Prosbectws ysgolion: canllawiau i benaethiaid a chyrff llywodraethu

Diben y canllawiau hyn

Cyhoeddir y canllawiau hyn i gefnogi cyrff llywodraethu a phenaethiaid yr holl ysgolion a gynhelir yng Nghymru i gynhyrchu eu prosbectws ysgol blynyddol. Mae'r prosbectws yn ddogfen allweddol lle mae ysgolion yn cyhoeddi gwybodaeth i rieni a darpar rieni am yr ysgol, ei hethos, ei threfniadaeth a'i darpariaeth addysgol.

Canllawiau anstatudol yw’r rhain a gyhoeddir o dan adran 10 o Ddeddf Addysg 1996. Nid oes unrhyw ddyletswydd statudol i roi sylw i’r canllawiau hyn, ond byddai Gweinidogion Cymru yn disgwyl i'r rhai hynny y'u bwriedir hwy ar eu cyfer eu cadw mewn cof wrth ystyried materion y maent yn berthnasol iddynt. Nid yw'r canllawiau hyn yn cynnig datganiad cynhwysfawr o'r gyfraith, nac yn honni eu bod yn gwneud hynny, ac felly ni ddylid eu hystyried fel cyngor ar yr hyn sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith. 

Yn y canllawiau hyn:

• wrth ddweud ‘dylai’, rydym yn cynnig cyngor neu arferion gorau
• wrth ddweud ‘rhaid’, rydym yn cyfeirio at rywbeth sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith

Fframwaith cyfreithiol a rheoleiddiol

Mae Rheoliadau Gwybodaeth i Ysgolion (Cymru) 2011 yn cynnwys y gofyniad i gyhoeddi prosbectws blynyddol a sicrhau ei fod yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol.

Diben y prosbectws

Mae prosbectws yr ysgol yn bwysig am sawl rheswm:

• Mae'n darparu gwybodaeth dryloyw a hygyrch i rieni a darpar rieni am drefniadaeth, ethos, cwricwlwm a threfniadau asesu'r ysgol.
• Mae'n galluogi rhieni i wneud penderfyniadau gwybodus yn y broses dderbyn i ysgolion.
• Mae'n cefnogi atebolrwydd gan y corff llywodraethu a'r pennaeth i rieni a'r gymuned ehangach.
• Mae'n gwella ymgysylltiad yr ysgol â'i chymuned trwy nodi sut mae'n bwriadu darparu addysg a chefnogi disgyblion.

Rhaid i ysgolion sicrhau bod eu prosbectws yn cynnwys yr wybodaeth ganlynol:

