Yr arolwg diogelu yng Nghymru: hysbysiad preifatrwydd

Mae Llywodraeth Cymru yn cynnal arolwg i gasglu eich barn ynglŷn ag Argymhelliad 13 o adroddiad yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol (IICSA) sy’n ymwneud ag adrodd mandadol. Rydym yn ymchwilio i oblygiadau rhoi unigolion sy’n gweithio gyda phlant ac oedolion a allai fod yn wynebu risg o dan fandad i gyflawni dyletswydd i adrodd neu o dan fesurau eraill.

Casglodd ein hymgynghoriad cychwynnol (o dan y Bil Gofal Cymdeithasol) amrywiaeth eang o farn gan randdeiliaid a oedd yn golygu bod angen ymchwilio i’r mater ymhellach wedi hynny. Fel rhan o’r gwaith sy’n mynd rhagddo gennym, mae angen inni ddod i wybod yn union beth sy’n digwydd ar hyn o bryd o ran y dyletswyddau presennol i adrodd am blant ac oedolion sy’n wynebu risg, gan ganolbwyntio’n arbennig ar ‘bartneriaid perthnasol’ yr awdurdodau lleol. 

Rydym hefyd yn gofyn am eich barn am y cod ymarfer diogelu presennol. Mae’r cod ymarfer diogelu yn ganllaw anstatudol ar gyfer yr holl unigolion, grwpiau a sefydliadau hynny sy‘n cynnig gweithgareddau neu wasanaethau i blant ac oedolion yng Nghymru. Mae’r cod ymarfer diogelu yn nodi disgwyliadau Llywodraeth Cymru mewn perthynas â threfniadau diogelu.

Bydd yr arolwg yn dylanwadu ar ein ffrwd waith polisi i ysgogi gwelliannau yn y trefniadau diogelu presennol yng Nghymru ac i wneud newidiadau pan fo angen.

Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ddyfais adnabod. 

Yn yr arolwg, gofynnir ichi ddarparu’r data personol canlynol:

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost

Byddwn hefyd yn gofyn i ba sefydliad rydych yn gweithio. Dim ond os byddwch am gymryd rhan ymhellach mewn perthynas â’r gwaith hwn y gofynnir ichi ddarparu’r data hyn.

Ar ôl cael yr wybodaeth, Llywodraeth Cymru fydd y rheolydd data ar ei chyfer.  

Y sail gyfreithlon dros brosesu gwybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus. Hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru.  

Mae cymryd rhan yn gwbl wirfoddol. Mae astudiaethau ymchwil fel y rhain yn bwysig i Lywodraeth Cymru i gasglu gwybodaeth a thystiolaeth y gellir gweithredu arnynt ynghylch ei gallu i gyflawni ei blaenoriaethau. Gallai’r wybodaeth a fydd yn cael ei chasglu yn ystod yr ymchwil hon gael ei defnyddio i wneud y canlynol, er enghraifft: 

• tynnu sylw at eich barn a’ch profiad o drefniadau diogelu ac effeithiolrwydd y trefniadau hynny
• tynnu sylw at ba mor effeithiol, neu beidio, yw’r trefniadau llywodraethu sydd wedi’u rhoi ar y Bwrdd Diogelu Annibynnol Cenedlaethol a’r Byrddau Diogelu Rhanbarthol o ran diogelu plant ac oedolion sy’n wynebu risg
• dylanwadu ar ein ffrwd waith polisi i ysgogi gwelliannau yn ansawdd a chysondeb y trefniadau diogelu yng Nghymru

Mae’r wybodaeth bersonol sy’n cael ei darparu i Lywodraeth Cymru yn cael ei chadw ar weinydd diogel bob amser. Dim ond nifer cyfyngedig o swyddogion Llywodraeth Cymru sy’n gweithio ar y prosiect hwn fydd yn gallu gweld y data. Dim ond ar gyfer dibenion ymchwil ac i wneud argymhellion i Weinidogion Cymru y bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio’r data hyn.  

Bydd y data o’r arolwg yn cael eu casglu gan Lywodraeth Cymru gan ddefnyddio platfform Smart Survey. Ar ôl i’r arolwg ddirwyn i ben, bydd y data yn cael eu trosglwyddo o Smart Survey i’n gweinydd diogel. Bydd swyddogion yn Llywodraeth Cymru yn dadansoddi’r data.

Bydd adroddiad yn cael ei lunio ar yr holl ddata a fydd yn cael eu casglu drwy’r ymchwil hon gan ddefnyddio fformat dienw. Ni fydd yn cynnwys eich manylion cyswllt, a bydd unrhyw wybodaeth mewn atebion penagored a allai arwain at adnabod unigolyn yn cael ei dileu. Bydd y Tîm Diogelu ac Eirioli yn defnyddio’r wybodaeth a fydd wedi’i chasglu i lunio adroddiad mewnol a fydd yn cael ei ddefnyddio i wneud argymhellion i Weinidogion Cymru.

Sylwer, bydd eich data personol yn cael eu cadw er mwyn i Lywodraeth Cymru allu cysylltu eto â chi am ragor o wybodaeth os ydych wedi cytuno i hynny. Bydd y data hyn yn cael eu cadw’n gyfrinachol, a bydd mynediad atynt yn gyfyngedig.

Bydd y arolwg ar agor am 4 wythnos. Bydd y data a ddarperir pan fyddwch yn cymryd rhan yn y arolwg yn cael eu dal ar servwyr Smart Survey am y 4 wythnos y mae'r arolwg ar agor, yn ogystal â wythnos ychwanegol i drosglwyddo'r data i servwyr diogel Llywodraeth Cymru. Ar ôl y trosglwyddiad, bydd eich data ar Smart Survey yn cael eu dileu.

Bydd Llywodraeth Cymru yn dal y data am 12 mis ar ôl iddo gael ei drosglwyddo. Mae hyn i ddadansoddi'r data, yn ogystal â chynnal sgyrsiau dilynol gyda chi os ydych wedi cytuno â hwy. Ar ôl i'r gwaith gael ei gwblhau, bydd y data yn cael eu dileu, fodd bynnag, bydd y adroddiad (a fydd yn cael ei dyfynnu'n ddi-enw) yn cael ei gadw.

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol a fydd yn cael ei darparu gennych fel rhan o’r prosiect hwn: 

• i weld copi o’ch data eich hun
• i’w gwneud yn ofynnol i ni gywiro unrhyw wallau yn y data hynny
• (o dan amgylchiadau penodol) i wrthwynebu neu gyfyngu ar unrhyw waith prosesu
• (o dan amgylchiadau penodol) i’ch data gael eu ‘dileu’
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113
Gwefan: www.ico.gov.uk 

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut y bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio’r data a fydd yn cael eu darparu fel rhan o’r astudiaeth hon, neu os ydych am arfer eich hawliau drwy ddefnyddio Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

• Enw: Nancy Gates
• E-bost: safeguardingandadvocacy@llyw.cymru
• Ffôn: 0300 062 5781

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru