Canllawiau ar gyfer rheoli safleoedd Sipsiwn a Theithwyr - Pennod 2: ble i ddechrau?

Yr awdurdod lleol fel perchennog neu lesddeiliad sy’n gyfrifol am gynnal a chadw eu safleoedd yn gyffredinol, gan gynnwys gwaith atgyweirio a chydymffurfio â thelerau Deddf 2013. Mae Pennod 3 o Atodlen 2 i Ddeddf 2013 yn nodi’r telerau ymhlyg sy’n gymwys i bob llain dramwy ar safle awdurdod lleol ac mae Pennod 4 yn nodi’r telerau ymhlyg sy’n gymwys i bob llain barhaol ar safle awdurdod lleol.

Cyfrifoldeb yr awdurdod lleol yw penderfynu sut y bydd eu safleoedd yn cael eu rheoli o ddydd i ddydd.

Mae 3 opsiwn sylfaenol ar gyfer rheoli safle:

• Mewnol
• Ar gontract
• Lesoedd safleoedd

Dylai’r awdurdod lleol sicrhau mai dim ond ar ôl cael barn preswylwyr neu ddarpar breswylwyr y safle y gwneir penderfyniadau ynghylch y ffordd y caiff unrhyw safle ei reoli. Fel defnyddwyr y safle, bydd gan breswylwyr farn bwysig am yr ateb mwyaf priodol a hyfyw.

Mae paragraff 52 o Atodlen 2 i Ddeddf 2013 yn ei gwneud yn ofynnol yn benodol i’r awdurdod lleol ymgynghori â phreswylwyr ynghylch y gwelliannau sydd i’w gwneud i safle parhaol yn gyffredinol, ac yn arbennig ynghylch y rhai y mae’r awdurdod lleol yn dymuno iddynt gael eu cymryd i ystyriaeth wrth bennu swm unrhyw ffi newydd am y llain. Rhaid i'r awdurdod lleol hefyd ymgynghori â chymdeithas preswylwyr gymwys (os oes un) ynghylch pob mater sy'n ymwneud â gweithredu a rheoli’r safle, gwelliannau iddo, neu unrhyw newid arfaethedig i ddefnydd y safle ac a allai effeithio ar y preswylwyr ar y safle parhaol yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol.

Gall rheolaeth fewnol gael ei darparu gan swyddogion awdurdod lleol sydd â phrofiad neu arbenigedd perthnasol, a ddylai gynnwys profiad o ymgysylltu â chymunedau Sipsiwn a Theithwyr.

Gall y rheolwr safle a gyflogir gan yr awdurdod lleol ddod o’r gymuned Sipsiwn neu Deithwyr a gall hefyd fod yn byw ar y safle. Pan fydd y rheolwr yn byw ar y safle, mae’n bwysig bod awdurdodau lleol yn sicrhau bod hyfforddiant priodol yn cael ei ddarparu i sicrhau bod yr unigolyn yn gymwys i ymgymryd â’r rôl hon (gweler yr adran Hyfforddiant).

Cyn penodi rheolwr ar y safle, dylai awdurdodau lleol ymgynghori â phreswylwyr y safle.

Gall yr awdurdod lleol, ar ôl ymgynghori â phreswylwyr y safle, benderfynu rhoi’r gwaith o reoli’r safle dan gontract i sefydliad allanol. Dylid bod yn ofalus cyn gwneud y dewis hwn gan fod tystiolaeth anecdotaidd yn awgrymu bod safleoedd sydd â threfniadau rheoli dan gontract wedi dioddef yn sgil tanfuddsoddi mewn gwaith cynnal a chadw ar y safle a straen ar y berthynas â phreswylwyr y safle. Fodd bynnag, gall ymgynghori â’r preswylwyr helpu i ddod o hyd i atebion i faterion o’r fath.

Yr awdurdod lleol fydd yn gyfrifol yn y pen draw am reoli’r safle, fel perchennog y safle, hyd yn oed os yw’r gwaith o reoli’r safle’n cael ei roi dan gontract i drydydd parti.

Bydd trefniadau contractio yn amodol ar bolisi caffael yr awdurdod lleol ei hun. Bydd disgwyl i awdurdodau lleol sicrhau bod gan unrhyw un a benodir y sgiliau a’r profiad angenrheidiol i gyflawni’r rôl hon, gan gynnwys profiad o ymgysylltu â chymunedau Sipsiwn a Theithwyr. Argymhellir bod pob trefniant rheoli dan gontract yn cynnwys gofyniad i arfarnu perfformiad yn rheolaidd yn erbyn amcanion y cytunwyd arnynt. Dylai’r awdurdod lleol sicrhau ei fod yn gallu terfynu’r contract os oes tystiolaeth o berfformiad gwael.

Cyn ymrwymo i unrhyw gontract rheoli, rhaid i’r awdurdod lleol sicrhau bod sylw dyladwy yn cael ei roi i’r safonau enghreifftiol a bennir gan Weinidogion Cymru dan adran 10 o Ddeddf 2013 ac i’r Canllawiau hyn a bod y telerau ymhlyg a nodir ym Mhenodau 3 a 4 yn gymwys i’r safle yn ôl yr angen.

Dylai awdurdodau lleol hefyd sicrhau eu bod yn cymeradwyo unrhyw delerau datganedig y mae'r rheolwr allanol yn ceisio’u gosod ar breswylwyr y safle cyn iddynt gael eu cynnig.

Rhaid i gontractau rheoli sicrhau bod yr holl ddata personol a gwybodaeth bersonol sensitif yn cael eu prosesu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU.

Ffordd arall o reoli safleoedd yw drwy roi safleoedd ar les.

Mae’n bosibl y bydd awdurdodau lleol yn dymuno rhoi eu safleoedd ar les i sefydliadau sydd â phrofiad penodol o weithio gyda chymunedau Sipsiwn a Theithwyr ac sydd â dealltwriaeth ddiwylliannol gadarn o’r hyn sy’n ofynnol i reoli safleoedd o’r fath yn effeithiol.

Gall partneriaethau o’r fath gynnig gwell gwerth am arian a gwell perthynas â phreswylwyr, ond rhaid ymgynghori ag unrhyw gymdeithasau preswylwyr cymwys cyn i awdurdod lleol benderfynu ymrwymo i drefniant o’r fath, fel sy’n ofynnol dan Ddeddf 2013.

O dan y math hwn o drefniant rheoli, mae'r awdurdod lleol yn cadw’r cyfrifoldeb dros sicrhau bod y safle’n cael ei reoli’n briodol ac yn unol â Deddf 2013 a pholisïau a gweithdrefnau’r awdurdod lleol.

Bydd priodoldeb yr opsiynau rheoli hyn yn dibynnu ar amgylchiadau pob achos unigol. Bydd cynnal rheolaeth uniongyrchol ar y safle yn sicrhau bod yr awdurdod lleol yn ymwybodol o unrhyw bryderon neu faterion cynnal a chadw yn gynnar. Bydd hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod y safleoedd hyn yn cael eu rheoli’n gyson, gan gadw mor agos â phosibl at y drefn o reoli’r stoc tai cymdeithasol.

Ni ddylid byth benderfynu rheoli safle dan gontract neu roi safle ar les am resymau ariannol yn unig. Er bod cost yn ffactor y gall awdurdodau lleol ei ystyried, dylid gwneud y penderfyniad terfynol ar sail yr opsiwn mwyaf priodol i sicrhau bod sylw dyladwy yn cael ei roi i’r canllawiau hyn, i sicrhau bod y safle’n cael ei reoli yn y ffordd fwyaf effeithiol ac i sicrhau’r berthynas orau â phreswylwyr y safle a'r canlyniad gorau iddynt.

Dylai awdurdodau lleol ddilyn eu gweithdrefn recriwtio eu hunain ar gyfer rôl rheolwr y safle, fel sy’n briodol.

Fodd bynnag, dylai’r broses recriwtio fod yn agored ac yn deg a sicrhau cyfle cyfartal i bob ymgeisydd. Dylid ystyried cyfryngau hysbysebu amrywiol fel bod y broses recriwtio ar gael i bawb, gan gynnwys cynrychiolwyr Sipsiwn a Theithwyr neu breswylwyr safleoedd. Er enghraifft, dylid ystyried rhestru’r cyfle mewn cyhoeddiadau cymunedol fel y ‘Travellers’ Times’. Dylai hysbyseb hefyd fod ar gael ar y safle ei hun i sicrhau bod y preswylwyr yn ymwybodol o’r cyfle.

Pan fydd sefydliad yn cael ei gontractio i reoli’r safle, rhaid i awdurdodau lleol ystyried addasrwydd darpar reolwr y safle ar gyfer y rôl.

