Hysbysiad newid safonau data ar gyfer atgyfeiriadau gofal a gynlluniwyd (WHC/2025/034)

Statws:

Cydymffurfio – rhaid i'r derbynnydd gydymffurfio ag ef.

Categori:

Perfformiad a chyflawni.

Teitl:

Gweithredu Hysbysiad Newid Safonau Data (DSCN) ar gyfer atgyfeiriadau gofal a gynlluniwyd (DSCN 2024/11).

Dyddiad dod i ben neu ddyddiad yr adolygiad:

Dim dyddiad dod i ben.

I’w weithredu gan:

Holl fyrddau ac ymddiriedolaethau iechyd y GIG.

I'w weithredu erbyn:

Ar unwaith.

Anfonwyd gan:

Lesley Law Pennaeth Gofal wedi'i Gynllunio,
Cyflenwi Gwasanaethau a Pherfformiad y GIG,
Y Grŵp Iechyd,
Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar,
Llywodraeth Cymru.

Enwau cyswllt yn Llywodraeth Cymru:

Lesley Law, Lesley.Law@gov.wales

Dogfennau amgaeedig:

• Llythyr gan Lesley Law.
• DSCN Atgyfeiriadau Gofal a Gynlluniwyd (DSCN 2024 / 11).

Prif weithredwyr byrddau ac ymddiriedolaethau iechyd y GIG
Prif Weithredwr Iechyd a Gofal Digidol Cymru GIG Cymru

25 Medi 2025

Annwyl gyfeillion,

Cyhoeddir y cylchlythyr iechyd hwn i roi hysbysu pob bwrdd iechyd ac ymddiriedolaeth am y gofyniad i gydymffurfio â'r Hysbysiadau Newid Safonau Data (DSCNs) canlynol a gyhoeddwyd fel cam 1 ar gyfer moderneiddio’r set ddata ofynnol ar gyfer gofal a gynlluniwyd neu gleifion allanol:

• atgyfeiriadau gofal a gynlluniwyd

Rhesymeg dros ddatblygu'r DSCNs newydd

Cyflwynwyd y setiau data presennol ar gyfer cleifion allanol ac atgyfeiriadau cleifion allanol ym 1999 a 2008 yn y drefn honno. Nid yw'r setiau data hyn yn addas i'w diben bellach, ac mae angen eu hailddatblygu i adlewyrchu'r ffyrdd newydd o ddarparu gofal a gynlluniwyd, yn unol ag ymrwymiadau gweinidogol a'n:

• rhaglen i drawsnewid a moderneiddio gofal a gynlluniwyd a lleihau rhestrau aros yng Nghymru Ebrill 2022
• rôl gwasanaethau cleifion allanol wrth drawsnewid gofal a gynlluniwyd yng Nghymru: strategaeth a chynllun gweithredu tair blynedd 2023 i 2026
• canllawiau amseroedd aros gofal a gynlluniwyd: Ebrill 2025
• polisïau newydd eraill fel y polisi aros yn rhagweithiol neu'r polisi 3Ps annog, atal, ac amser paratoi ar gyfer gofal a gynlluniwyd, a gyhoeddwyd ym mis Awst 2023

Yn ystod y blynyddoedd diwethaf bu cynnydd hefyd o ran casglu data agregedig drwy proforma electronig yn uniongyrchol o fyrddau neu ymddiriedolaethau iechyd i Lywodraeth Cymru. Bydd y setiau data newydd hyn yn hepgor yr angen am broformas agregedig, gan ddarparu ateb mwy cynaliadwy a chydlynol ar gyfer casglu gwybodaeth o ansawdd am ofal a gynlluniwyd ar lefel y claf, er mwyn cefnogi'r gwaith o gynllunio, darparu, a gwella gwasanaethau yn unol â'r ddyletswydd ansawdd a gyhoeddwyd yn 2023 fel rhan o Ddeddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol (Ansawdd ac Ymgysylltu) (Cymru) 2020.

