Cyrff cyhoeddus Cymru: rheoli cwynion yn erbyn y Cadeirydd

Bydd disgwyl i Gadeiryddion gadw at “Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus” fel y'u nodwyd gan y Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus:

1. Anhunanoldeb

Ni ddylai deiliaid swyddi cyhoeddus ond gweithredu er budd y cyhoedd.

2. Uniondeb

Ni ddylai deiliaid swyddi cyhoeddus roi eu hunain o dan unrhyw rwymedigaeth i unigolion neu fudiadau a all geisio dylanwadu arnynt mewn modd amhriodol yn eu gwaith. Ni ddylent weithredu na gwneud unrhyw benderfyniadau er mwyn sicrhau manteision ariannol neu fanteision materol eraill iddynt eu hunain, eu teulu neu eu ffrindiau. Mae’n rhaid iddynt ddatgan a datrys unrhyw fuddiannau a pherthnasau.

3. Gwrthrychedd

Rhaid i ddeiliaid swyddi cyhoeddus weithredu a gwneud penderfyniadau'n ddiduedd, yn deg ac ar sail teilyngdod, gan ddefnyddio'r dystiolaeth orau a heb wahaniaethu neu ragfarn.

4. Atebolrwydd

Mae deiliaid swyddi cyhoeddus yn atebol i'r cyhoedd am eu penderfyniadau a'u camau a dylent gynnig eu hunain ar gyfer pa bynnag graffu sy’n addas i'w swydd.

5. Bod yn agored

Dylai deiliaid swyddi cyhoeddus weithredu a gwneud penderfyniadau mewn modd agored a thryloyw. Ni ddylai gwybodaeth gael ei chadw oddi wrth y cyhoedd oni bai bod rhesymau clir a chyfreithlon dros wneud hynny.

6. Gonestrwydd

Dylai deiliaid swyddi cyhoeddus fod yn eirwir.

7. Arweinyddiaeth

Dylai deiliaid swydd gyhoeddus arddangos yr egwyddorion hyn yn eu hymddygiad a thrin pobl eraill yn barchus. Dylent fynd ati i hyrwyddo a chefnogi’n gadarn yr egwyddorion a herio ymddygiad gwael lle bynnag y mae’n digwydd.

Bwriad y canllawiau hyn yw nodi sut y bydd pryderon a chwynion yn erbyn Cadeiryddion cyrff cyhoeddus yn cael eu trin. Dylid darllen y canllawiau hyn ochr yn ochr â'r Telerau ac Amodau Penodi ar gyfer penodeion cyhoeddus. Mae cyrff cyhoeddus yn cynnwys y rhai a grëwyd gan gyfraith Cymru, cwmnïau sy'n eiddo i Lywodraeth Cymru, deiliaid swyddi statudol a Chomisiynwyr (ar gyfer Plant, Pobl Hŷn, Cenedlaethau'r Dyfodol a'r Gymraeg). At ddibenion y Canllawiau hyn, nid yw cyrff cyhoeddus yn cynnwys awdurdodau lleol, cyrff y GIG na chyrff addysg uwch ac addysg bellach.

Mae'r canllawiau wedi'u hanelu at aelodau'r un corff cyhoeddus â'r Cadeirydd sy'n destun y pryder neu'r gŵyn. Mae hyn yn cynnwys penodeion cyhoeddus eraill o'r corff cyhoeddus, a gweithwyr. Os yw cyflogai yn bwriadu defnyddio proses fewnol y corff cyhoeddus i godi cwyn yn erbyn y Cadeirydd, yna dylid cyfeirio'r gŵyn honno at Lywodraeth Cymru er mwyn i Lywodraeth Cymru ei hystyried yn unol â'r canllawiau hyn ac yn unol â Thelerau ac Amodau Penodi y Cadeirydd.

Os codir cwyn yn erbyn nifer o unigolion (er enghraifft y Cadeirydd, penodeion cyhoeddus eraill ac unigolion eraill a gyflogir gan y corff cyhoeddus) yna dylid ystyried comisiynu ymchwiliad annibynnol ar y cyd. Bydd angen ystyried pob achos yn unol â’i ffeithiau penodol ond dylai cwyn yn erbyn Cadeirydd gael ei ystyried gan Lywodraeth Cymru bob amser yn y lle cyntaf.