• enw, cyfeiriad a rhif ffôn yr ysgol
• enw'r pennaeth
• enw cadeirydd y llywodraethwyr
• dosbarthiad yr ysgol fel:
  • ysgol gymunedol, ysgol sefydledig, ysgol wirfoddol a reolir, ysgol wirfoddol a gynorthwyir, ysgol gymunedol arbennig neu ysgol sefydledig arbennig, ysgol gynradd, ysgol ganol neu ysgol uwchradd
  • ysgol gyfun, ysgol ramadeg neu ysgol â threfn dethol rhannol
  • ysgol gydaddysgol neu ysgol un rhyw
  • ysgol ddydd, ysgol breswyl neu ysgol sy'n derbyn disgyblion dydd a disgyblion preswyl
• iaith yr ysgol fel y'i dangosir yn ei chategori CYBLD
• unrhyw gysylltiad sydd gan yr ysgol â chrefydd neu enwad crefyddol
• manylion y polisi derbyn ar gyfer disgyblion o wahanol oedrannau, gan gynnwys y rhai sy'n hŷn neu'n iau na'r oedran ysgol gorfodol (nid yw hyn yn berthnasol i ysgolion arbennig) a'r trefniadau arbennig ar gyfer derbyn disgyblion anabl a sicrhau bod yr ysgol yn hygyrch iddynt
• dylai ysgolion uwchradd (ond nid ysgolion arbennig) hefyd gynnwys manylion am nifer y lleoedd ar gyfer pob grŵp oedran perthnasol a oedd ar gael ar ddechrau'r flwyddyn flaenorol, nifer y ceisiadau ysgrifenedig neu’r dymuniadau a fynegwyd am y lleoedd hynny, nifer yr apelau a wnaed a’r nifer ohonynt a fu'n llwyddiannus
• crynodeb o unrhyw drefniadau arbennig ar gyfer derbyn disgyblion anabl i'r ysgol ac ar gyfer galluogi disgyblion o'r fath i gael mynediad i unrhyw ran o adeiladau'r ysgol, ynghyd â manylion am unrhyw gamau a gymerwyd i atal disgyblion anabl rhag cael eu trin yn llai ffafriol na disgyblion nad ydynt yn anabl
• manylion unrhyw drefniadau i rieni ymweld â'r ysgol
• datganiad am ethos a gwerthoedd yr ysgol
• gwybodaeth am drefn yr addysg a’r dulliau addysgu, gan gynnwys manylion y dull a fabwysiadwyd ar gyfer yr ysgol gan y corff llywodraethu mewn perthynas â disgyblion ag anghenion dysgu ychwanegol (ADY)
• crynodeb o’r cwricwlwm mabwysiedig fel sy’n ofynnol o dan adran 11(1)(b) o Ddeddf Cwricwlwm ac Asesu (Cymru) 2021
• crynodeb o'r polisi a fabwysiadwyd ar gyfer yr ysgol gan y corff llywodraethu mewn perthynas â disgyblion ag anghenion dysgu ychwanegol fel y mae'n ymddangos o'r wybodaeth a gyhoeddwyd gan y corff llywodraethu o dan reoliadau 3 i 4 o Reoliadau Addysg (Anghenion Addysgol Arbennig) (Gwybodaeth) (Cymru) 1999
• datganiad byr ar bwy sydd wedi'i ddynodi fel yr aelod o staff yn yr ysgol sydd â chyfrifoldeb am hyrwyddo cyflawniad addysgol plant sy'n derbyn gofal a rôl y person hwnnw, a datganiad byr ar y polisïau a fabwysiadwyd ar gyfer yr ysgol i gefnogi a hyrwyddo cyflawniad addysgol plant sy'n derbyn gofal
• crynodeb o unrhyw bolisïau a fabwysiadwyd gan gorff llywodraethu'r ysgol ynghylch chyfle cyfartal
• crynodeb o'r polisïau codi tâl a pheidio â chodi tâl a benderfynwyd gan gorff llywodraethu'r ysgol
• gwybodaeth am unrhyw benderfyniadau a wnaed mewn perthynas â natur addoli ar y cyd yn yr ysgol
• crynodeb o nodau chwaraeon yr ysgol a manylion y trefniadau a wnaed i ddisgyblion gymryd rhan mewn chwaraeon, cyfleoedd cyfoethogi a dysgu y tu hwnt i'r ystafell ddosbarth
• dyddiadau'r tymhorau ac amseroedd sesiynau'r ysgol ar gyfer y flwyddyn y gwahoddir disgyblion i wneud cais am le
• y trefniadau a wnaed i sicrhau diogelwch disgyblion, staff a safle'r ysgol
• crynodeb o nodweddion allweddol y cytundeb rhwng yr ysgol a'r cartref
• datganiad byr am y defnydd o'r Gymraeg yn yr ysgol, er mwyn sicrhau bod rhieni, gwarcheidwaid a darpar rieni yn deall natur ieithyddol yr ysgol yn llawn, gan gynnwys:
  • y defnydd o'r Gymraeg fel iaith hyfforddi ym mhob cyfnod allweddol ac mewn pynciau gwahanol a, lle bo'n briodol, y cyfarwyddyd amgen sydd ar gael yn Saesneg
  • manylion am y defnydd o'r Gymraeg fel yr iaith cyfathrebu arferol yn yr ysgol y tu hwnt i hyfforddiant ffurfiol
  • unrhyw gyfyngiadau o ran y gallu i ddewis yr iaith hyfforddi
  • trefniadau'r ysgol ar gyfer hwyluso dilyniant i ddisgyblion a gaiff eu haddysgu drwy gyfrwng y Gymraeg tra'u bod wedi'u cofrestru yn yr ysgol neu wrth symud o'r ysgol gynradd i'r ysgol uwchradd
  • manylion unrhyw esemptiad o elfen fandadol y Gymraeg, fel y nodir yn adran 3(2) o Ddeddf Cwricwlwm ac Asesu (Cymru) 2021, ac o dan adrannau 41, 42 a 48 o'r Ddeddf honno, ond heb fod modd adnabod unrhyw ddisgyblion unigol yr effeithir arnynt
• yr wybodaeth ddiweddaraf yn y ‘Crynodeb o Berfformiad Ysgolion Uwchradd’, ar gyfer Cyfnod Allweddol 4 yn unig
• dylai ysgolion uwchradd gynnwys manylion am nifer a chanran y disgyblion 15 neu 16 oed ar ddechrau'r flwyddyn academaidd flaenorol sydd:
  • wedi parhau mewn addysg, hyfforddiant neu ddysgu seiliedig ar waith llawnamser
  • wedi symud ymlaen i gyflogaeth
  • heb barhau mewn addysg nac wedi symud ymlaen i gyflogaeth neu nad yw eu llwybr yn hysbys
• ffigurau presenoldeb ac absenoldeb blynyddol diweddaraf yr ysgol
• datganiad ar sut i wneud cwyn

