Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 010: Cyfrifon banc prosiectau

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Mae’r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Ar gyfer caffaeliadau sydd wedi cychwyn cyn y dyddiad hwn (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 04/21.
• Mae wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael 2024, megis terminoleg newydd. Nid yw'n golygu newid mewn polisi.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".

Mae'r canllawiau hyn yn disodli'r Nodyn Cyngor Caffael, 'WPPN 04/21 Canllawiau ar gyfer defnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru' a'u bwriad yw cefnogi'r gwaith o roi polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru ar waith.

Mae defnyddio CBPau yn cefnogi nodau llesiant Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, sef 'Cymru lewyrchus', 'Cymru gydnerth' a 'Cymru fwy cyfartal'. Maent yn cael effaith gadarnhaol ar yr economi a lles meddyliol drwy sicrhau telerau talu prydlon a theg sy'n lleddfu'r pwysau ar lif arian busnesau, yn enwedig ar fusnesau bach a chanolig.

Mae'r WPPN hwn yn cynnig esboniad manwl o CBPau, yn ogystal â chanllawiau i gontractwyr ar sut i sefydlu un. Dylai Awdurdodau Cymreig Datganoledig hefyd gyfeirio at WPPN 011 i gael cyngor ar roi polisi CBP Llywodraeth Cymru ar waith.

Mae Cyfrifon Banc Prosiect (PBAs) yn cael eu cymhwyso fel amod ariannu ar bob prosiect adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw gontractau eraill sy'n cael eu hariannu'n llawn, yn rhannol neu drwy grant gan Lywodraeth Cymru yr ystyrir eu bod yn briodol gan awdurdodau contractio. Argymhellir defnyddio CBPau ar bob prosiect adeiladu yn y sector cyhoeddus ehangach, hefyd.

Bydd diweddariad pellach i'r WPPN hwn yn dilyn yn gynnar yn 2026 i'w wneud yn gydnaws â Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.

Cyfrifon banc wedi'u clustnodi gyda statws ymddiriedolaeth y gellir eu defnyddio ar gyfer gwneud taliadau yw Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau). Mae CBPau yn disodli'r telerau talu aml-haen traddodiadol rhwng cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi gyda thaliadau ar yr un pryd i'r prif gontractwr a phartneriaid y gadwyn gyflenwi. Mae dulliau talu traddodiadol yn aml wedi arwain at is-gyflenwyr yn gorfod aros 60 i 90 diwrnod i gael eu talu. Ar ôl i'r arian gael ei roi yn y cyfrif banc ac ar ôl i'r amserlen dalu gael ei hardystio, mae taliadau drwy CBP fel arfer yn cymryd rhwng 3-5 diwrnod i gael eu gwneud.

Image

Mae CBP yn sicrhau bod:

• y gadwyn gyflenwi yn cael ei thalu'n gyflym
• gwariant y gadwyn gyflenwi a llif taliadau yn dryloyw
• risgiau a chostau sy'n gysylltiedig ag oedi o ran taliadau yn cael eu lliniaru trwy daliadau cyflymach
• y risg o fethiant yn y gadwyn gyflenwi yn cael ei leihau oherwydd gwell llif arian a'r camau sydd ar waith i ddiogelu taliadau
• Gall llog sydd wedi cronni lle mae CBPau wedi'u sefydlu fel cyfrifon sy'n dwyn llog fynd i'r prif gontractwr, yn amodol ar gytundeb ymddiriedolwyr y cyfrif.
• Nid oes rhaid i awdurdodau dalu arian mewn i CBP ymlaen llaw. Dim ond pan fydd y taliad yn ddyledus y caiff arian ei roi yn y cyfrif.

Mae pob CBP yn cynnwys:

• Ymddiriedolwyr – yn dibynnu ar y math o gyfrif, awdurdodau a/neu'r prif gontractwr yw'r rhain. Nhw sydd yn gyfrifol am reoli'r CBP er budd y 'buddiolwyr'.
• Buddiolwyr – y prif gontractwr ac unrhyw is-gontractwyr sy'n rhan o'r prosiect sy'n derbyn arian a delir o'r CBP. Gall unrhyw gyflenwr sy'n ymwneud â chyflawni'r prosiect fod yn fuddiolwr, ni waeth pa haen y maent ynddi.