Dylid cydnabod y gallai gofyniad i reolwr safle fod â chymwysterau ffurfiol gyfyngu ar gymhwysedd rhai ymgeiswyr sy'n Sipsiwn neu'n Deithwyr. Gall awdurdodau lleol liniaru hyn drwy ddarparu'r hyfforddiant a'r gefnogaeth briodol i helpu aelodau o'r gymuned i wneud cais. Efallai y bydd angen lefel sylfaenol o fathemateg a Saesneg i sicrhau bod modd cwblhau tasgau gweinyddol yn effeithiol. Fodd bynnag, mae profiad o reoli tai ac o weithio’n uniongyrchol gyda Sipsiwn a Theithwyr yn debygol o fod ymhlith y gofynion pwysicaf ar gyfer y rôl hon. Hefyd, mae angen ymrwymiad cryf i gyfle cyfartal a chydlyniant cymunedol, gan gynnwys o fewn cymunedau a rhyngddynt. Rhaid i reolwyr safleoedd allu dangos ymwybyddiaeth o bolisïau Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol ar gyfer rheoli safleoedd awdurdodau lleol, a’r gofynion cyfreithiol sy’n ymwneud â chytundebau cartrefi symudol a rheoli safleoedd dan Atodlen 2 i Ddeddf 2013, a dangos y gallu i gydymffurfio â nhw hefyd.

Dylai darpar reolwyr hefyd allu dangos sgiliau rhyngbersonol datblygedig er mwyn gallu cyfathrebu’n effeithiol â’r holl randdeiliaid mewn gwahanol sefyllfaoedd, a hefyd er mwyn ennyn ymddiriedaeth a pharch y preswylwyr.

Dylai awdurdodau lleol roi ystyriaeth gref i gynnwys un o breswylwyr y safle ar y panel fel elfen o’r cyfweliad ar gyfer swydd rheolwr y safle. Fel arall, gellid gwahodd ymgeiswyr i ymweld â phreswylwyr ar y safle, os bydd y preswylwyr yn cytuno. Gallai’r dulliau hyn roi tystiolaeth ddefnyddiol o brofiad yr ymgeisydd o weithio ag aelodau’r cymunedau hyn a rhoi sylfaen gadarn ar gyfer perthynas dda rhwng y preswylwyr a’r sawl sy’n cael swydd rheolwr y safle.

Dylid rhoi gwybod i aelodau unrhyw banel preswylwyr, er y bydd eu barn yn rhan bwysig o’r broses recriwtio, mai’r awdurdod lleol (a/neu’r sefydliad rheoli dan gontract, os yw’n berthnasol) fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol.

Gan y bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn gweithio gyda grwpiau agored i niwed, gan gynnwys plant, dylid rhoi gwybod i bob ymgeisydd y bydd unrhyw benodiad yn amodol ar archwiliad manwl gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) (archwiliad gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol gynt).

Ar ôl penodi rheolwr safle, dylid ystyried eu hanghenion hyfforddi. Dylai'r awdurdod lleol ddarparu hyfforddiant iechyd a diogelwch, cymorth cyntaf a diogelwch tân, lle bo angen. Mae’n debygol y bydd angen i reolwyr safleoedd gynnal asesiadau risg ar safleoedd, felly dylid darparu’r hyfforddiant angenrheidiol iddynt i sicrhau eu bod yn gallu cyflawni’r asesiadau hyn yn gymwys hefyd.

Dylid darparu hyfforddiant ar ymwybyddiaeth ddiwylliannol, contractau safleoedd, ymwybyddiaeth o iechyd y cyhoedd i hyrwyddo canlyniadau iechyd cadarnhaol, a chydraddoldeb ac amrywiaeth. Mae’n hanfodol bod y rheolwr safle yn deall ffordd o fyw Sipsiwn a Theithwyr er mwyn rheoli’r safle’n sensitif ac yn llwyddiannus ac ennyn ymddiriedaeth a pharch preswylwyr y safle. Os nad oes gan y rheolwr gefndir Sipsiwn a Theithwyr, mae’n arbennig o bwysig bod hyfforddiant addas yn cael ei roi.

Dylai ymgymryd â hyfforddiant cydraddoldeb ac amrywiaeth hefyd helpu rheolwyr safleoedd i ystyried sut i ymateb i anghenion pobl ifanc, yr henoed neu breswylwyr anabl (er enghraifft) sy’n byw ar y safle. Mae’r hyfforddiant hwn yn aml ar gael gan sefydliadau sy’n cefnogi’r cymunedau hyn, fel y rhai a restrir yn Atodiad 2.

