Nodau, amcanion a sail resymegol y rhaglen

Canfu’r adolygiad fod cyfatebiaeth gref rhwng canllawiau a meini prawf y Rhaglen a rhai Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru), ac y gall y gweithgareddau a ariannwyd ddangos yn glir eu cyfraniad at y saith nod llesiant. Mae cyfraniad y Rhaglen at Raglenni Llywodraethu blaenorol a phresennol Llywodraeth Cymru yn llai clir ac nid yw lefel bresennol y cyllid a ddarperir drwy'r Rhaglen yn galluogi'r sector i gyflawni holl nodau allweddol y rhaglen yn llawn.

Mae’r adolygiad o enghreifftiau ledled y DU o gronfeydd cyfalaf eraill yn y sector hwn yn rhoi cipolwg defnyddiol ar y ffordd y caiff y sector ei gefnogi mewn mannau eraill, yn enwedig o ran y gallu i wneud cais am gyllid cynnal a chadw. Ceir enghreifftiau mewn mannau eraill o gronfeydd lle mae'r gofynion ar ymgeiswyr a gweinyddwyr yn llai beichus. Cyfeirir at yr enghreifftiau hyn yn yr adroddiad hwn drwyddo draw e.e. cynllun grant adfywio Trawsnewid Trefi.

Mae’r Rhaglen yn cael ei gwerthfawrogi’n fawr gan y sector ac mae wedi’i dylunio mewn ffordd sydd wedi galluogi llyfrgelloedd, amgueddfeydd ac archifau i gael mynediad at gronfeydd cyfalaf a chyflawni gwelliannau i’w gwasanaethau. Mae'r sail resymegol dros y Rhaglen ei hun a'i pharhad yn gadarn. Mae'n ymddangos bod digon o ddarpariaeth ar gyfer llyfrgelloedd yn arbennig a'u bod wedi llwyddo i gael cyllid gan y Rhaglen i wneud gwelliannau angenrheidiol i adeiladau a gwasanaethau digidol, ac mewn rhai enghreifftiau, maent wedi defnyddio'r cyllid i ddarparu arlwy mwy arloesol yn eu safleoedd ffisegol. Hyd yma, cyfyngedig fu'r defnydd a wnaed o ehangu cylch gorchwyl y gronfa i gynnwys archifau ac amgueddfeydd. Mae gan y sector archifau yn arbennig lai o angen am y gronfa i gefnogi trawsnewidiad ffisegol, tra bod gan y sector amgueddfeydd faterion cynnal a chadw mwy dybryd, ac felly’n ei chael hi'n anodd sicrhau bod ei anghenion yn cyd-fynd â'r llu o ofynion sy'n gysylltiedig â meini prawf strategol y Rhaglen.

Mae trawsnewidiad digidol yn arbennig o bwysig i’r sectorau llyfrgelloedd, archifau ac amgueddfeydd, ond mae'n rhaid cydnabod bod y sector amgueddfeydd yn fwy amrywiol a bod anghenion yn wahanol ar draws gwasanaethau awdurdodau lleol a gwasanaethau sy’n cael eu rhedeg yn annibynnol.

Sut y cafodd y rhaglen ei dylunio a'i gweinyddu

Er bod teitl y Rhaglen yn awgrymu ei bod yn canolbwyntio ar 'drawsnewid', mae'r dystiolaeth yn awgrymu bod y newidiadau a gyflawnwyd gan y cyllid hyd yma yn gymharol geidwadol o ran y raddfa drawsnewid. Mae hefyd yn amlwg bod y term 'trawsnewid' yn oddrychol a chynnil iawn, ac yn golygu gwahanol bethau i wahanol bobl.

O ganlyniad i danfuddsoddi cyfalaf dros sawl degawd (fel yr amlygwyd gan yr Adolygiad Arbenigol o amgueddfeydd) a heriau mwy diweddar, mae'r sector yn parhau i fod angen cymorth i gynnal adeiladau a moderneiddio gwasanaethau. Mae adborth gan y sector yn awgrymu bod awydd i esblygu'r arlwy ac ymateb i anghenion dinasyddion a chymunedau yn y dyfodol. Byddai rhanddeiliaid yn croesawu mecanwaith i alluogi trawsnewidiad mwy radical a fyddai'n cynnwys gwasanaethau arloesol a newydd mewn lleoliadau a ffocws mwy penodol ar gydleoli a chydweithio.

Codwyd y cynnydd mewn costau deunyddiau a chontractwyr yn ystod y blynyddoedd diwethaf, ac yn enwedig dros y ddwy flynedd ddiwethaf ers dechrau’r pandemig COVID-19, yn gyson gan sefydliadau. Mae adborth gan sefydliadau hefyd yn awgrymu bod terfyn uchaf presennol y gronfa yn llesteirio uchelgais a’r gallu i fod yn wirioneddol drawsnewidiol ac arloesol.

