RPW Ar-lein - canllaw i gwsmeriaid: sut i ddefnyddio manylion unigol fy fferm

Tab Rheoli Unigolion

I gael mynediad at Rheoli Unigolion, dewiswch y tab Manylion CRN ar y bar gwyrdd ar eich hafan. Rheoli Unigolion yw'r ail opsiwn yn y gwymplen.

Tudalen Rheoli Unigolion 

Mae'r dudalen Rheoli Unigolion yn dangos yr holl unigolion sydd wedi'u cofrestru i'r busnes.

Bydd yr unigolyn yn cael ei restru ynghyd â'i rôl o fewn y busnes a'i gyfeiriad e-bost. Yn y golofn Mynediad Ar-lein, gallwch benderfynu ar statws ar-lein yr unigolyn. Bydd y rhain yn un o'r canlynol:

• dim: nid yw'r unigolyn wedi cael ei wahodd ac nid yw'n weithredol ar-lein
• gwahoddiad: mae unigolyn yn cael ei wahodd eto i dderbyn / gwrthod y gwahoddiad
• gweithredol: unigolyn wedi'i gofrestru ac yn weithredol ar-lein
• wedi'i ddileu: roedd unigolyn wedi'i gofrestru ond mae ei fynediad wedi'i ddileu 

Bydd y golofn olaf yn dangos lefel caniatâd yr unigolyn, bydd yn dangos un o'r canlynol:

• mynediad llawn 
• mynediad wedi’i addasu
• dim mynediad

Ychwanegu Unigolyn 

Yn y sgrin 'Cynnal Unigolion', dewiswch y botwm glas 'Ychwanegu unigolyn'. Fe'ch cludir i'r sgrin 'Ychwanegu Unigolyn'.  Mae pob maes sydd ag asterix wrth eu hymyl yn orfodol. Mae angen i chi nodi manylion yr unigolyn ac os ydych yn bwriadu eu gwahodd i'r busnes, gwnewch yn siŵr  eich bod yn darparu cyfeiriad e-bost cyfredol mae'n rhaid i'r e-bost hwn fod yr un a ddefnyddiwyd i greu eu cyfrif One Login).

Mae'n ofynnol i chi ddewis rôl ar gyfer yr unigolyn o'r gwymplen. Gallwch ddewis rôl Aelod Busnes neu rôl Aelod Nad yw'n Fusnes. Caiff y gwahaniaethau eu hesbonio isod.

• manylion y busnes/unigolion
• ffurflenni a cheisiadau
• dyfarniadau grant – gan gynnwys eu derbyn neu eu gwrthod
• dogfennau ariannol a hanes taliadau 
• plan coetir
• negeseuon
• FARMDATA+

Mae gan Aelod Busnes fynediad llawn a gallant weld a newid unrhyw fanylion sy'n gysylltieidg a'r CRN o fewn RPW Ar-lein gan gynnwys:

• Perchennog / Unig Fasnachwr
  Unigolyn sy'n berchen ar y busnes heb unrhyw bartneriaid busnes cysylltiedig
• Partner Busnes 
  Unigolyn sy'n gyd-berchennog ar y busnes
• Cyfarwyddwr
  Unigolyn sy'n goruchwylio'r gwaith o redeg y busnes a'i amcanion
• Gweithiwr gydag awdurdod wedi'i ddirprwyo iddo
  Unigolyn sy'n derbyn yr awdurdod ffurfiol gan y busnes i gyflawni tasgau a phenderfyniadau ar ran y busnes
• Cadeirydd / Ymddiriedolwr
  Unigolyn sy'n ysgwyddo'r cyfrifoldeb am reoli arian neu asedau sydd wedi'u neilltuo mewn ymddiriedolaeth er budd y busnes
• Trysorydd/Aelod o'r Pwyllgor
  Unigolyn sy'n ysgwyddo'r cyfrifoldeb am reoli arian neu asedau sydd wedi'u neilltuo mewn ymddiriedolaeth er budd y busnes
• Ysgrifennydd Cwmni
  Unigolyn sydd ag arbenigedd mewn llywodraethiant corfforaethol, cydymffurfedd cyfreithiol a rheolaeth weinyddol
• Gweinyddwr Personol
  Unigolyn sy'n cynrychioli'r busnes yn dilyn hysbysiad o farwolaeth

Gall rôl Aelod nad yw'n Fusnes gael ei haddasu gan Aelod Busnes neu Aelod nad yw'n Fusnes sydd wedi cael Awdurdod Gweinyddol. Rolau yr Aelodau nad ydynt yn Aelodau Busnes yw:

• Unigolyn preifat
  Unigolyn nad yw'n gysylltiedig â busnes
• Priod/aelod o'r teulu
  Gŵr/gwraig neu aelod agos arall o'r teulu
• Gwarcheidwad
  Unigolyn sy'n gyfrifol yn gyfreithiol am ofalu am rywun nad yw'n gallu rheoli ei faterion ei hun e.e. plentyn o dan 18 oed
• Gweithiwr cyflog
  Unigolyn a gyflogir gan y busnes
• Trysorydd / aelod o’r pwyllgor
  Unigolyn a benodir i weinyddu neu reoli asedau ariannol a rhwymedigaethau busnes/aelod o bwyllgor
• Rheolwr
  Unigolyn sy'n gyfrifol am reoli neu weinyddu sefydliad neu grŵp o staff
• Contractwr
  Unigolyn neu gwmni sy'n ymgymryd â chontract i ddarparu gwasanaeth neu wneud swydd
• Asiant / Trydydd Parti
  Unigolyn sy'n gweithredu ar ran person neu grŵp/busnes arall
• Defnyddiwr ar-lein
  Unigolyn sydd â chaniatâd cyfyngedig ar-lein
• Ysgrifennydd
  Unigolion a gyflogir i wneud tasgau gweinyddol

Diweddaru tudalen Manylion Unigolyn

Ar y sgrin 'Cynnal Unigolion', cliciwch ar enw'r unigolyn (wedi'i amlygu mewn glas) yr ydych am ddiwygio y manylion. Byddwch yn cael eich cyfeirio i'r dudalen 'Manylion Unigol'. Defnyddiwch y botwm yn ôl os hoffech ddychwelyd i'r dudalen 'Rheoli Unigolion'.

Dewiswch y blwch 'Diweddaru'r wybodaeth hon' ar frig dde y dudalen, yna byddwch yn gweld y dudalen 'Diweddaru Manylion Unigol'. O'r fan hon gallwch ddiwygio rôl fusnes aelodau nad ydynt yn fusnes, gosod mynediad gweinyddol ar gyfer unigolion, a newid holl fanylion eraill yr unigolyn yn ôl yr angen.

Cwblhewch y diwygiadau sydd eu hangen a dewiswch y glas 'Cadw newidiadau' ar waelod y sgrin neu'r botwm canslo i ddiystyru'r newidiadau. 

Gwahodd Unigolyn

Ar y dudalen 'Rheoli Unigolion' dewiswch enw'r person (wedi'i amlygu mewn glas) yr hoffech ei wahodd. Dylai eu Mynediad Ar-lein ddangos fel 'Dim' neu 'Wedi'i Dynnu'.

Fe'ch cludir i'r dudalen 'Manylion Unigol'. Ar yr amod bod gennych Awdurdod Gweinyddol, dylid dangos botwm glas 'Gwahoddiad' o dan yr adran Mynediad Ar-lein.

Dewiswch y botwm 'Gwahoddiad' a byddwch yn gweld y dudalen 'Mynediad Ar-lein ar gyfer' sy'n gofyn am gadarnhad o'r unigolyn rydych chi am ei wahodd.

Mae dewis 'Na' yn eich dychwelyd i'r dudalen Manylion Unigol.

Mae dewis 'Ie' yn eich cyfeirio i'r dudalen 'Lefel Mynediad'.

Tudalen Lefel Mynediad

Yma fe welwch y rôl sydd wedi'i neilltuo i'r unigolyn a'r diffiniad o'r rôl, sy'n eich galluogi i wirio bod y rôl fusnes yn gywir. 

Os ydynt wedi cael Rôl Aelodau Busnes, dewiswch parhau a byddwch yn cael eich tywys i'r dudalen 'Cadarnhau manylion a Gwahodd'.