Dylai rheolwyr safleoedd fod yn gwbl ymwybodol o ddeddfwriaeth troseddau casineb a’r hawliau a’r amddiffyniadau a roddir i Sipsiwn a Theithwyr dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Gall hyfforddiant fel sut i gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data a rhyddid gwybodaeth fod yn werthfawr yng nghyd-destun yr wybodaeth bersonol y bydd angen i reolwyr safleoedd ei phrosesu.

Byddai hyfforddiant ehangach yn y cyd-destun tai cymdeithasol hefyd yn rhoi trosolwg eang o faterion tai ac yn rhoi cyfle i’r rheolwr ymgyfarwyddo â materion a pholisïau tai cyfredol cyffredinol. Bydd hyfforddiant o’r fath yn helpu i sicrhau nad yw safleoedd awdurdodau lleol yn cael eu rheoli heb ystyried y dulliau a’r datblygiadau sy’n arferol mewn mathau eraill o ddarpariaeth tai cymdeithasol.

Dylai rheolwr safle fod mewn sefyllfa i gynghori preswylwyr ar faterion fel sut i gael gafael ar gyngor ar Gredyd Cynhwysol / Lwfans Tai Lleol. Yn gyffredinol, mae lefelau llythrennedd mewn cymunedau Sipsiwn a Theithwyr yn dal yn is nag yn y boblogaeth ehangach a gall ffurflenni nawdd cymdeithasol fod yn anodd eu llenwi. Dylai rheolwr y safle fod â’r wybodaeth er mwyn gallu bod yn bwynt cyswllt addas i breswylwyr a fydd yn gallu rhoi cymorth. Fodd bynnag, ni ddylid disgwyl i reolwyr safleoedd gynghori preswylwyr ynghylch pa rai o fudd-daliadau’r wladwriaeth y dylent eu hawlio na llofnodi’r datganiad ar unrhyw ffurflen hawlio. Efallai y bydd rheolwyr safleoedd eisiau cyfeirio preswylwyr at ganllawiau gan y Ganolfan Cyngor ar Bopeth gan gynnwys y gwasanaethau Cyngor ac Eiriolaeth a amlinellir yn Atodiad 2 ar sut i ganfod pa fudd-daliadau y mae ganddynt hawl iddynt a sut i lenwi’r ffurflenni hyn yn gywir.

Efallai y byddai’n ddefnyddiol i reolwr safle newydd ddechrau yn eu swydd cyn i’r rheolwr sy’n ymadael roi’r gorau i’w swydd er mwyn caniatáu cyfnod o gysgodi.

Dylai rheolwr feddu ar ddealltwriaeth dda o’r safle cyn cymryd cyfrifoldeb drosto. Dylent weithio gyda’r awdurdod lleol sy’n berchennog/lesddeiliad ac, os oes modd, y rheolwr safle sy’n ymadael i ymgyfarwyddo â’r safle a’r preswylwyr. Gellir deall rhywfaint o hanes llawer o’r safleoedd awdurdodau lleol yng Nghymru drwy adroddiad a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru, sef Accommodation Needs of Gypsy-Travellers in Wales gan Pat Niner (“adroddiad Niner”).

Pan fydd rheolwr safle presennol yn eu lle, dylid creu gweithdrefnau ar gyfer trosglwyddo’r safle i’r rheolwr safle newydd. Dylai’r rhain gynnwys:

• nodi unrhyw faterion cynnal a chadw
• darparu cynlluniau ar gyfer y safle gan gynnwys dimensiynau, ffiniau lleiniau a rhwystrau atal tân (byddai ffotograff o’r awyr yn fuddiol iawn)
• rhestrau o breswylwyr a’u lleiniau
• gwybodaeth am y cyflenwyr trydan a dŵr a lleoliad y cyflenwad yn ogystal â manylion pob cyflenwr gwasanaeth arall fel cyflenwyr poteli nwy ac unrhyw drefniadau gwaredu gwastraff sydd ar waith
• manylion am y cytundebau lleiniau presennol

Dylai rheolwr y safle ymgyfarwyddo â rhanddeiliaid y safle a meithrin cysylltiadau da â nhw.

