Gweithdai ymgysylltu â dinasyddion Tueddiadau'r Dyfodol: hysbysiad prefiatrwydd

Mae'r tîm Dyfodol Cynaliadwy o fewn Llywodraeth Cymru wedi comisiynu Rhaglen Ymchwil Fewnol Gwasanaethau Gwybodaeth a Dadansoddol, Llywodraeth Cymru i ymgysylltu â'r cyhoedd er mwyn gofyn am eu barn ynghylch y dyfodol.

Nod y gwaith hwn yw edrych ar yr hyn y gallai tueddiadau posibl yn y dyfodol ei olygu i bobl Cymru, fel y gall llunwyr polisi wneud penderfyniadau gwell a fydd yn effeithio ar genedlaethau'r dyfodol.

Fel rhan o'r ymgysylltiad hwn, bydd y Rhaglen Ymchwil Fewnol yn casglu gwybodaeth trwy drafodaethau grŵp ar-lein.

Llywodraeth Cymru yw'r rheolydd data ar gyfer y gwaith. Bydd tîm y Rhaglen Ymchwil Fewnol yn dileu data personol cyn ysgrifennu'r adroddiad, ac ni fydd yn darparu data y gellir eu hadnabod yn bersonol i eraill yn Llywodraeth Cymru oni bai eich bod yn gofyn inni wneud hynny.

Bydd yr wybodaeth a gesglir yn ystod y prosiect, ynghyd â thystiolaeth am yr hyn a allai ddigwydd yng Nghymru yn y dyfodol, yn cael ei chynnwys mewn adroddiad a gyhoeddir ar wefan Llywodraeth Cymru.

Chi sydd i benderfynu a ydych chi am gymryd rhan yn y gwaith hwn. Er hynny, mae eich barn a'ch profiadau yn bwysig er mwyn helpu i lywio polisïau Llywodraeth Cymru.

Data personol sydd gennym a ble rydym yn cael y wybodaeth hon

Yn ôl Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) data personol yw  unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellid ei defnyddio i adnabod yr unigolyn hwnnw, yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ffactor adnabod.

Rydych wedi cael gwahoddiad i gofrestru eich diddordeb oherwydd eich bod yn aelod o grŵp rhanddeiliaid neu restr bostio. Mae'r sefydliad neu'r tîm a anfonodd e-bost atoch yn cadw eich gwybodaeth gyswllt. Ni fydd Llywodraeth Cymru yn derbyn eich manylion cyswllt gan y sefydliad na'r tîm hwn.

Er mwyn cymryd rhan, bydd angen i chi gofrestru eich diddordeb drwy arolwg cofrestru gan ddefnyddio'r ddolen a ddarperir, a bydd angen i chi nodi cyfeiriad e-bost y bydd y Rhaglen Ymchwil Fewnol yn Llywodraeth Cymru yn ei ddefnyddio i gysylltu â chi i'ch gwahodd i'r gweithdy.

Yn ogystal â'ch cyfeiriad e-bost, byddwn hefyd yn casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol, drwy'r arolwg cofrestru fel y gallwn wneud yn siŵr ein bod yn gwahodd pobl i'r grŵp trafod perthnasol:

• Enw
• Oedran
• Rhywedd
• Rhanbarth o Gymru lle'r ydych yn byw

Bydd y data personol categori arbennig canlynol yn cael eu casglu fel y gallwn wneud yn siŵr ein bod wedi cynnwys barn gan wahanol grwpiau o bobl.

• Grŵp ethnig
• P'un a ydych chi'n ystyried eich hun yn anabl, â chyflwr hirdymor, neu'n wynebu rhwystrau mewn bywyd bob dydd

Unwaith y byddwn yn cael yr arolwg cofrestru ac wedi'ch dyrannu i grŵp, byddwn yn gwahanu'r data categori arbennig o'r data arall fel na ellir eu cysylltu â chi mwyach a dim ond at ddibenion ystadegol y byddwn yn eu defnyddio.

Bydd trafodaethau'r gweithdy yn cael eu cynnal gan ddefnyddio MS Teams ac efallai y byddant yn cael eu recordio a'u trawsgrifio am resymau gweithredol. Bydd hyn yn cael ei wneud yn glir cyn i'r sesiwn ddechrau, a bydd y sesiwn ond yn cael ei recordio os yw'r holl gyfranogwyr yn cytuno. Os bydd y gweithdy yn cael ei recordio, bydd data personol yn cael eu dileu yn ystod y broses trawsgrifio, a bydd recordiadau'n cael eu dileu cyn gynted ag y bydd y broses hon wedi'i chwblhau. Os na fydd trafodaethau'n cael eu recordio, ni fydd data personol yn cael eu cynnwys yn y nodiadau ysgrifenedig sy'n cael eu paratoi yn ystod neu ar ôl y gweithdy.