Rhaid i brosbectws yr ysgol nodi'r flwyddyn ysgol y mae'n ymwneud â hi a rhaid iddo gynnwys rhybudd, er ei fod yn gywir ar adeg ei gyhoeddi, y gallai'r wybodaeth a gynhwysir ynddo newid.

Yn ogystal â'r wybodaeth ofynnol, dylai ysgolion (ond nid yw’n ofynnol iddynt) gynnwys eitemau pellach sy'n helpu rhieni a darpar rieni i gael dealltwriaeth lawnach o’r ysgol. Gallai cynnwys ychwanegol o'r fath gynnwys:

• neges groeso gan y pennaeth
• cyflawniadau a gwobrau'r ysgol
• cyfleoedd cyfoethogi a (neu) ddysgu y tu hwnt i'r ystafell ddosbarth
• strategaeth dysgu digidol a mentrau cynaliadwyedd
• partneriaethau cymunedol ac ymgysylltu â rhieni

Ar gyfer pob ysgol, rhaid i'r prosbectws gael ei gyhoeddi yn ystod y flwyddyn ysgol y mae'n berthnasol ynddi. 

Yn ogystal, ac eithrio yn achos ysgolion cynradd ac ysgolion arbennig, rhaid iddo hefyd gael ei gyhoeddi o leiaf 6 wythnos cyn y cynharaf o'r 2 ddyddiad canlynol:

• Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno cais i ddisgybl gael ei dderbyn i'r ysgol ar gyfer y flwyddyn berthnasol.
• Y dyddiad olaf y gall rhieni fynegi eu dewis o ysgol ar gyfer y flwyddyn honno.

Fformat

• Anogir ysgolion i gynhyrchu'r prosbectws mewn fformat sy'n hygyrch ac yn ddiddorol, er enghraifft fersiynau digidol yn ogystal â fersiynau printiedig.
• Mae llawer o ysgolion yn cyhoeddi fersiynau ar-lein ar eu gwefan ac yn darparu crynodeb printiedig sy'n cynnwys yr wybodaeth a gaiff ei diweddaru'n flynyddol (er enghraifft, perfformiad, presenoldeb, derbyniadau) i'w atodi at brosbectws cyffredinol statig. 
• Dylai'r ddogfen fod wedi'i strwythuro'n glir gyda phenawdau, iaith hawdd ei darllen a ffontiau hygyrch, a dylid osgoi jargon diangen.
• Gall defnyddio lliw, siartiau, ffeithluniau neu nodweddion teipograffyddol wneud y ddogfen yn fwy darllenadwy, cyn belled â bod y gost yn cael ei rheoli ac nad ydynt yn effeithio ar gydraddoldeb mynediad.