Mae’r rhain fel arfer yn cynnwys:

• ymwelwyr iechyd a bydwragedd: sicrhau parhad gofal i deuluoedd, gan gynnwys cymorth mamolaeth a blynyddoedd cynnar
• clystyrau gofal sylfaenol: yn gyfrifol am ddarpariaeth gofal iechyd i bawb yn ardal yr awdurdod lleol, gan gynnwys preswylwyr sy'n Sipsiwn neu'n Deithwyr
• timau iechyd y cyhoedd: integreiddio hybu iechyd a mynd i'r afael ag anghydraddoldebau iechyd
• Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol a Byrddau Sector Cyhoeddus: cefnogi cynllunio strategol a chysoni adnoddau
• sefydliadau trydydd sector: darparu cymorth iechyd, llesiant, ac ymgysylltu â'r gymuned
• gwasanaethau addysg: hyrwyddo mynediad at ddysgu a chynhwysiant digidol
• cymunedau cyfagos: cynnwys preswylwyr tai a busnesau lleol, i feithrin perthnasoedd cadarnhaol a lleihau’r ymdeimlad o fod yn ynysig
• darparwyr gwasanaethau i'r safle: sicrhau bod gwasanaethau hanfodol yn cael eu darparu'n gyson
• gwasanaethau brys a'r heddlu: ar gyfer diogelwch, diogelu, a pharodrwydd am argyfwng
• safleoedd Sipsiwn a Theithwyr eraill yn yr awdurdod lleol: rhannu arferion gorau a chydlynu cymorth
• sefydliadau a grwpiau sy’n cynrychioli Sipsiwn a Theithwyr: cynnig arbenigedd ym maes iechyd, llesiant, ac ymgysylltu â'r gymuned
• deiliad contract eiriolaeth a chyngor i Sipsiwn, Roma a Theithwyr: darparu cyngor ac eiriolaeth
• Llywodraeth Cymru

Bydd meithrin perthynas waith gref gyda’r rhanddeiliaid hyn yn helpu i sicrhau bod y safle’n cael ei reoli’n effeithiol ac yn helpu i sicrhau cydlyniant cymunedol.

O ran cyfleustodau, dylai rheolwyr safleoedd gadw cofnod o’r pethau canlynol:

• y cyflenwyr
• gweithdrefnau ar gyfer darparu nwy, trydan a dŵr
• gweithdrefnau ar gyfer darparu cyfleusterau gwaredu gwastraff
• trefniadau talu
• trefniadau gwasanaeth a’r dyddiadau ar gyfer archwilio/cynnal a chadw
• cysylltiadau a gweithdrefnau mewn argyfwng gan gynnwys mannau diffodd a lleoliad hydrantau tân

Dylai’r holl allweddi ar gyfer y safle gael eu trosglwyddo i’r rheolwr newydd a dylai perchennog y safle gadw cofnod o’r allweddi a roddwyd. Os nad oes modd canfod pob allwedd, dylai’r perchennog ystyried gosod cloeon newydd.

Dylai’r rheolwr newydd gael yr holl wybodaeth gyfrifyddu berthnasol gan gynnwys rhestr gyfredol a chynhwysfawr o’r pethau canlynol:

• ffioedd lleiniau (gan gynnwys lle mae’r rhain yn amrywio yn ôl maint)
• cyfraddau cyfleustodau
• taliadau gwasanaeth eraill
• taliadau a wnaed a’r dyddiadau derbyn (dylai llyfr cofnodion fod ar waith ar gyfer pob llain)
• taliadau sydd heb eu gwneud neu ôl-ddyledion

Lle nad yw trefniadau talu ar waith eto, dylid cytuno a fydd y symiau sy’n ddyledus yn cael eu talu’n uniongyrchol i’r awdurdod lleol / sefydliad rheoli dan gontract neu i reolwr y safle. Argymhellir bod ffioedd lleiniau’n cael eu talu’n uniongyrchol i’r awdurdod lleol. Fodd bynnag, os telir y ffioedd hyn i reolwr y safle, dylid rhoi system ar waith i gofnodi’r taliadau a dderbyniwyd a throsglwyddo’r ffioedd i’r awdurdod lleol perthnasol. Yn yr achosion hyn, dylid rhoi ‘llyfr rhent’ i breswylwyr yn unol â thenantiaethau safonol. Dylid ystyried trefniadau tebyg ar gyfer delio â thaliadau am wasanaethau cyfleustodau.

Caiff preswylwyr ofyn am dystiolaeth o daliadau o dan baragraff 52(1)(b) o Bennod 4, Atodlen 2 Deddf 2013.

Lawrlwytho disgrifiad swydd rheolwr safle.