Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid: canllawiau ar rannu data

Mae'r canllawiau hyn yn dwyn ynghyd wybodaeth berthnasol am rannu data o Lawlyfr y Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid a'r canllawiau ar adnabod pobl ifanc sydd mewn perygl o beidio â bod mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant neu o fod yn ddigartref. Bydd hyn yn galluogi sefydliadau partner y Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid i wneud penderfyniadau gwybodus am eu trefniadau rhannu data.

O dan y Fframwaith, mae rhannu data yn digwydd at ddibenion:

• adnabod pobl ifanc sydd mewn perygl o beidio â bod mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant (NEET) neu sy'n NEET
• cefnogi pobl ifanc sydd mewn perygl o fod yn NEET neu sy'n NEET
• adnabod pobl ifanc sydd mewn perygl o fod yn ddigartref
• darparu cymorth priodol i bobl ifanc sydd mewn perygl o ddigartrefedd ymysg pobl ifanc
• nodi a yw'r cymorth a ddarperir yn lleihau'r perygl i bobl ifanc fod yn NEET neu'n ddigartref

Mae partneriaethau cryf a chydweithredu yn hanfodol i ddarparu rhwyd ddiogelwch i bobl ifanc i'w helpu i barhau mewn addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant neu ailymgysylltu ag addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant, neu i'w hatal rhag dod yn ddigartref.

Mae Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd a Chydgysylltwyr Digartrefedd ymysg Pobl Ifanc yr awdurdodau lleol yn gweithio gyda'i gilydd i helpu i adnabod pobl ifanc a allai fod mewn perygl er mwyn rhoi cymorth addas ar waith.

Ar gyfer gweithgarwch atal NEET, neu i gefnogi pobl ifanc sy'n NEET, gallai partneriaethau'r Fframwaith gynnwys:

• adrannau eraill yr awdurdod lleol (er enghraifft, Tai, Gwasanaethau Cymdeithasol)
• Gyrfa Cymru
• darparwyr dysgu, gan gynnwys ysgolion, colegau addysg bellach, darparwyr dysgu seiliedig ar waith, darparwyr dan gontract sy'n cyflwyno'r rhaglen Twf Swyddi Cymru+, y sector gwirfoddol gan gynnwys sefydliadau gwaith ieuenctid gwirfoddol, a Cymunedau am Waith a Mwy (a ddarperir gan awdurdodau lleol ar ran Llywodraeth Cymru)
• yr Adran Gwaith a Phensiynau gan gynnwys y Ganolfan Byd Gwaith
• Byrddau Iechyd Lleol
• Yr heddlu

Ar gyfer atal digartrefedd ymysg pobl ifanc, mae partneriaethau'r Fframwaith yn fwy tebygol o gynnwys adrannau awdurdodau lleol, gan gynnwys tai. 

 O dan y Fframwaith, bydd pobl ifanc sy'n wynebu rhwystrau sylweddol rhag ymgysylltu yn cael gweithiwr arweiniol. Rhwng 2023 a 2024, fel rhan o'u cylch gwaith blynyddol, cynhaliodd Estyn adolygiad o rôl y gweithiwr arweiniol.

Roedd yr adolygiad hwn cynnwys argymhelliad y dylai Llywodraeth Cymru, Gyrfa Cymru, awdurdodau lleol, a'r holl bartneriaid eraill sy'n ymwneud â'r gwaith o gefnogi pobl ifanc drwy weithwyr arweiniol:

• Cefnogi rhannu data yn well am amgylchiadau pobl ifanc unigol i hwyluso cydweithio cryfach rhwng yr holl bartneriaid, gan gynnwys darparwyr addysg a hyfforddiant, a galluogi pobl ifanc i dderbyn cymorth perthnasol ac amserol. 

Roedd adolygiad Estyn yn cydnabod bod sefydliadau ledled Cymru yn parhau i wynebu nifer o heriau'n ymwneud â rhannu data, a bod angen mwy o eglurder i helpu i gryfhau'r broses o weithredu'r Fframwaith. 

Nid yw diogelu data yn fater datganoledig. Nid oes gan Lywodraeth Cymru y pŵer i'w gwneud yn ofynnol i sefydliadau eraill rannu data, ni waeth ym mha ffordd y caiff ei ddefnyddio. Mater i sefydliadau yw gwneud y penderfyniad hwn, a rhaid i'r holl drefniadau fod yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (neu GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018. Caiff y rhain eu hategu gan Ddeddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw'r awdurdod annibynnol a sefydlwyd i gynnal hawliau gwybodaeth. Mae gwybodaeth a chanllawiau ar GDPR y DU ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, gan gynnwys canllawiau manwl ar rannu data a phlant. 

