Awdurdodau lleol: cod yr arfer a argymhellir

Cyhoeddwyd y Côd hwn gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru (“Y Cynulliad”), a diwygiwyd gan Weinidogion Cymru, a wnaed o dan Adran 4 (1) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1986, Mae’r Côd yn cael ei llunio a’u diwygio yn dilyn ymghyngoriadau gyda phartion sydd â diddordeb mewn Llywodraeth leol ofynnol o dan adran 4(4) o’r ddeddf. Mae’n ofynnol bod awdurdodau lleol oi dan adran 4(1) o’r ddeddf fel y’i ddiwygiwyd gan Adran 27 o Ddeddf Llywodraeth leol 1988 i roi sylw i’r Côd wrth ddod i unrhyw benderfyniad ar gyhoeddusrwydd.

Mae'r Côd yn berthnasol i Gynghorau Sir a Chynghorau Bwrdeistref Sirol, Awdurdodau Parciau Cenedlaethol, Awdurdodau Tân ac Achub a Chynghorau Tref a Chymuned.

Awdurdodau Lleol yn atebol yn ddemocrataidd i'w hetholwyr. Bydd hyn yn cael ei hyrwyddo gan yr awdurdodau lleol yn egluro eu hamcanion a pholisïau i'w etholwyr a trethdalwyr. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae awdurdodau wedi defnyddio fwyfwy cyhoeddusrwydd i hysbysu'r cyhoedd , ac i annog mwy o gyfranogiad am ddyfodol cyflenwi gwasanaethau. Mae angen i awdurdodau lleol hefyd i ddweud wrth y cyhoedd am y gwasanaethau y maent yn eu darparu. Yn gynyddol, mae awdurdodau lleol yn gweld y dasg o wneud y cyhoedd yn ymwybodol o'r gwasanaethau sydd ar gael fel rhan hanfodol o ddarparu pob math o wasanaethau, Cyhoeddusrwydd da ac effeithiol , gyda'r nod o wella ymwybyddiaeth y cyhoedd o weithgareddau cyngor, mae hynny i'w groesawu. Ni fwriedir y Côd hwn i atal cyhoeddusrwydd o'r fath.

Cyhoeddusrwydd,fodd bynnag, yn fater sensitif mewn unrhyw amgylchedd gwleidyddol, oherwydd yr effaith y gall ei gael. Gwariant ar gyhoeddusrwydd gan rai awdurdodau lleol wedi bod a bydd yn arwyddocaol wrth arfer y ddyletswydd statudol newydd i baratoi strategaethau cymunedol ac i hybu lles economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol yr ardal. Mae'n hanfodol, felly, i sicrhau bod penderfyniadau'r awdurdod lleol ar gyhoeddusrwydd yn cael eu gwneud yn briodol,yn unol ag egwyddorion clir o arferion da. Pwrpas y Côd yw nodi egwyddorion o'r fath. Mae'n adlewyrchu'r confensiynau ddylai fod yn berthnasol i'r holl gyhoeddusrwydd ar draul y cyhoedd, ac sydd yn draddodiadol yn berthnasol ar gyfer Llywodraeth leol a chanolog.

Mae'r egwyddorion a nodir isod yn cydnabod natur wleidyddol llywodraeth leol. Maent yn cymryd i ystyriaeth y ffaith y bydd rhywfaint o gyhoeddusrwydd awdurdodau lleol yn ymdrin â materion sy'n ddadleuol oherwydd amgylchiadau lleol penodol, neu oherwydd gwahaniaeth barn rhwng y pleidiau gwleidyddol yn lleol neu'n genedlaethol. Nid yw'r egwyddorion yn gwahardd cyhoeddi gwybodaeth am faterion yn wleidyddol sensitif neu'n ddadleuol, nid mygu trafodaeth gyhoeddus. Maent yn gosod allan y materion dylai awdurdod lleol ystyried, er mwyn diogelu y defnydd cywir o arian cyhoeddus ac aelodau hynny o'r cyhoedd at bwy y cyhoeddusrwydd yn cael ei gyfeirio. Maent yn berthnasol i holl gyhoeddusrwydd, ond bydd rhai agweddau yn arbennig o berthnasol i gyhoeddusrwydd sy'n ymdrin â materion dadleuol neu sensitif. Amcan sylfaenol y Côd yw sicrhau bod defnydd cywir o arian cyhoeddus ar gyfer cyhoeddusrwydd.

Yn ogystal  â mynd i’r ymafael â’r darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol 2000 gan gynnwys dyletswyddau awdurdodau lleol o ymgynghori,cyhoeddusrwydd, cynllunio cymunedol ac ymarfer eu pwerau statudol newydd, mae’r Côd hefyd yn cynnwys canllawiau yn ymwneud â’r darpariaethau o’r Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Nid yw y Côd yn ymwneud â dehongliad adran 2 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1986. (Adran hon yn darparu na chaiff awdurdod lleol gyhoeddi (neu gynorthwyo eraill i gyhoeddi ) deunydd sydd, yn gyfan gwbl neu'n rhannol , yn ymddangos i fod yn cynllunio i effeithio ar gefnogaeth y cyhoedd i blaid wleidyddol.) Mae'r Côd yn ymwneud â holl gyhoeddusrwydd arall y caiff awdurdod lleol gyhoeddi. Yn benodol, mae'n tynnu sylw at ffactorau y dylid eu cadw mewn cof wrth wneud penderfyniadau ar gyhoeddusrwydd sy'n delio â materion neu faterion sydd, yn wleidyddol neu fel arall, yn ddadleuol, ond nad ydynt yn cael eu gwahardd gan adran 2.

Adran 6 o Ddeddf 1986 yn diffinio cyhoeddusrwydd fel "unrhyw gyfathrebiad ,mewn unrhyw ffurf,a gyfeirir at y cyhoedd neu at ran o'r cyhoedd". Bydd y Côd felly yn berthnasol ar draws yr holl ystod o waith awdurdodau lleol. Mae'n cwmpasu pob penderfyniad gan awdurdod lleol ar gyhoeddusrwydd a rhan fwyaf o weithgareddau cysylltiadau cyhoeddus, megis hysbysebu a dalwyd ac ymgyrchoedd thaflen, a nawdd awdurdod lleol o arddangosfeydd a chynadleddau, yn ogystal â chymorth i eraill i gyhoeddi cyhoeddusrwydd.

Nid yw y Côd yn berthnasol o gwbl i'r dulliau y caiff awdurdod lleol eu defnyddio i wneud ei barn lle nad yw'r rhain yn cynnwys cyhoeddusrwydd yn yr ystyr y Ddeddf 1986.

Nid yw y Côd yn effeithio ar allu awdurdodau lleol i gynorthwyo elusennau a sefydliadau gwirfoddol y mae angen i gyhoeddi deunydd cyhoeddusrwydd fel rhan o'u gwaith,ond mae angen i awdurdodau lleol,wrth roi cymorth o'r fath, i ystyried yr egwyddorion y mae'r Côd hwn yn seiliedig, ac i’w gweithredu yn unol â hynny.

Yn rhinwedd adran 6(6) o Ddeddf 1986, nid oes dim yn y Côd yn cael ei ddehongli sy’n gymwys i unrhyw benderfyniad gan awdurdod lleol wrth gyflawni eu dyletswyddau o dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) 1985.

Nid yw’r Côd hwn a’i gynnwys yn effeithio ar y gwaharddiad yn adran 2 o Ddeddf 1986 ar awdurdodau lleol gyhoeddi deunydd sy’n ymddangos i gael eu gynllunio I ddylanwadu ar gefnogaeth gyhoeddus I blaid wleidyddol.

Ni ddylai unrhyw beth yn y Côd hwn yn cael ei ddehongli fel gwneud cais I unrhyw benderfyniad gan awdurdod lleol yn unol â rhan VA o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (sy’n ymwneud â’r hawliau cyhoedd I gael mynediad I gyfarfodydd a dogfennau) neu unrhyw beth sy’n ymwneud â dyletswyddau a osodir drwy reoliadau a wnaed o dan adran 22 o Ddeddf Llywodraeth lleol 2000 (sy’n ymwneud â mynediad at wybodaeth).

Mae gan awdurdodau lleol nifer o bwerau statudol sy’n eu galluogi i gynhyrchu cyhoeddusrwydd a’i ddosbarthu’n eang, neu i gynorthwyo eraill i wneud hynny. Ymhlith y rhai a ddefnyddir yn aml y mae’r pwerau yn adrannau 111, 142, 144 a 145 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (“Deddf 1972”); ond ceir nifer o rai eraill.

Mae rhai o’r pwerau hyn yn ymwneud yn uniongyrchol â swyddogaethau’r awdurdod sy’n eu cyhoeddi. Mae eraill yn rhoi rhyddid mwy cyffredinol i roi cyhoeddusrwydd i faterion sy’n mynd y tu hwnt i brif gyfrifoldebau’r awdurdod. Er enghraifft, mae adran 2 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 yn rhoi pŵer i awdurdodau lleol wneud unrhyw beth a fyddai’n hyrwyddo ffyniant economaidd, cymdeithasol neu amgylcheddol eu hardal; mae adran 142(A) o Ddeddf 1972 yn rhoi hawl i awdurdodau lleol drefnu i gyhoeddi, yn eu hardal, wybodaeth am y gwasanaethau a ddarperir ganddynt hwy neu gan awdurdodau eraill ac sydd ar gael yn eu hardal.

Mae Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol gyhoeddi eu Cynlluniau Gwella a’u Strategaethau Cymunedol, ac mae Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol wneud trefniadau i bob aelod etholedig gyhoeddi adroddiad blynyddol ar eu gweithgareddau.

Wrth ystyried y meysydd y bwriedir trefnu cyhoeddusrwydd ynddynt, dylai’r cyhoeddusrwydd fod yn berthnasol i swyddogaethau’r awdurdod.

Wrth ystyried cynhyrchu a dosbarthu cyhoeddusrwydd, dylai awdurdodau lleol sicrhau eu bod yn cydymffurfio â Deddf Cyfathrebiadau 2003 ac unrhyw ddyletswyddau statudol neu canllawiau eraill.

Mae awdurdodau lleol yn atebol i’r cyhoedd am effeithlonedd ac effeithiolrwydd eu gwariant, yn y lle cyntaf trwy eu trefniadau archwilio cyfrifon.

Ar adeg o gryn lymder ariannol, mae’n arbennig o bwysig bod awdurdodau lleol yn ystyried pa mor gost effeithiol yw unrhyw beth y maent yn dymuno ei gyhoeddi.

Mewn rhai achosion, efallai y gellir cyfiawnhau cost cyhoeddusrwydd gan y bydd yn arwain at arbed arian. Yn amlach, bydd angen ystyried pwysigrwydd y manteision anfesuradwy o’u cymharu â’r dibenion eraill y gellid gwario’r arian arnynt.

Yn achos papurau newydd cynghorau, er enghraifft, mae angen cydbwyso’r gost o’u cynhyrchu a’u dosbarthu gyda’r arbedion y gall awdurdodau lleol eu gwneud drwy ddefnyddio eu papurau newydd eu hunain yn hytrach na’r wasg leol i hysbysebu swyddi gwag a chyhoeddi hysbysiadau swyddogol. Mae papurau newydd y cynghorau’n adnodd defnyddiol ar gyfer darparu gwybodaeth am wasanaethau’r cynghorau. Mae’r rhain hefyd yn cyrraedd y rhan fwyaf o’r boblogaeth, sy’n cynnwys y rhai hynny nad ydynt yn darllen adnoddau’r wasg leol, a’r rhai hynny nad oes ganddynt fynediad i’r rhyngrwyd sef pobl hŷn a phobl ifanc dan anfantais yn bennaf.

Wrth benderfynu a ellir cyfiawnhau natur a graddfa’r cyhoeddusrwydd arfaethedig, ac felly ei gost, bydd y materion canlynol yn berthnasol:

• a oes rheidrwydd statudol i’r cyhoeddusrwydd neu a yw’n fater dewisol
• os oes rheidrwydd statudol, beth yw diben y cyhoeddusrwydd
• a yw’r gwariant disgwyliedig yn gymesur â phwrpas ac effaith ddisgwyliedig y cyhoeddusrwydd

Mae awdurdodau lleol yn cynhyrchu amrywiaeth o ddefnyddiau cyhoeddusrwydd a defnyddiau hyrwyddol. Mae’r rhain yn amrywio o wybodaeth ffeithiol am y gwasanaethau a ddarperir gan yr awdurdod gyda’r nod o roi gwybodaeth i ddefnyddwyr gwasanaethau neu ddenu rhai newydd, i ddefnyddiau sy’n angenrheidiol er mwyn gweinyddu’r awdurdod, fel hysbysebu am staff. Ceir hefyd gyhoeddusrwydd i esbonio neu gyfiawnhau polisïau’r cyngor, naill ai’n gyffredinol, er enghraifft y deunydd a gynhyrchir o dan Rhaglen Cymru ar gyfer Gwella neu ar bynciau penodol, er enghraifft fel cefndir i ymarferiad ymgynghori am y llwybr a ddewiswyd ar gyfer ffordd newydd.