Os neilltuir rôl Nad yw’n Fusnes, byddwch chi fel gweinyddwr yn cael dewis ar y dudalen 'Lefel Mynediad', mae hon wedi'i chynllunio i addasu mynediad i unigolion. Y dewisiadau yw:

• "Dim Mynediad": ni chewch fynd i unrhyw ran o’r cyfrif 
• "Mynediad Llawn": mae hefyd yn caniatáu iddynt gael mynediad llawn at bob maes o'r busnes, ac eithrio'r gallu i dderbyn / gwrthod dyfarniadau grant
• "Mynediad wedi'i Addasu" caniatáu i'r lefelau caniatâd gael eu teilwra i bob unigolyn

Unigolyn nad yw'n Aelod Busnes gyda Mynediad Llawn

Mae ganddynt yr un â hawliau ag Aelod Busnes, ond; nid ydynt yn cael derbyn neu wrthod dyfarniad grant. Mae nhw’n cael gweld, newid a chyflwyno manylion y CRN gan gynnwys:

• manylion y busnes / unigolyn
• cyflwyno ffurflenni a cheisiadau
• dogfennau ariannol a hanes taliadau 
• cynllun coetir 
• negeseuon

Unigolyn nad yw'n Aelod Busnes gyda Mynediad wedi'i Addasu

Byddwch yn cael eich cyfeirio at y dudalen 'Newid Mynediad Ar Gyfer', yma gallwch deilwra'r mynediad a roddir i unigolyn - dim mynediad, mynediad cyfyngedig, neu fynediad llawn i wahanol feysydd o'r busnes. 

Y meysydd busnes hynny yw:

• cwsmer
• grantiau sydd wedi'u dyfarnu (eu gweld yn unig) 
• ceisiadau
• hawliadau
• gwybodaeth ariannol
• cynlluniau
• negeseuon
• FARMDATA+

Gallwch ddewis y dolenni glas ar y 'Newid Mynediad Ar Gyfer' i gael rhagor o fanylion ynglŷn â'r hyn y mae "Mynediad Llawn" a "Mynediad Cyfyngedig" yn ei olygu ar gyfer y gwahanol feysydd busnes.

Ar gyfer Ceisiadau a Hawliadau, mae angen i chi hefyd benderfynu a ydych am i'r unigolyn allu cyflwyno ceisiadau/hawliadau ai peidio. Mae'r opsiynau ar gael yn y gwymplen. Ar ôl i chi wneud eich dewis, dewiswch y botwm glas 'Parhau' ar waelod y dudalen.

Tudalen Cadarnhau manylion a Gwahodd

Ar ôl i chi gadarnhau'r lefel mynediad, cewch eich cyfeirio at y dudalen hon. Cadarnhewch fod y manylion hyn yn gywir. Mae angen i'r cyfeiriad e-bost fod yn gyfredol ac yn ddilys gan y bydd y gwahoddiad yn cael ei anfon yn uniongyrchol at yr unigolyn hwn. Dewiswch 'Parhau' i fwrw ymlaen, neu yn ôl os oes angen i chi ddiwygio'r manylion.

Tudalen cod gwahoddiad 

Bydd y dudalen hon yn dangos blwch gydag enw'r person sy'n cael ei wahodd a chod gwahoddiad. Gwnewch nodyn o'r cod gwahoddiad gan mai eich cyfrifoldeb chi yw rhoi'r cod hwn i'r unigolyn gwahoddedig. Nid yw Llywodraeth Cymru yn cyhoeddi'r cod i'r unigolyn gwahoddedig. Bydd angen iddynt ddefnyddio'r cod hwn i gysylltu eu hunain â'r busnes. Gwnewch yn siŵr eu bod wedi agor eu Cyfrif Mewngofnodi One Login GOV.UK. Os na, gellir dod o hyd i fanylion am sut i wneud hyn yn y Canllawiau Ffurflen Gofrestru Cwsmeriaid sydd ar gael yn Canllawiau Ffurflen Gofrestru Cwsmeriaid.

Awdurdod Gweinyddol

Rhoddir Awdurdod Gweinyddol i Aelod Busnes yn awtomatig. Rhoddir Awdurdod Gweinyddol i Aelod nad yw'n Fusnes gan Weinyddwr presennol y busnes.

