Cafcass Cymru: sut mae cael at eich gwybodaeth bersonol

O dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gan Cafcass Cymru amdanoch chi. Gelwir hyn yn gais am fynediad at ddata gan y testun.

Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol. Nid oes gennych hawl i weld gwybodaeth am bobl eraill.

Fodd bynnag, efallai y bydd rhai 'eithriadau' yn berthnasol a allai olygu na fyddwn yn datgelu eich gwybodaeth i chi.

Er enghraifft, lle mae gwybodaeth amdanoch chi wedi cael ei darparu i ni gan rywun arall, efallai bod ganddyn nhw'r hawl i hyn gael ei gadw'n gyfrinachol. Hefyd ni fyddwch fel arfer yn gallu gweld gwybodaeth sy’n cyfeirio at rywun arall ('trydydd parti'): bydd hwn fel arfer yn cael ei olygu gan ei fod yn wybodaeth bersonol yn ymwneud â nhw. Mae hyn yn cynnwys data personol penodol amdanoch chi, lle gellir adnabod 'trydydd parti' ohono.

Gall eithriadau eraill gynnwys:

• Lle byddai ymateb yn peri risg o niwed i staff neu unigolion eraill
• Gohebiaeth â chyfreithwyr (lle mae braint broffesiynol gyfreithiol yn berthnasol).
• Peth gwybodaeth yn ymwneud ag iechyd, gwaith cymdeithasol a throsedd.

Ni allwn ddarparu copïau o'r holl ddogfennau a/neu wybodaeth sy'n ymwneud â'ch achos yn ei gyfanrwydd.

Mae cais am fynediad at ddata gan y testun yn rhoi hawl i chi weld eich gwybodaeth bersonol eich hun yn unig. Os dymunwch weld dogfen yn llawn, neu os ydych yn ceisio dogfen lle mae’r cynnwys yn ymwneud â pherson arall, efallai y byddai’n well gwneud cais i’r llys i’w datgelu gan na fydd yn cael ei datgelu o dan gais am fynediad at ddata gan y testun.

Os nad ydych yn barti i achos, ni allwn rannu unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â’r achos â chi: mae hyn yn unol â'r Rheolau Trefniadaeth Teulu. Mae’n ofynnol i’r rhai nad ydynt yn bartïon geisio caniatâd y llys i gael mynediad at eu gwybodaeth – gelwir hyn yn gais datgelu.

Mae hyn hefyd yn berthnasol pan fo rhiant plentyn nad yw’n barti (mae plentyn nad yw’n barti yn blentyn testun nad yw wedi’i wneud yn barti i achos) yn ceisio gwybodaeth y plentyn ar ran y plentyn: ceir rhagor o wybodaeth yn yr adran nesaf.

Gall person â chyfrifoldeb rhiant wneud cais ar ran y plentyn.

Fodd bynnag, fel arfer dim ond os gwnaed y plentyn yn barti mewn achos y gallwn ryddhau gwybodaeth am blentyn. Os NA wnaethpwyd eich plentyn yn barti mewn achos, ni allwn ddatgelu ei wybodaeth: byddai'n ofynnol ichi ofyn am ganiatâd y llys er mwyn cael mynediad at eu gwybodaeth. Fodd bynnag, efallai y byddwn yn darparu rhywfaint o wybodaeth yn ymwneud â'ch plentyn sydd wedi'i chynnwys mewn adroddiadau llys ac sydd eisoes yn hysbys i chi.

Ym mhob achos, bydd budd pennaf y plentyn bob amser yn cael ei ystyried. Hyd yn oed os yw'r plentyn yn ifanc iawn, mae ei wybodaeth yn dal i fod yn eiddo iddo ef, a'r plentyn sydd â'r hawl i gael mynediad at yr wybodaeth.

Byddwn yn ystyried p'un a yw’r plentyn yn gallu deall ei hawl i weld ei wybodaeth bersonol. Os ydym yn hyderus y gall y plentyn ddeall ei hawliau, byddem yn disgwyl iddo wneud ei gais ei hun. Yn yr amgylchiadau hyn, byddwn yn ymateb i gais gan y rhiant pan fydd y rhiant wedi darparu prawf bod y plentyn wedi rhoi caniatâd i’r rhiant wneud y cais ar ei ran. Ystyrir yn gyffredinol bod plentyn 12 oed, er enghraifft, yn gallu gwneud cais ei hun.

Rydym yn argymell eich bod yn gwneud eich cais trwy anfon e-bost at CafcassCymru@llyw.cymru. Fodd bynnag, gallwch hefyd wneud cais trwy eich ymarferydd Cafcass Cymru neu unrhyw aelod arall o staff Cafcass Cymru.

Os ydych yn chwilio am ddarn arbennig o wybodaeth, soniwch am hyn yn eich cais ynghyd ag unrhyw ddyddiadau perthnasol. Bydd hwn yn cael ei drin fel cais am wybodaeth a gellir ymateb iddo yn gynt.

Cyn i'ch cais ddod yn ddilys, efallai y bydd angen i ni gadarnhau pwy ydych chi trwy'r canlynol:

• Prawf hunaniaeth: mae angen llofnod a llun ar hwn (e.e. copi o drwydded yrru neu basbort).
• Prawf o breswylfa: mae angen enw a chyfeiriad ar hwn (e.e. copi o fil cyfleustodau diweddar, neu lythyr swyddogol).

Yn y rhan fwyaf o achosion rydym yn ymateb i geisiadau am fynediad at ddata gan y testun yn rhad ac am ddim.

Ein nod yw cydnabod y cais o fewn tri diwrnod gwaith o’i dderbyn a darparu ymateb llawn o fewn 28 diwrnod i’r cais ddod yn ddilys. Os bydd angen estyniad, byddwn yn rhoi gwybod i chi cyn gynted â phosibl.

Am resymau diogelwch ac effeithlonrwydd, byddwn yn darparu'r wybodaeth i chi yn electronig, trwy borth diogel o'r enw Objective Connect. Os dymunwch gael copi caled yn lle hynny, rhowch wybod i ni pan fyddwch yn cyflwyno'ch cais. Byddwn yn anfon hwn atoch trwy ddosbarthiad a gofnodwyd a bydd angen i chi lofnodi ar ei gyfer.

Os nad ydych yn fodlon â’r ffordd yr ymdriniwyd â’ch cais, gallwch ofyn yn ysgrifenedig am adolygiad mewnol: byddwn yn prosesu hyn yn unol â phroses gwyno Llywodraeth Cymru. Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Bydd ein llythyr ymateb yn rhoi rhagor o wybodaeth am sut i wneud hyn.