Iechyd digidol cynghorau cymuned a thref

Daw'r diweddariad hwn ar y prosiect gan Gadeirydd y Bwrdd Prosiect Iechyd Digidol (Y Bwrdd) a'i nod yw tynnu sylw at gyflawniadau, nodi'r camau nesaf ac ateb rhai cwestiynau a allai fod gennych am y cynnydd ar y cynllun gweithredu Iechyd Digidol Cynghorau Cymuned a Thref.

Blaenoriaethodd y Bwrdd ddatblygu cyfres o ganllawiau, wedi'u teilwra i anghenion y sector, i'w cyhoeddi ar storfa ganolog ar wefan Un Llais Cymru. Cytunodd y Bwrdd mai'r wefan hon fyddai'n cyrraedd y mwyaf o gynghorau cymuned. 

Lansiwyd y wefan ym mis Mawrth 2025 ac mae ar gael i bob cyngor tref a chymuned. 

Mae'r canllawiau yn adlewyrchu'r anghenion blaenoriaeth a godwyd gan y sector yn yr ymgysylltiad cychwynnol ac yn cynnwys:

• sut i drefnu cyfarfodydd hybrid
• enwi parth, defnyddio negeseuon e-bost
• caffael
• gwefannau
• storio ar y cwmwl
• hyfforddiant digidol ar-lein am ddim
• defnyddio cyfryngau cymdeithasol
• diogelwch digidol
• digideiddio darpariaeth gwasanaethau
• defnyddio offer cydweithredu mewn swyddfa
• rheoli gwybodaeth y cyngor, diogelu data

Roedd y Bwrdd yn cydnabod bod 2 flaenoriaeth:

1. Adeiladu rhai o'r sgiliau sylfaenol ar draws y sector.
2. Rhannu enghreifftiau o arloesedd digidol a sgiliau yn y sector.

Ar gyfer sgiliau sylfaenol, datblygwyd 4 modiwl hyfforddiant:

• Mynd yn Ddigidol.
• Cyfarfodydd Hybrid.
• Cyfarfodydd y Cyngor.
• Y Cyfryngau Cymdeithasol. 

Bydd y rhain yn cael eu cyflwyno drwy Un Llais Cymru a disgwylir iddynt fod ar gael yn nes ymlaen eleni. Mae hyn ar ben y canllawiau rydyn ni eisoes wedi'u cyhoeddi.

I rannu arbenigedd, mae Un Llais Cymru wedi creu Cymuned Ymarfer. Mae tua 100 o bobl wedi cofrestru ar hyn o bryd ac mae sesiynau wedi'u cyflwyno i gyfnewid syniadau ac ymarfer ar bynciau fel wi-fi mewn adeiladau cymunedol, darparwyr gwefannau a hysbysfyrddau digidol. Mae Un Llais Cymru yn disgwyl cynnal a thyfu'r rhwydwaith hwn.

Er bod adroddiad y Prif Swyddog Digidol Llywodraeth Leol yn tynnu sylw at yr amrywioldeb yng ngallu'r sector i weithio'n ddigidol, daeth yn amlwg i'r Bwrdd nad oedd cynghorau cymuned a thref bob amser yn gallu adnabod y meysydd a fyddai'n eu galluogi i weithio'n ddigidol. Nododd hefyd bod lleiafrif o gynghorau ddim yn ymgysylltu â gwerth darpariaeth ddigidol. Roedd y bwrdd o’r farn bod angen addasu'r cynllun gweithredu i ymgorffori cam gweithredu newydd, un a fyddai'n helpu cynghorau i sylweddoli pwysigrwydd sgiliau digidol yn ogystal â hunanasesu eu parodrwydd eu hunain. Byddai hyn yn darparu metrig o gynnydd a modd ar gyfer arwain newid diwylliannol.

Penderfynodd y Bwrdd greu offeryn asesu aeddfedrwydd digidol gyda 2 brif nod:

• Annog cynghorau i werthuso a gwella eu hymarfer digidol.
• Sefydlu llinell sylfaen o aeddfedrwydd digidol cynghorau ar draws Cymru ar gyfer mesur yn y dyfodol.

Derbyniodd pob cyngor cymuned a thref yn y sampl dempled asesu. Ar ôl ei gwblhau, cafodd cynghorau adroddiadau unigol yn cynnwys argymhellion wedi'u teilwra. Mae'r asesiadau hyn yn helpu cynghorau i ddeall eu galluoedd digidol cyfredol a nodi cyfleoedd. Cymerodd 159 o gynghorau (22% o'r sector) ran yn y treial. 

Dangosodd y treial fod y rhan fwyaf o'r cynghorau sampl (85%) yn cynnig cyfarfodydd aml-leoliad, er bod rhai yn profi heriau o ran gweithredu. Nododd aneffeithlonrwydd mewn trwyddedu platfformau unigol. Er enghraifft, mae rhai cynghorau yn talu am becynnau Microsoft a Zoom, ac felly o bosibl yn talu ddwywaith am wasanaeth cyfatebol. 

Mae gan bron bob cyngor wefannau, ond dim ond cyfran fach ohonynt (20%) sy'n defnyddio parthau gov.uk, llyw.cymru neu gov.wales. Mae cyfryngau cymdeithasol yn cael ei ddefnyddio gan lawer ar gyfer ymgysylltu â'r gymuned, yn bennaf trwy Facebook (74%). Fodd bynnag, nid yw bron i draean (32%) o gynghorau yn darparu gwasanaethau e-bost i staff, gan eu gorfodi i ddibynnu ar e-byst personol ar gyfer materion swyddogol. Mae'r ddarpariaeth offer yn amrywio, gyda bron bob un (90%) yn darparu gliniaduron ar gyfer clercod ond ychydig iawn (10%) yn eu darparu ar gyfer cynghorwyr. Yn ogystal, mae pryderon ynglŷn â chymorth ar gyfer materion cysylltedd yn ystod cyfarfodydd.

Mae'r treial hwn wedi dangos y bu rhai gwelliannau ers 2023, fodd bynnag, mae rhai pryderon sylweddol o hyd. Bydd Un Llais Cymru yn defnyddio cyllid yn y dyfodol i fynd i'r afael â'r gwendidau a nodwyd a'r argymhellion sy'n weddill yn y cynllun gweithredu. 

Roedd y bwrdd yn cydnabod nad oedd modd cyflawni pob cam gweithredu o fewn oes 2 flynedd gychwynnol y prosiect. 

Roedd y Bwrdd yn blaenoriaethu hyfforddiant, canllawiau a storfa fel camau gweithredu cyflawnadwy ac effeithiol, fel yr amlinellir yn y prif uchafbwyntiau. Roedd datblygu storfa yn gysylltiedig â dibyniaeth ar y wefan newydd a gynlluniwyd gan Un Llais Cymru. Effeithiodd oedi ar brosiect y wefan ar ddatblygiad y storfa. 

Oherwydd yr heriau hyn, arweiniodd at ddad-flaenoriaethu rhai argymhellion ar gyfer oes y prosiect ac o ganlyniad ni ddefnyddiwyd yr holl arian a oedd ar gael. Eir i'r afael â'r argymhellion sydd heb eu hystyried trwy gyllid yn y dyfodol a nodir yn yr adran nesaf. 

Ar gyfer blwyddyn ariannol 2025 i 2026, mae Un Llais Cymru wedi derbyn dyfarniad grant heb ei neilltuo o £400,000. Y nod yw darparu'r hyblygrwydd mwyaf posibl i Un Llais Cymru arloesi a bod yn greadigol o ran y ffordd orau o gefnogi'r sector, gan gynnwys ei waith digidol.

Mae ymchwiliad y Pwyllgor Llywodraeth Leol a Thai i rôl, llywodraethu ac atebolrwydd y sector cynghorau cymuned a thref hefyd wedi argymell yr angen am waith i annog awdurdodau lleol i:

• ddarparu cymorth TG i gynghorau cymuned a thref drwy gytundebau lefel gwasanaeth
• rhannu cyfleusterau i’w defnyddio gan gynghorau cymuned a thref i gynnal cyfarfodydd hybrid.

Bydd y gwaith hwn, sy'n gorgyffwrdd ag argymhellion y cynllun gweithredu, yn cael ei arwain gan Un Llais Cymru a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru. Mae'r ddau sefydliad wedi llofnodi Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth yn ddiweddar sy'n nodi sut y byddant yn gweithio gyda'i gilydd a gyda'u haelodau, i hyrwyddo a chefnogi democratiaeth leol a gwasanaethau cyhoeddus. Un o'r meysydd a nodwyd ar gyfer cydweithio parhaus yw iechyd digidol Cynghorau Cymuned a Thref.

Mae'r bwrdd yn cydnabod, ar ôl rhoi cymorth ar waith ar gyfer sgiliau sylfaenol, y bydd blaenoriaethau strategol y dyfodol yn canolbwyntio ar sefydlu seilwaith gwydn a diogel ar gyfer llywodraethu cynghorau, gwella sgiliau clercod a chynghorwyr, a hyrwyddo newid diwylliannol. Bydd hyn yn cynnwys cefnogaeth barhaus i gynghorau sy'n datgysylltu â mentrau digidol a sicrhau eu bod yn bodloni cyfrifoldebau statudol.

Er mwyn mynd i'r afael â'r blaenoriaethau hyn, bydd Un Llais Cymru:

• yn adolygu sut mae cynghorau'n defnyddio'r canllawiau, yn asesu eu heffaith ac a oes angen canllawiau pellach
• yn profi asesiad aeddfedrwydd digidol gyda mwy o gynghorau
• yn adolygu gwefannau cynghorau
• yn cwblhau'r modiwlau Hyfforddiant Digidol a'u cynnig i gynghorau
• yn datblygu canllawiau cymorth dyfeisiau
• yn diweddaru'r strategaeth gyfathrebu ac adolygu'r hyn y mae cynghorau wedi'i wneud ers y gwaith