Ymddengys fod cryn dipyn o ymwybyddiaeth o fodolaeth a diben cyffredinol y gronfa o fewn y sector, o ganlyniad i ohebiaeth a chyfathrebu rheolaidd rhwng cynghorwyr yn yr Is-adran Diwylliant a'r sefydliadau cyfatebol sy'n cynrychioli'r sector. Nid yw'r ddealltwriaeth a'r wybodaeth am gyllid y Rhaglen yn cael eu cyfleu’n eang i uwch staff ac aelodau etholedig ar draws awdurdodau lleol, ac felly, nid yw’r cyllid yn aml yn cael ei ystyried yn fuddsoddiad ar lefel fwy strategol.

Mae gwybodaeth a dealltwriaeth o'r hyn y mae'r Rhaglen wedi'i ariannu hyd yma, neu'r math o ddulliau mwy arloesol a allai fod yn gymwys i gael cyllid yn fwy cyfyngedig. Nododd y gwaith maes hefyd ddiffyg hyder a phrofiad wrth baratoi ceisiadau a rheoli prosiectau cyfalaf o fewn y sector.

Roedd yn amlwg bod sefydliadau'n gwerthfawrogi'r cymorth a ddarparwyd gan y cynghorwyr yn yr Is-adran Diwylliant wrth iddynt baratoi ceisiadau ac mae hyn yn rhan bwysig o strwythur presennol y Rhaglen y mae angen iddi barhau. Mae'n hanfodol bod y swyddogaeth gymorth hon yn cael ei chynnal, a bod pawb sy'n gwneud cais i'r Rhaglen yn manteisio ar y cynnig. Mae hyn yn arbennig o wir am sefydliadau llai neu unigolion a chanddynt lai o brofiad o ysgrifennu cynigion. Byddai'r broses asesu yn elwa ar gael mewnbwn gan unigolion ychwanegol, y tu allan i'r adran, ar y panel sy'n gwneud penderfyniadau. Byddai hyn yn sicrhau ymhellach bod y prosiectau a ariennir yn cyd-fynd â datblygiadau ar draws meysydd polisi eraill Llywodraeth Cymru (fel y celfyddydau, chwaraeon, adfywio, neu dwristiaeth).

Codwyd cylch cyllido blynyddol y Rhaglen yn gyson fel problem gan fod sefydliadau’n cael trafferth gwario’r arian mewn cyfnod a oedd, yn ei hanfod, yn gyfnod o naw mis. Roedd tystiolaeth hefyd bod amserlen mor fyr i gyflawni prosiectau cyfalaf, yn anochel, yn llesteirio'r math o syniadau y gellid eu cyflwyno i'r Rhaglen.

Mae angen gwell dealltwriaeth ymhlith ymgeiswyr o ba gostau y gellid eu cynnwys mewn cais am gyllid cyfalaf. Mae’n bosibl y bu rhywfaint o ddryswch neu ddiffyg cysondeb yn y gorffennol o ran y ffordd y mae canllawiau wedi’u darparu neu eu dehongli gan staff Llywodraeth Cymru. Byddai sefydliadau’n croesawu mwy o hyblygrwydd o fewn y Rhaglen fel y gall prosiectau addasu i newidiadau cynllunio a chynnydd mewn costau a sicrhau bod y cyllid yn cael yr effaith orau bosibl.

Priodoldeb ac effeithiolrwydd cyflwyno'r rhaglen

Ceir tystiolaeth mewn adroddiadau diwedd prosiect, lle maent yn bodoli, bod yr allbynnau yn cael eu cyflawni yn unol â'r bwriad. Mae rhywfaint o dystiolaeth bod canlyniadau canolraddol yn cael eu cyflawni'n gymharol dda, ond gellid gwella’r sylfaen dystiolaeth. Ceir rhywfaint o dystiolaeth anecdotaidd hefyd bod gwasanaethau’n fwy cynaliadwy, ac mewn rhai achosion wedi’u hachub rhag gorfod cau, o ganlyniad i gyllid y Rhaglen.

Nid yw’n ymddangos bod y Rhaglen wedi canolbwyntio ar gynyddu cydweithio neu gydleoli gwasanaethau hyd yma, yn y ffordd a fwriadwyd yn wreiddiol. Mae'n debyg mai'r strwythur presennol a'r cyllid sydd ar gael drwy'r Rhaglen yw'r rheswm am hyn.

Dylai Llywodraeth Cymru geisio dyblu'r cyllid sydd ar gael drwy’r Rhaglen os yw’n parhau i fod yn ymrwymedig i gyflawni’r nodau hyn, a dyrannu adnoddau gweinyddol mewnol ychwanegol i reoli a monitro’r Rhaglen os caiff yr argymhellion eu gweithredu.

Dylid addasu meini prawf y Rhaglen i adlewyrchu'r blaenoriaethau polisi a nodwyd yn y strategaeth ddiwylliant newydd pan gaiff ei chyhoeddi.

Dylid ehangu meini prawf Band A y Rhaglen i gyfeirio'n benodol at welliannau cynnal a chadw.

Dylai Llywodraeth Cymru roi proses syml, un cam ar waith ar gyfer prosiectau a ariennir ym Mand A, a chynnal y broses dau gam ar gyfer prosiectau a ariennir ym Mand B.