Dosbarthu

• Rhaid i'r prosbectws fod ar gael yn rhad ac am ddim i rieni a darpar rieni ar gais.
• Dylai ysgolion gyhoeddi sut y gellir cael gafael ar y prosbectws (er enghraifft, trwy wefan yr ysgol, drwy e-bost, neu ei gasglu o swyddfa'r ysgol).
• Rhaid darparu dolen hygyrch i'r fersiwn ar-lein a rhaid ei chadw'n gyfredol.

Hygyrchedd a chydraddoldeb

• Rhaid i'r corff llywodraethu sicrhau bod y prosbectws ar gael yn Gymraeg a Saesneg.
• Dylai'r corff llywodraethu hefyd ystyried cynnig cyfieithiadau i ieithoedd neu fformatau eraill (er enghraifft, print bras, Braille, sain) os oes angen i ddiwallu anghenion rhieni. 
• Rhaid bodloni’r gofynion hygyrchedd o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 a'r ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol. Mae Creu dogfennau hygyrch yn ganllaw defnyddiol ar gyfer gwneud hynny.

• Y corff llywodraethu sy’n bennaf gyfrifol am gyhoeddi prosbectws yr ysgol ac am sicrhau ei gywirdeb. Yn ymarferol, rydym yn ystyried y dylai'r pennaeth gynorthwyo'r corff llywodraethu gyda’r dasg hon.
• Rydym yn cynghori y dylai'r corff llywodraethu a'r pennaeth gytuno'n ysgrifenedig sut y byddant yn rhannu'r cyfrifoldeb am gyhoeddi'r prosbectws ac am sicrhau ei gywirdeb.
• Cynghorir y dylai'r pennaeth arwain ar ddrafftio'r cynnwys, cynhyrchu'r ddogfen a sicrhau ei bod yn cael ei chyhoeddi a'i dosbarthu'n amserol.
• Rydym yn cynghori y dylai'r corff llywodraethu a'r pennaeth sicrhau ar y cyd bod yr wybodaeth yn gywir, yn gyfredol ac yn adlewyrchu sefyllfa bresennol yr ysgol. Os mai’r pennaeth sy’n paratoi'r prosbectws yna rhaid i'r corff llywodraethu ei wirio cyn ei gyhoeddi.
• Rhaid i'r corff llywodraethu sicrhau bod y prosbectws yn cael ei adolygu'n flynyddol a dylai ddiweddaru unrhyw wybodaeth ffeithiol (er enghraifft, canlyniadau perfformiad, arweinwyr, y niferoedd derbyn) bob blwyddyn.
• Os bydd newidiadau mawr yn digwydd (er enghraifft newidiadau i drefniadau derbyn, ystod oedran neu statws yr ysgol), rhaid i'r corff llywodraethu sicrhau bod y prosbectws yn cael ei ddiweddaru yn unol â hynny a bod y rhieni’n cael eu hysbysu.
• Rhaid i'r pennaeth a'r corff llywodraethu adolygu'r cwricwlwm yn rheolaidd a'i ddiweddaru os nad yw'n bodloni'r gofynion mwyach. Rhaid cyhoeddi unrhyw newidiadau cyn y flwyddyn academaidd nesaf.
• Rhaid iddynt hefyd adolygu’r trefniadau asesu, ar adeg derbyn dysgwyr ac yn barhaus, ochr yn ochr â'r cwricwlwm a'u diweddaru os yw'r cwricwlwm yn newid neu os nad ydynt bellach yn bodloni’r safonau. Gellir gwneud diweddariadau ar unrhyw adeg o'r flwyddyn.