Gall is-gontractwyr sy'n rhan o'r prosiect naill ai ymuno â'r CBP ar ddechrau'r prosiect neu yn ddiweddarach. I ymuno, mae'r is-gontractwr yn llofnodi Gweithred Ymuno, sydd wedyn yn cael ei gyd-lofnodi gan yr Ymddiriedolwyr.

Eithriadau

Mae angen CBP ar bob prosiect adeiladu a seilwaith sy'n cael ei ariannu gan Lywodraeth Cymru. Mae 3 eithriad lle nad oes angen CBP:

• Eithriad 1 – Prosiectau sy'n werth llai na £2 filiwn
• Eithriad 2 - Prosiectau a fydd yn para llai na 6 mis
• Eithriad 3 - Pan fo prif gontractwr yn rhoi ymrwymiad cadarn i hunan-gyflawni dros 75% o'r contract.

Y broses dalu

Mae prosesau safonol yn bodoli ar gyfer asesu ansawdd a gwerth y gwaith a gwblhawyd ac yna awdurdodi a ellir gwneud taliad. Mae'r rhain yn digwydd yn unol â'r cylch talu sefydledig. Mae taliadau yn dal i fod yn amodol ar anfonebau cywir yn cael eu cyflwyno gan is-gontractwyr a phrif gontractwyr yn unol â'r amserlen daliadau sy'n ddyledus y cytunwyd arni. Mae awdurdodau yn adneuo cyfanswm yr arian sy'n ddyledus i'r CBP.

Yna mae'r swm a dalwyd i'r CBP yn cael ei baru â'r symiau sy'n ddyledus i bob buddiolwr (prif ac is-gontractwyr) ac mae'r banc yn cael cyfarwyddyd i dalu yn unol â hynny, a buddiolwyr yn derbyn y symiau sy'n ddyledus i'w cyfrifon banc o fewn 3-5 diwrnod gwaith.

Er mwyn hwyluso hyn, mae angen i gontractwyr alinio eu cylchoedd talu'r gadwyn gyflenwi a'r gwaith anfonebu cysylltiedig gan is-gontractwyr gyda'r cylch talu CBP y cytunwyd arno ag awdurdodau.

Is-gontractwr yn optio allan

Os yw is-gontractwr yn dymuno peidio â bod yn rhan o CBP, dylent lenwi'r ffurflen optio allan (Atodiad 1). Mae awdurdodau yn gyfrifol am sicrhau bod is-gontractwyr yn cadarnhau'r rhesymau dros optio allan, a'u nodi'n ffurfiol. Bydd hyn yn caniatáu i awdurdodau wirio bod is-gontractwyr sy'n dewis optio allan yn deall sut mae CBPau yn gweithredu a'r manteision sydd ynghlwm wrthynt, a hynny er mwyn sicrhau nad ydynt wedi cael eu rhoi o dan unrhyw bwysau i optio allan gan drydydd parti.

Os ydych yn talu y tu allan i CBP, dylech roi camau ar waith i dalu cyflenwyr sy'n darparu anfonebau dilys yn brydlon, a hynny ymhen 30 diwrnod. Dylai hyn gael ei adlewyrchu i lawr cadwyn gyflenwi'r prosiect / contract. Bydd hyn yn sicrhau bod is-gontractau'n cydymffurfio â Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y'i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

Mae Llywodraeth Cymru wedi penodi Lloyds, Barclays a NatWest yn Ddarparwyr Gwasanaeth Enwebedig ar gyfer CBPau. Gall contractwyr sy'n defnyddio'r banciau hyn fod yn sicr o dderbyn lefel uchel o gefnogaeth ac arbenigedd wrth sefydlu eu CBPau.