Mae Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI) yn adnodd i helpu sefydliadau mewn nifer o sectorau i rannu gwybodaeth bersonol yn effeithiol ac yn gyfreithlon. Ceir canllawiau i helpu sefydliadau i benderfynu pa fath o gytundeb rhannu data sydd ei angen mewn amgylchiadau penodol ar wefan WASPI. 

Pan fydd data personol yn cael ei rannu o fewn partneriaethau'r Fframwaith, gan gynnwys gyda phartneriaid allanol, dylai hyn gael ei ategu gan gytundeb WASPI, a dylai sefydliadau fodloni eu hunain eu bod yn cydymffurfio â GDPR y DU.

Bydd cytundebau WASPI naill ai'n:

• Gytundebau Datgelu Data pan fydd data personol yn cael ei ddatgelu (hynny yw, ei drosglwyddo un ffordd) gan un rheolydd data i un arall at ddiben penodol 
• Protocolau Rhannu Gwybodaeth sy'n cofnodi arferion sy'n cynnwys rhannu gwybodaeth bersonol yn rheolaidd (hynny yw, gwybodaeth yn llifo yn ôl ac ymlaen rhwng sefydliadau) rhwng rheolyddion data.

Mae'n bwysig bod cytundebau WASPI yn cael eu hadolygu a'u diweddaru'n rheolaidd i sicrhau eu bod yn adlewyrchu'r holl bartneriaid sy'n rhan ohonynt. 

Rhaid hysbysu unigolion pa wybodaeth bersonol fydd yn cael ei phrosesu a pham, ble, sut a phryd, a gyda phwy y caiff ei rhannu. Darperir yr wybodaeth hon fel arfer trwy hysbysiad preifatrwydd, yn ddelfrydol pan gysylltir gyntaf ag unigolyn neu pan fydd ei ddata'n cael ei gasglu a'i brosesu am y tro cyntaf. Gall fod yn rhan o ffurflen gofrestru neu caniatâd neu’n ddogfen annibynnol.

Disgwylir i ysgolion a gynhelir gan awdurdodau lleol gyhoeddi hysbysiad preifatrwydd i'w dysgwyr a (neu) rieni, gofalwyr a gwarcheidwaid, sy'n adlewyrchu'r Cytundebau Datgelu Data a’r Protocolau Rhannu Gwybodaeth sydd ar waith.

Dylai’r hysbysiad preifatrwydd hefyd nodi:

• enw’r rheolydd data a manylion cyswllt y swyddog diogelu data
• y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol
• sut a pham mae'r data personol yn cael ei brosesu
• am ba hyd y bydd y data personol yn cael ei gadw
• hawliau'r unigolion o dan ddeddfwriaeth diogelu data

Y rheolydd data yw’r sefydliad (corff cyfreithiol) sy’n gwneud penderfyniadau ynghylch pam, beth, sut a phryd y caiff data ei gasglu, ar gyfer beth y caiff ei ddefnyddio, sut y caiff ei gadw ac am ba hyd. Y rheolydd data yw’r prif benderfynwr o ran sut mae gwybodaeth bersonol pobl yn cael ei thrin, a sut mae’n cael ei chadw’n ddiogel. Gyrfa Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth y mae'n ei storio ar Atlas.

Gyda’r prosesau priodol yn eu lle, gellir monitro cynnydd pobl ifanc fel bod modd adnabod unigolyn ifanc sydd mewn perygl o beidio â phontio’n llwyddiannus i addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant, a chynnig cymorth iddo.

Mae cyflawni'r Fframwaith yn dibynnu ar rannu data, a ategir gan gytundebau WASPI perthnasol. Mae'r Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd a'r Cydgysylltwyr Digartrefedd ymysg Pobl Ifanc yn cydlynu ac yn dwyn ynghyd partneriaethau aml-asiantaeth i gefnogi’r gwaith o gyflawni'r Fframwaith. 

Mae rhannu data yn cwmpasu'r canlynol.

Adrannau awdurdodau lleol

O fewn awdurdodau lleol, mae'r Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd a'r Cydgysylltwyr Digartrefedd ymysg Pobl Ifanc yn gweithio gyda'r adrannau tai a gwasanaethau cymdeithasol a chydweithwyr eraill yn yr awdurdodau lleol. Gall y rhain gynnwys swyddogion awdurdodau lleol, er enghraifft:

• cydlynwyr addysg ddewisol yn y cartref
• swyddogion llesiant addysg
• arweinwyr cwnsela
• swyddogion ymgysylltu â theuluoedd

Addysg ddewisol yn y cartref

Mae pecyn o gymorth ar gael, y cytunwyd arno gyda'r holl awdurdodau lleol, ar gyfer teuluoedd sydd wedi dewis addysgu eu plentyn gartref. Cyfeirir at hyn yn adran 4.9 o Addysg yn y cartref: llawlyfr i addysgwyr yn y cartref. 

