Canllawiau anstatudol ar gyfer byrddau gwasanaethau cyhoeddus a byrddau partneriaeth rhanbarthol: Asesiadau, data a thystiolaeth - 2. Cyfleoedd i gysoni gwaith

Mae Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol yn aml yn gweithio gyda’r un cymunedau ac yn defnyddio tystiolaeth debyg. Pan fo partneriaethau’n mynd ati i gysoni eu gwaith, maen nhw wedi dweud bod hyn yn dwyn budd i gymunedau a sefydliadau, gan gynnwys llai o syrffed ar ymgynghoriadau, naratif cliriach i’r cyhoedd, defnydd mwy effeithlon o gapasiti dadansoddi, a chyd-ddealltwriaeth gryfach ar draws sectorau.

Mae’r adran hon yn nodi’r prif feysydd lle gallai cysoni fod yn ddefnyddiol. Efallai y bydd partneriaethau am fabwysiadu rhai o’r dulliau hyn neu bob un ohonyn nhw, yn dibynnu ar yr hyn sy’n gweddu orau i’w hardal a’u rhanbarth.

Mae’r tabl isod yn rhoi darlun lefel uchel o’r meysydd ffocws nodweddiadol ar gyfer Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol, ochr yn ochr â’r gofod cyffredin lle gall gweithio ar y cyd ychwanegu gwerth. Nid dyletswyddau statudol yw’r rhain – mae’r rheini wedi’u hamlinellu yn Adran 1 – ond maen nhw’n cynrychioli’r meysydd ymarferol lle mae gwaith y partneriaethau’n gorgyffwrdd. Efallai y bydd yn ddefnyddiol i bartneriaethau ddefnyddio’r tabl hwn yn ystod trafodaethau cynllunio cynnar i nodi lle mae dulliau tebyg a chyson yn fwyaf defnyddiol.

Gall Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol ddewis cynhyrchu naill ai ddau asesiad ar wahân neu un asesiad cyfun. Mae’r ddau fodel yn cael eu cefnogi yn y canllawiau hyn. Yr hyn sy’n bwysig yw bod pa bynnag ddull a ddewiswch yn darparu’r gwerth a’r budd mwyaf i’ch ardal a’ch rhanbarth.

Ystyried un asesiad cyfun

Efallai y bydd rhai rhanbarthau am gynhyrchu un asesiad cyfun sy’n bodloni gofynion statudol asesiad llesiant Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ac Asesiad Anghenion y Boblogaeth Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol. Mae’r dull hwn yn cael ei ganiatáu mewn deddfwriaeth bresennol ac mae’n cael ei gefnogi pan fo’n ychwanegu gwerth yn lleol. Y gofyniad allweddol yw bod y cynnyrch cyfun yn cyflawni’r ddwy ddyletswydd statudol yn glir ac yn dryloyw. Pan fo dull un asesiad yn cael ei ddefnyddio, mae angen gohebiaeth ar y cyd gan Gadeiryddion Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol a Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus yn nodi’r ystyriaeth a’r gefnogaeth.

Mae rhai rhanbarthau eisoes wedi dangos y gall un asesiad wedi’i strwythuro’n dda lwyddo i gyflawni’r ddwy ddyletswydd, gwella’r cydlynu, a lleihau unrhyw ddyblygu ar draws partneriaid a chymunedau. 

Gall un asesiad cyfun fod yn arbennig o addas pan:

• Mae Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol eisoes yn rhannu tystiolaeth, gwaith ymgysylltu neu waith dadansoddi
• Mae themâu a blaenoriaethau’n gorgyffwrdd yn sylweddol
• Byddai un naratif yn cefnogi cyfathrebu cliriach ar draws y rhanbarth
• Mae’r capasiti lleol yn gyfyngedig ac y byddai dau asesiad ar wahân yn dyblygu gwaith heb fod angen
• Mae partneriaid yn dymuno creu un cynnyrch hygyrch ar gyfer y cyhoedd neu at ddiben craffu

