Canllawiau statudol ar ddemocratiaeth o fewn prif gynghorau - Rhan 3: cyfranogiad y cyhoedd; strategaethau a deisebau

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 44 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021). Rhaid i brif gyngor (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru) roi sylw iddynt.

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw helpu cynghorau i baratoi a chynnal eu strategaethau cyfranogiad y cyhoedd, gyda’r nod o gefnogi ac annog proses benderfynu sy’n deall ac yn adlewyrchu amrywiaeth y cymunedau yn ardal y cyngor ac sy’n cael ei llywio gan yr amrywiaeth honno.

Y bwriad polisi

Mae cyfranogiad y cyhoedd yn hanfodol i sicrhau bod anghenion a dyheadau cymunedau wrth wraidd y broses o wneud penderfyniadau yn lleol. Rhaid i gynghorau ddangos eu bod yn cydnabod ac yn gwerthfawrogi cyfraniad pobl leol o ran nodi, siapio a gwerthuso’r gwasanaethau y maent hwy a’u teuluoedd yn dibynnu arnynt fel rhan o’u prosesau gwneud penderfyniadau democrataidd. Mae hyn yn ganolog i ethos Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 (Deddf 2015), a nod adrannau 39 i 41 o Ddeddf 2021 yw gweithio mewn cytgord â’r broses o gyflawni nodau llesiant cynghorau ac ategu’r pum ffordd o weithio a nodir yn Neddf 2015.

Mae hyn oherwydd bod ‘y ddyletswydd i annog cyfranogiad’ yn Neddf 2021 yn ymwneud yn benodol â phrosesau democrataidd y cyngor, gan gydnabod dimensiwn democrataidd cynghorau sy’n benodol ac yn hanfodol i’w cyfansoddiad. Mae’r pwyslais ar gynnal cyfranogiad, ymddiriedaeth a diddordeb y cyhoedd mewn democratiaeth yn ystod y blynyddoedd rhwng etholiadau. At hynny, os gellir meithrin a chefnogi’r ymddiriedaeth a’r diddordeb, ac adeiladu arnynt, yn y blynyddoedd rhwng yr etholiadau, ceir cyfle i adeiladu ymhellach ar hyn ac annog mwy o bleidleiswyr i gofrestru ac i bleidleisio adeg etholiad.

Nod strategaeth cyfranogiad y cyhoedd felly yw nodi’r trefniadau y mae’r cyngor yn bwriadu eu rhoi ar waith i ymwreiddio diwylliant o bartneriaeth gyda’r cyhoedd, a gweithredu ar y diwylliant hwnnw. Er mwyn adeiladu ar y diwylliant hwn o bartneriaeth a sicrhau bod gan y cyhoedd ffydd yn ymrwymiad y cyngor i annog pobl i fynegi barn, ac i weithredu ar sail y farn honno, rhaid datblygu’r strategaeth cyfranogiad gyda’r holl amrywiaeth o gymunedau yn ardal y cyngor.

Nid yw Deddf 2021 yn rhoi diffiniad o gyfranogiad. Fodd bynnag, at ddibenion y canllawiau hyn ac er mwyn llunio strategaeth cyfranogiad y cyhoedd, dylid dehongli ‘cyfranogiad’ fel term hollgynhwysol sy’n berthnasol i weithgareddau neu ddulliau sy’n hysbysu’r cyhoedd, yn eu cynnwys neu’n ymgynghori â hwy yn ogystal â gweithgareddau neu ddulliau sy’n galw am gyd-ddatblygu neu gydgynhyrchu rhwng y cyngor a’r cyhoedd. Dylid hefyd ei ddehongli fel cyfranogiad pawb, beth bynnag fo’u hoedran, eu nodweddion gwarchodedig neu eu nodweddion neu gefndir economaidd-gymdeithasol. Dylai strategaeth cyfranogiad y cyhoedd y cyngor fod yn glir ynglŷn â sut y bydd yn galluogi pawb i gyfranogi gan gynnwys drwy gyfeirio at y model cymdeithasol o anabledd.

Gofynion Deddf 2021

Mae Deddf 2021 yn gosod dyletswydd ar brif gynghorau (cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru) i annog pobl leol i gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau. Mae hyn yn cynnwys pan fydd cynghorau’n gwneud penderfyniadau mewn partneriaeth â phrif gyngor arall neu ar y cyd ag unigolyn neu gorff arall fel bwrdd iechyd lleol. Nodir hyn yn adran 39 o Ddeddf 2021 a’r diben penodol yw annog cyfranogiad y cyhoedd ym mhrosesau democrataidd y cyngor er mwyn pontio â chyfleoedd i’r cyhoedd ymgysylltu’n uniongyrchol â chynghorwyr.

Mae adran 40 o’r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i brif gyngor lunio a chyhoeddi strategaeth cyfranogiad y cyhoedd sy’n nodi sut y bydd yn annog pobl leol i gymryd rhan yn y broses o wneud penderfyniadau. Rhaid i’r strategaethau hyn gynnwys y canlynol (adran 40(2)):

• dulliau o hybu ymwybyddiaeth ymhlith pobl leol o swyddogaethau’r prif gyngor
• dulliau o hybu ymwybyddiaeth ymhlith pobl leol o’r modd y deuir yn aelod o’r prif gyngor, a’r hyn y mae aelodaeth yn ei olygu
• dulliau o’i gwneud yn fwy hwylus i bobl leol gael gwybodaeth am benderfyniadau a wnaed, neu sydd i’w gwneud, gan y prif gyngor
• dulliau o hybu a hwyluso prosesau y gall pobl leol eu defnyddio i gyflwyno sylwadau i’r prif gyngor am benderfyniad cyn, ac ar ôl, iddo gael ei wneud
• y trefniadau a wnaed, neu sydd i’w gwneud, at ddiben y ddyletswydd ar y cyngor yn adran 62 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (dwyn safbwyntiau’r cyhoedd i sylw pwyllgorau trosolwg a chraffu)
• dulliau o hybu ymwybyddiaeth ymhlith aelodau o’r prif gyngor o fanteision defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â phobl leol

Caiff y strategaeth hefyd ymdrin â’r modd y mae prif gyngor yn bwriadu cydymffurfio â dyletswydd a osodir gan unrhyw ddeddfiad. Mae hyn yn galluogi’r cyngor i nodi mewn un man sut y bydd yn mynd i’r afael ag amrywiaeth o ddyletswyddau i gael gwared ar unrhyw ddyblygu ac i’w gwneud yn haws i’r cyhoedd ddeall y gwahanol ffyrdd y mae’r cyngor yn eu defnyddio i annog cyfranogiad ar draws ei amrywiol weithgareddau.

Wrth ddatblygu strategaeth cyfranogiad y cyhoedd, rhaid i gynghorau ymgynghori â phobl sy’n byw, yn gweithio neu’n astudio yn ardal y cyngor ac unrhyw un arall sy’n briodol ym marn y cyngor. Mae adran 41 o Ddeddf 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i strategaeth gyntaf cyngor a wneir o dan yr adran hon gael ei chyhoeddi cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl yr etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai 2022.

Mae llawer o ffyrdd o gynnwys unigolion a grwpiau o unigolion mewn cymunedau, ac o ennyn eu diddordeb ac ymwneud â hwy, er enghraifft drwy gynnal ymgyngoriadau ffurfiol, grwpiau ffocws, cyfarfodydd cyhoeddus a rheithgorau dinasyddion. Nid oes un mecanwaith sy’n allweddol ar gyfer dull partneriaeth rhwng aelodau’r cyhoedd a’r cyngor sy’n eu gwasanaethu, a bydd rhaid i gynghorau ystyried pa ddulliau sy’n cyd-fynd orau â gwahanol agweddau ar y strategaeth a’r gwahanol gymunedau y mae angen iddynt ennyn eu diddordeb.

Rhaid i strategaeth cyfranogiad y cyhoedd wneud mwy na dibynnu ar geisiadau traddodiadol am adborth ar gynlluniau y penderfynwyd arnynt ymlaen llaw. Rhaid meithrin perthynas â chymunedau ar sail ymddiriedaeth, ymrwymiad i wrando ar lais pob un, a bod y lleisiau hynny yn cael eu clywed, ac addewid hefyd i weithio gyda’r gymuned i ymchwilio i faterion sy’n peri pryder a’u datrys, hybu llwyddiannau a’u cydnabod a wynebu heriau newydd gyda’i gilydd. Rhaid i’r strategaeth cyfranogiad y cyhoedd nodi sut y bydd hyn yn cael ei gyflawni.  

Mae adran 41 wedyn yn galluogi’r cyngor i benderfynu pa mor aml y cynhelir adolygiadau dilynol o’i strategaeth ond rhaid iddo ymgynghori â phobl sy’n byw, yn gweithio neu’n astudio yn ardal y cyngor ac unrhyw un arall sy’n briodol ym marn y cyngor, wrth gynnal adolygiad. Rhaid cyhoeddi’r fersiwn ddiwygiedig neu newydd o'r strategaeth cyn gynted â phosibl ar ôl yr adolygiad.

Llunio’r strategaeth 

Wrth lunio’r strategaeth, dylai’r cyngor fod yn glir ynglŷn â’r rheini y mae’n rhaid iddo ymgynghori â hwy o dan adran 41 o Ddeddf 2021 ynghylch ei diben. Y diben yw nodi sut y bydd y cyngor yn cyflawni’r gofynion a nodir yn adran 39 o’r Ddeddf.

Ni ellir bodloni pob un o’r gofynion drwy ymgynghori ffurfiol yn unig, er y gall hynny fod yn un o’r llwybrau ar gyfer cymryd rhan. Bydd angen pennu nifer o fesurau i ddangos bod y gofynion yn cael eu bodloni. Er enghraifft, gallai’r ffordd o ddangos bod y cyngor yn bodloni’r gofyniad sy’n ymwneud â dulliau o hybu a hwyluso prosesau sy’n galluogi pobl leol i gyflwyno sylwadau i’r cyngor am benderfyniad, cyn ac ar ôl iddo gael ei wneud, gynnwys prosesau ymgynghori ffurfiol. Ond gallai hefyd gynnwys sut y mae cyflwyno sylwadau i’ch aelod ward, sut y mae cyflwyno cwestiynau i arweinydd y cyngor, sut y mae cyflwyno tystiolaeth i bwyllgorau craffu, sut y mae dod yn aelod o banel dinasyddion neu fforwm cydgynhyrchu, cyhoeddi blaengynlluniau gwaith ac agendâu’r cyngor, y cabinet a’r pwyllgorau mewn modd systematig, ac ati.

Wrth fodloni’r gofyniad sy’n ymwneud â hybu ymwybyddiaeth ymhlith pobl leol o’r modd y deuir yn aelod o’r prif gyngor, a’r hyn y mae aelodaeth yn ei olygu, gellid cynnwys cynghorau ieuenctid a chabinetau ieuenctid, allgymorth mewn cymunedau lleol a chyfleoedd i gysgodi aelodau etholedig, hyrwyddo sut y mae mynychu cyfarfodydd y cyngor, podlediadau a gweddarllediadau am waith aelodau etholedig ac ati.

Dylai’r broses o ddatblygu’r strategaeth fod yn seiliedig ar drafodaethau a chyfraniad y cyhoedd ynghylch ei diben a pha lwybrau cyfranogi fyddai’n eu galluogi orau ac yn eu cefnogi i gymryd rhan mewn penderfyniadau lleol. Rhaid i’r dull o ddatblygu’r strategaeth a’r llwybrau cyfranogi fynd y tu hwnt i hyn, gan ganolbwyntio ar weithio mewn partneriaeth â’r rheini yr effeithir arnynt gan y penderfyniadau a wneir a'r gwasanaethau a ddarperir gan y cyngor.

Ni ellir mynd ati’n effeithiol i sicrhau cyfranogiad y cyhoedd heb fuddsoddi. Mae’n hanfodol, fel rhan o unrhyw asesiad sylfaenol, fod lefel bresennol yr adnoddau a ddyrennir i ymgysylltu â’r cyhoedd yn cael ei nodi gydag esboniad o’r hyn y mae’r adnoddau hynny’n ei gyflawni.

Ni ddylid ystyried bod y gofyniad i ddatblygu strategaeth cyfranogiad y cyhoedd yn arwydd nad yw cynghorau eisoes yn ymgysylltu â’r cyhoedd. Bydd gan lawer o gynghorau nifer o fecanweithiau ar waith yn barod sy’n ceisio helpu’r cyngor i ddeall barn y cyhoedd y mae’n eu gwasanaethu. Dylai cynghorau ddefnyddio’r strategaeth i adeiladu ar y cryfderau sydd ganddo’n barod yn y maes hwn, yn ogystal â datblygu ffyrdd newydd o weithio o fewn dull partneriaeth ehangach i ddangos ei ymrwymiad i gyfranogiad y cyhoedd. 

Dylai cynghorau hefyd roi sylw i’w dyletswyddau statudol mewn perthynas â chydraddoldeb, y Gymraeg a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 wrth baratoi eu strategaeth. Dylai cynghorau hefyd fod yn ymwybodol bod strategaeth lawn ar gyfer cyfranogiad y cyhoedd yn hanfodol i ddangos eu bod yn cyflawni eu dyletswyddau o dan adran 89 o Ddeddf 2021 i adolygu eu perfformiad a’u trefniadau llywodraethu yn barhaus, a’u dyletswyddau o dan adran 90 i ymgynghori â phobl leol ynghylch perfformiad.

Asesiad sylfaenol

Rhan bwysig o unrhyw strategaeth yw bod yn glir ynghylch y man cychwyn. Yn achos strategaeth cyfranogiad y cyhoedd, mae angen deall yr hyn sydd eisoes ar waith, beth sy’n gweithio’n dda a ble mae’r bylchau. Mae’n hanfodol cael dealltwriaeth o ddemograffeg ardal yr awdurdod lleol. Dylai awdurdod lleol gynnal asesiad sylfaenol fel rhan o’i waith paratoi ar gyfer datblygu strategaeth cyfranogiad y cyhoedd.

Y prif faterion y dylid eu hystyried fel rhan o’r asesiad hwn yw proffil demograffig yr awdurdod lleol, lefel a natur bresennol ymgysylltu â’r gymuned a'r dull presennol o ran cyfranogiad y cyhoedd. Er nad yw’r cwestiynau canlynol yn cynnwys popeth, gallent fod yn ddefnyddiol wrth sefydlu’r asesiad sylfaenol:

• beth yw proffil demograffig yr awdurdod lleol?
• pa rwydweithiau cymunedol sydd eisoes yn bodoli ac o dan ba amgylchiadau y mae’r awdurdod lleol yn ymgysylltu â nhw?
• pa arweinwyr cymunedol a hyrwyddwyr materion lleol y mae’r awdurdod lleol wedi nodi, datblygu a chynnal perthynas â nhw?
• pa fecanweithiau sydd ar gael ar hyn o bryd i aelodau’r gymuned gyflwyno syniadau i’r cyngor i’w hystyried? Sut caiff hyn ei gyfleu i’r cyhoedd?
• sut y mae’r awdurdod lleol yn gweithredu ar gwynion a dderbynnir a sut y mae’r cyhoedd yn gwybod a wnaed newidiadau i wasanaethau / prosesau o ganlyniad? Mae’r wybodaeth a gyhoeddir gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ynghylch lefelau cwynion ar gyfer cynghorau yn ffynhonnell gyfoethog o wybodaeth
• pa adnoddau sydd wedi’u neilltuo ar gyfer cynnwys y gymuned / ymgysylltu â'r gymuned? Beth sydd wedi newid o ganlyniad?
• sut y mae’r cyhoedd yn cyfrannu at graffu ar waith y cynghorau?

Bydd yr asesiad sylfaenol yn helpu’r awdurdod lleol i ganolbwyntio ar ei gryfderau wrth ddatblygu strategaeth gyfannol sy’n canolbwyntio ar y cyhoedd.

Cyn drafftio strategaeth, dylai’r cyngor ystyried y gofyniad sydd arno drwy adrannau 39, 40 a 41 o Ddeddf 2021 ochr yn ochr â’r asesiad sylfaenol. Bydd hyn yn gyfle i nodi materion allweddol a fydd yn bwysig wrth ddatblygu’r strategaeth, yr amserlenni ar gyfer gweithredu a’r potensial ar gyfer buddsoddi i gefnogi’r gwaith o ddatblygu’r strategaeth a’i rhoi ar waith.

Cynllunio cyfranogiad effeithiol gan y cyhoedd

Gan adeiladu ar arferion da a gweithio gyda’r cyhoedd, gall cynghorau symud oddi wrth ddulliau traddodiadol a chynllunio cyfranogiad mwy cydweithredol, pwrpasol a llawn dychymyg. Dylai strategaethau egluro’r dull gweithredu a’r egwyddorion arweiniol y mae’r cyngor wedi’u mabwysiadu.  Mae nifer o ddulliau y gallai cyngor eu dilyn wrth ddatblygu ei strategaeth, a bwriad y canlynol yw nodi dull lefel uchel o weithredu’r camau allweddol: 

Cynllunio

• nodi’n glir beth yw pwrpas y strategaeth a’r canlyniadau a fwriedir 
• nodi ac amlinellu’r broses ddatblygu, fel ymgysylltu â’r cyhoedd a rhanddeiliaid, a sut y bydd hyn yn gynhwysol ac yn eang
• cynnwys ystod eang o staff ar draws y cyngor er mwyn cael dealltwriaeth o'r dulliau presennol ar gyfer rhyngweithio â’r cyhoedd, deall arferion da a chynhyrchu syniadau
• sicrhau ei bod yn cael ei llunio mewn modd sy’n bodloni’r gofynion statudol sy’n ymwneud â Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, cydraddoldeb a’r Gymraeg ac yn ystyried y model cymdeithasol o anabledd a chyfrifoldebau mewn perthynas â hawliau plant
• nodi sut y sicrheir bod gweithrediaeth y cyngor a’r cyngor ei hun yn darparu arweinyddiaeth ar gyfer datblygu a gweithredu’r strategaeth
• nodi sut y bydd cynghorwyr ward yn ymwneud â’r broses hyrwyddo ac yn arwain y broses ddatblygu yn eu cymunedau

Datblygu

• mapio llwybrau cyfranogi presennol, cryfderau a gwendidau presennol, nodi bylchau
• nodi cyfleoedd lle y gallai technoleg ddigidol ychwanegu gwerth neu ddarparu cyfleoedd newydd
• defnyddio'r broses ddatblygu i annog cyfranogiad, harneisio cyfranogiad democrataidd, yn y cyngor a gyda’r cyhoedd, a’i wneud yn rhan o’r broses o wneud penderfyniadau
• profi cynigion mewn cymunedau
• meincnodi cynigion gyda chynghorau eraill
• nodi’r adnoddau y bydd eu hangen i weithredu a gwerthuso’r strategaeth

Gwerthuso ac adolygu  

• datblygu a defnyddio mesurau gwerthuso
• pennu amserlenni ar gyfer gwerthuso ac adolygu

Ni ddylid trin hyn fel proses ddilyniannol. Dylid nodi bod yr uchod yn dasgau rhyng-gysylltiedig, iteraidd, yn hytrach nag yn dempled cam-wrth-gam.  

Hybu ymwybyddiaeth  

Mae cyfranogiad effeithiol gan y cyhoedd yn dibynnu ar sicrhau bod amrywiaeth o wybodaeth ar gael i’r cyhoedd sy’n cynnwys gwybodaeth am y canlynol:

• rôl y cyngor
• sut y mae’r cyngor wedi’i strwythuro
• pwy sy’n eu cynrychioli ar y cyngor a sut y maent wedi cyfrannu
• sut y gwneir penderfyniadau
• sut y craffir ar benderfyniadau
• cysylltiadau allweddol yn y cyngor ar gyfer materion cyffredinol a phenodol
• cynlluniau tymor byr, canolig a hir
• elfennau ariannol y cyngor
• gwybodaeth am gwynion ynghylch gwasanaethau neu weithgareddau’r cyngor a thueddiadau o ran cwynion, yn ogystal â chamau gweithredu / newidiadau a wnaed o ganlyniad
• pwyntiau cyswllt allweddol

Nid yw’r uchod yn rhestr gynhwysfawr: mae llawer o enghreifftiau eraill o wybodaeth a ddylai fod ar gael yn rhwydd i’r cyhoedd. Fodd bynnag, mae’n bwysig bod y cyhoedd yn helpu i ddiffinio’r hyn sy’n bwysig iddynt yn hytrach na chael dull sy’n dibynnu’n llwyr ar y cyngor yn penderfynu beth sy’n bwysig i bobl.

Dylid cynnwys llawer o’r wybodaeth uchod yng nghyfansoddiad y cyngor ac yn yr arweiniad i’r cyfansoddiad y mae’n ofynnol iddo ei baratoi, ei gyhoeddi a’i ddiweddaru yn unol ag adran 37 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Mae canllawiau ar wahân wedi’u cyhoeddi ar y cyfansoddiad a’r arweiniad iddo.

Dylai strategaeth cyfranogiad y cyhoedd y cyngor nodi sut y bydd yn gwella’r ffordd y mae’n codi ymwybyddiaeth, er enghraifft drwy wneud yr hyn a ganlyn:  

• gwella adrannau perthnasol gwefan y cyngor
• sicrhau bod blaengynllun y cyngor yn cefnogi ymgysylltu â’r cyhoedd drwy fod yn hygyrch, yn amserol ac yn hawdd ei ddefnyddio
• sicrhau bod gwybodaeth ar gael i ddarpar gynghorwyr a’i bod yn addas i’r diben
• cyfathrebu drwy gyhoeddiadau’r cyngor, cyfryngau lleol a chyfryngau cymdeithasol a chymryd camau i ddefnyddio ieithoedd fel Iaith Arwyddion Prydain a Braille
• gwybodaeth a chymorth i ysgolion
• sut y mae unigolion yn gallu cyflwyno sylwadau cadarnhaol i’r cyngor, a’r trefniadau ar gyfer gwneud cwynion ynghylch gwasanaethau neu weithgareddau, gan gynnwys rôl Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
• staff o bob rhan o’r cyngor yn cymryd rhan yn y gwaith o’i chynllunio, ei datblygu a’i hadolygu er mwyn gallu harneisio’r holl ryngweithio â’r cyhoedd
• hyfforddi a datblygu staff ar ddefnyddio arferion da, eu hannog i weld y strategaeth cyfranogiad fel dogfen fyw gyda chyfle parhaus i wella
• sut y bydd yn mesur cynnydd o ran cyfranogiad y cyhoedd
• darparu gwybodaeth i unigolion sydd â diddordeb mewn sefyll i fod yn gynghorydd

Adolygu, diwygio a disodli’r strategaeth 

Mae annog a gweithredu mesurau i annog cyfranogiad gan y cyhoedd yn agwedd heriol ar fusnes y cyngor. Wrth i lefelau cyfranogiad gynyddu, disgwylir y bydd y dull partneriaeth newydd rhwng y cyngor ac unigolion a chymunedau yn cyflwyno mwy o ffyrdd o weithio gyda’i gilydd a allai olygu bod angen diwygio’r strategaeth, a dylai hynny gael ei ddatblygu ar y cyd â’r cyhoedd.

Rhaid i’r cyngor adolygu ei strategaeth cyfranogiad y cyhoedd cyn gynted ag y bo modd ar ôl pob etholiad cyffredin, ond caiff adolygu ei strategaeth ar unrhyw adeg arall. Wrth adolygu’r strategaeth, rhaid i’r cyngor ymgynghori â phobl leol a phobl eraill y mae’n credu bod ganddynt fuddiant yn y strategaeth. Yn dilyn adolygiad, caiff y cyngor ddiwygio ei strategaeth, neu roi strategaeth newydd yn ei lle.

Rhaid i’r cyngor gyhoeddi’r strategaeth ddiwygiedig neu’r strategaeth newydd cyn gynted â phosibl gan nodi’r newidiadau a’r rhesymeg dros y newidiadau hynny.

Fodd bynnag, ni ddylid ystyried y strategaeth cyfranogiad y cyhoedd yn ‘ddogfen’ statig sydd ond yn cael ei hadolygu a’i diwygio yn unol ag amserlen a bennwyd ymlaen llaw. Dylid edrych arni fel cyfle i ddysgu a datblygu’n barhaus a dylai proses fod yn ei lle i sicrhau bod dysgu ac arferion da yn gallu cael eu cofnodi a’u harneisio rhwng adolygiadau ‘ffurfiol’.

Materion i’w hystyried

Dod â llwybrau sydd eisoes yn bodoli ar gyfer cyfranogiad at ei gilydd o dan adain y strategaeth

Mae gan brif gynghorau nifer o ffyrdd o alluogi pobl a chymunedau i gymryd rhan yn y gwaith o ddatblygu polisïau a chyflenwi gwasanaethau a’r ffordd y mae hyn yn llywio prosesau democrataidd y cyngor. Fodd bynnag, gall y strategaeth cyfranogiad ychwanegu gwerth at lwybrau presennol drwy eu nodi’n glir, cyfeirio atynt a’u cydnabod fel llwybrau amlddefnydd posibl a allai gyfoethogi rhannau o waith y cyngor nad oeddent efallai wedi’u cynllunio i ryngweithio neu gysylltu â hwy o’r blaen.

Dyma enghreifftiau o lwybrau cyfranogi presennol:

• Rhyngweithiadau a gynhyrchwyd drwy ddefnyddio’r arweiniad i’r cyfansoddiad a gyhoeddwyd o dan adran 37 Deddf Llywodraeth Leol 2000, fel y’i diwygiwyd gan adran 45 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.
• Trefniadau i gefnogi’r broses o ddirprwyo swyddogaethau i gynghorwyr ward unigol o dan adran 56 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.
• Sut y mae cyhoeddi dyddiadau cyfarfodydd y cyngor, pwyllgorau a chyfarfodydd craffu yn y dyfodol a’u blaenraglenni gwaith yn hybu gwybodaeth y cyhoedd am fusnes y cyngor ac felly’n eu galluogi i ymgysylltu ag ef a chymryd rhan ynddo.
• Sut y gall polisïau sy’n ymwneud â chyfethol aelodau i bwyllgorau cyngor gefnogi a gwella amrywiaeth persbectifau.
• Sut y mae’r trefniadau ar gyfer cyflawni’r ddyletswydd statudol yn adran 62 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 i ystyried barn y cyhoedd yn cefnogi ac yn gweithio mewn cytgord â’r ddyletswydd yn adran 39 o Ddeddf 2021.
• Sut y gall trefniadau i’r cyhoedd wneud cwynion a chyflwyno canmoliaeth i’r cyngor fod yn rhyngweithiol a chynnwys adborth ar newidiadau neu gamau gweithredu sy’n deillio o hynny (dylai hyn fod yn rhan o swyddogaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i adolygu ac asesu pa mor effeithiol yw gallu'r cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol).
• Sut y bydd llwybrau presennol o ran cyfranogiad statudol yn cael eu hintegreiddio o fewn y strategaeth, fel y rhai sy’n ymwneud â chydraddoldebau, cenedlaethau’r dyfodol, a chynllunio.
• Sut y mae polisïau’r cyngor ar ddarlledu cyfarfodydd y cyngor, gan gynnwys archifo, fel sy’n ofynnol gan adran 46 o Ddeddf 2021 yn hybu ymwybyddiaeth y cyhoedd ac felly eu gallu i ymgysylltu â phenderfyniadau’r cyngor.
• Sicrhau bod gwaith a chyfranogiad aelodau etholedig yn eu wardiau yn cael ei gydnabod a’i ymgorffori yn y strategaeth cyfranogiad.
• Cysylltu’r ffaith fod aelodau wedi’u galluogi i greu adroddiadau blynyddol o dan adran 5 o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 fel ffordd o hybu ymwybyddiaeth o swyddogaethau’r cyngor a rôl aelodau etholedig.
• Cynllun deisebau’r Cyngor a deisebau a gyflwynwyd oddi tano fel sy’n ofynnol o dan adran 42 o Ddeddf 2021.
• Dyletswydd y cyngor o dan adran 90 o Ddeddf 2021 i ymgynghori â phobl leol ar berfformiad.
• Rhaglenni ymgysylltu ag ysgolion, a gwaith i sicrhau bod pobl ifanc yn cael eu cofrestru a’u gwneud yn ymwybodol o’u hawliau pleidleisio.
• Cynghorau ieuenctid a chabinetau ieuenctid.
• Grwpiau ffocws a phaneli dinasyddion.

Un o swyddogaethau’r strategaeth cyfranogiad yw nodi’n gydlynol sut y mae’r llwybrau hyn yn cyfrannu at y broses o wneud penderfyniadau ac yn galluogi’r cyhoedd i gymryd rhan ynddi. Dylai nodi’r gwerth ychwanegol o ymdrin â chyfranogiad mewn ffordd gyfannol yn hytrach na ffordd dameidiog. Mae mapio llwybrau presennol hefyd yn bwysig er mwyn canfod bylchau a chysylltiadau posibl a allai gryfhau’r rhwydweithiau cyfranogi.

Gwneud y defnydd gorau o dechnoleg ddigidol

Mae technoleg wedi datblygu’n sylweddol yn ystod y degawd diwethaf ac mae llawer o adnoddau sydd, o’u defnyddio’n briodol, yn gallu helpu i ddod â democratiaeth yn nes at y cyhoedd. Mae’n cynnig ffyrdd newydd o ymgysylltu, sy’n gallu delio â chyfyngiadau blaenorol, yn hytrach na dim ond ail-greu cyfranogiad all-lein traddodiadol ar-lein. Mae’r defnydd o wasanaethau a chyfathrebu digidol ledled Cymru yn amrywio. Fodd bynnag, mae datblygu a chynnal y strategaeth cyfranogiad yn rhoi cyfle i gynghorau gydweithio a rhannu profiadau a dysgu am yr hyn sy’n gweithio. Rhaid i strategaeth cyfranogiad nodi’r ffyrdd y gall y cyngor a’r cyhoedd ddefnyddio technoleg ddigidol er mwyn manteisio i’r eithaf ar gyfleoedd i gyfranogi’n effeithiol.

Yn sgil y pandemig COVID-19 mae mwy o ymwybyddiaeth a defnydd o dechnolegau digidol. Fodd bynnag, mae’r rhain yn dechnolegau sy’n cyflwyno heriau o ran hyfforddiant ac ymwybyddiaeth ac mae angen amrywiaeth eang o sgiliau cyn y gellir cymryd rhan yn iawn drwy ddulliau digidol. Dylai cynghorau ystyried manteision cost buddsoddi mewn technoleg ddigidol i hyrwyddo ymgysylltu, gan gynnwys buddsoddi mewn hyfforddiant staff a’r arbenigedd sy’n ofynnol i wneud defnydd effeithiol o’r cyfleoedd y mae technoleg ddigidol yn eu cynnig. Mae’n debygol o gymryd gyfnod o’r tymor canolig i’r tymor hwy i wireddu’r manteision.

Rhaid i strategaethau cyfranogiad gynnwys ffyrdd o hybu ymwybyddiaeth ymysg aelodau’r prif gyngor o fanteision defnyddio cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â phobl leol. Dylid cydlynu hyn gyda gwaith y Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd a’i waith o lunio strategaeth datblygu aelodau. Gellir defnyddio adolygiadau hyfforddi blynyddol gydag aelodau unigol i nodi anghenion hyfforddi unigol ond dylai’r strategaeth cyfranogiad nodi sut y bydd aelodau’n rhan o ymgyrchoedd y gallai’r cyngor eu cynnal neu eu cefnogi a sut y gellir harneisio cyd-ymdrechion aelodau ar y cyfryngau cymdeithasol i hyrwyddo a galluogi cyfranogiad y cyhoedd. Mae canllawiau ar wahân wedi’u cyhoeddi ar gefnogi, hyfforddi a datblygu aelodau a dylai cynghorau gofio eu dyletswyddau i sicrhau bod llesiant eu haelodau’n cael ei ddiogelu ac, yn benodol, i sicrhau bod aelodau hefyd yn cael hyfforddiant a gwybodaeth o ansawdd uchel i ddelio â’r heriau y gall cyfryngau cymdeithasol eu hachosi o ran bygythiadau a niwed i lesiant personol. 

Mae technoleg ddigidol yn fantais yn ogystal ag yn rhwystr i amrywiaeth cyfranogiad a dylai cynghorau fod yn ymwybodol o hyn wrth ystyried eu hagwedd at gyfranogiad digidol. Mae modd i nifer fawr o bobl gymryd rhan mewn sianeli ar-lein ac mae hyn yn caniatáu i bobl sydd ag ymrwymiadau gwaith, gofalu neu ymrwymiadau eraill gymryd eu hamser i wneud eu cyfraniad ar adeg sy’n gyfleus iddyn nhw. Fodd bynnag, mae ganddo’r potensial hefyd i eithrio rhai cymunedau a phobl sydd â nodweddion gwarchodedig rhag gallu cymryd rhan mewn ffordd sy’n addas neu’n gyfforddus iddynt, ac felly dylai cymysgedd o lwybrau cyfranogi fod ar gael bob amser.   

Y rheswm am hyn yw, er bod cyfathrebu digidol yn cynnig manteision a chyfleoedd sylweddol i hwyluso cyfranogiad, gall y ffordd y mae’n cael ei roi ar waith eithrio unigolion. Mae llawer o resymau dros hyn, gan gynnwys cyflyrau iechyd corfforol a meddyliol, hygyrchedd technoleg, diffyg sgiliau digidol a ffactorau economaidd-gymdeithasol. Felly, rhaid i strategaethau cyfranogi nodi sut y bydd y cyngor yn mynd i’r afael â’r risgiau hyn a risgiau eraill, ac yn sicrhau cynwysoldeb.

Mae datblygiadau digidol yn debygol o fod yn thema gyson mewn cymdeithas a bydd yn bwysig i gynghorau alluogi staff i ymchwilio i ffyrdd newydd o weithio mewn modd sy’n golygu eu bod teimlo’u bod yn cael eu cefnogi i roi cynnig ar ffyrdd newydd o ymgysylltu. Bydd hyn yn ei gwneud yn ofynnol i fesurau diogelu priodol gael eu rhoi ar waith a dylai’r strategaeth nodi sut y bydd unrhyw waith ymchwilio’n digwydd, sut y bydd y cyhoedd yn cael eu cynnwys a sut y bydd yn mynd ati i ganfod a gweithredu mesurau diogelu.   

Sicrhau Cydraddoldeb ac Amrywiaeth 

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i gynyddu amrywiaeth ar draws pob agwedd ar fywyd cyhoeddus. Mae hyn yn cynnwys mynd i’r afael â’r rhwystrau sy’n atal unigolion rhag cymryd rhan mewn democratiaeth leol a darpariaeth gwasanaethau lleol.

Mae cydraddoldeb ac amrywiaeth yn hanfodol i gyfranogiad effeithiol gan y cyhoedd. Rhaid i strategaeth cyfranogiad y cyhoedd nodi sut y bydd y cyngor yn sicrhau’r amrywiaeth fwyaf bosibl o safbwyntiau gan y cyhoedd i lywio busnes y cyngor. O ganlyniad, bydd rhaid i gynghorau gyrraedd mwy na’r ‘un hen wynebau’, fel y byddai llawer yn eu galw.

Mae arweinyddiaeth a diwylliant o fewn cynghorau yn allweddol i ddull partneriaeth llwyddiannus o ran cyfranogi.  Bydd y gwaith asesu sylfaenol y mae cynghorau’n ei wneud yn helpu i nodi llwybrau cyfathrebu ac ymgysylltu sydd eisoes yn bodoli. Bydd hefyd yn gyfle i nodi bylchau allweddol mewn cyfathrebu, ac i archwilio sut y gellir annog y grwpiau mwy anodd eu cyrraedd i gymryd rhan. Gall defnyddio grwpiau cynrychioliadol, arweinwyr cymunedol, cynghorwyr ward ac elusennau i gyd ddarparu gwybodaeth bwysig am rwydweithiau cymunedol. Dylid croesawu cyfraniad grwpiau o’r fath a dylai fod yn elfen allweddol o unrhyw strategaeth cyfranogiad y cyhoedd.

Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn darparu fframwaith cyfreithiol ar gyfer amddiffyn pobl â nodweddion gwarchodedig rhag gwahaniaethu uniongyrchol ac anuniongyrchol. Mae'r rhain yn cynnwys oed, rhyw, anabledd a chrefydd. Rhaid i gynghorau sicrhau bod eu strategaeth yn nodi sut y byddant yn hybu cyfle cyfartal drwy sefydlu a chynnal perthynas ag unigolion a grwpiau sydd â nodweddion gwarchodedig.

O ran anabledd, mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i’r Model Cymdeithasol o Anabledd.  Mae hwn yn ddull pwysig, sy’n mynd y tu hwnt i Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ac yn ehangu’r ffocws ar anabledd drwy gydnabod nad eu cyflwr meddygol yw’r hyn sy’n gwneud rhywun yn anabl, ond mai agweddau a strwythurau cymdeithas sy’n creu rhwystrau. Mae hyn yn wahaniaeth allweddol a rhaid i chwalu rhwystrau cymdeithasol a rhwystrau o ran agwedd fod yn rhan o strategaeth cyfranogiad y cyhoedd.

Mae sawl ffordd y gall rhwystrau, nad ydynt yn fwriadol yn aml, ymddangos ym musnes arferol y cyngor. Un enghraifft fyddai lle mae terfynau amser ar gyfraniadau i’w gwneud mewn cyfarfodydd. Bydd y cyflyrau sydd gan rai pobl yn golygu na fyddant, o bosibl, mewn sefyllfa i fynegi eu barn o fewn yr amserlen honno ac, o ganlyniad, byddant yn teimlo’n rhwystredig ac yn teimlo nad ydynt yn cael eu clywed. Dyma enghraifft syml o rwystr sy’n cael ei osod gan y cyngor ei hun o ran cymryd rhan. Bydd rhwystrau eraill y gellid ymchwilio iddynt ymhellach gyda’r bobl y mae hyn yn effeithio arnynt.

Cyfarfodydd Awdurdodau Lleol

Mae llawer o waith cyngor yn cael ei wneud drwy gyfarfodydd o'r cyngor llawn a thrwy bwyllgorau. Mae cynghorau’n wynebu nifer o heriau wrth benderfynu ar y trefniadau ar gyfer y cyfarfodydd hyn, gan gynnwys amseriad y cyfarfodydd, cyfleoedd i’r cyhoedd fynychu a chyfrannu, a chyfathrebu effaith y penderfyniadau a wnaed ar gymunedau ac unigolion. Er bod y rhan fwyaf o’r cyfarfodydd hyn yn agored i'r cyhoedd, cydnabyddir na fydd pawb yn gallu bod yn bresennol yn bersonol. Felly, mae’n bwysig bod gwybodaeth am yr eitemau i’w hystyried, y sylfaen dystiolaeth a fydd yn sail i drafodaethau a’r canlyniad ar gael yn rhwydd i’r cyhoedd. Dylai’r strategaeth cyfranogiad y cyhoedd fod yn glir ynghylch trefniadau cyfathrebu holl gyfarfodydd y cyngor. Cyhoeddwyd canllawiau ar wahân ar gyfarfodydd aml-leoliad.

Mae Deddf 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i brif gynghorau ddarlledu cyfarfodydd y cyngor llawn yn fyw fel y maent yn digwydd. Bydd y datblygiad hwn yn caniatáu i’r cyhoedd ddilyn trafodion y cyngor llawn mewn amser real o ble bynnag y maent, clywed cyfraniad eu cynrychiolwyr lleol a deall y materion sy’n cael eu codi mewn perthynas ag eitemau ar yr agenda. Mae’n ofynnol hefyd i’r cyngor sicrhau bod y darllediad ar gael yn electronig am gyfnod rhesymol ar ôl y cyfarfod. Dylai hwn fod ar gael am o leiaf chwe mis ar ôl y cyfarfod. Ni ddylid ystyried hyn yn waharddiad ar gynghorau i ddarlledu cyfarfodydd eraill y cyngor. Dyma’r cam cyntaf yng nghyd-destun darlledu ac mae Llywodraeth Cymru yn bwriadu estyn y gofyniad hwn i nifer o gyfarfodydd pwyllgorau eraill cynghorau yn y dyfodol. Fel rhan o’i strategaeth, dylai cynghorau edrych ar farn y cyhoedd ynghylch pa rai o bwyllgorau’r cyngor y dylid eu darlledu. Bydd hyn yn ei gwneud yn ofynnol i gynghorau sicrhau bod y cyhoedd yn deall natur a chwmpas pob un o’i bwyllgorau a’i is-bwyllgorau.

Dylanwadu ar benderfyniadau 

Rhaid i brif gyngor nodi yn ei strategaeth sut y bydd yn cynorthwyo pobl i fynegi eu barn am benderfyniadau cyn ac ar ôl iddynt gael eu gwneud. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft:

• nodi trefniadau ar gyfer cysylltu â chynghorydd lleol, aelod cabinet perthnasol neu uwch swyddog, i gyflwyno sylwadau’n uniongyrchol a sut yr ymatebir i’r sylwadau hynny
• nodi sut y gellir cyflwyno sylwadau mewn cyfarfodydd perthnasol
• cynnal cyfarfodydd lleol i drafod y materion gyda phobl leol
• cynnwys mecanweithiau i unigolion nodi materion i’w hystyried drwy graffu (er enghraifft, drwy drefniadau i gynorthwyo’r cyhoedd i awgrymu pynciau ar gyfer craffu neu gyfleoedd i gymryd rhan yn y broses graffu)
• cyfleoedd i leisio eu barn drwy wefan neu sianeli cyfryngau cymdeithasol y cyngor; dylai’r rhain gynnwys cyfleoedd i unigolion siarad â ‘phobl go iawn’ lle y bo hynny’n briodol yn hytrach na dibynnu ar ymatebion neu ryngweithio awtomataidd yn unig

Sicrhau effaith 

Dylai effaith ddisgwyliedig cyfranogiad fod yn rhan annatod o’r gwaith cynllunio, cyflawni a monitro. Dylai cynghorau ystyried yr effaith o ran:

• gwahodd cyfranogiad yn ystod y camau meddwl cychwynnol
• darparu gwybodaeth sy’n caniatáu ystyriaeth wybodus
• rhoi digon o amser i ystyried ac ymateb
• rhoi ystyriaeth ‘go iawn’ i ganlyniadau cyfranogiad cyn gwneud penderfyniad
• dylai cynghorau nodi sut y bydd cyfranogiad yn dylanwadu ar benderfyniadau’r cyngor, sut y bydd y weithrediaeth a’r pwyllgorau perthnasol yn cymryd rhan a pha brosesau a fydd yn cael eu rhoi ar waith

Dylai tryloywder hefyd fod yn un o nodweddion allweddol y prosesau hyn, yn ogystal â rhoi adborth i’r rhai sy’n cymryd rhan ynghylch effaith eu cyfraniad. Mae prosesau adborth yn rhan annatod o hyn, er mwyn i bobl allu deall bod eu barn wedi cael ei hystyried o ddifrif ac yn briodol, a’u bod yn gallu ymddiried yn hynny, hyd yn oed os nad yw’r canlyniad yn adlewyrchu’r hyn yr oeddent wedi gobeithio ei weld o bosibl, neu os nad yw’n adlewyrchu hynny’n llwyr.

Dylai’r strategaeth nodi felly sut y bydd y cylch adborth hwn yn gweithio’n ymarferol.

Cymeradwyo ac Adolygu

Dstrategaeth nodi’r trefniadau ar gyfer cymeradwyo ac adolygu o fewn y cyngor a beth fydd y cylch adolygu arfaethedig. Fel y nodwyd uchod, dylai hefyd nodi bod y strategaeth yn ddogfen fyw ac, i’r perwyl hwnnw, dylid hefyd nodi prosesau ar gyfer adolygu a gwella parhaus, yn ogystal â chyfnodau a phrosesau adolygu llawn ‘ffurfiol’. Dylai'r strategaeth hefyd nodi sut y bydd yn cael ei gwerthuso a sut y bydd y cyngor yn ymgorffori’r hyn a ddysgwyd o’i hunanasesiadau ac asesiadau panel a gynhaliwyd o dan Ran 6 o Ddeddf 2021 mewn unrhyw strategaeth cyfranogiad newydd neu ddiwygiedig.

Statws y Canllawiau hyn

Mae’r rhain yn ganllawiau statudol a wneir o dan adran 44 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021).

Diben y Canllawiau hyn

Diben y canllawiau hyn yw helpu cynghorau i baratoi a chynnal cynlluniau deisebau sydd â'r nod o alluogi cymunedau i archwilio cymorth ar gyfer materion penodol er mwyn rhoi sail i drafodaethau'r cyngor.

Gofynion y Ddeddf

Mae adran 42 o Ddeddf 2021 yn ei gwneud yn ofynnol i brif gynghorau wneud a chyhoeddi cynllun deisebau sy’n nodi sut y mae’r cyngor yn bwriadu ymdrin â deisebau, gan gynnwys deisebau electronig, ac ymateb iddynt.

Rhaid i’r cynllun deisebau nodi’r hyn a ganlyn, o leiaf:

• sut i gyflwyno deiseb i’r cyngor
• sut ac erbyn pryd y bydd y cyngor yn cydnabod ei fod wedi cael deiseb
• y camau y gall y cyngor eu cymryd mewn ymateb i ddeiseb y mae’n ei chael
• yr amgylchiadau (os oes rhai) pan allai’r cyngor beidio â chymryd unrhyw gamau pellach mewn ymateb i ddeiseb
• sut ac erbyn pryd y bydd y cyngor yn sicrhau bod ei ymateb i ddeiseb ar gael i’r person a gyflwynodd y ddeiseb ac i’r cyhoedd

Rhaid i brif gyngor adolygu ei gynllun deisebau o dro i dro, a diwygio’r cynllun os yw’r cyngor yn ystyried bod hynny’n briodol. 

Os yw prif gyngor yn diwygio cynllun deisebau neu’n rhoi un newydd yn ei le, rhaid iddo gyhoeddi’r cynllun diwygiedig neu’r cynllun newydd. 

Cynllunio cynllun deisebau

Ni ddylid ystyried cynllun deisebau fel yr unig ffordd o dderbyn barn y cyhoedd ar faterion. Dylai ei gynllun a’i derfynau fod o fewn cyd-destun strategaeth cyfranogiad y cyhoedd y cyngor, a dylai’r llwybrau cyfranogi eraill sydd ar gael i aelodau’r cyhoedd fwydo i mewn i’r cynllun. Felly, fel rhan o gyfres o lwybrau a ddefnyddir yn rhan o strategaeth cyfranogiad y cyhoedd ehangach y cyngor, gall fod yn arf pwerus i fesur cefnogaeth ar gyfer camau gweithredu penodol.

Gall systemau deisebau sydd wedi’u cynllunio’n dda, sydd â digon o adnoddau ac sy’n gweithio ar y cyd â llwybrau cyfranogi eraill arwain at amrywiaeth o fanteision i’r cyhoedd ac i gynghorau. Er enghraifft, mae deisebau’n galluogi cymunedau i dynnu sylw’n gyflym at y materion sydd fwyaf pwysig iddynt, gallant ychwanegu pwysau at sylwadau a wneir gan gynghorwyr ward ar eu rhan a darparu canolbwynt ar gyfer trafodaeth gymunedol. Yn eu tro, mae cynghorau’n cael cipolwg gwerthfawr ar bryderon eu cymunedau a gallant wedyn gefnogi cymunedau i fynd i’r afael â’r materion hyn.

Ni ddylid ystyried deisebau yn niwsans neu’n fygythiad. Dylid eu hystyried yn gyfle da i glywed barn y cyhoedd, boed hynny i gefnogi neu i wrthwynebu rhywbeth y gallai’r cyngor fod yn ystyried ei wneud neu’n bwriadu ei wneud.

Wrth gynllunio cynlluniau deisebau, dylai cynghorau feddwl am y broses o safbwynt deisebwyr, gan gynnwys deall beth mae “llwyddiant” yn ei olygu i ddeisebwyr ar wahanol gamau yn y broses, a sut y gellir gwneud y broses mor dryloyw a syml â phosibl.

Dylai cynghorau hefyd roi sylw i’w dyletswyddau statudol mewn perthynas â chydraddoldeb, y Gymraeg a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 wrth baratoi eu cynllun deisebau.

Dylid datblygu cynlluniau deisebau nid yn unig i sicrhau proses deg a chadarn ond hefyd i roi profiad buddiol a chadarnhaol i’r bobl hynny sy’n rhoi o’u hamser i gyflwyno a hyrwyddo deisebau. Mae hyn yn debygol o olygu ystyried y materion canlynol:

• esboniad clir o’r materion y bydd y cyngor yn derbyn deisebau yn eu cylch, gan gynnwys y meini prawf ar gyfer penderfynu derbyn neu wrthod deiseb
• sut a ble y rhoddir cyngor i ddeisebwyr i’w galluogi i ymgysylltu’n gynhyrchiol â’r broses, gan gynnwys y mesurau sydd ar waith ar gyfer pobl anabl ac unigolion â chyflyrau iechyd hirdymor a niwroamrywiaeth
• dealltwriaeth glir o’r gwahanol gamau yn y cynllun deisebau, gydag esboniad o ba drothwyon a ddefnyddir i benderfynu ar y newid o un cam i’r llall
• sut y mae deisebau’n cyd-fynd â chyfleoedd eraill i’r cyhoedd gymryd rhan a chyfeirio at gyfleoedd eraill, naill ai fel rhywbeth sy’n ategu deiseb neu rywbeth yn ei lle, gan gynnwys rhoi’r deisebydd arfaethedig mewn cysylltiad â’i gynghorydd ward
• y corff cywir i ystyried deiseb benodol. Mae’n iawn i ddeisebau gael eu clywed gan amrywiaeth o wahanol gyrff, er mai’r cyngor llawn sy’n debygol o fod y dewis diofyn, oni bai ei fod yn cael ei ystyried yn arbennig o ddefnyddiol i’r ddeiseb gael ei chlywed gan bwyllgor sy’n canolbwyntio’n benodol ar bwnc y ddeiseb ei hun
• bydd angen i gynlluniau deisebau ystyried pryd y caiff deisebau eu hystyried mewn pwyllgorau craffu. Nid oes gan y pwyllgorau hyn unrhyw bŵer i weithredu ar ddeisebau ond gallent (er enghraifft) fabwysiadu dadleuon deisebwyr fel argymhellion ffurfiol
• hawliau deisebwyr i siarad mewn cyfarfodydd, a sut y mae hyn yn ymwneud â hawliau ehangach i siarad yn gyhoeddus, a hawliau i wneud dirprwyaethau
• sut ac o fewn pa amserlen y bydd y cyngor yn rhoi adborth i’r deisebydd ar lwyddiant neu fethiant ei ddeiseb

Anogir cynghorau i ymchwilio i’r hyn a fyddai’n cael ei ystyried yn arfer da o ran y fframwaith ar gyfer cynlluniau deisebau a nodir yn y canllawiau hyn. Er enghraifft, beth y gellid ei ystyried yn drothwy priodol ar gyfer nifer y llofnodion cyn y caiff deiseb ei hystyried, a phryd a sut y byddai’r trothwy hwn yn cael ei adolygu. Byddai hyn yn helpu i daro cydbwysedd rhwng cadw disgresiwn lleol yn seiliedig ar faint y cyngor, natur y cynllun a’r berthynas rhyngddo a llwybrau cyfranogi eraill yn y cyngor, a sicrhau cysondeb i aelodau o’r cyhoedd a allai fod yn ymwneud ag amryw o gynghorau neu a allai symud o un ardal cyngor i un arall.