Dylai Llywodraeth Cymru gynnal adolygiad o'r ffurflenni cais a'r prosesau cysylltiedig o fewn cynlluniau grant eraill, a dylid mabwysiadu'r arferion da lle y bo modd.

Dylai'r broses ymgeisio ar gyfer y Rhaglen fod yn broses ar-lein neu dylid defnyddio ffurflenni cais electronig yn y dyfodol.

Dylid ailedrych ar feini prawf y Rhaglen er mwyn sicrhau eu bod yn fwy hyblyg ac mewn gwell sefyllfa i ymateb i anghenion amrywiol ac unigryw y sectorau llyfrgelloedd, archifau ac amgueddfeydd. Gallai hyn gynnwys rhoi pwysoliad sector-benodol i bob maen prawf prosiect neu gynnwys rhai meini prawf sector-benodol.

Dylai Llywodraeth Cymru gyhoeddi galwad bob tair blynedd ar gyfer y prosiectau partneriaeth mawr hyn o dan y Rhaglen, pe bai cyllid ychwanegol ar gael.

Dylid cynyddu terfyn uchaf y gronfa i £500,000.

Dylai'r deunyddiau cyfathrebu am y Rhaglen (ar wefan Llywodraeth Cymru a thrwy e-bost uniongyrchol at ddarpar ymgeiswyr) gynnwys astudiaethau achos ac enghreifftiau o brosiectau llwyddiannus yn ogystal â thynnu sylw at y ffurflen gais a’r canllawiau sydd ar gael.

Dylid gwahodd pob sefydliad cymwys i weithdy (bob dwy neu dair blynedd) lle y cyflwynir enghreifftiau o astudiaethau achos ac arferion gorau, a lle y cynhelir trafodaethau sy'n canolbwyntio ar unrhyw agwedd ar y Rhaglen lle y byddai angen cymorth pellach.

Dylid rhoi diweddariadau rheolaidd am y gronfa a'i heffaith i arweinwyr cynghorau ac aelodau etholedig, ac uwch reolwyr allweddol mewn awdurdodau lleol.

Dylid neilltuo cynghorydd penodedig o'r cychwyn cyntaf fel cyswllt uniongyrchol i bob ymgeisydd yn y cam Datgan Diddordeb.

Dylai'r panel asesu gynnwys aelodau sy'n annibynnol ar y swyddogaeth gymorth a ddarperir ar gyfer ceisiadau i'r Rhaglen.

Dylai Llywodraeth Cymru barhau â’i dull diwygiedig o ddarparu cyllid am gyfnod o ddwy flynedd. Dylid cyfleu’n glir hefyd i sefydliadau cymwys bod y dull newydd hwn (a’r terfyn uwch) yn golygu ei bod bellach yn bosibl gwneud mwy o geisiadau trawsnewidiol a/neu bartneriaeth ac y byddent yn cael eu croesawu.

Dylai fod yn ofynnol i geisiadau ddarparu cost gyffredinol i’w prosiect (gyda dadansoddiad dangosol o’r costau), ond bod hyblygrwydd yn cael ei ddarparu o fewn cyfanswm cyllideb y Rhaglen i ailddyrannu cyllid, yn ôl yr angen.

Dylai Llywodraeth Cymru gyfleu neges gyson ynghylch pa gostau y gellir eu cynnwys fel gwariant cyfalaf, a dylid nodi yn y canllawiau y gellir defnyddio cyfran fach o’r cyllid ar gyfer cyllid refeniw ar raddfa fach mewn rhai achosion.

Dylai'r Rhaglen ddarparu cronfa fach o gyllid datblygu i gefnogi'r sector i ddatblygu cynlluniau o'r fath. Gellid defnyddio'r gronfa sbarduno neu'r gronfa ddatblygu hon i dalu am astudiaethau dichonoldeb neu wasanaethau proffesiynol ar y cam cynllunio.

Dylid gofyn am adroddiadau diwedd prosiect gan bob prosiect a gwblhawyd ac sydd heb gyflwyno'r rhain hyd yma.

Dylid datblygu templed gwerthuso syml ar gyfer diwedd prosiect, i’w gwblhau 12 mis ar ôl i brosiect ddod i ben, i gasglu allbynnau a thystiolaeth yn erbyn y canlyniadau canolraddol a amlinellir yn y Theori Newid.

Dylid comisiynu astudiaeth gwerthuso effaith maes o law i ddilysu'r dystiolaeth hon ac i ddadansoddi i ba raddau y mae unrhyw ganlyniadau tymor hwy wedi'u cyflawni.

 Awduron: Bebb, H, Bryer, N and Grover, T

Safbwyntiau'r ymchwilwyr yw'r farn a fynegir yn yr adroddiad hwn ac nid barn Llywodraeth Cymru o reidrwydd.

Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â:
Tom Stevenson
Ebost: diwylliant@llyw.cymru

Rhif Ymchwil Gymdeithasol: 63/2022
ISBN digidol 978-1-80364-924-5

Image