Os bydd eich partneriaeth yn dewis y dull hwn, dylech sicrhau bod:

• Yr holl ofynion statudol ar gyfer y ddau asesiad wedi’u nodi’n glir
• Cydymffurfedd ac atebolrwydd yn cael eu cynnal
• Yr asesiad yn aros yn gryno, yn gymesur, ac yn bwrpasol
• Blaenoriaethau pob partneriaeth wedi’u nodi’n glir
• Tystiolaeth fanwl yn cael ei chysylltu drwy atodiadau, catalogau data neu ddangosfyrddau sy’n golygu bod modd olrhain canfyddiadau a blaenoriaethau yn ôl i’r dystiolaeth maen nhw’n seiliedig arni
• Y cynnyrch yn ddwyieithog, yn hygyrch ac yn hawdd ei ddefnyddio

Gall llawer o bartneriaethau barhau i gynhyrchu dau asesiad ar wahân. Mae’r cyfleoedd i gysoni a ddisgrifir isod yr un mor berthnasol i bartneriaethau sy’n cynhyrchu asesiadau ar wahân. Hyd yn oed pan fydd y cynnyrch terfynol yn dal yn wahanol, mae gwerth mewn rhannu tystiolaeth, cydlynu’r ymgysylltu neu gysoni gwaith dadansoddi i gryfhau ansawdd cyffredinol y ddau asesiad.

Ar gyfer partneriaethau sy’n cynhyrchu asesiadau ar wahân, dylai’r cysoni fod yn gymesur ac yn bragmatig. Nid oes angen union yr un cynnwys na chyhoeddiad ar y cyd er mwyn cysoni. Gellir dangos hyn drwy gynnyrch tystiolaeth sy’n cael eu rhannu neu eu comisiynu ar y cyd, gweithgarwch ymgysylltu cydgysylltiedig, tybiaethau dadansoddi sy’n gyson â’i gilydd, neu gyfeirio penodol rhwng asesiadau.

Dylai partneriaethau allu egluro sut mae cysoni wedi lleihau unrhyw ddyblygu, wedi cryfhau dealltwriaeth, neu wedi gwella’r cydlynu ar gyfer cymunedau, yn hytrach na bodloni trothwy safonol neu benodol.

Mae Adran 5.3 yn nodi’r disgwyliadau o ran cyhoeddi ar gyfer asesiadau ar y cyd, ac atodiad a ac atodiad b ar gyfer asesiadau ar wahân.

1. Sylfaen dystiolaeth sy’n gyffredin

Mae’r ddau asesiad yn defnyddio tueddiadau demograffig, anghydraddoldebau, anghenion o ran y Gymraeg, dealltwriaeth o gymunedau, a phwysau sy’n dod i’r amlwg. Efallai y bydd partneriaethau hefyd am ddefnyddio ffynonellau tystiolaeth cenedlaethol a rhanbarthol perthnasol lle maen nhw ar gael, fel adroddiadau cenedlaethol, asesiadau rhanbarthol a thystiolaeth thematig a gynhyrchir gan bartneriaid. Er enghraifft, gallai tystiolaeth amgylcheddol o’r Adroddiad ar Sefyllfa Adnoddau Naturiol a Datganiadau Ardal Cyfoeth Naturiol Cymru helpu i ddarparu cyd-destun am y cyfleoedd a’r pwysau amgylcheddol yn y rhanbarth sy’n sail i’r ddau asesiad. Mae ffiniau Datganiadau Ardal yn cyd-fynd yn fras â phatrwm Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol, a allai helpu partneriaethau i ddefnyddio tystiolaeth amgylcheddol ranbarthol sy’n gyffredin rhyngddyn nhw. Mae datblygu colofn dystiolaeth sy’n gyffredin yn seiliedig ar setiau data cenedlaethol a lleol cydnabyddedig yn gallu gwella cysondeb, cefnogi cymhared ar draws Cymru, lleihau unrhyw ddyblygu, a chryfhau hyder yng nghanfyddiadau’r asesiadau.