Dull gweithredu ar gyfer datblygu'r setiau data

Mabwysiadwyd dull fesul cam wrth fynd i'r afael â'r gwaith hwn er mwyn caniatáu datganiadau misol effeithiol y gellir eu rheoli:

• cam 1: atgyfeiriadau gofal a gynlluniwyd
• cam 2: gweithgarwch gofal a gynlluniwyd ar gyfer cleifion allanol
• cam 3: rhestrau aros gofal a gynlluniwyd ar gyfer cleifion allanol: newyddion
• cam 4: rhestrau aros gofal a gynlluniwyd ar gyfer cleifion allanol: darpariaeth ddilynol

Cam 1: DSCN Atgyfeiriadau Gofal a Gynlluniwyd (DSCN 2024 / 11)

Cyhoeddwyd y DSCN atgyfeiriadau gofal a gynlluniwyd ar 9 Mai 2024 yn dilyn cymeradwyaeth gan Fwrdd Safonau Gwybodeg Cymru. Mae'r set ddata hon yn caniatáu ar gyfer addasu'r set ddata bresennol ar gyfer Atgyfeiriadau Cleifion Allanol (DSCN 2018/11 AMD), ac mae'n cwmpasu'r holl ofynion data angenrheidiol y cytunwyd arnynt mewn perthynas ag atgyfeiriadau. Nodwyd Hydref 2024 fel y dyddiad gweithredu cychwynnol. Fodd bynnag, ni chwblhawyd y newidiadau angenrheidiol i'r system i alluogi gweithredu'r DSCN hwn mewn pryd, a nodwyd dyddiad gweithredu diwygiedig, sef Ebrill 2025. Mae'r angen i'r holl fyrddau ac ymddiriedolaethau iechyd ei weithredu'n llawn, ond mae’r gwaith hwnnw’n dal heb ei gwblhau, a dylid rhoi sylw i hynny fel mater o flaenoriaeth.

Er mwyn sicrhau bod byrddau iechyd yn dechrau adrodd yn unol â'r DSCN hwn erbyn mis Ebrill 2026, disgwylir y canlynol:

Rhaid i bob bwrdd ac ymddiriedolaeth iechyd:

• ddiweddaru prosesau a systemau lleol i gydymffurfio â'r fanyleb wybodaeth a amlinellir yn y DSCNs
• cydweithio â Thîm Caffael Data Iechyd a Gofal Digidol Cymru i gytuno a sefydlu prosesau ar gyfer cyflwyno data wrth baratoi ar gyfer casglu

Rhaid i Iechyd a Gofal Digidol Cymru:

• sicrhau bod yr holl systemau cenedlaethol wedi'u diweddaru i gydymffurfio â'r safon a nodir yn y fanyleb wybodaeth yn y DSCN hwn
• sicrhau bod y tîm caffael data yn cydgysylltu â phob bwrdd iechyd yn unigol i drafod manylion y prosesau ar gyfer cyflwyno data a chynnig unrhyw gymorth angenrheidiol

Mae pob aelod o dimau gweithredol y byrddau a'r ymddiriedolaethau iechyd yn gyfrifol am gyflwyno adroddiadau cywir ac amserol, yn unol â phob DSCN. Bydd Cylchlythyr Iechyd Cymru yn cael ei gyhoeddi i roi hysbysiad o'n bwriad i gyhoeddi DSCNs ar gyfer Camau 2 i 4, a'r camau gweithredu y mae'n ofynnol i'r holl fyrddau ac ymddiriedolaethau iechyd eu cymryd i weithredu'r newidiadau. Bydd cyfarwyddiadau a chanllawiau pellach yn cael eu cyhoeddi i helpu byrddau iechyd i gydymffurfio â'r gofynion a nodir yn y DSCN. Bydd hyn yn cynnwys dyddiadau a phrosesau cyflwyno.

Diolch ichi ymlaen llaw am eich cymorth.