Lloyds

• Ar gyfer sefydliadau sydd â throsiant blynyddol o £25m+
• Gellir anfon ymholiadau at welshgovPBA@lloydsbanking.com

Barclays

• Ar gyfer sefydliadau sydd â throsiant blynyddol o £6.5m+*
• Dylai cwsmeriaid presennol gysylltu â'u rheolwr cyfrif. Dylai cwsmeriaid newydd fynd i Liquidity Management | Barclays Corporate Banking a dewis 'Request a call back', gan nodi yn yr adran 'Additional Comments' bod angen CBP Llywodraeth Cymru.

NatWest

• I unrhyw sefydliad beth bynnag fo'u trosiant blynyddol
• Gellir gwneud ymholiadau drwy anfon e-bost at: gig.clientservicesuk@rbs.com a/neu ffonio: 0345 0303 627

Mae'r Gweithredoedd Ymddiriedolaeth ar gyfer y banciau hyn wedi'u cymeradwyo gan Lywodraeth Cymru. Fel arfer, gall sefydlu cyfrif gymryd 6-12 wythnos, gan gynnwys cynnal gwiriadau Adnabod Eich Cwsmer.

Er bod y banciau hyn yn ddarparwyr gwasanaeth enwebedig, cynghorir contractwyr i gynnal eu hymchwil eu hunain i ddewis eu darparwr CBP.

* Os ydych yn sefydlu cyfrif ar y cyd, dim ond un sefydliad sy'n gorfod bodloni'r trothwy hwn.

• Cadarnhau gyda'r awdurdod a fydd y CBP yn gyfrif unigol neu gyfrif ar y cyd
• Gofyn i'r banc rydych wedi'i ddewis i sefydlu CBP
• Llofnodi'r holl ddogfennau angenrheidiol
• Cadarnhau gyda'r banc bod y cyfrif CBP yn bodloni'r gofynion sylfaenol.
• Rhoi gwybod i bob is-gontractwr fod CBP ar waith ar gyfer y prosiect. Anfon y Weithred Ymuno atynt er mwyn iddynt ymuno â'r CBP
• Os yw unrhyw is-gontractwr yn dymuno peidio â bod yn rhan o'r CBP, gofyn iddynt lenwi'r ffurflen optio allan. Ar ôl ei gwblhau, dylid anfon hwn at yr awdurdod
• Rheoli taliadau o'r CBP

Dylai'r awdurdod rannu'r nodyn hwn gyda'r prif gontractwyr. Mae WPPN 011 yn cynnig cyngor i awdurdodau ar sut i roi polisi CBP Llywodraeth Cymru ar waith.

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae'r WPPN hwn yn gymwys i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y Gyfundrefn Gaffael ac mae felly'n weithredol o'r pwynt y cychwynnir Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

Ar gyfer caffaeliadau a gychwynnwyd o dan gyfundrefn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, cyfeiriwch at WPPN 04/21.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy'n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol) sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.

Dylid darllen y canllawiau hyn ar y cyd â WPPN 011 Cyfrifon Banc Prosiectau sydd ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru Nodiadau polisi caffael.

Mae modiwl e-ddysgu ar CBPau ar gael drwy borth Dysgu@Cymru Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru. Bydd y modiwl hwn yn cael ei ddatblygu ddechrau 2026.

Mae taflen ddigidol CBP newydd wedi'i chreu i arddangos CBPau a chyfeirio pobl at y Nodiadau Polisi Caffael. Mae hwn yn adnodd defnyddiol i'w rannu gyda chyflenwyr er mwyn iddynt ddeall CBPau a'u cyfeirio at ganllawiau defnyddiol.

Bydd grŵp Cymuned Ymarfer Cyfrifon Banc Prosiectau yn cael ei sefydlu yn hydref 2025. Bydd y grŵp hwn yn dod â chadwyni cyflenwi at ei gilydd i drafod a rhannu profiadau o CBPau. Os hoffech fod yn rhan o'r grŵp hwn, cysylltwch â PolisiMasnachol@llyw.cymru

Taflen

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at PolisiMasnachol@llyw.cymru

Ffurflen optio allan i is-gontractwr