Anogir ysgolion i fabwysiadu'r canllawiau arfer da canlynol:

• Ysgrifennwch mewn iaith glir a chryno sy'n addas i rieni gan osgoi gormod o derminoleg addysgegol.
• Defnyddiwch gymhorthion gweledol (lluniau o fywyd yr ysgol, diagramau, dyfyniadau gan ddisgyblion) gan sicrhau bod y ddogfen yn parhau i fod yn gynhwysol ac yn broffesiynol.
• Darparwch ddolenni (mewn fersiynau digidol) i ddogfennau ategol (er enghraifft, gwefan yr ysgol, dogfennau polisi, y cod derbyn i’r ysgol).
• Sicrhewch fod modd lawrlwytho’r prosbectws a'i argraffu, a bod y fersiwn brintiedig yn parhau’n gyfredol.
• Sicrhewch fod y ddogfen yn cyd-fynd â chyfathrebiadau eraill yr ysgol (gwefan, cylchlythyrau, cyfryngau cymdeithasol) fel bod gwerthoedd a strategaeth yr ysgol yn gyson ar draws pob sianel.
• Casglwch adborth gan rieni a disgyblion am ddefnyddioldeb y prosbectws ac ystyriwch addasiadau yn seiliedig ar yr adborth hwnnw.
• Ystyriwch sut mae'r prosbectws yn cefnogi recriwtio, brandio’r ysgolion a'r gymuned leol.
• Os yw’r gyllideb yn caniatáu hynny, ystyriwch gynllun a dyluniad proffesiynol ond cadwch y gost a hygyrchedd mewn cof (gall dyluniad rhy gymhleth ei wneud yn anodd ei ddarllen a’i ddiweddaru’n amserol).

Rhaid i awdurdodau lleol gyhoeddi prosbectws cyfansawdd. Rhaid cyhoeddi'r prosbectws cyfansawdd heb fod yn hwyrach na 1 Hydref yn y flwyddyn ysgol a heb fod yn hwyrach na 6 wythnos cyn y dyddiad y caiff rhieni fynegi eu dewis o ysgol. Rhaid cyhoeddi prosbectws cyfansawdd:

• drwy sicrhau bod copïau ar gael i'w dosbarthu’n ddi-dâl i rieni ar gais:
  • yn swyddfeydd yr awdurdod lleol sy'n ei gyhoeddi, a
  • ym mhob ysgol a gynhelir gan yr awdurdod lleol hwnnw, a
• drwy sicrhau bod copïau ar gael y gall rhieni a phersonau eraill gyfeirio atynt yn y llyfrgelloedd cyhoeddus yn ardal yr awdurdod lleol
• drwy sicrhau bod copi ar wefan yr awdurdod lleol. Rhaid ei ddangos ar y wefan nes ei fod yn cael ei ddisodli gan brosbectws cyfansawdd ar gyfer y flwyddyn ysgol ganlynol.

Mae Rheoliadau Addysg (Dirymu Trefniadau Asesu yn y Cwricwlwm Cenedlaethol a Diwygiadau Amrywiol) (Cymru) 2022 wedi gwneud i ffwrdd â’r gofyniad ar awdurdodau lleol i ddosbarthu copïau o’r prosbectws cyfansawdd yn ddi-dâl i rieni a disgyblion sydd yn y flwyddyn olaf yn yr ysgol ac a allai drosglwyddo i ysgolion eraill o’r fath.

Darparu gwybodaeth i'r awdurdod lleol gan y corff llywodraethu:

• Er mwyn galluogi'r awdurdod lleol i gydymffurfio â'u rhwymedigaeth i gyhoeddi prosbectws cyfansawdd, rhaid i gorff llywodraethu pob ysgol a gynhelir sydd i'w chynnwys mewn dogfen o dan y rheoliad hwnnw, mewn perthynas â phob blwyddyn ysgol, roi i'r awdurdodau lleol dan sylw yr wybodaeth a bennir yn Atodlen 2 i Reoliadau Gwybodaeth Ysgolion (Cymru) 2011.
• Rhaid trefnu i'r wybodaeth honno fod ar gael heb fod yn hwyrach na'r amser hwnnw cyn yr amser sy'n ofynnol ar gyfer cyhoeddi'r ddogfen y bo'r awdurdod lleol yn rhesymol ofyn amdano.

Gwybodaeth i'w chynnwys yn y prosbectws cyfansawdd:

• Rheoliadau Gwybodaeth Ysgolion (Cymru) 2011 (atodlen 2).