2. Gweithgareddau ymgysylltu cydgysylltiedig neu integredig

Mae dinasyddion, gofalwyr, darparwyr gwasanaethau a grwpiau cymunedol yn aml yn cyfrannu at y ddau asesiad. Gall cydlynu’r ymgysylltu leihau unrhyw syrffed a chreu sylfaen dystiolaeth sy’n fwy cydlynol. Gall partneriaethau elwa hefyd o sesiynau ymgysylltu neu ddadansoddi a gyflwynir ar y cyd â phartneriaethau allanol fel Hwb Dyfodol.

3. Amserlenni a cherrig milltir sy’n gyson â’i gilydd

Gall mapio cylchoedd Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol gyda’i gilydd ar y dechrau un helpu partneriaid i nodi cyfleoedd ar gyfer gweithio ar y cyd ar gasglu tystiolaeth, meddwl am syniadau ar gyfer y dyfodol, a phrosesau drafftio, adolygu a chymeradwyo statudol ffurfiol. Er nad yw’r cylchoedd statudol yn cyd-fynd yn awtomatig, mae lle iddyn nhw redeg ar adegau tebyg. Mae angen asesiadau llesiant Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol unwaith bob cylch etholiadol llywodraeth leol, ac mae’n rhaid i Fyrddau Partneriaeth Rhanbarthol gyhoeddi Asesiad o Anghenion y Boblogaeth unwaith fesul cylch etholiadol o dan Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. Gan nad yw deddfwriaeth yn rhagnodi amserlen wahanol ar gyfer Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol, gall partneriaethau ddewis cydlynu eu cerrig milltir allweddol. Mae creu llinell amser syml ar y cyd sy’n dangos cyfnodau casglu tystiolaeth, cyfnodau ymgysylltu, cyfnodau drafftio a phwyntiau cyhoeddi ar gyfer y ddwy ddyletswydd yn gallu cefnogi prosesau cynllunio ar y cyd, lleihau unrhyw ddyblygu, a thynnu sylw at le gellir comisiynu gweithgarwch dadansoddi neu ymgysylltu ar y cyd.

4. Cydweithio o ran dadansoddi

Gall grwpiau gorchwyl a gorffen ar y cyd, arbenigedd tebyg ym maes sicrhau ansawdd neu arbenigedd dadansoddol ar y cyd helpu i sicrhau cysondeb a lleihau’r pwysau ar dimau dadansoddi rhanbarthol. Efallai y bydd partneriaethau’n gweld gwerth mewn cydweithio nid yn unig rhwng Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus a Byrddau Partneriaeth Rhanbarthol, ond hefyd gydag asiantaethau cenedlaethol neu allanol fel Iechyd Cyhoeddus Cymru, Cyfoeth Naturiol Cymru, neu ganolfannau academaidd a dadansoddol i fanteisio ar arbenigedd penodol.

5. Syniadau ar y cyd ar gyfer y dyfodol

Mae’r ddau asesiad yn elwa o edrych tua’r dyfodol. Mae dull gweithredu ar y cyd ar gyfer cynllunio ar gyfer senarios a chynllunio ar gyfer y dyfodol yn gallu helpu i greu naratif cydlynol sy’n edrych tua’r dyfodol ar draws y ddau gynnyrch.

6. Cynnyrch cyffredin lle maen nhw’n ychwanegu gwerth

Gall y rhain gynnwys crynodebau o dystiolaeth ranbarthol, adrannau thematig, proffiliau demograffig, canfyddiadau wrth ymgysylltu, neu gatalogau data sy’n cefnogi’r ddau asesiad heb ddyblygu gwaith.

Gyda’i gilydd, gall y cyfleoedd hyn helpu i greu asesiadau sy’n fwy cydlynol, yn haws eu rheoli, ac yn fwy addas ar gyfer gweithredu ar y cyd.