Mae disgwyl i Gadeiryddion weithio i'r safonau personol a phroffesiynol uchaf. Gellir codi pryder neu gŵyn os credir bod Cadeirydd yn gweithredu mewn ffordd:

• sy’n anghyfreithlon, yn amhriodol, neu'n anfoesol
• sy'n mynd yn groes i gonfensiwn cyfansoddiadol neu god proffesiynol
• a allai gynnwys camweinyddu, camddefnyddio cyllid cyhoeddus neu adnoddau
• a allai gynnwys barn amhroffesiynol, annhegwch, tuedd a rhagfarn
• a allai gynnwys rhoi cyngor sy'n gamarweiniol neu'n annigonol
• a allai gynnwys ymddygiad amhriodol neu aflonyddu
• sy'n ffafrio'n anghyfiawn neu'n gwahaniaethu'n annheg yn erbyn unigolion neu fuddiannau penodol
• sy'n anghyson mewn ffordd arall â'r Saith Egwyddor Bywyd Cyhoeddus

Rhaid i achwynydd godi pryder neu wneud cwyn trwy e-bost neu yn ysgrifenedig. Dylid codi pryder neu wneud cwyn cyn gynted â phosibl ar ôl y digwyddiad a'u hysgogodd i weithredu ac fel arfer o fewn tri mis, er y gall cwynion a gyflwynir y tu allan i'r amserlen hon gael eu hystyried o hyd.

Bydd angen i'r achwynydd ddarparu:

• eu henw llawn, a'u rhif ffôn a/neu gyfeiriad e-bost
• manylion llawn y gŵyn

Bydd Llywodraeth Cymru ond yn ymchwilio i gwynion dienw lle darperir digon o dystiolaeth. Os oes angen mwy o dystiolaeth i gefnogi honiad ac nad yw Llywodraeth Cymru yn gallu cysylltu i gael y dystiolaeth, efallai y bydd yr ymchwiliad yn dod i ben.

Mae Llywodraeth Cymru yn disgwyl na ddylai unrhyw un sy'n cyflwyno cwyn o dan y broses hon mewn ewyllys dda, p'un a yw'r gŵyn yn cael ei chadarnhau ai peidio, gael ei gosbi neu fod o dan anfantais gan eu sefydliad am wneud hynny.

Ble i anfon eich pryder neu gŵyn

Dylai achwynydd ysgrifennu at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn Llywodraeth Cymru drwy'r Uned Gwynion, Cwynion@llyw.cymru, yn y lle cyntaf, a bydd y Cyfarwyddwr yn ystyried y camau nesaf. Gellir anfon cwynion drwy'r post hefyd at:

Bydd y pryder neu'r gŵyn yn cael ei gydnabod o fewn 5 diwrnod gwaith. Mae Llywodraeth Cymru yn gwneud pob ymdrech i ymateb i gwynion yn gyflym, ond nid yw bob amser yn bosibl rhoi amserlen ar gyfer pryd y bydd achwynydd yn derbyn ymateb. Ein nod yw cynnal ymchwiliadau heb oedi afresymol. Bydd yr Uned Gwynion yn gwneud y tîm Arweinyddiaeth a Llywodraethu Cyrff Cyhoeddus yn ymwybodol o'r gŵyn fel y gallant roi gwybod i'r tîm partneriaeth.

Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir yn cael ei thrin yn sensitif, gan ei rhoi i’r rhai sydd angen gwybod yn unig, a dilyn gofynion diogelu data perthnasol. Bydd cais am anhysbysrwydd yn cael ei ystyried fesul achos, gan ystyried y rhesymau a gyflwynwyd gan yr achwynydd dros pam eu bod yn dymuno aros yn ddienw a chydbwyso'r rhain yn erbyn hawliau'r Cadeirydd i gael gwybod am y gŵyn yn ei erbyn ac i allu ymateb yn briodol.