 Mae'r caniatâd a'r cyfyngiadau gweinyddol yn cynnwys:

• mae gan weinyddwr yr hawl i wahodd unigolion a rheoli’r mynediad / cydsyniadau
• gweinyddwyr sy’n gyfrifol am ddweud pwy sydd â hawl gweinyddol i weld cyfrifon ar-lein. Caiff gweinyddwyr ddiddymu hawliau gweinyddu’r rheini nad ydynt yn Aelod o’r busnes. Ni all unigolion sydd â rôl Aelod Busnes gael eu mynediad gweinyddol wedi'u dileu ar-lein gan weinyddwr arall; rhaid ei gyfeirio at Ganolfan Gyswllt Cwsmeriaid RPW
• caiff gweinyddwyr newid rolau’r rheini nad ydynt yn Aelod o’r busnes i fod yn rolau Aelodau’r Busnes
• ni cheir newid rôl Aelod o’r Busnes ond i rôl Aelod arall o’r Busnes. Ni chaiff gweinyddwr newid rôl Aelod o’r Busnes i fod yn rôl unigolyn Nad yw’n Aelod busnes
• ni chaiff Aelod Busnes adael y busnes ar-lein. Ni chaiff gweinyddwr ddileu Aelod Busnes o'r busnes

Gosod y Mynediad Gweinyddol ar gyfer Unigolyn

Os ydych yn weinyddwr ac yn gofyn i unigolyn sydd â rôl nad yw'n Aelod gael Awdurdod Gweinyddol, gallwch osod hyn cyn gynted ag y byddwch wedi anfon y gwahoddiad.

Mae angen i chi ddewis yr unigolyn o'r dudalen 'Rheoli Unigolion'. Ar y dudalen Manylion Unigol dewiswch 'Diweddaru'r wybodaeth hon'.  Sgroliwch i lawr i'r blwch Gweinyddwr Ar-lein, gosodwch hwn i 'Ie' o'r gwymplen ac yna cadwch y newidiadau.

Fel arall, os ydych am dynnu'r Awdurdod Gweinyddol oddi wrth Unigolyn sydd â rôl Nad yw'n Aelod, gallwch ddewis y blwch 'Diweddaru'r wybodaeth hon' a gosod y gwymplen i 'Na' a'i gadw.

Dileu Mynediad i Unigolyn

Ar y dudalen manylion unigol, dylech weld botwm glas 'Tynnu''. Dewiswch hwn a dilynwch y sgriniau drwodd i gadarnhau tynnu. Bydd yr unigolyn yn dal i gael ei arddangos fel wedi'i dynnu ar eich tudalen Rheoli Unigolion; Mae hyn yn caniatáu i'r unigolyn gael ei wahodd yn ôl i'r busnes os oes angen. Ni fydd yr unigolyn sy'n cael ei dynnu yn cael y cyfle i gael mynediad i'r CRN pan fyddant yn mewngofnodi gan na fydd ar gael iddynt mwyach.

Dileu Unigolyn

I ddileu unigolyn o'r busnes fel nad yw'n ymddangos ar y sgrin 'Rheoli Unigolyn', cliciwch ar yr unigolyn, dewiswch 'diweddaru'r wybodaeth hon' a newid rôl i 'Gadawodd y busnes.' Cadwch y newid a bydd yr unigolyn yn cael ei ddileu o'r dudalen Rheoli Unigolion.

Buddiannau Busnes Eraill

Os oes gan y prif gyswllt fuddiannau mewn busnes arall sydd wedi'i gofrestru gydag unrhyw un o bedair Asiantaeth Dalu'r DU, datganwch hwy drwy glicio'r botwm "Ychwanegu Buddiannau Busnes Eraill" a llenwi’r rhannau sydd ar y sgrin.

Bydd RPW yn archwilio'r wybodaeth y byddwch yn ei darparu er mwyn sicrhau bod y busnes y mae gan y prif gyswllt fudd ynddo yn wahanol i'r busnes rydych yn ei gofrestru.

Cliciwch ar y botwm 'Diddordeb Busnes Arall' byddwch yn cael eich tywys i'r sgrin Buddiannau Busnes Eraill. Yn gyntaf, bydd angen ichi gadarnhau â pha un o'r pedair Asiantaeth Dalu y mae'r busnes wedi'i gofrestru.

Os ydych yn gwybod beth yw'ch cyfeirnod gyda'r Asiantaeth Dalu arall, nodwch ef. Efallai’r cyfeirnod yw'r Cyfeirnod Cwsmer (CRN), Rhif Adnabod y Busnes (Business ID), Rhif Adnabod Busnes Unigol (SBI) neu Gyfeirnod Busnes (BRN).

Ychwanegwch gyfeiriad cod post / gohebiaeth a rôl yr unigolyn. Caiff cofnod o’r buddiannau busnes eraill ei ddangos ar sgrin y Manylion Unigol.. Gallwch ychwanegu buddiannau mewn busnesau eraill o dan enw'r Prif Gyswllt trwy glicio'r botwm "Ychwanegu Buddiannau Busnes Eraill".