Dylai cyhoeddusrwydd sy’n disgrifio polisïau ac amcanion y cyngor fod mor wrthrychol ag y bo modd, gan ganolbwyntio ar ffeithiau a/neu esboniad.

Lle defnyddir cyhoeddusrwydd i gynnig sylwadau ar bolisïau neu gynlluniau  Llywodraeth Cymru neu Lywodraeth y DU, awdurdodau lleol eraill neu awdurdodau cyhoeddus eraill, neu i ymateb iddynt, dylai’r sylwadau neu’r ymateb fod yn wrthrychol ac yn gytbwys, dylai gyflwyno gwybodaeth, dylai fod yn amserol ac yn gywir. Dylai geisio amlinellu’r rhesymau dros farn y cyngor ac ni ddylai fod yn ymosodiad rhagfarnllyd, afresymol na gwleidyddol ar y polisïau neu’r cynlluniau o dan sylw nac ar y sawl sy’n eu cyflwyno. 

Ni ellir bob amser osgoi cyhoeddusrwydd sy’n cyfeirio at faterion dadleuol, neu faterion lle ceir dadleuon o blaid ac yn erbyn barn neu bolisïau’r cyngor, yn enwedig gan ei bod yn bwysig ymgynghori’n eang pan fydd materion o bwys yn codi. Dylid bod yn ofalus iawn wrth ymdrin â chyhoeddusrwydd fel hyn. Dylid cyflwyno’r materion yn glir, yn deg ac mor syml ag y bo modd, ond ni ddylai cynghorau or-symleiddio ffeithiau, materion na dadleuon.

Dylai awdurdodau lleol ymdrechu i sicrhau nad yw deunydd cyhoeddusrwydd yn peri tramgwydd diangen.

Mae ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd gan awdurdodau lleol yn dderbyniol o dan rai amgylchiadau: er enghraifft, fel rhan o brosesau ymgynghori lle ceisir barn y bobl leol, neu er mwyn hyrwyddo defnydd effeithiol ac effeithlon ar wasanaethau a chyfleusterau lleol, neu i ddenu twristiaid neu fuddsoddiad. Yn ogystal, gall ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd fod yn ffordd addas o ddylanwadu ar ymddygiad neu agweddau’r cyhoedd mewn perthynas â materion fel iechyd, diogelwch, atal troseddau neu gyfleoedd cyfartal.

Fodd bynnag, ceir pryderon dilys os defnyddir adnoddau cyhoeddus ar gyfer rhai mathau o ymgyrchoedd y bwriedir iddynt ddwyn perswâd. Gall ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd fod yn ffordd dderbyniol o sicrhau bod y gymuned leol yn cael gwybodaeth briodol am fater sy’n ymwneud ag un o swyddogaethau’r awdurdod lleol ac â pholisïau’r awdurdod mewn perthynas â’r swyddogaeth honno a’r rhesymau drostynt.  Ond ni ddylai awdurdodau lleol, fel awdurdodau cyhoeddus eraill, ddefnyddio arian cyhoeddus i gynnal ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd gyda’r prif nod o berswadio’r cyhoedd i goleddu barn benodol ar fater polisi. Mae Canllawiau Trosglwyddo Tai 2009 (paragraff 2.2.31) yn datgan: “Wrth gynnal yr ymarfer ymgynghoriad dylai awdurdodau leol gadw at Côd ymarfer a argymhellir ar gyhoeddusrwydd awdurdodau lleol Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Mae hyn yn annog yr awdurdod lleol i esbonio a chyfiawnhau ei gynigion ac yn sicrhau bod cyhoeddusrwydd awdurdodau lleol yn canolbwyntio ar ffeithiau a nid esboniad o’r ddau”. Felly, wrth ymgynghori â’r cyhoedd ar bolisïau neu gynigion sy’n effeithio ar y gymuned, mae angen cyflwyno barn gytbwys a chynnwys tystiolaeth ategol ar gyfer y polisi neu’r cynnig fel bod hynny’n glir i’r cyhoedd.

Pan fydd defnydd yn cael ei gynhyrchu, dylid cymryd gofal arbennig i sicrhau ei fod yn ddiamwys, yn hawdd ei ddeall, ac yn annhebyg o achosi pryder neu anesmwythder diangen i’r rhai sy’n ei ddarllen, ei weld neu’n gwrando arno. Dylai unrhyw ddeunydd a gynhyrchwyd ystyried Deddf Cydraddoldeb 2010 a dylid eu cynhyrchu yn unol â Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 a phan fydd y darpariaethau perthnasol yn dod i rym, Mesur yr Iaith Gymraeg (Cymru) 2011 ac unrhyw safonau a bennir gan Weinidogion Cymru o dan Rhan 4 o’r Mesur hwnnw.

Prif ddibenion cyhoeddusrwydd awdurdod lleol yw cynyddu ymwybyddiaeth y cyhoedd o’r gwasanaethau a ddarperir gan yr awdurdod a’r swyddogaethau y mae’n eu cyflawni fel y gall y bobl leol ddatblygu barn gytbwys am faterion sy’n effeithio arnynt; esbonio’r rhesymau dros wahanol bolisïau a blaenoriaethau wrth yr etholwyr a’r trethdalwyr; a gwella atebolrwydd lleol yn gyffredinol.

Dylai’r wybodaeth a’r cyhoeddusrwydd a gynhyrchir gan y cyngor fod ar gael i bawb sy’n dymuno’u cael neu y mae arnynt eu hangen. Ni ddylai awdurdodau lleol wahaniaethu o blaid, nac yn erbyn, unigolion na grwpiau wrth baratoi a dosbarthu defnyddiau am resymau heblaw effeithlonedd ac effeithiolrwydd cyhoeddi’r cyhoeddusrwydd.

Mae papurau newydd awdurdodau lleol, taflenni a chyhoeddusrwydd arall a ddosberthir o dŷ i dŷ yn ddiwahân a gwybodaeth ar wefannau yn gallu cyrraedd mwy o bobl na chyhoeddusrwydd y mae’n rhaid i chi ofyn i’r cyngor amdano. Dylai cynghorau dalu sylw arbennig a systemau cyfathrebu ar y we. Maent yn ddull cost-effeithiol o ddosbarthu gwybodaeth neu hwyluso ymgynghori a gallant fod yn ffordd i bobl leol gymryd rhan mewn dadleuon ynghylch penderfyniadau sydd gan y cyngor i’w gwneud. Fodd bynnag, dylent sicrhau nad ydynt yn dibynnu’n unig ar y dulliau hyn ac nad ydynt yn gwahaniaethu yn erbyn pobl nad yw’r systemau hyn ar gael iddynt, neu nad ydynt ar gael yn hawdd iddynt.

Lle bo’n bwysig i wybodaeth gyrraedd cynulleidfa benodol, dylid ystyried defnyddio rhwydweithiau cyfathrebu cyrff eraill, er enghraifft rhwydweithiau mudiadau gwirfoddol, a thrwy rhoi dolenni ar wefannau eraill.

Gall hysbysebu (drwy gyfryngau y telir amdanynt) fod yn ffordd gost-effeithiol o roi cyhoeddusrwydd i weithgareddau a gynhelir gan yr awdurdod lleol i hyrwyddo ffyniant cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol yr ardal.

Fel rheol, nid yw’n debygol y bydd hysbysebion yn ffordd briodol o esbonio polisi neu o gyflwyno sylwadau ar gynigion, gan fod hysbyseb, wrth natur, yn rhoi crynodeb o wybodaeth, yn cywasgu materion a dadleuon, ac yn marchnata safbwyntiau a syniadau.

Mae hysbysebu drwy gyfryngau sy’n cwmpasu ardal sy’n sylweddol ehangach nag ardal yr awdurdod weithiau yn ffordd briodol o ddenu pobl i’r ardal i ddefnyddio’i chyfleusterau.

Gall y cyfryngau cymdeithasol fod o werth hefyd fel dull o gyfathrebu a hysbysebu oherwydd eu bod yn cyrraedd cynulleidfa eang, yn enwedig pobl iau. Gallai hynny fod yn ddull da o godi ymwybyddiaeth. Gall defnyddio’r dull hwnnw hefyd fod yn fwy cost effeithiol o gymharu â hysbysebu traddodiadol.  

Dylid nodi’n glir pwy sy’n gyfrifol am unrhyw ddeunydd hysbysebu, neu unrhyw ddeunydd eraill a gynhyrchwyd gan awdurdod lleol neu sydd wedi’i gynnwys yn un o’i gyhoeddiadau ac sy’n cyrraedd y cyhoedd heb iddynt ofyn amdanynt.

Os penderfynir cymryd gofod hysbysebu mewn cyhoeddiad a gynhyrchir gan sefydliad gwirfoddol, diwydiannol neu fasnachol, dylid gwneud y penderfyniad yn unig gan ei bod yn ffordd effeithiol ac effeithlon o gael y cyhoeddusrwydd a geisir.

Ni ddylai awdurdodau lleol fyth ddefnyddio hysbysebu fel ffordd o roi cymorth ariannol i gyhoeddiad neu sefydliad sy’n gysylltiedig â phlaid wleidyddol.

Mae’r polisïau cyflogi staff sydd gan awdurdodau lleol wedi parchu’r traddodiad o wasanaeth cyhoeddus gwleidyddol ddiduedd. Dylai eu hysbysebion swyddi adlewyrchu’r traddodiad hwn a’r ffaith y disgwylir i staff awdurdodau lleol wasanaethu’r awdurdod cyfan, beth bynnag yw ei gyfansoddiad o bryd i’w gilydd.

Dylai cynnwys cyhoeddusrwydd recriwtio a’r cyfryngau a ddewisir ar gyfer hysbysebu swyddi gweigion fod yn unol â’r amcan o gynnal statws gwleidyddol annibynnol staff awdurdodau lleol.

Ni ddylid hysbysebu am staff yng nghyhoeddiadau pleidiol wleidyddol.

Ceir nifer o hysbysebion, gan gynnwys hysbysebion ar gyfer swyddi gwag, hysbysiadau swyddogol a hysbysebion am ddigwyddiadau cyhoeddus sydd ar y gweill, mewn papurau newydd neu gylchlythyrau a gyhoeddir gan lawer o awdurdodau lleol. Maent hefyd yn gyfryngau defnyddiol ar gyfer hysbysu’r cyhoedd am weithgareddau a gwasanaethau’r cyngor.

Cafwyd beirniadaeth o’r cyhoeddiadau hyn am eu bod yn tynnu busnes oddi wrth papurau newydd masnachol lleol ac yn dangos diffyg gwrthrychedd. Mae’n bwysig cadw at y Côd hwn wrth ysgrifennu erthyglau yn y dogfennau hyn hyd yn oed os yw’r erthygl wedi’i hysgrifennu fel darn o newyddiaduriaeth.

Nid yw Llywodraeth Cymru’n rhannu farn bod papurau newydd awdurdodau lleol yn gyfrifol am ddirywiad papurau newydd lleol. Gyda thwf ffynonellau gwybodaeth ar y we a darllediadau newyddion 24 awr, mae fwy na thebyg yn annochel y byddai llai o angen am bapurau newydd gan gynnwys papurau newydd rhanbarthol bach. Yn ôl data diweddar ar bapurau newydd rhanbarthol, mae’r galw’n gostwng yn sylweddol. Fodd bynnag, mae angen i awdurdodau lleol sicrhau bod arbedion digonol a manteision eraill i gyfiawnhau parhau i gyhoeddi eu deunydd eu hunain, a dylent archwilio’r manteision o ganiatáu i aelodau’r cyhoedd dderbyn y deunydd hwn yn electronig yn hytrach nag ar ffurf copi called os ydynt yn dymuno hynny.

Gall cyhoeddusrwydd am gynghorwyr unigol gynnwys manylion ynghylch cysylltu â hwy, y swyddi sydd ganddynt yn y Cyngor a’u cyfrifoldebau. Gall hefyd gynnwys gwybodaeth am gynigion, penderfyniadau ac argymhellion cynghorwyr unigol, yn berthnasol i’w safle a’u cyfrifoldebau yn y Cyngor. Dylai’r cyhoeddusrwydd hwn fod yn wrthrychol ac yn esboniadol ac, er y gall gydnabod y rhan a chwaraeir gan gynghorwyr unigol mewn swyddi penodol yn y Cyngor,dylid osgoi personoleiddio materion neu greu delweddau personol.

Ni ddylai cyhoeddusrwydd, gymryd safbwynt plaid wleidyddol ac ni ddylai fod yn hawdd i’w gamddehongli felly. Er y gall fod yn dderbyniol disgrifio polisïau a gynigir gan gynghorydd unigol ac sy’n berthnasol i swydd a chyfrifoldebau’r cynghorydd hwnnw/honno yn y Cyngor, a chyflwyno dadl y person hwnnw/honno i’w cyfiawnhau, ni ddylid gwneud hynny mewn termau gwleidyddiaeth plaid, gan ddefnyddio sloganau gwleidyddol, na mynd ati’n benodol i bleidio polisïau un blaid neu i ymosod yn uniongyrchol ar bolisïau a safbwyntiau pleidiau, grwpiau neu unigolion eraill.

Mae Adran 5 Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol wneud trefniadau i bob aelod o’r awdurdod gynhyrchu adroddiad blynyddol ar eu gweithgareddau yn ystod y flwyddyn honno. Mae’n ddyletswydd ar yr awdurdod i gynhyrchu’r adroddiadau hyn, ond gallant osod amodau ar gyfer y cynnwys, gan ddilyn unrhyw gyfarwyddyd gan Weinidogion Cymru.

Dylid ystyried bod adroddiadau blynyddol y tu allan i gwmpas y Côd hwn gan eu bod yn cael eu trafod mewn canllawiau ar wahân.

Mae cymdeithas yn disgwyl bellach cael mynediad at fwy o wybodaeth nag o’r blaen, yn enwedig mewn perthynas â gweithdrefnau penderfynu eu cyrff etholedig. Dylai cynrychiolwyr gwleidyddol weld hyn fel cyfle i gyfathrebu’n uniongyrchol gyda’u hetholaeth. Annogir awdurdodau lleol i wneud trefniadau i sicrhau bod eu trafodion yn fwy agored i’r cyhoedd drwy ganiatáu iddynt gael eu darlledu. Gall yr awdurdod gyflawni hyn drwy roi llif byw neu recordiadau ar wefan y cyngor neu drwy gyfrwng arall ar y we. Mae Llywodraeth Cymru yn  annog awdurdodau lleol i ddefnyddio cyfryngau cymdeithasu i gyfathrebu â'r cyhoedd.

Gwelwyd sawl achos amlwg iawn lle gwnaeth aelodau’r cyhoedd recordio a darlledu cyfarfodydd y cyngor, a byddai Llywodraeth Cymru’n cymell awdurdodau lleol i dderbyn hyn cyn belled â bod y rheini sy’n bresennol yn y cyfarfod yn ymwybodol bod hyn yn digwydd ac nad yw’n amharu’n ormodol ar aelodau eraill o’r cyhoedd.

Yn amlwg, ni ddylai’r cyfleusterau hyn fod ar gael os yw’r awdurdod neu un o’i bwyllgorau’n trafod busnes cyfrinachol neu esempt fel y’i diffiniwyd yn Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.        

Yn ystod y cyfnod rhwng cyhoeddi etholiad a’r etholiad ei hunan, dylid gwahardd pob math o gyhoeddusrwydd rhagweithiol gan ymgeiswyr a gwleidyddion eraill sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r etholiad. Ni ddylai cyhoeddusrwydd yn y cyfnod hwn ymdrin â materion dadleuol na chyflwyno safbwyntiau, cynlluniau nac argymhellion mewn ffordd y gellir eu cysylltu ag aelodau unigol neu grwpiau o aelodau. Serch hynny, mae’n dderbyniol i’r awdurdod ymateb o dan amgylchiadau priodol i ddigwyddiadau ac ymholiadau dilys am wasanaethau ar yr amod bod eu hatebion yn ffeithiol ac nad ydynt yn ffafrio unrhyw blaid wleidyddol.Dylai aelodau sydd mewn swydd wleidyddol neu ddinesig allweddol fod yn gallu cynnig sylwadau mewn argyfwng neu mewn achosion lle ceir gwir angen am ymateb i ddigwyddiad pwysig y tu allan i reolaeth yr awdurdod.  Ni ddylai digwyddiadau a drefnir yn ystod y cyfnod hwn gynnwys aelodau y mae’n debygol y byddant yn sefyll i gael eu hethol.

Mae angen i’r awdurdodau lleol ofalu hefyd pan fydd ymgyrch yn mynd rhagddi i ddylanwadu ar bobl leol mewn perthynas â refferendwm i benderfynu a oes angen maer a etholir yn uniongyrchol. Mae Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Refferenda) (Deisebau a Chyfarwyddiadau) (Cymru) 2001 (fel y’i diwygiwyd) yn gwahardd awdurdod rhag tynnu unrhyw wariant er mwyn:

• cyhoeddi defnydd yr ymddengys ei fod yn ceisio dylanwadu ar bobl leol wrth benderfynu a ydynt am lofnodi deiseb yn gofyn am
• refferendwm ar gynigion i gael maer etholedig ai peidio
• helpu unrhyw un arall i gyhoeddi defnydd o’r math; neu
• dylanwadu ar eraill neu eu cynorthwyo i ddylanwadu ar bobl leol
• wrth benderfynu a ydynt am lofnodi deiseb ai peidio.

Dylid cyfyngu’r cyhoeddusrwydd o dan yr amgylchiadau hyn i gyhoeddi manylion ffeithiol sy’n cael eu cyflwyno mewn ffordd deg am yr hyn a gynigir yn y ddeiseb ac i esbonio trefniadau presennol y cyngor. Ni ddylai awdurdodau lleol gynnal ymgyrchoedd cyhoeddusrwydd gyda’r prif nod o berswadio’r cyhoedd i goleddu barn benodol mewn perthynas â deisebau’n gyffredinol nac ar gynnig penodol.

Dylai Awdurdodau Lleol sicrhau bod unrhyw gyhoeddusrwydd i refferendwm o dan Ran II o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 (“Deddf 2000”) naill ai cyn neu yn ystod  cyfnod y refferendwm yn ffeithiol gywir ac yn wrthrychol. Mae cyfnod y refferendwm yn golygu’r cyfnod sy’n dechrau ar y dyddiad pryd yr anfonir cynigion o dan Ran II o Ddeddf 2000 i’r Cynulliad ac sy’n dod i ben ar ddyddiad y refferendwm.  Ni ddylai fod modd dehongli’r cyhoeddusrwydd oddi wrth yr awdurdod lleol fel pe bai’n ennyn cefnogaeth o blaid neu yn erbyn y refferendwm ac ni ddylai gyfleu bod unrhyw unigolyn na grŵp o blaid neu yn erbyn y cynigion. Mae’n rhaid i awdurdodau lleol gydymffurfio ag unrhyw gyfyngiadau penodol ar weithgareddau cyhoeddusrwydd sy’n ofynnol yn ôl rheoliadau o dan adran 45 o Ddeddf 2000.

Mae ystyriaethau tebyg yn berthnasol pan fo pleidlais gymunedol yn cael ei chynnal. Dylai’r awdurdod lleol sicrhau fod unrhyw ddeunydd y mae’n ei gyhoeddi yn cael ei gyfyngu i wybodaeth ffeithiol ac nad yw’n cyfrannu at y ddadl ar y mater dan sylw.

Mae’r egwyddorion a nodir uchod yn berthnasol i benderfyniadau ar gyhoeddusrwydd a gyhoeddir gan awdurdodau lleol.  Dylai awdurdodau lleol eu hystyried hefyd mewn penderfyniadau ynghylch cynorthwyo eraill i gyhoeddi cyhoeddusrwydd. Ym mhob penderfyniad fel hyn, dylai awdurdodau lleol, i’r graddau sy’n briodol:

• cynnwys egwyddorion perthnasol y Côd mewn cyfarwyddyd a gyhoeddir i’r sawl sy’n ymgeisio am grantiau
• gosod amod ar y grant neu gymorth arall ei bod yn rhaid dilyn y cyfarwyddyd hwnnw
• monitro’r sefyllfa i sicrhau bod y cyfarwyddyd hwnnw’n cael ei ddilyn

Gall fod yn briodol i awdurdodau lleol helpu cyrff cyhoeddus eraill, elusennau neu fudiadau gwirfoddol trwy drefnu bod taflenni a defnyddiau eraill y mae’r mudiad hwnnw’n eu cynhyrchu ac yn talu amdanynt ar gael i’r cyhoedd eu casglu mewn mannau cyhoeddus addas, fel llyfrgelloedd. Ni ddylai’r defnydd dramgwyddo unrhyw ddarpariaeth gyfreithiol  (mae’n bosib y gall awdurdodau ddefnyddio’u pwerau lles yn adran 2 o Ddeddf 2000 mewn rhai achosion), ond dylid sicrhau tegwch a chyfartalwch wrth ddarparu unrhyw gyfleuster o’r fath.

Cyflwynwyd y Canllawiau hyn gerbron Cynulliad Cenedlaethol Cymru yn unol â Rheol Sefydlog 27 o Reolau Sefydlog y Cynulliad Cenedlaethol ac fe'u gwneir ar 5 Awst 2014.