Bydd y Cyfarwyddwr AD yn penderfynu ar y ffordd berthnasol o weithredu. Os bu methiant mewn perthnasoedd, gall y Cyfarwyddwr AD geisio datrys y sefyllfa trwy hwyluso trafodaeth anffurfiol. Os gwrthodir y cynnig hwn neu os nad yw'n briodol, byddant yn penderfynu a yw cyfryngu ffurfiol yn ateb rhesymol. Os gwrthodir y cynnig o gyfryngu ffurfiol neu os nad yw'n briodol, gall y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol gomisiynu gwas sifil mewnol - rhywun nad yw wedi bod yn rhan o'r achos o'r blaen - i ymchwilio i'r mater. Byddant yn adolygu unrhyw dystiolaeth ddogfennol a gallant gyfweld yr achwynydd a'r Cadeirydd. Gallant gyfweld unrhyw aelod arall o staff neu benodeion cyhoeddus y maent yn credu allai eu cynorthwyo gyda'u hymchwiliad, yn ôl eu disgresiwn.

Os yw’r Cyfarwyddwr AD o’r farn y byddai ymchwiliad mewnol yn amhriodol, yna gall gomisiynu ymchwiliad i'w gynnal gan ymchwilydd allanol. Efallai y bydd angen cymorth i ymchwilio i'r mater ymhellach a bydd yn penodi personél addas i ymgymryd â'r rôl hon.

Bydd yr ymchwilydd yn sefydlu ffeithiau'r pryder neu'r gŵyn ac yn ystyried yr holl wybodaeth berthnasol gan gynnwys manylion unrhyw ymchwiliad cychwynnol sydd wedi'i gynnal a chadarnhad gan yr achwynydd bod y gŵyn wedi'i chofnodi yn gywir. Yna bydd yr ymchwilydd yn cyflwyno'r adroddiad terfynol ar ei ganfyddiadau i'r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol, a fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol ar ganlyniad y pryder neu'r gŵyn (y swyddog penderfynu).

Gall cadeiryddion sy'n destun pryder neu gŵyn ddisgwyl cael eu trin yn deg ac yn broffesiynol. Byddant yn cael gwybod am y pryder neu'r gŵyn cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol.

Bydd pob pryder neu gŵyn yn cael ei ystyried fel un a godir mewn ewyllys da hyd yn oed os bernir ei fod yn ddi-sail ar ôl ymchwiliad. Fodd bynnag, os oes tystiolaeth bod achwynydd yn gwneud defnydd aflonyddgar neu faleisus o'r weithdrefn, ni fydd ei bryder na'i gŵyn yn cael ei ystyried.

Yn ystod y broses hon, bydd llesiant yr holl bartïon sy'n rhan o'r broses yn hollbwysig. Bydd yr achwynydd a'r Cadeirydd yn cael eu hannog i geisio cefnogaeth gan ddefnyddio Rhaglen Cymorth i Weithwyr y sefydliad. Os nad yw hwn ar gael, dylid hysbysu Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol Llywodraeth Cymru. Bydd gan yr achwynydd a'r Cadeirydd yr hawl i fod yng nghwmni cynrychiolydd neu gydweithiwr Undeb Llafur mewn cyfarfodydd sy'n gysylltiedig â'r ymchwiliad.

Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, efallai mai'r ffordd briodol o weithredu yn ystod yr ymchwiliad fydd i'r Cadeirydd gymryd absenoldeb gwirfoddol. Os yw hyn yn wir, bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn rhoi gwybod i'r tîm partneriaeth perthnasol a fydd yn ceisio cytundeb Ysgrifennydd y Cabinet cyn y gellir caniatáu’r absenoldeb. Yna bydd Ysgrifennydd y Cabinet yn ysgrifennu at y Cadeirydd yn eu rhoi gwybod beth yw eu penderfyniad. Wrth ymateb, bydd Ysgrifennydd y Cabinet yn amlinellu'r trefniadau ar gyfer adolygu'r sefyllfa ar gyfnodau penodol. Pan fydd Cadeirydd yn cymryd absenoldeb gwirfoddol, bydd yr Is-gadeirydd yn cymryd ei gyfrifoldebau. Rhoddir ystyriaeth i benodi Is-gadeirydd dros dro er mwyn cyflawni'r dyletswyddau hyn. Os nad yw'r Cadeirydd yn fodlon cymryd absenoldeb gwirfoddol, efallai y bydd Ysgrifennydd y Cabinet yn dymuno gwahardd y Cadeirydd yn ffurfiol dros gyfnod yr ymchwiliad os yw hyn yn briodol, gan ystyried unrhyw ddarpariaethau sy'n ymwneud â'r gwaharddiad a gynhwysir yn Nhelerau ac Amodau Penodi y Cadeirydd. Os yw'r Cadeirydd ar absenoldeb gwirfoddol neu wedi'i atal o'i swydd, bydd ganddo hawl i dderbyn tâl yn ystod y cyfnod hwn.

Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol (y swyddog penderfynu) yn cynnal cyfarfod gyda'r Cadeirydd i drafod canlyniad yr ymchwiliad a rhoi cyfle iddo ymateb cyn penderfynu ar y canlyniad terfynol ac os oes angen unrhyw gosb briodol.

Bydd yr achwynydd yn cael gwybod cyn gynted â phosibl a yw ei gŵyn wedi'i chadarnhau. Os oes sefyllfa lle mae dau berson wedi cyflwyno pryder neu gŵyn yn erbyn ei gilydd, gall hyn effeithio ar yr amser a gymerir i ddod i ganlyniad. Fel arfer byddai'r un person yn ymchwilio i'r ddau bryder/cwyn.

Bydd unrhyw gosbau a roddir yn cael eu penderfynu gan Lywodraeth Cymru fesul achos, yn unol â Thelerau ac Amodau Penodi y Cadeirydd. Pan fo'r pryder neu'r gŵyn yn ymwneud â Chadeiryddion a benodwyd gan Weinidogion, bydd Ysgrifennydd y Cabinet a wnaeth y penodiad yn cael gwybod a yw'r gŵyn wedi'i chadarnhau. Yn dibynnu ar ddifrifoldeb y gŵyn, efallai mai'r canlyniad fydd bod y penodiad yn cael ei derfynu.

Mae gan Gadeirydd hawl i apelio os nad yw'n cytuno â'r canlyniad a bennir gan y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol. Rhaid i'r apêl fod am resymau dilys, cyfreithlon a gwrthrychol. Enghreifftiau o resymau o'r fath yw bod y swyddog ymchwilio wedi methu â chymryd i ystyriaeth yr holl wybodaeth berthnasol a ddarparwyd iddo, bod tystiolaeth newydd wedi dod i'r amlwg neu ddifrifoldeb neu anghysondeb diangen y cosbau.

Rhaid cyflwyno apeliadau o fewn pythefnos i wneud y penderfyniad a dylid eu hanfon at Brif Swyddog Gweithredu Llywodraeth Cymru drwy'r Uned Gwynion: Cwynion@llyw.cymru. Bydd y Prif Swyddog Gweithredu yn ystyried a fydd yr apêl yn cael ei chadarnhau ai peidio.

Y Cadeirydd fydd yn ymchwilio i bryderon neu gwynion yn erbyn aelod o'r Bwrdd, nad yw'n Gadeirydd. Mewn amgylchiadau lle mae'r Cadeirydd wedi gwneud cwyn am un o aelodau'r Bwrdd, bydd y mater yn cael ei uwchgyfeirio i Lywodraeth Cymru fel arfer, drwy'r tîm partneriaeth. Bydd y tîm Arweinyddiaeth a Llywodraethu Cyrff Cyhoeddus yn cael ei hysbysu gan y tîm partneriaeth ac mewn rhai achosion, bydd angen i Weinidogion Cymru weld y gŵyn neu'r pryder.

Mae Archwilio Cymru wedi cyhoeddi canllawiau Camymddwyn sy'n rhoi cyngor i unrhyw un sy'n pryderu am gamymddwyn yn eu gwaith. Mae'n arbennig o berthnasol i bobl sy'n gweithio i gorff cyhoeddus yng Nghymru.

Disgwylir i gyrff cyhoeddus gyhoeddi eu canllawiau mewnol eu hunain ar sut mae cwynion a phryderon yn cael eu trin, os yw'r mater yn ymwneud â rhywun heblaw'r Cadeirydd.

Os yw aelod o'r cyhoedd yn dymuno gwneud cwyn yn erbyn Llywodraeth Cymru, yna fe'u cynghorir i ddefnyddio'r broses gwyno: Cwyn am Lywodraeth Cymru.

Dyddiad yr adolygiad

Bydd y canllawiau hyn yn cael eu hadolygu 12 mis ar ôl eu cyhoeddi.