Mae cymorth a chyngor gyrfaoedd y Fframwaith yn rhan o'r pecyn. Gall cydlynwyr addysg ddewisol yn y cartref/swyddogion lles addysg roi cyngor i deuluoedd am yr hyn sy'n cael ei gynnig a chydweithio â'r Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd a'r Cydgysylltwyr Digartrefedd ymysg Pobl Ifanc pan fo rhieni wedi nodi yr hoffent fanteisio ar gymorth y Fframwaith. 

Gall awdurdodau lleol rannu data gyda Gyrfa Cymru lle mae ganddynt hawl gyfreithiol i wneud hynny (fel y nodir yn yr adran flaenorol ar ddiogelu data).

Gall cydlynwyr addysg ddewisol yn y cartref hefyd gysylltu â rhieni a gofalwyr sydd wedi dewis tynnu eu plentyn o'r ysgol i weld a ydynt yn fodlon rhannu eu manylion cyswllt gyda Gyrfa Cymru.

Gall y cydlynwyr hyn roi manylion cyswllt perthnasol Gyrfa Cymru i rieni a gofalwyr fel y gallant gael mynediad at wybodaeth am y cymorth sydd ar gael i'w plentyn.

Ysgolion

Er mwyn i ddata gael ei drosglwyddo o ysgolion, rhaid i drefniadau rhannu data priodol fod ar waith. Rhaid i'r trefniadau hyn fod yn unol â'r canllawiau ar gyfer ysgolion ar reoli data ysgolion a chydymffurfio â GDPR y DU.

Mae ysgolion hefyd yn rhan o gyfarfodydd amlasiantaethol i drafod pobl ifanc y nodwyd eu bod mewn perygl o fod yn NEET neu'n ddigartref.

Dylai ysgolion gydnabod pwysigrwydd y sgyrsiau am yrfaoedd ym Mlwyddyn 10, a gynhelir gan Gyrfa Cymru. Os nad yw'r data a gedwir gan Gyrfa Cymru yn gyfredol ac yn gywir, efallai na fydd pobl ifanc yn derbyn cynnig o gymorth lle mae ei angen arnynt.

Sefydliadau yn y trydydd sector

Bydd partneriaethau'r Fframwaith yn cynnwys sefydliadau'r trydydd sector sy'n mynychu cyfarfodydd amlasiantaethol cyn-16 ac ar ôl 16. Gall partneriaid y trydydd sector gynnwys sefydliadau sy'n cynnig cymorth yn ymwneud â thai a digartrefedd ymysg pobl ifanc, cefnogaeth ar gyfer cyflogadwyedd a chymorth i deuluoedd sydd mewn perygl o ddadgofrestru o addysg.

Gyrfa Cymru 

Mae gan Gyrfa Cymru gytundebau rhannu data WASPI ar waith gyda'r canlynol:

• ysgolion
• awdurdodau lleol
• sefydliadau addysg bellach
• darparwyr dysgu seiliedig ar waith
• Llywodraeth Cymru
• Medr (Medr fydd y rheolydd data ar gyfer LLWR o fis Ebrill 2026).

Mae gan Gyrfa Cymru gytundeb WASPI ar wahân ar waith gyda phob awdurdod lleol yng Nghymru. Mae'r cytundebau WASPI hyn yn eu galluogi i rannu gwybodaeth â'i gilydd: Mae gwybodaeth gan awdurdodau lleol yn cael ei bwydo i hyb data Gyrfa Cymru.

Mae'r diagram isod yn nodi'r llif data i mewn ac allan o system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid Gyrfa Cymru (Atlas):

Image

Trosolwg

Mae data o ffynonellau cyn 16 ac ôl-16 yn cael ei fwydo i Atlas, system rheoli cysylltiadau cwsmeriaid Gyrfa Cymru. Wedyn mae gwybodaeth o Atlas yn llifo i Hyb Data Gyrfa Cymru, sy'n cynhyrchu allbynnau amrywiol. Mae'r broses hon wedi'i nodi isod.

Mewnbynnau data cyn 16

• Data System Gwybodaeth Rheoli (MIS) gan ysgolion.
• Data disgyblion o Unedau Cyfeirio Disgyblion.
• Data lefel disgyblion gan awdurdodau lleol (lle bo’n bosibl neu ar gael).
• Mewnbwn gan Gydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd.
• Gwybodaeth ychwanegol a manylion perthnasol eraill megis data ar gyfer pobl ifanc sydd wedi symud ysgol.
• Diweddariadau uniongyrchol gan Gynghorwyr Gyrfa Cymru yn dilyn cyfweliadau gyrfaoedd.

Mewnbynnau data ôl-16

• Gwybodaeth am ddechreuwyr ac ymadawyr gan chweched dosbarth ysgolion.
• Gwybodaeth am ddechreuwyr ac ymadawyr gan sefydliadau addysg bellach.
• Gwybodaeth am ddechreuwyr ac ymadawyr gan ddarparwyr hyfforddiant.
• Gwybodaeth o LLWR am ddechreuwyr ac ymadawyr ar gyfer sefydliadau addysg bellach a darparwyr hyfforddiant.
• Diweddariadau Haen 1 a Haen 2 gan Gydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd.
• Diweddariadau Haen 3 gan gynghorwyr Gyrfa Cymru.

Hwb Data Gyrfa Cymru: allbynnau

• Arolwg cyrchfan.
• Data Haen 1 a Haen 2 ar gyfer Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd.
• Adroddiadau NEET.

Gall Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd ddefnyddio hyb ddata Gyrfa Cymru i gael mynediad at ddata am bobl ifanc yn Haen 1 a Haen 2 o fodel ymgysylltu 5 haen Gyrfa Cymru ar gyfer dysgwyr rhwng 16 a 18 oed. Gallant hefyd sicrhau bod yr hyb data yn cael ei ddiweddaru ar gyfer pobl ifanc yn Haenau 1 a 2 drwy gwblhau 'nodiadau cadw mewn cysylltiad (KIT)' a'u dychwelyd i Gyrfa Cymru.

O dan y Fframwaith, mae gan Gyrfa Cymru gyfrifoldeb am gefnogi pobl ifanc sydd yn Haen 3 o fodel ymgysylltu 5 haen Gyrfa Cymru ar gyfer dysgwyr rhwng 16 a 18 oed, i symud ymlaen i addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant. Cynghorwyr Cymru'n Gweithio yw'r gweithwyr arweiniol ar gyfer pobl ifanc yn Haen 3. Mae’r cynghorwyr yn dilyn canllawiau mewnol ar y llwyth achosion, a chynhelir adolygiadau rheolaidd rhwng cynghorwyr a'u rheolwyr (gan ganolbwyntio ar y rhai sydd wedi bod yn Haen 3 am 30, 60, 90 diwrnod neu fwy). Bydd cynghorwyr hefyd yn rhannu themâu, patrymau neu dueddiadau fel rhan o'u hymgysylltiad rheolaidd â'r Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd. 

Mae gwybodaeth am nifer y bobl ifanc sydd yn Haen 3 ar gael i’r Cydlynwyr Ymgysylltiad a Chynnydd drwy'r hyb data, ond nid y data am y bobl ifanc eu hunain. 

Enghreifftiau o rannu data

• Mae'r Cydlynydd Ymgysylltiad a Chynnydd a'r Cydgysylltydd Digartrefedd ymysg Pobl Ifanc yng Nghyngor Sir Ynys Môn yn gweithio gyda'i gilydd i gefnogi pobl ifanc sydd wedi ymddieithrio i'w cael yn ôl i'r ysgol. Mae'r cydweithio hwn a rhannu data yn darparu gwell gwerth am arian a gwell defnydd o adnoddau. Nid yw’r rolau’n cael eu dyblygu a defnyddir y cymorth gan asiantaethau eraill yn y ffordd fwyaf effeithiol. Ceir rhagor o wybodaeth yn astudiaeth achos Cyngor Sir Ynys Môn ar Hwb.
• Mae Cyngor Sir Caerfyrddin wedi cydnabod bod angen i wasanaethau weithio gyda'i gilydd i ymyrryd yn gynnar i gefnogi unigolion a'u hatal rhag cyrraedd sefyllfa o argyfwng. Mae'r dull hwn o fudd i unigolion ac yn lleihau'r pwysau ar wasanaethau dros amser. Ceir rhagor o wybodaeth yn astudiaeth achos Cyngor Sir Caerfyrddin ar Hwb. 
• Mae Cyngor Sir Fynwy wedi adeiladu partneriaethau'r Fframwaith ar lefel cyn-16 ac ôl-16 i weithio gyda'i gilydd i atal pobl ifanc rhag bod yn ddigartref neu beidio â bod mewn addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant (NEET). Mae partneriaid y Fframwaith yn rhannu data a gwybodaeth i gael golwg gyfannol ar unigolion a'r rhwystrau y maent yn eu hwynebu, er mwyn darparu cymorth sy'n diwallu eu hanghenion. Ceir rhagor o wybodaeth yn astudiaeth achos Cyngor Sir Fynwy ar Hwb.
• Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen wedi datblygu prosesau ar gyfer rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau partner i nodi, cefnogi a monitro cynnydd pobl ifanc sydd mewn perygl o beidio â bod mewn addysg, cyflogaeth neu hyfforddiant (NEET) neu sy'n NEET. Mae hyn yn helpu i gefnogi pobl ifanc i symud ymlaen i addysg, cyflogaeth a hyfforddiant ôl-16. Ceir rhagor o wybodaeth yn astudiaeth achos Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen ar Hwb.