Adeiladu diwylliant ar gyfer cyd-gynhyrchu - Pennod 1. Cynnal cyfarfodydd

I gael y canlyniadau gorau, gwnewch yn siŵr eich bod yn cael amser i ddatblygu eich arferion tosturiol eich hun i gefnogi eich hun rhwng cyfarfodydd. Gallwn gefnogi eraill yn well drwy edrych ar ôl ein hunain.

Byddwch yn greadigol ac yn garedig! Mae’r canllaw hwn wedi cael ei ddylunio i’w ddefnyddio mewn cyfarfodydd rhithwir, hybrid neu wyneb yn wyneb. Ym mhob cyfarfod, chwiliwch am ffyrdd creadigol o werthfawrogi amrywiaeth, diwallu anghenion cyfranogwyr, lleihau effeithiau amgylcheddol negyddol a chynnwys natur.

Mae popeth yn dechrau gyda saib. Mae ymchwil yn dangos bod cymryd saib bach iawn hyd yn oed yn gallu ein helpu i wneud penderfyniadau gwell. Dim ond tua 120 mil eiliad mae’n ei gymryd i’r ymennydd symud ffocws a rhwystro unrhyw beth sy’n tynnu sylw er mwyn gallu gwneud penderfyniad sy’n fwy cywir. Gallwn ddefnyddio seibiau a myfyrdodau byr (e.e. sganio’r corff) i helpu i bennu cyflymder cyfarfod.

Mae eistedd mewn cylch (cadeiriau a soffas) yn cynrychioli pwysigrwydd cyfartal pawb yn yr ystafell. Mae hefyd yn ein galluogi i sicrhau bod pawb yn cael cyfle i siarad a chael eu clywed ac i wrando. Mewn gofod rhithwir gallwch ail-greu'r effaith hon drwy lunio’r cylch o gyfranogwyr wrth fynd o amgylch y grŵp y tro cyntaf. Mae’n hawdd ail-greu’r cylch yn yr amgylchedd rhithwir.

Mae mynd o amgylch y grŵp yn golygu bod pawb yn cael cyfle i roi ateb byr, naill ai drwy gymryd eu tro o amgylch y grŵp neu drwy ganiatáu i bob unigolyn ateb ei gwestiwn pan fydd yn barod. Mae cael syniadau pawb yn gallu arwain at ragor o ddewisiadau, mwy o greadigrwydd a phenderfyniadau gwell.

Bydd diben penodol i’ch cyfarfod. Bydd angen i’r cwestiynau a ddefnyddiwch fod yn berthnasol i ddiben y cyfarfod a byddant yn unigryw. Weithiau, efallai y byddwch am gydlunio eich cwestiynau’n fyw yn y cyfarfod.

Ymgyfarwyddwch â’r broses fel y disgrifir uchod ac isod. Meddyliwch sut gallai hyn weithio orau i chi ac i’ch cyfranogwyr, gan addasu, defnyddio, myfyrio, rhoi cynnig arall arni.

Dewch o hyd i ffrind (neu ddau?) i’ch cefnogi wrth i chi gadeirio – oes angen rhywun arnoch i gymryd nodiadau neu symud pobl i mewn ac allan o ystafelloedd rhithwir? Neu ddim ond i roi cynnig ar letya?

Meddyliwch am y cwestiynau y byddwch yn eu defnyddio. Efallai trafodwch y rhain neu gofynnwch i bobl eraill am eu syniadau?

Yn union cyn y cyfarfod, gwnewch yn siŵr eich bod yn cael amser i chi eich hun, ym mha ffordd bynnag sy’n eich helpu.

Croesawch bawb i’r cyfarfod. Disgrifiwch safonau ymddygiad a strwythur y cyfarfod. Gallai hyn gynnwys cyfrinachedd, yr angen i siarad yn gryno i ganiatáu i bawb gael tro, y ffaith nad oes angen i neb gyfrannu ar lafar a phwysigrwydd gwrando a thalu sylw, cymaint â siarad.

Efallai y byddwch am ddefnyddio ymarfer daearu dewisol i ddod â phawb i mewn yn llawn i'r ystafell. Mae llawer o bobl yn defnyddio myfyrdod tapio, sganio’r corff neu dawelwch byr. Ceisiwch ddewis rhywbeth sy’n addas i’ch cyfranogwyr. Rhywbeth byrrach ac ysgafnach sydd orau i ddechreuwyr. Gall seibiau i gasglu eich meddyliau fod yn well na seibiau sy’n seiliedig ar deimladau i’r rhai sydd o dan bwysau.

Mae ymchwil yn dweud wrthym fod pobl yn meddwl yn well gyda meddylfryd cadarnhaol neu werthfawrogol. Felly, pan fyddwch yn mynd o amgylch y grŵp gyntaf, gofynnwch i bawb yn yr ystafell i fod yn ddiolchgar.

Gallech wahodd pobl i rannu; un peth sy’n mynd yn dda i chi y tu allan i’r gwaith, beth sy’n eu cymell i weithio ar y pwnc rydym ar fin ei drafod, neu rywbeth maent wedi’i ddysgu neu ei werthfawrogi am Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Dewiswch un cwestiwn ac egluro sut bydd y broses o fynd o amgylch y grŵp yn gweithio ee:

“Dechreuwch drwy ddweud eich enw cyntaf ac yna rhannu un peth sy’n mynd yn dda i chi y tu allan i’r gwaith. Does dim ots pa mor fach yw’r peth cadarnhaol – gallai hyd yn oed bod yma fod yn gyflawniad, neu efallai y byddwch am rannu rhywbeth da yn eich bywyd rydych chi’n ei gymryd yn ganiataol; ond gallwch bob amser beidio â chymryd rhan yn hyn. Os byddwch chi’n dewis peidio cymryd rhan ar y pryd, byddwn ni’n dod yn ôl atoch chi ar y diwedd i roi cyfle arall i chi gymryd rhan, ond mae’n iawn i chi beidio yr ail dro hefyd. Mae dim ond bod yma a gwrando yn werthfawr iawn ynddo’i hun. Pan fydd rhywun yn barod i ddechrau, gwnewch hynny. Rhannwch eich enw cyntaf ac un peth rydych chi’n ddiolchgar amdano y tu allan i’r gwaith.”

Os ydych chi mewn ystafell go iawn, efallai y byddwch yn dal i gymryd tro wrth fynd o amgylch y grŵp. Os ydych chi mewn ystafell rithwir (neu’n dymuno gadael i bobl gymryd eu tro pan fyddant yn teimlo’n barod) efallai y byddwch chi am gadw nodyn o bwy sydd wedi siarad. Ffordd dda o wneud hyn yw llunio cylch ac ychwanegu pob enw, wrth i bobl siarad.

Yn dibynnu ar nifer y bobl yn y cyfarfod, gallech roi sylw i bob un o’ch eitemau ar yr agenda drwy wneud y canlynol:

Mynd o amgylch y grŵp eto yn yr un ffordd ag uchod, gan ddefnyddio cwestiwn addas a chymryd rhan mewn trafodaeth fwy agored ar ôl hynny.

Trefnu pobl fesul dau neu dri (gan ddefnyddio ystafelloedd ymneilltuo, os ydych yn gweithio’n rhithwir) i wrando heb ymyrryd, yna cael trafodaeth agored a chyfle i gyfrannu syniadau allweddol (drwy’r bar sgwrsio neu ar lafar mewn cyfarfod rhithwir) pan fydd y grŵp cyfan yn dod yn ôl at ei gilydd.

Cofiwch fod yn greadigol a defnyddio gwahanol ddulliau sy’n addas i wahanol eitemau. Cofiwch fynd o amgylch y grŵp a defnyddio seibiau i’ch helpu i glywed llais pawb.

