Digwyddiadau chwaraeon a diwylliant: canllawiau i ymgeiswyr a meini prawf cyllido
Y meini prawf y mae'n rhaid i ddigwyddiadau chwaraeon a diwylliant eu bodloni er mwyn gallu gwneud cais am gymorth gyda chyllid.
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.
Ar y dudalen hon
Cyflwyniad
Mae’r nodyn cyfarwyddyd hwn yn cynnwys cyngor i berchnogion a threfnwyr digwyddiadau sy’n dymuno gwneud cais am gyllid Digwyddiadau Cymru gan Lywodraeth Cymru ar gyfer digwyddiadau chwaraeon a diwylliant a rhaid ei ddarllen yn llawn cyn gwneud cais. Mae proses ymgeisio debyg, ond ar wahân, ar gyfer Digwyddiadau Busnes (MICE) a gallwch gael gafael ar ganllawiau ar ei chyfer: Digwyddiadau busnes: canllawiau i ymgeiswyr a meini prawf cyllido
Cyn gwneud cais, rhaid i chi siarad ag aelod o dîm Digwyddiadau Cymru i benderfynu a yw eich digwyddiad a’ch cynnig yn cyd-fynd â’n Strategaeth Digwyddiadau Cenedlaethol ar gyfer Cymru 2022 i 2030 (‘Strategaeth’) ac a oes cyllideb ar gael ar gyfer y flwyddyn rydych chi’n dymuno gwneud cais ar ei chyfer. Cysylltwch â ni gydag amlinelliad byr o’ch digwyddiad/cynnig yn eventwales@gov.wales a bydd aelod priodol o’r tîm yn ceisio cysylltu â chi o fewn 10 diwrnod gwaith i drefnu trafodaeth. Fel arfer, mae’n cymryd o leiaf 12 i 18 mis i ystyried unrhyw ddyfarniad, felly bydd angen i chi ystyried hyn wrth gynllunio.
Fel rhan o’r drafodaeth honno, byddwn hefyd yn ystyried gyda chi, ac unrhyw gyllidwyr posibl eraill (fel Cyngor Celfyddydau Cymru, Corff Llywodraethu Camp neu eich Awdurdod Lleol), sut mae eich cynnig yn cyd-fynd â’u blaenoriaethau strategol, yr amrywiaeth o effeithiau ac allbynnau strategol y byddem yn disgwyl eu cyflawni o ganlyniad i’n buddsoddiad yn eich digwyddiad ac i sicrhau nad oes posibilrwydd ein bod yn dyfarnu cyllid i’r un digwyddiadau â chyrff eraill.
Pwrpas arian grant Digwyddiadau Cymru
Nid yw Digwyddiadau Cymru’n noddwr nac yn gorff sy’n rhoi grantiau dro ar ôl tro. Rydym yn gweithredu fel buddsoddwr strategol â chyfyngiad amser i gefnogi’r gwaith o sefydlu digwyddiadau newydd, datblygu a thyfu digwyddiadau sy’n bodoli eisoes, neu i ddenu digwyddiadau rhyngwladol mawr i Gymru sy’n gallu sicrhau effeithiau economaidd, cymdeithasol a chadarnhaol eraill i Gymru.
Nid diben cyllid Digwyddiad Cymru yw lliniaru pwysau ar y gyllideb ac felly ni fydd yn cael ei ddarparu ar gyfer costau darparu digwyddiadau craidd presennol. Nid ydym chwaith yn gallu ariannu costau cyfalaf na ffioedd perfformiwr. Yn lle hynny, ein nod yw dod â gwerth ychwanegol i ddigwyddiad, drwy gefnogi gweithgarwch newydd neu well sy’n gysylltiedig â digwyddiadau, sy’n sicrhau effeithiau economaidd a chymdeithasol cadarnhaol i Gymru a/neu godi proffil rhyngwladol Cymru (neu gynnal parhad gweithgarwch o’r fath gan osgoi effaith niweidiol ar weithgareddau presennol), fel:
- gweithgarwch marchnata a hyrwyddo i ddenu cynulleidfaoedd ychwanegol neu gynulleidfaoedd newydd i Gymru, neu i godi proffil brand Cymru Wales mewn marchnadoedd twristiaeth a busnes rhyngwladol
- costau cynhyrchu a llwyfannu ychwanegol a fydd yn cefnogi twf a datblygiad y digwyddiad
- ffioedd hawliau
- hyfforddiant a datblygiad sy’n gysylltiedig â’r digwyddiad, neu greu swyddi newydd e.e. hyfforddiant Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ar gyfer staff y digwyddiad, cyflogi Rheolwr Marchnata penodol i ddarparu gweithgarwch marchnata gwell a fydd yn rhoi proffil economaidd neu ryngwladol ychwanegol i Gymru
- darparu cyfleoedd i artistiaid ac athletwyr Cymreig neu rai sy’n byw yng Nghymru i berfformio i gynulleidfaoedd rhyngwladol neu roi cyfleoedd i gynulleidfaoedd yng Nghymru fwynhau digwyddiadau a pherfformiadau rhyngwladol na fyddent efallai’n bosibl fel arall.
Sut byddwn ni’n asesu eich cais am gyllid
Cam 1
Yn dilyn y drafodaeth gychwynnol gydag aelod o’n tîm, os byddwn yn penderfynu bod eich digwyddiad a’ch cynnig yn cyd-fynd â’n Strategaeth, gofynnir i chi lenwi holiadur ymgeisio i roi rhagor o wybodaeth fanwl am eich digwyddiad, eich sefydliad, pwrpas y cais am gyllid a pha ‘werth ychwanegol’ y bydd hyn yn ei roi i’n galluogi i asesu’n llawn a yw eich digwyddiad yn bodloni blaenoriaethau strategol Digwyddiadau Cymru.
Nid oes sicrwydd y bydd pawb sy’n llenwi’r holiadur yn derbyn cyllid. Dim ond ar ôl cwblhau asesiad boddhaol o’r wybodaeth a ddarparwyd, ac ar ôl cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy, y bydd eich cais yn cael ei gyflwyno i’r Gweinidogion i’w ystyried. Felly, ni ddylech ymrwymo i unrhyw wariant ychwanegol na gwariant y gellir ei osgoi sy’n gysylltiedig â’ch cais nes bydd y broses hon wedi’i chwblhau a bod y llythyr dyfarnu cyllid wedi’i gyhoeddi gennym ni a’i dderbyn gennych chi.
Asesir eich cynigion yn erbyn y meini prawf cyllido, sy’n briodol i natur a graddfa eich digwyddiad. Wrth gwblhau’r holiadur, mae’n bwysig eich bod yn cynnwys tystiolaeth gadarn o sut mae eich digwyddiad yn bodloni’r meini prawf. Ar gyfer digwyddiadau sy’n bodoli eisoes, mae’n rhaid i chi ddarparu data (nifer yr ymwelwyr ac ati) ar gyfer y digwyddiad diwethaf. Ar gyfer digwyddiadau newydd, cyfeiriwch at unrhyw ymchwil i ddigwyddiadau o natur a graddfa debyg.
Yn ogystal, bydd angen i chi ddangos tystiolaeth a chynnwys gwybodaeth am gefnogaeth (ariannol neu mewn nwyddau) gan Awdurdod Lleol, neu unrhyw gorff perthnasol arall, a gadarnhawyd neu a geisiwyd amdano ar gyfer eich digwyddiad.
Wrth lenwi adran effaith economaidd yr holiadur, dylech gyfrifo effaith economaidd eich digwyddiad gan ddefnyddio’r gyfrifiannell eventIMPACTS am ddim a darparu copi o hwn gyda’ch holiadur. Y diffiniad o’r economi gynnal yw Cymru, nid y dref na’r rhanbarth lle cynhelir eich digwyddiad. Mae rhagor o arweiniad ar ddefnyddio’r gyfrifiannell ar gael ar wefan Event Impacts a gall tîm Digwyddiadau Cymru hefyd ddarparu cyngor.
Dylid dychwelyd y ffurflen asesu drwy e-bost at y swyddog gwerthuso a gynhaliodd y drafodaeth gychwynnol.
Cam 2
Yn amodol ar asesiad boddhaol o’ch holiadur, gofynnir i chi ddarparu cynllun rheoli manwl ar gyfer y busnes neu’r digwyddiad.
Rhaid i'r cynllun hwn gwmpasu'r canlynol fan lleiaf:
- nodau, amcanion a thargedau
- trefniadau llywodraethu a rheoli gyda manylion am brofiad perthnasol
- rhagolygon cyllideb (rhagolygon incwm a gwariant ar gyfer pob blwyddyn o gyllid y gwneir cais amdano, gan gynnwys unrhyw gymorth ariannol arall a geisir neu a sicrheir– gan gynnwys Gwerth Mewn Nwyddau)
- cynllun rheoli risg
- cynllun marchnata
- cynlluniau gwaddol
Rhaid i chi hefyd gyflwyno’r manylion canlynol pan fydd y rhain yn eu lle neu, fel arall, gwybodaeth am eich cynlluniau i ddatblygu a gweithredu polisïau o’r fath yn ystod y cyfnod cyllido.
- Polisi iaith Gymraeg (sy’n cyd-fynd â Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011)
- Polisi rheoli digwyddiadau cynaliadwy (sy’n cyd-fynd â Safon BS ISO 20121 ar Reoli Digwyddiadau’n Gynaliadwy)
- Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant (sy’n cyd-fynd â Deddf Cydraddoldeb 2010)
Gall tîm Digwyddiadau Cymru roi cyngor ac arweiniad ar y rhain ac mae rhagor o wybodaeth a dolenni adnoddau ar gael ar ein gwefan e.e. gwasanaeth cyngor Cymraeg “Helo Blod”.
Efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich cynnig â chydweithwyr perthnasol yn adrannau eraill Llywodraeth Cymru i gael barn ychwanegol o ran sut mae eich cynnig yn cyd-fynd â’u strategaethau neu’n rhoi cyfleoedd i fanteisio ar fuddion cysylltiedig. Gallai hyn gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i – Croeso Cymru, Cymru Greadigol, Cysylltiadau Rhyngwladol, Trafnidiaeth, Iechyd ac Addysg. Lle bo’n berthnasol, byddwn hefyd yn gofyn am farn cyrff allanol fel Cyngor Celfyddydau Cymru, Chwaraeon Cymru neu’r Awdurdod Lleol priodol, neu gadarnhad o gyllid ganddynt.
Mae ein Strategaeth yn tynnu sylw at bwysigrwydd partneriaethau cryf a dylai’r cynllun busnes ar gyfer darparu eich digwyddiad edrych ar gyfleoedd i ffurfio perthnasoedd strategol newydd a datblygu ffyrdd newydd o gydweithio â phartneriaid cyhoeddus a phreifat ar draws ffiniau daearyddol, sefydliadol a sectoraidd. Wrth asesu eich cynnig, rhoddir ystyriaeth hefyd i wasgariad daearyddol a thymhorol digwyddiadau ledled Cymru.
Gan fod cyllid ar gyfer digwyddiadau cynhenid yn helpu’r gwaith o sefydlu, tyfu a datblygu digwyddiadau, rydym yn annog ceisiadau sy’n ceisio gwneud hyn dros nifer o flynyddoedd (tair blynedd fel arfer). Mae hyn yn ein galluogi i asesu effaith hirdymor ein cymorth ariannol a hefyd yn rhoi rhywfaint o sefydlogrwydd i ymgeiswyr dyfu’n gynaliadwy a datblygu cynigion tymor hwy a allai fod yn fwy cost-effeithiol, ac yn fwy effeithiol, na gweithgareddau tymor byr. Rhaid i geisiadau ddangos sut bydd unrhyw weithgarwch parhaus ac effeithiau cadarnhaol yn parhau i gael eu cyflawni a’u cefnogi y tu hwnt i’r cyfnod cyllido.
Fel arfer, bydd digwyddiadau rhyngwladol mawr yn cael eu cynnal am un flwyddyn yn unig a bydd cyllid Digwyddiadau Cymru yn cael ei gyfeirio at wneud cais i gynnal y digwyddiadau hyn yng Nghymru ac i sicrhau’r manteision economaidd a’r manteision eraill sy’n gysylltiedig â’u cynnal.
Amserlen
Nid oes ‘rowndiau ymgeisio’. Gellir cyflwyno ceisiadau ar unrhyw adeg, ac am unrhyw flwyddyn yn y dyfodol, ar yr amod eich bod yn gymwys a bod y gyllideb ar gael. Ni fyddwn yn ystyried ceisiadau am gyllid ôl-weithredol.
Mae’r diwydiant digwyddiadau rhyngwladol yn gystadleuol iawn ac yn seiliedig ar gynllunio tymor hir ac mae sawl blwyddyn o amser paratoi ar gyfer rhai digwyddiadau. O ganlyniad, gellir ymrwymo cyfran sylweddol o gyllideb Digwyddiadau Cymru sawl blwyddyn ymlaen llaw a’n hamser paratoi arferol ar gyfer ystyried cymorth ariannol yw 12 i 18 mis fel y nodir uchod. Dylech felly siarad â ni cyn gynted â phosibl - rydym yn barod i drafod cynigion ar ffurf drafft ac ailedrych ar y rhain pan fyddant yn cael eu datblygu ymhellach. Ni fyddwn yn ystyried unrhyw geisiadau am ddigwyddiad a fydd yn cael ei gynnal o fewn 6 mis i’r cyswllt cyntaf, ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol ac yn dibynnu ar y gyllideb sydd ar gael a blaenoriaethau eraill sy’n cystadlu â’i gilydd ar yr adeg honno.
Ar ôl derbyn yr holl ddogfennau y gofynnwyd amdanynt ac ar ôl i ni gwblhau ein hasesiad a’n gwiriadau diwydrwydd dyladwy, bydd y cyngor yn cael ei gyflwyno i’r Gweinidogion ei ystyried. Gall yr amserlen ar gyfer asesu a gwneud penderfyniadau fod yn amodol ar nifer o ffactorau, felly byddwn yn ymdrechu i roi’r penderfyniad i chi cyn gynted ag y bo modd. Rydym yn argymell eich bod yn caniatáu o leiaf 12 wythnos i’ch cais gael ei brosesu’n llawn.
Os penderfynir peidio â chefnogi eich digwyddiad, byddwn yn rhoi’r rhesymau dros hyn i chi cyn gynted ag y gallwn ni.
Os caiff eich cais ei gymeradwyo, byddwn yn trafod Dyfarniad Cyllid ffurfiol gyda chi a rhaid i chi ei dderbyn cyn y bydd y cyllid yn cael ei ryddhau i chi. Darperir rhagor o gyngor ar hyn pan fyddwch chi’n cael gwybod a yw eich cais yn llwyddiannus.
Cymhorthdal y DU
Bydd dyfarniadau cyllid yn cael eu gwneud dan un o’r cynlluniau Digwyddiadau Cymru isod yn dibynnu ar natur y cais.
Preifatrwydd
Byddwn yn rheoli’r holl wybodaeth a gyflwynir i ni yn unol â chyllid Digwyddiadau Cymru, gan gynnwys unrhyw ddata personol y byddwn yn ei gasglu, yn unol â’r cyngor yn y canllawiau hyn a Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru ar gyfer Grantiau.
Bydd Llywodraeth Cymru yn cadw dogfennau grant am o leiaf 10 mlynedd, yn unol ag Amserlen Cadw a Gwaredu Llywodraeth Cymru a Hysbysiad Preifatrwydd Grantiau Llywodraeth Cymru.
Cyhoeddir pob dyfarniad cyllid llwyddiannus, gan gynnwys eu gwerth, mewn Adroddiad ar Benderfyniad ar https://www.llyw.cymru/
Hefyd, byddwn yn cyhoeddi dyfarniadau gwerth dros £100,000 ar Gofrestr Cymhorthdal y DU yn unol â gofynion Llywodraeth y DU.
Os byddwch chi’n ymuno â chronfa ddata rhanddeiliaid Digwyddiadau Cymru i gael diweddariadau sy’n ymwneud â’r sector neu wahoddiadau i ddigwyddiadau gwybodaeth, rheolir unrhyw wybodaeth bersonol a ddarperir at y diben hwn yn unol â Hysbysiad Preifatrwydd Cysylltiadau Digwyddiadau Cymru
Meini prawf/dangosyddion effaith cyllid
Lle
- Nifer yr ymwelwyr (unigryw) o’r tu allan i Gymru
- Nodau llesiant cenedlaethol: ffyniant
- Cyfraniad ychwanegol net i economi Cymru (gan ddefnyddio EventIMPACTS)
- Nodau llesiant cenedlaethol: ffyniant
- Gwerth contractau i gyflenwyr lleol
- Nodau llesiant cenedlaethol: ffyniant
- Buddsoddiad arall gan y sector preifat neu’r sector cyhoeddus
- Nodau llesiant cenedlaethol: ffyniant
- Arloesi, ymgysylltu a rhyngweithio â busnesau priodol
- Nodau llesiant cenedlaethol: ffyniant
- Nifer y cyfleoedd hyfforddi sgiliau a grewyd (e.e. interniaeth o safon neu leoliad myfyriwr)
- Nodau llesiant cenedlaethol: ffyniant
Planed
- Cynllun rheoli gwastraff/cynaliadwyedd ar waith
- Nodau llesiant cenedlaethol: gwytnwch
- Nodau llesiant cenedlaethol: cyfrifol ar lefel fyd-eang
- Ymrwymiad y cyhoedd i arferion amgylcheddol/dull economi gylchol e.e. strategaeth ar waith i annog y rhai sy’n bresennol i ddefnyddio trafnidiaeth gynaliadwy
- Nodau llesiant cenedlaethol: cyfrifol ar lefel fyd-eang
Pobl
- Cynllun ar waith i hyrwyddo cyfranogiad yn y celfyddydau, diwylliant, treftadaeth neu chwaraeon/gweithgarwch corfforol i gynulleidfaoedd targed
- Nodau llesiant cenedlaethol: iachach
- Nodau llesiant cenedlaethol: diwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu
- Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant ar waith (sy’n cyd-fynd â Deddf Cydraddoldeb 2010)
- Nodau llesiant cenedlaethol: mwy cyfartal
- Ymrwymiad i’r Cod Ymarfer ar Gyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi
- Nodau llesiant cenedlaethol: mwy cyfartal
- Cynllun ymgysylltu â’r gymuned leol wedi’i dargedu ar waith
- Nodau llesiant cenedlaethol: cymunedau cydlynus
- Nifer a natur y rhaglenni allgymorth
- Nodau llesiant cenedlaethol: cymunedau cydlynus
- Nifer a natur y cyfleoedd gwirfoddoli a fydd yn cael eu creu
- Nodau llesiant cenedlaethol: cymunedau cydlynus
- Mae polisi Iaith Gymraeg ar waith
- Nodau llesiant cenedlaethol: diwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu
- Nifer y tiriogaethau arfaethedig ar gyfer ymgysylltu â’r cyfryngau (neu sy’n berthnasol fel arall fel lleoliad i artistiaid neu athletwyr sy’n ymweld)
- Nodau llesiant cenedlaethol: amh
- Nifer y dilynwyr/ymgysylltiadau ar gyfer y digwyddiad ar y cyfryngau cymdeithasol
- Nodau llesiant cenedlaethol: amh
- Cynllunio i integreiddio gwerthoedd brand Cymru Wales i’r gwaith o farchnata digwyddiadau
- Nodau llesiant cenedlaethol: amh
Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 yn ymwneud â gwella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru. Mae 7 nod llesiant cysylltiedig ar gyfer Cymru. Gellir gweld y ‘Canllaw Hanfodol’ i’r Ddeddf yma.
Crynodeb o delerau ac amodau dyfarnu cyllid
Os caiff cynnig o gyllid ei gymeradwyo, byddwch yn cael hysbysiad interim o’r penderfyniad hwn ac yna’n cael llythyr dyfarnu cyllid ffurfiol. Dim ond ar ôl i chi lofnodi’r llythyr dyfarnu cyllid hwn a’i ddychwelyd atom y bydd y cyllid ar gael. Felly, ni ddylech ymrwymo i unrhyw wariant ychwanegol neu wariant y gellir ei osgoi sy’n gysylltiedig â’ch cais nes bydd y broses hon wedi’i chwblhau a bod y llythyr dyfarnu cyllid yn ei le. Mae unrhyw wariant o’r fath ar eich menter eich hun a gallai beryglu eich cais os ystyrir nad oes angen cyllid felly i gefnogi’r gweithgaredd hwnnw.
Yn ogystal â thelerau ac amodau safonol Llywodraeth Cymru, bydd amodau a thargedau penodol yn cael eu gosod ar sail yr wybodaeth yn eich cais. Bydd y llythyr dyfarnu cyllid yn rhoi rhwymedigaethau cyfreithiol i chi a rhaid ichi fod yn hyderus y byddwch yn gallu cydymffurfio â thelerau’r llythyr dyfarnu cyllid a chyrraedd y targedau a nodir yn y llythyr dyfarnu cyllid cyn ei lofnodi.
Bydd y llythyr dyfarnu cyllid yn neilltuo Rheolwr Grant penodol yn Digwyddiadau Cymru. Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at y Rheolwr a chysylltu â nhw am ofynion monitro parhaus y llythyr dyfarnu cyllid. Ar ôl llofnodi’r llythyr dyfarnu cyllid, dylech nodi’r dyddiadau allweddol a’r amodau grant cysylltiedig. Fel arfer mae Digwyddiadau Cymru yn cefnogi portffolio o 30-40 o ddigwyddiadau bob blwyddyn, nifer ohonynt flynyddoedd ymlaen llaw mewn rhai achosion. Nid ydym felly’n gallu atgoffa pawb sy’n derbyn grantiau am yr holl ddyddiadau perthnasol.
Mae pob rhandaliad yn gronnus ac efallai na fydd rhandaliadau’n cael eu rhyddhau os oes amodau heb eu bodloni ar unrhyw rai blaenorol. Gan fod Digwyddiadau Cymru yn un o adrannau Llywodraeth Cymru nid yw’n cael cario arian rhwng blynyddoedd ariannol ac felly mae’n bosibl na fydd unrhyw grant heb ei gasglu sydd heb ei hawlio ar gael.
Cyhoeddusrwydd a defnyddio logos Llywodraeth Cymru/Cymru Wales
Ar ôl cytuno ar y llythyr dyfarnu cyllid a’i lofnodi, cewch eich cyflwyno i un o Reolwyr Ysgogi Digwyddiadau Cymru. Eu rôl yw eich helpu i ymgorffori brand Cymru Wales yn effeithiol ac yn briodol yn neunyddiau marchnata eich digwyddiad er mwyn hyrwyddo’r gyrchfan, a rhoi cyngor ar ddefnyddio logo Llywodraeth Cymru i gydnabod cyllid Llywodraeth Cymru.
Perchennog y digwyddiad yn unig sy’n gyfrifol am waith marchnata a chysylltiadau cyhoeddus y digwyddiad. Er y byddwn yn ceisio gwneud cysylltiadau priodol ag ymgyrchoedd hyrwyddo cyfredol Croeso Cymru neu ymgyrchoedd hyrwyddo eraill Llywodraeth Cymru, nid rôl Llywodraeth Cymru/Digwyddiadau Cymru yw hyrwyddo na marchnata’r digwyddiad yn uniongyrchol, yn enwedig pan fydd cyllid wedi’i ddyfarnu at y diben hwn.
Rhaid cael cymeradwyaeth y Rheolwr Ysgogi ymlaen llaw i ddefnyddio’r holl logos a brandiau sy’n eiddo i Lywodraeth Cymru. Yn yr un modd rhaid cytuno ymlaen llaw ar unrhyw ddyfyniadau gan Weinidogion ar gyfer datganiadau i’r wasg neu raglen y digwyddiad. Mae’r cytundebau hyn yn cynnwys adrannau eraill ac felly mae’n rhaid ichi ganiatáu amser priodol i gael y gymeradwyaeth hon. Rydym yn argymell o leiaf 10 diwrnod gwaith. Rhaid ichi hefyd roi gwybod inni ar unwaith am unrhyw ‘deitl’ newydd neu unrhyw drefniadau nawdd arwyddocaol eraill er mwyn inni allu ystyried unrhyw effeithiau posibl yn briodol (ee ni fyddai nawdd cynnyrch tybaco yn cyd-fynd â pholisïau iechyd Llywodraeth Cymru)
Talu’r cyllid ac amodau monitro cyn y digwyddiad
Fel arfer, bydd y cyllid yn cael ei roi mewn 4 rhandaliad cyfartal (a ailadroddir yn flynyddol pan ddyfernir cyllid am fwy na blwyddyn). Bydd uchafswm o 50% o’r cyllid a ddyfernir yn cael ei ryddhau cyn y digwyddiad. Mae’n bosibl ystyried newid y proffil hwn, ar sail eithriadol, yn amodol ar yr angen busnes.
Mae amodau’r grant yn berthnasol i bob rhandaliad a dylech ymgyfarwyddo â’r rhain ymlaen llaw, er mwyn bodloni’r amserlenni y cytunwyd arnynt fel y nodir uchod.
Mae pob rhandaliad yn seiliedig ar angen, ac felly mae angen tystiolaeth o wariant i gefnogi pob un. Gall hyn fod ar ffurf copi o anfonebau, archebion prynu, contractau neu rywbeth tebyg sy’n dod i gyfanswm gwerth y rhandaliad sy’n cael ei hawlio. Os oes gormod o’r rhain i’w darparu’n ymarferol, mae’n bosibl ystyried dadansoddiad o’r costau ynghyd â sampl o’r dogfennau hyn ar draws yr ystod o bwyntiau pris.
Rhaid darparu adroddiad cynnydd cyn y digwyddiad ar gyfer pob digwyddiad a ariennir, fel rheol i gefnogi ail randaliad y grant. Rhaid cyflwyno hwn o leiaf 3 mis cyn y digwyddiad. Rhaid cyflwyno’r adroddiad cynnydd hwn ar y templed a fydd yn cael ei roi ichi. Nid oes angen i’r wybodaeth hon fod yn gynhwysfawr ond rhaid iddi fod yn ddigon manwl er mwyn inni allu ystyried bod cynnydd priodol yn cael ei wneud, neu ymdrechion tuag at hynny.
Gall methu â darparu’r adroddiad hwn, erbyn y dyddiad penodol, neu o gwbl, arwain at dynnu cyfran o’r grant sy’n weddill yn ôl, neu’r cyfan.
Ar ôl cynnal y digwyddiad, mae’n bosibl hawlio trydydd rhandaliad y grant.
Monitro ar ôl y digwyddiad
Ar ôl y digwyddiad mae’n rhaid ichi gyflwyno adroddiad ar ôl y digwyddiad yn nodi i ba raddau y cafodd amodau a thargedau’r grant eu diwallu. Rhaid cyflwyno hwn ar y templed a roddir, dim hwyrach na 3 mis ar ôl cynnal y digwyddiad (eto bydd hyn yn cael ei nodi yn eich llythyr dyfarnu cyllid). Os oes adroddiad allanol wedi cael ei gwblhau ar gyfer rhywun arall (ee noddwyr neu gyllidwyr eraill), cewch gyflwyno hwn yn lle, ar yr amod ei fod yn cynnwys yr holl wybodaeth mae’r templed yn gofyn amdani. Os nad yw’n gwneud hyn mae’n rhaid darparu unrhyw wybodaeth ychwanegol ar y templed ochr yn ochr â’r adroddiad allanol.
Bydd gofyn ichi hefyd ddarparu dadansoddiad manwl o wariant ac incwm ar gyfer y digwyddiad ac, ar gyfer dyfarniadau sy’n fwy na £30,000 (bob blwyddyn), rhaid anfon Llythyr Archwilio Annibynnol gyda hwn (nodir hyn yn eich Llythyr dyfarnu cyllid ynghyd â’r templed priodol i’w lenwi).
Ar ôl i’r wybodaeth hon gael ei derbyn a’i hadolygu’n foddhaol, trefnir cyfarfod ar ôl y digwyddiad i drafod y canlyniadau ac, os bwriedir i’r cyllid barhau, cynlluniau i gynnal y digwyddiad y flwyddyn ganlynol.
Ar ôl i’r broses hon gael ei chwblhau’n foddhaol, bydd rhandaliad olaf y grant yn cael ei ryddhau.