Yn gywir,

Lesley Law
Pennaeth Gofal wedi'i Gynllunio
Cyflenwi Gwasanaethau a Pherfformiad
Y Grŵp Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol
Llywodraeth Cymru Copi at:

Copi at (CC):

• Judith Paget, Cyfarwyddwr Cyffredinol Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol/Prif Weithredwr GIG Cymru, Llywodraeth Cymru
• Nick Wood, Dirprwy Brif Weithredwr GIG Cymru, Llywodraeth Cymru
• Jeremy Griffiths, Cyfarwyddwr Gweithrediadau, Llywodraeth Cymru
• Andrew Sallows, Cyfarwyddwr Rhaglen Gofal a Gynlluniwyd
• Philip Barry, Cyfarwyddwr Gwelliant Gweithredol, Perfformiad a Gwella'r GIG
• Liz Davies, Arweinydd Polisi Gofal a Gynlluniwyd, Perfformiad a Gwella'r GIG
• Helen Roberts, Perfformiad GIG Cymru, Llywodraeth Cymru
• Alex Percival, Pennaeth Rhaglenni Gofal a Gynlluniwyd, Iechyd a Gofal Digidol Cymru

Yr Grŵp Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol
Health, Social Care and Early Years Group

Prif Swyddogion Gweithredol GIG Cymru
Prif Weithredwr Iechyd a Gofal Digidol Cymru GIG Cymru
Ein Cyf/Our Ref: WHC/2025/034
25 Medi 2025

Annwyl gyfaill

Cyflwynwyd y set ddata bresennol ar gyfer cleifion allanol ac atgyfeiriadau ym 1999 a 2008 yn y drefn honno, ac nid yw bellach yn adlewyrchu'r ffordd newydd a chyfoes a ddefnyddir i ddarparu gofal a gynlluniwyd yng Nghymru. Ym mis Mai 2024, cyhoeddwyd set ddata ddiwygiedig er mwyn adlewyrchu trawsnewid, gyda Hydref 2024 fel y dyddiad gweithredu cychwynnol. Fodd bynnag, ni chwblhawyd y newidiadau angenrheidiol i'r system mewn pryd i alluogi gweithredu'r DSCN hwn, a nodwyd Ebrill 2025 fel y dyddiad gweithredu diwygiedig. Mae angen i'r holl fyrddau ac ymddiriedolaethau ei weithredu'n llawn, ond mae'r gwaith hwnnw’n dal heb ei gwblhau, a dylid rhoi sylw i hynny fel mater o flaenoriaeth.

Byddwn yn gofyn i bob bwrdd iechyd sicrhau bod y diweddariadau angenrheidiol yn cael eu gwneud i'w systemau gweinyddu a rheoli gwybodaeth ar gyfer cleifion, er mwyn cydymffurfio'n llawn â'r DSCN a'r llinellau amser a nodwyd.

Yn gywir

Lesley Law
Pennaeth Polisi Gofal a Gynlluniwyd
Iechyd, Gofal Cymdeithasol a'r Blynyddoedd Cynnar
Llywodraeth Cymru

Copi at (CC):

• Judith Paget, Cyfarwyddwr Cyffredinol Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol/Prif Weithredwr GIG Cymru, Llywodraeth Cymru
• Nick Wood, Dirprwy Brif Weithredwr GIG Cymru, Llywodraeth Cymru
• Jeremy Griffiths, Cyfarwyddwr Gweithrediadau, Llywodraeth Cymru
• Andrew Sallows, Cyfarwyddwr Rhaglen Gofal a Gynlluniwyd
• Philip Barry, Cyfarwyddwr Gwelliant Gweithredol, Perfformiad a Gwella'r GIG
• Liz Davies, Arweinydd Polisi Gofal a Gynlluniwyd, Perfformiad a Gwella'r GIG
• Helen Roberts, Perfformiad GIG Cymru, Llywodraeth Cymru
• Alex Percival, Pennaeth Rhaglenni Gofal a Gynlluniwyd, Iechyd a Gofal Digidol Cymru