Gallwch gynnal cyfarfod yn gwbl amlwg drwy ofyn y cwestiwn; “a oes unrhyw beth yr hoffech ei gyflwyno i’r cyfarfod hwn heddiw?” naill ai gyda chwestiwn arall wrth fynd o amgylch y grŵp y tro cyntaf neu i ddechrau ail dro o amgylch y grŵp. Ar ôl i bawb siarad, agorwch y drafodaeth i bawb drwy ofyn; “a oes unrhyw drywydd yr hoffai unrhyw un ei godi, gyda chwestiwn, sylw neu syniad?”

Os nad ydych chi’n siŵr a yw’r cyfarfod yn barod i gau eto, gofynnwch y cwestiwn clasurol: “a oes unrhyw beth arall y mae angen ei ddweud, ei glywed neu ei ofyn cyn i ni orffen?”

Ar ôl gorffen, mae’n amser ar gyfer y saib olaf a mynd o amgylch y grŵp am y tro olaf.

Os oes angen gweithredu, gallech ddefnyddio Cynnig neu Ofyn ar gyfer y cam olaf hwn, neu gallech wahodd pobl i orffen gyda chwestiwn neu gwestiwn trafod arall fel:

• Un gair am sut rwy’n teimlo nawr yw...
• Rhywbeth a oedd o ddiddordeb i mi yn ystod y cyfarfod hwn yw...
• Pwynt dysgu i mi yw...

Diolchwch i bawb am fod yma – am wrando a chyfrannu.

Pan fyddwch yn cyrraedd yr amser a bennwyd, bydd y cadeirydd neu'r hwylusydd yn dod â'r cyfarfod i ben ac yn dechrau'r broses cynnig neu ofyn

Bydd tawelwch.

Gall unrhyw un siarad, ond â'r ystafell gyfan yn unig.

Gallwch ond ddweud pethau sy'n:

• Gynigion i helpu, camau gweithredu yr ydych yn fodlon ac yn barod i'w cymryd,

  neu

• Gofynion am help, pethau rydych yn teimlo y gall pobl eraill eu gwneud i helpu.

Cynhaliwch y tawelwch nes bod yr holl gynigion (dim ots pa mor brin yr ydynt) wedi cael eu gwneud neu nes i'ch amser ddod i ben.

Rhowch ddiolch i bob person sy'n gwneud cynnig.

Nid oes ots pa bobl sy'n ymateb, na faint o bobl sy'n ymateb, ond rhaid i'w cynigion fod yn rhai dilys.

Wrth i chi wneud hyn, bydd pobl yn dechrau cysylltu eu cynigion i greu camau gweithredu ar y cyd.

Cyflwyniadau

Dechreuwch y cyfarfod gyda chyflwyniadau drwy ofyn cwestiwn anarferol i bobl; e.e. un o'r canlynol... gwahoddwch nhw i ddisgrifio rhywbeth maent yn teimlo yn ddiolchgar amdani, dweud wrthym beth sy'n eu hysgogi, disgrifio rhywbeth creadigol (maent wedi gweld neu wneud) neu ddweud wrthych pryd wnaethon nhw ryngweithio â natur ddiwethaf.

Gosod y cyd-destun

Mae un person yn disgrifio’r pwnc neu'r her rydych chi’n mynd i weithio arno yn gryno.

Rownd gyntaf

Mae pawb yn cymryd eu tro i roi un frawddeg neu un cwestiwn o fewn y rheolau isod. Mae'n iawn i basio neu i gymryd eich tro yn nes ymlaen yn y rownd. Mae rhywun sy'n cymryd nodiadau yn gwneud nodyn o bob brawddeg/cwestiwn gan ddefnyddio union eiriau'r siaradwr.

Y Rheolau

Dim ond un frawddeg neu gwestiwn y gallwch ei ddweud, naill ai disgrifiad neu gynnig/awgrym:

Dylai disgrifiadau fod am rywbeth rydych chi wedi sylwi arno am y sefyllfa.

Dylai'r cynigion ddechrau gydag Allwn i.? Allem ni ..? Neu allen nhw ..?

Stopiwch unwaith y bydd pawb wedi rhoi cynnig arni a phenderfynu a oes angen ail rownd (yr un rheolau). Unwaith y byddwch wedi cael digon o rowndiau (un ar gyfer grŵp mawr yn aml ond weithiau dau neu dri ar gyfer grŵp bach), ewch i'r cam nesaf.

Trafodaeth a Penderfyniad

Oedwch ac anadlwch.

Myfyriwch ar y rownd (neu'r rowndiau) a cheisio cadw unrhyw eglurder sydd wedi dod i'r amlwg; trafodwch a phenderfynwch beth rydych chi am ei wneud, pwy fydd yn ei wneud. Wrth i’ch trafodaeth ddod i ben efallai bydd eich camau gweithredu yn dod yn glir neu efallai y bydd yn ddefnyddiol i chi ddefnyddio cynnig neu ofyn i’w hegluro.

Efallai bydd y bennod hwyluso hwn yn ddefnyddiol i’r rhai sy’n cymryd nodiadau ac yn hwyluso.

Mae cadeirio gyda thri chwestiwn yn ffordd o gynyddu ffocws, effeithlonrwydd a chanlyniadau ymarferol unrhyw gyfarfod. Yn syml, mae’r cadeirydd (cynullydd neu hwylusydd) yn gofyn tri chwestiwn diffuant sydd wedi’u paratoi’n drylwyr.

Cofiwch aros am eiliad yn dawel cyn pob cwestiwn am well canlyniadau!

Cwestiwn un: (Sut mae hyn yn ystyrlon i mi?)

Nod cwestiwn un yw dechrau’r sgwrs, yn ddwfn gan fynd yn syth at lygad y ffynnon a chan wrando’n astud.  Gwahoddir pob person yn yr ystafell i gyflwyno eu hunain drwy ateb y cwestiwn hwn. Y person sy’n barod gyntaf fydd yn dechrau’r sgwrs.

e.e. Beth sy’n eich ysbrydoli yn eich gwaith?  Pe bai chi’n cael newid un peth am y sefydliad hwn, beth fyddai’r un peth hwnnw? Yn eich barn chi, beth yw’r cyfle mwyaf yn y gwaith [prosiect penodol] rydym yn ei wneud gyda’n gilydd?

Cwestiwn dau: (Sut mae hyn yn ystyrlon i ni?)

Nod cwestiwn dau yw dyfnhau ein cyd-ddealltwriaeth o’r pwnc y mae’n rhaid inni gymryd camau gweithredu yn ei gylch neu wneud penderfyniadau arno. Mae hwn yn gwestiwn agored a phenodol a ofynnir i bawb yn yr ystafell.

e.e. Sut allwn ni fanteisio i’r eithaf ar iechyd da mewn henaint? Os nad oes modd defnyddio tanwydd ffosil, pa ffynonellau tanwydd eraill y gellir eu defnyddio i gynnal gweithrediadau diwydiannol? Beth ydyn ni’n wybod eisoes am drafnidiaeth effeithlon, cost-effeithiol sydd ddim yn cynyddu ein hôl-troed amgylcheddol?

Bydd cwestiynau ac atebion eraill yn datblygu yn ystod y cam hwn o’r sgwrs. Cofiwch wahodd lleisiau tawelech i ymuno, pan fo’r angen.

Cwestiwn tri: (Felly, beth ydyn ni’n mynd i wneud?)

Nod cwestiwn tri yw dychwelyd at y camau gweithredu.

e.e. Pa gam bach allwn ni ei gymryd yn y cyfeiriad cywir? Sut allwn ni dynnu’r syniadau hyn ynghyd i greu cam gweithredu syml, arbrofol? Beth ydyn ni am ei wneud nesaf?

Unwaith mae pawb wedi penderfynu gyda’i gilydd beth maen nhw am ei wneud, mae’n bosibl yr hoffech chi ofyn un cwestiwn arall; Sut bydden ni wahodd bobl eraill i ymuno?

Ar gyfer cyfarfodydd mwy efallai yr hoffech roi cynnig ar Open Space, World Cafe neu Sociocracy. Gweler hefyd y bennod hwyluso.

Y broblem 

Mae problemau'n codi wrth i ni ddatblygu ffyrdd gwell, a mwy hwyliog o gwrdd. Mae llawer o bobl yn ei chael hi'n anodd cyfiawnhau mynd i gyfarfodydd 'neis iawn' ac eto y rhain yw'r cyfarfodydd pwysicaf y mae angen i ni fynd iddynt.

Gall hyd yn oed yr ymarferydd mwyaf ystyriol ac ymrwymedig deimlo'n euog am fwynhau ymarferion ‘dysgu a gwneud’ neu ymholiad sy’n dangos gwerthfawrogiad.

Yn aml, disgrifir caredigrwydd a thosturi fel 'gweithredoedd'. Fodd bynnag, rydym yn ei gweld hi'n fwyfwy defnyddiol meddwl amdanynt fel agweddau neu safbwyntiau rydym yn eu mabwysiadu. Mewn byd cysylltiedig, awgrymir bod ‘bod yn garedig’ yn fater dewisol ac y gellir ei ddiffodd. Mae hyn yn caniatáu i ni gyfiawnhau ein hunan wrth fod yn rhan o system gamdriniol, tra’n parhau i fod, i bob golwg, yn garedig ac yn dosturiol tuag at yr unigolyn.

Dadansoddiad

Fel pobl, mae gennym yn aml deimladau cryf am degwch a phenderfyniad i weithio'n galed (yn isymwybodol neu'n ymwybodol, am nifer o resymau). Ar ôl mynd i gyfarfod hyfryd mewn coetir hardd rydym yn tueddu i wthio’r cyfarfod nesaf o’r gyfres bron yn ddiarwybod i ni at waelod ein rhestr o flaenoriaethau. Mae'n ymddangos bod hyn yn ymwneud yn fwy â'n teimladau euog a'n amharodrwydd i fod yn garedig tuag atom ni ein hunain nag ag unrhyw asesiad rhesymol o bwys strategol.

Er y gallwch gynnal cyfarfodydd mewn ffyrdd gwahanol, mae angen i’r gwaith ar y wardiau fynd yn ei flaen o hyd. Sut gallwn wneud yr agenda hon yn berthnasol i’r rheini sy’n gwneud y gwaith er mwyn i ni allu gwella bywydau gwaith pawb yn hytrach na'r bobl hynny sy'n ddigon ffodus i eistedd mewn cyfarfodydd? Mae peidio â chynnwys y staff yn y wardiau neu'r athrawon yn yr ystafelloedd dosbarth etc. yn yn ein rhannu ac yn eu hamharchu.

Y gwahoddiad - Bancio amser er lles eich cydwybod

Rydym yn cynnig yr ateb syml canlynol i unrhyw un sy'n poeni am y problemau hyn....

Bob tro y byddwch yn mynd i gyfarfod da, cofnodwch yr amser a gymerwyd a'i dalu 'nôl.

Gallwch wneud hynny drwy weithio neu wirfoddoli ar y rheng flaen neu drwy gwrdd â staff y rheng flaen i hwyluso neu roi amser iddynt feddwl gyda'i gilydd. [Mae'r rhan fwyaf o reolwyr yn dechrau 'heb unrhyw beth yn y gronfa' tra bod llawer o gyfarfodydd da eisoes yn ddyledus i lawer o staff y rheng flaen.]

Yr amcan

Yn y pen draw, mae'n bosib y gallwn gael cyfuniad o gyfarfodydd braf a gweithredoedd caredig, wrth i gyfarfodydd anghynhyrchiol hen-ffasiwn ddiflannu o'r system, cyhyd â’n bod hefyd yn newid y cyfarfodydd y mae gennym reolaeth drostynt yn gyfarfodydd da drwy ddefnyddio'r dull cadeirio gyda thri chwestiwn neu ddulliau eraill.