Bydd data a gesglir drwy'r arolwg cofrestru yn cael ei lawrlwytho a bydd unrhyw ddata personol neu ddata cyswllt yn cael eu storio'n ddiogel. Dim ond i wahodd cyfranogwyr i ddod i'r gweithdai y defnyddir data cyswllt ac unwaith y bydd pobl wedi'u dyrannu i weithdai, bydd data personol a chategori arbennig am oedran, rhyw, grŵp ethnig ac anabledd yn cael eu gwahanu oddi wrth y data arall. Bydd hyn yn cael ei storio heb unrhyw wybodaeth adnabod fel y gellir eu defnyddio i fonitro cyfansoddiad demograffig y gweithdai yn unig. Ar ôl i'r broses hon gael ei chwblhau, bydd data personol a data cyswllt yn cael eu dileu. Ni fydd yr wybodaeth hon yn gysylltiedig â'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu yn y gweithdy nac yn gysylltiedig â hi.

Os byddwch yn dewis rhoi data personol ychwanegol fel rhan o'r gwaith, byddwn yn ceisio peidio â'ch adnabod o'r ymatebion y byddwch yn eu darparu, neu gysylltu eich enw â'r rhain.

Os byddwch yn gofyn cwestiwn neu’n gwneud cwyn ac yn rhoi data personol er mwyn cael ymateb, dim ond at y swyddog perthnasol y bydd yr ymchwilydd yn anfon eich cais, ac wedyn bydd yn ei ddileu o ddata’r ymgysylltiad.

Y sail gyfreithlon dros ddefnyddio eich data

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus; hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru. Gelwir rhywfaint o'r data yr ydym yn eu casglu yn ‘ddata categori arbennig’ (grŵp ethnig ac a ydych yn ystyried eich bod yn anabl, bod gennych gyflwr hirdymor neu eich bod yn wynebu rhwystrau yn eich bywyd bob dydd) a’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw ei bod at ddibenion ystadegol neu ymchwil.

Chi sydd i benderfynu a ydych chi am gymryd rhan. Mae astudiaethau fel hyn yn bwysig, er mwyn i Lywodraeth Cymru gasglu gwybodaeth a thystiolaeth y gellir gweithredu arni ynghylch ei gallu i gyflawni blaenoriaethau’r Llywodraeth. Gallai’r wybodaeth a gesglir yn ystod y gwaith hwn gael ei defnyddio, er enghraifft, i wneud y canlynol:

• deall sut y gallai tueddiadau posibl yn y dyfodol effeithio ar bobl yng Nghymru
• helpu i gynllunio gwasanaethau cynaliadwy ar gyfer y dyfodol

Diogelwch eich data personol

Mae data personol a roddir i Lywodraeth Cymru yn cael eu cadw ar weinyddion diogel. Mae ffolder wedi cael ei chreu ar gyfer y prosiect hwn, a dim ond y tîm ymchwil sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r prosiect sydd â mynediad ati. Caiff eich manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth bersonol y byddwch wedi dewis ei rhoi inni eu storio yn y ffolder dan gyfyngiadau hon. Ni fydd ymchwilwyr yn darparu unrhyw wybodaeth bersonol wrth gyflwyno adroddiadau am ganfyddiadau i'r tîm polisi.

Ar ôl i ni ddyrannu cyfranogwyr i weithdai, byddwn yn gwahanu eich gwybodaeth am oedran, rhyw, grŵp ethnig ac anabledd a'i storio ar wahân heb eich enw a'ch manylion cyswllt.

Wrth gynnal arolygon, mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio rhaglen feddalwedd arolwg o'r enw SmartSurvey. Rydym wedi sicrhau bod SmartSurvey yn cydymffurfio â GDPR y DU a'i bod yn bodloni ein disgwyliadau o ran diogelwch unrhyw ddata a gesglir drwy’r feddalwedd.

Mae gan Lywodraeth Cymru weithdrefnau i ymdrin ag unrhyw achosion posibl o dorri rheolau diogelu data. Os amheuir bod rheolau diogelu data wedi cael eu torri, bydd Llywodraeth Cymru yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol lle bo'n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Bydd y Rhaglen Ymchwil Fewnol yn defnyddio'r wybodaeth a gesglir i baratoi adroddiad a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan Llywodraeth Cymru. Ni fydd yr adroddiad hwnnw'n cynnwys unrhyw wybodaeth y gellid ei defnyddio i adnabod cyfranogwyr unigol.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich data personol

Bydd unrhyw ddata personol, nad ydynt eisoes wedi eu dileu yn ystod y broses drawsgrifio, yn cael eu dileu gan y Rhaglen Ymchwil Fewnol dri mis ar ôl cyhoeddi'r adroddiad terfynol. Mae hyn yn cynnwys eich manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth adnabyddadwy o ymatebion arolwg neu recordiadau gweithdy.

Hawliau’r unigolyn

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol y byddwch yn ei rhoi fel rhan o'r prosiect hwn. Yn benodol, mae gennych hawl i wneud y canlynol:

• gweld copi o'ch data eich hun
• gofyn inni gywiro unrhyw wallau yn y data hwnnw
• gwrthwynebu'r prosesu, neu gyfyngu arno (o dan amgylchiadau penodol)
• gofyn i'ch data gael ei 'ddileu’ (o dan amgylchiadau penodol)
• chyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Os oes gennych ragor o gwestiynau am sut y bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio’r data a roddir fel rhan o'r astudiaeth hon, neu os ydych am arfer eich hawliau gan ddefnyddio GDPR y DU, cysylltwch â:

Jennifer Velu a Joanne Coates

Cyfeiriad e-bost: RhYF.IRP@llyw.cymru 

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn: 

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru